U8V861预算管理应用方案.doc

U8 V861预算管理应用方案与20051209版本的差异：l 以下两需求通过预算数公式及批量计算功能实现，而不是通过参照公式实现：n 以历史执行数据作为第二年编制预算的依据n 预算数据与当期的实际发生数据相关l 预算表类型补充了一个新的类型：目标表说明：本文档基于已经运行861预算管理优化补丁的功能本文档在后期会逐渐更新、细化；文档的版本号为文件名称中的提交日期本文档适用于实施顾问阅读U8预算管理应用方案（V861）一、全面预算管理应用场景简介全面预算管理是一套综合性的管理体系，很多企业都已经开始实行预算管理。企业实施预算管理所借助的工具以EXCEL居多，EXCEL虽然能够灵活的设计预算表样、设置预算表内表间关系，但是它具有一个致命的弱点，无法和企业的ERP系统相融合，以实现预算事中控制和事后分析。U8全面预算管理将全面预算管理的方法体系融入软件中，不仅能帮助企业快速、准确编制预算，而且它将凭借U8ERP的优势，实现预算管理与核算的同步，保证在记录业务发生情况的同时，有效实行事中控制；同时，为用户提供预算执行情况的动态分析平台。U8全面预算管理适应以下企业：l 单一组织企业l 两层组织集团企业（集团-企业）l 多层组织集团企业（集团-子集团-企业）针对不同的企业具有不同的应用场景，U8针对以上用户提供以下应用场景：l 单一组织企业应用l 集团应用n 集中管理u 两层组织集团企业（集团-企业）u 多层组织集团企业（集团-子集团-企业）n 分散管理u 两层组织集团企业（集团-企业）u 多层组织集团企业（集团-子集团-企业）下文将针对U8所提供的应用场景，分别描述各场景的异同之处。（一）单一企业全面预算管理单一企业应用功能主要包括：l 预算目标管理设计企业预算目标体系，明确预算目标；支持从预算目标分解预算、进行预算目标执行情况分析。l 预算体系设计一个企业设置一个预算体系，账套年度结转时将预算体系结转到下年；l 预算表编制、提交、审批：企业中任意级次（末级、中级或顶级，但是不能两级或多级同编，如末级编制后，中级只能查看）组织机构编制预算；编制完毕的预算由编制机构直接提交，也可由上级机构执行提交动作，具体由谁提交根据不同企业的管理要求而定；预算审批由最高预算管理机构执行，审批意见直接面向编制机构。l 预算调整在预算发布开始执行后，预算编制机构可以根据经营环境的变化，申请调整预算，由最高管理机构进行审批；l 预算控制企业在业务发生过程中，可以借助U8业务、财务系统，根据编制的预算数据进行事中控制。主要控制对象：网上报销、总账。870将增加库存管理的其他出库单控制。l 预算执行分析企业在预算执行过程中，可以从U8其他系统获取实际业务核算数据，以预算为基准数据，展开预算执行分析。（二）集团企业应用对于企业集团而言，预算管理既可以采用集中应用模式，也可以采用分散应用模式。1、集中管理集中应用适应单位：集团需要对所有下属企业执行预算管理；集中应用模式：支持多级应用的关键要求设置并使用多级预算机构。在集中管理方式下，其业务流程描述如下：集团设计预算体系并下发给下属企业；下属企业直接登录集团端进行预算编制和提交；集团执行预算审批；对下属企业的业务过程实施控制，控制对象目前为总帐凭证、网上报销借款单和报销单，预算支持跨账套控制（即在集团账套中编制预算，但对各分子公司的业务账套实施控制，支持跨数据服务器，但不支持跨应用服务器）；下属企业直接登录集团端进行预算执行情况的填报。整个业务流程与单一组织企业完全相同，从软件功能而言，集中管理方式的集团企业完全可以采用单一组织企业的全面预算全套功能。目前版本支持多级集团预算管理，但如果某级是某预算表的编制机构，则其上级只能是查询预算而不能编制预算，其下级不能编制预算。2、分散管理1）应用模式分类分散管理适应单位：不仅集团需要对所有下属企业执行预算管理，而且下属企业自身也需要进行预算管理；分散应用模式：多级分散应用模式又可以细分为三种模式逐级管理、跨级管理、多方管理（下属机构预算既上报给其直接上级也上报给非直接上级）。以具有三级管理要求的企业集团为例。模式一，逐级管理。如上图所示，l 集团（01）将预算体系（或预算目标）下发给二级机构（0101）（二级机构只是一个查询机构，三级机构才是编制机构）；二级机构将预算体系（或预算目标）下发给三级机构；l 三级机构（010101、010102）将预算上报给二级机构（0101），二级机构统一将其管辖的子公司预算及本部预算上报给集团（01）。模式二，跨级管理。如上图所示，l 集团（01）将预算体系（或预算目标）下发给三级机构（010201、010202），二级机构本部的预算可以视同为一个三级公司；l 三级机构（010201、010202）直接将预算上报给集团（01），不用将预算上报二级机构（0102），二级机构本部的预算可以视同为一个三级公司，直接上报给集团（01）；模式三，多级管理。如上图所示，l 由集团（01）将预算体系（预算目标）下发给二级机构（0103）和三级机构（010301、010302）；l 三级机构（010301、010302）既需要将预算上报给二级机构（0103），同时需要将预算上报给集团（01）；l 系统无法完全支持模式三；l 模式三，通过系统来实现多级管理时，建议进行流程优化，转化为模式一的应用方式。这样处理的最大改变是将预算体系下发给三级机构的工作从集团执行改为二级机构执行，简化了系统实现过程，简化了上报流程，实现了多级管理的需求。2）集团企业应用（集团-企业）说明：集团本部视同下属企业处理。对于由集团和企业两层组织组成的集团企业而言，在分散管理方式下，集团端与企业端功能有一定差异。集团端的核心业务包括：n 设计预算体系，并将预算体系下发给企业（支持下发数据）；n 审批企业上报的预算，并下发审批意见（支持下发数据；如果审批权在下属企业，集团不需要下发审批意见）；n 审批企业上报的预算调整；n 对企业上报的预算执行分析进行汇总查询企业端的核心业务包括：n 接收集团下发的体系（或预算数据）；n 修改由集团下发而来的预算体系；n 编制预算，并上报给集团；n 根据集团的审批意见，审批下属预算编制机构编制的预算；n 编制预算调整申请单并上报给集团；n 预算控制（以网上报销、总账为对象）；n 预算执行分析，并按集团下发体系要求上报给集团。（三）不同应用场景适用账套属性建议方案1、集团集中管理1) 集团集中管理，如果希望从集团财务取数，则采用集团账套；否则，启用单一企业账套或集团账套都可以2) 如果集团和分子公司在同一应用服务器，则支持集团跨账套对分子公司账套实施预算控制。2、集团分散管理集团启用集团账套预算，子公司启用单一企业账套预算3、集团集中和分散混合管理集团启用集团账套，部分子公司启用单一企业账套预算，部分子公司不启用单一企业账套预算，4、单一企业应用单一企业启用单一企业账套预算；如果单一企业的核算系统分多个账套，支持跨多账套实行预算控制。二、预算管理应用架构应用架构简要描述预算管理与其他模块的关系。图表 1应用架构图说明：1. 在861A预算管理中，预算档案与平台档案独立，可以引自平台档案，并与平台档案建立对照关系；2. 预算管理从其他系统获取执行数据的方式：针对预算项目设置UFO函数；3. 在861A预算管理已实现的预算控制：总账凭证控制、网上报销借款与报销控制；4. 在870中将实现库存管理中对于其他出库单的控制；5. 目前已实现及正在规划版本，管理驾驶舱与预算管理尚未集成。三、单一组织企业产品结构图单一组织企业应用产品结构图如图表 2预算管理-单一企业产品结构图所示。图表 2预算管理-单一企业产品结构图四、单一组织企业关键应用分析（一）预算假设1、预算假设举例预算假设即为对于市场环境和企业预算制度的量化描述，如： 存款、借款利率 企业适用税率 预算价格 回款比例 人员类别工资 材料消耗定额 费用分摊比例 2、预算假设的实现途径途径一：预算假设可以通过“预算假设”功能节点实现；途径二：部分企业的预算假设比较复杂，对格式有一定的要求，可以设计一类预算表：预算假设；以预算表的形式管理预算假设，由于861中支持预算数据的下发，因此预算假设完全可以以预算表的形式规范并下发。3、预算假设的应用在预算项目环节，定义预算数公式时使用；在设置预算表格式环节，插入预算假设，预算假设只能以列的形式插入。（二）预算档案1.预算档案独立的原因1）预算档案与核算档案的协调预算管理所使用的档案与核算系统所使用档案存在差异，预算档案与核算档案分离有利于在不影响核算系统的同时，有机协调二者关系：例1：企业可能经营50种商品，在U8平台存货档案中会维护这50种商品的信息；但是预算管理往往关注企业经营管理中的一些关键商品，如其中20种商品，用“其他商品”代替其余30种商品，这样在预算管理中可以设置商品档案，维护预算所用20种商品信息及一种特殊商品“其他商品”；例2：核算系统需要核算到档案的末级，企业的末级单位可能为科室，核算需要核算到科室，但预算管理可能只控制或考评到处室（科的上级）；在预算系统中，可以只维护需要所需要用到的责任机构。例3：对于在年度预算中所编制的一些项目预算，如建筑企业年底编制第二年预算时，往往会预测第二年可能承接哪些项目；预测中的这些项目往往不能直接进入平台档案的项目管理档案，因为项目管理档案一般用于管理已经承接的项目。在预算系统中，可以对这些预测中的项目通过预算档案进行维护。2）集团档案与下属单位档案的协调在预算管理过程中，集团与下属单位的交互存在两种方式：方式一：集团统一规范需要编制预算的产品、项目、地区、行业等，下属单位完全依据集团要求编制预算；方式二：集团规范需要编制预算的指标，但并不明确哪些产品、哪些项目等需要编制预算，由下属单位自行决定需要编制预算的产品、项目等，并上报集团；本方式尤其适用于项目制企业，如建筑施工、咨询公司等。将预算档案与U8平台档案分离，有利于企业灵活采用上述两种交互方式。对于方式一，集团可以先确定预算管理所需要档案的详细信息并下发；对于方式二，集团可以仅仅确定预算管理所需要档案名称并下发，档案具体信息由下属单位维护并上报，集团接受来自各个下属单位的档案详细信息。U8集团与下属单位核算系统的协调机制：集团下发档案，下属单位建立自身档案与集团档案的对应关系；下属单位将财务核算数据根据对照关系进行转化后，上报给集团。2.预算档案使用方法1）设置档案1） 如果预算档案与U8平台档案近似，可以从U8引入档案；2） 如果预算档案与U8档案完全不同，在预算管理中建立新档案；3） 建立预算档案与U8档案的对应关系，以便：4） 根据对应关系，对总帐和网上报销执行控制；5） 针对指标设置执行数和预算数公式，否则，需要根据每个具体口径建立公式6） 如果档案引自U8平台，对应关系将自动生成；7） 如果U8档案或预算档案中有一方发生变化，需要调整二者对应关系。2）集团档案的下发与接收集团可以下发预算档案，子公司接受预算档案，子公司可以在集团档案中增加具体的档案记录；子公司也可以建立自身所特有的档案。如果集团下发的表为变动表，则子公司接收后，编制预算并上报；集团在接受预算的同时，系统将自动接收来自各个分子公司的档案记录。（三）预算项目1、预算项目的使用规则一个“预算项目-预算指标”可以用于多张录入表，但是只能在一张表中作为录入点（其他录入表中只能作为非录入点查询数据）；一个预算项目的不同预算指标的录入点可以分布于不同的录入表中。多级预算项目可以同时出现在一张预算表中，但只支持末。级预算项目录入数据，其他级次仅用于汇总查看。2、预算项目公式针对预算项目-预算指标定义的公式分为三类：预算数公式、参照公式、执行数公式。1）预算数公式的用途：l 一般应用建立不同预算指标之间的预算关系，如人员福利预算=人员工资预算*14%；又如：销售金额预算=销售数量预算*销售单价预算；具体体现为企业预算表内部公式和预算表间公式，都可以通过预算数公式实现l 特殊应用n 以历史执行数据作为第二年编制预算的依据部分企业于年底编制第二年预算，当年实际执行情况作为第二年预算的参照；但是在预算编制过程中，实际执行数据并不全面，如11月份编制预算，实际执行数据只包含了当年1-10月份；而到第二年再进入预算编制或查询功能时，上一年的实际执行数据已经完全存在，系统应该更新这部分数据；企业遇到上述问题，如果预算已经审批，可以通过批量计算功能更新数据。n 预算数据与当期的实际发生数据相关如销售费用预算必须根据当期的销售收入进行提成，则销售费用预算=销售收入实际*某一比例。因为当期销售收入实际在动态变化，因此，销售费用预算可以采用预算数公式；即使在预算版本已经发布后，执行批量计算功能，可以刷新数据。2）参照公式的用途：l 预算表内表间关系仅做参考部分企业预算表内表间关系仅做参考，计算出的数据允许修改；而预算数公式则完全以公式计算的数据为准，不允许做任何改动。通过参照公式，可以实现帮企业既计算数据作为参考，又可以修改的目的。3）执行数公式的用途：用于从其他系统获取执行数，用于执行分析。4）验证公式验证公式主要用于检验不同预算表间关系是否符合要求，如要求利润预算表中的利润必须大于或等于目标预算表中的本年利润指标。验证公式的实现途径与上述三类公式不同，有不同于预算项目公式的独立功能结点来设置验证公式。可以要求在提交和审批预算时检查验证公式是否满足，同时也可以执行专门的验证公式检查功能来查看目前的预算数据是否满足验证公式要求。验证公式仅仅适用于不同预算表间的预算项目关系，对于同一表内不同单元格之间所需要满足的关系，可以在设计预算表格式时，定义单元格之间的检验关系。（二）预算表的设计预算表分为录入表、查询表、目标表：录入表用于录入预算数据，必须经过编制-提交-审批流程；查询表是以表的形式对预算数据进行查询，只需要设计查询表的构成和格式，不需要经过编制-提交-审批流程；目标表用于进行预算目标管理。1录入表录入表分为固定表、变动表和列表式预算表三种类型；1） 固定表固定表适用于在编制预算前就已经完全确定好预算口径的表，如制造业企业的预算管理委员会可能确定有哪些存货需要编制销售预算；销售收入预算表存货一季度二季度三季度四季度合计ABC合计编制人：提交人：审批人：2） 变动表变动表适用于在编制预算前不能完全确定预算口径的表，如项目制企业的预算管理委员会只能确定需要根据预计未来期间将承接的项目编制收入预算，但是无法确定需要具体编制哪些项目的收入预算，具体项目是在编制预算的过程中确定的；项目收入预算表项目一季度二季度三季度四季度合计工程类水电类其他合计编制人：提交人：审批人：3） 列表式预算表列表式预算适用于企业每个期间需要编制预算的口径不同，而且无法在上一年度年底预测；如商业企业的市场活动费用预算，每个月都需要编制下个月的市场活动费用预算。列表式预算的提交与审批不同于固定表和变动表，采用逐行提交与审批的方式。项目收入预算表项目期间收入成本编制人提交人审批人合计2查询表构成设计、格式设计的方法与录入表完全相同，查询表的数据可以来自于多张录入表。3目标表构成设计、格式设计方法与录入表完全相同，目标的分解、目标执行数据的获取都可以通过预算项目公式实现。预算目标的编制与查询由独立的功能结点完成。3预算指标的应用1） 不同指标适用不同预算周期同一预算表的预算指标会出现不同周期的现象，如：销售收入预算产品上年实际一季度二季度三季度四季度本年预算合计备注AB上年实际不能遵循按季编制的规律，因此，在同一表中不同指标适用于不同的周期。2） 自定义指标的应用系统所预置指标不能覆盖的内容可以通过自定义指标来实现。如上表中“备注”字段。如存货预算，需要编制期初、本期增加、本期减少、期末预算；期初、期末为系统预置指标，但系统没有提供本期增加和本期3） 预算指标的录入点与非录入点一个预算项目的一个预算指标只有一个录入点，即只能在一张表中设置为录入点，其他录入表中都是非录入点。在某预算项目的非录入点表中，系统将显示该预算项目在其他表录入的预算数据；但是不能修改。4历史期间预算及实际数据的处理方式使用历史指标，如前期预算发生金额（选择前期具体为哪年）；使用自定义指标，通过预算数公式获取历史年度数据；通过预算数公式获取的数据，如果需要动态变化，可以在执行“批量计算”功能刷新数据。如上表中，上年度年底编制预算时，获取的“上年实际数据”不完整，不能涵盖上年全部数据；但可以修改；此外，到新年度时，可以重复批量计算，保证“上年实际数据”指标与历史年度账套中数据保持一致。5弹性预算解决方案所谓弹性预算，指在不同的业务量前提下所形成的不同系列预算数据；如在销售收入为2亿元的情景下，形成一套费用等相关预算；在销售收入为2.5亿元的情景下，形成一套新的费用等相关预算。弹性预算的实现方法：多版本+预算项目公式。首先，哪些预算项目与业务量（生产或销售）有直接或间接关系，通过预算项目公式，建立起各预算项目之间的关系。其次，建立多个版本，在不同版本中输入不同的业务预算，系统将根据预算项目间关系自动生成与业务预算相关的其他预算。再次，如果不同业务量对应版本中，某些预算表数据非常类似或相同，则可以在编制预算环节通过版本复制的方式，将原版本中某表的数据复制到新的版本中去。（三）编制流程除列表预算外，预算表针对表进行编制-提交-审批，表一旦提交，除来自参照公式的数据外，其他预算数据不能再进行修改；预算表的审批流程如下图所示：列表预算，针对表内的多行进行编制-提交-审批；即便是预算版本已发布，列表预算随时可以编制-提交-审批。（四）预算查询与查询表预算查询和查询表的功能类似，都是用于组合查询各录入表中已经编制完毕的预算数据；可以随意选择预算项目、口径和期间进行组合查询。二者的区别主要在于：预算查询结果输出格式由系统预置，用户不能修改；查询表需要由用户自行设置格式才能进行查询。此外，需要查询上级机构的预算汇总数据时，可以直接在编制预算界面，选择上级机构，预算表显示的数据就是汇总后的数据。（五）预算调整如果在某一时期，需要对预算做大范围的调整，则建议启用一个新的预算版本，将原预算版本数据复制到新版本后，进行修改；采用这种方法的预算调整流程与预算编制流程完全相同。如果在某一时期，只是需要对某一些预算指标进行调整，则可以通过预算调整单进行预算调整；流程图如下所示：（六）预算预警与控制1预算预警可以通过UFO函数设置预警规则，如“预算实际数预算数*0.8”开始预警，则在预警规则中设置对应逻辑表达式即可，逻辑表达式中可以使用UFO函数。可以针对不同的预警规则设置预警信息传递方式。2预算控制方法控制方法主要包括提示、审批控制、严格控制等： 提示不影响业务流程； 审批控制，超预算等待专人审批，审批人受能审批的金额权限控制； 严格控制，必须在预算范围内执行业务，否则所有单据无法审核，不能做后续任何处理。控制规则的设置： 针对机构+“预算项目-预算指标”3总账控制流程已实现凭证审核环节的控制，凭证保存环节的控制将尽快提供。4网上报销控制流程借款、报销预算控制在审核环节。5出库控制流程870仅控制其他出库单。（七）预算执行数的抽取与分析系统根据在预算项目公式中所定义的执行数公式，可以从其他系统抽取实际执行数据；基于预算数据和执行数据进行预算分析。自定义预算分析，即综合预算分析方法。（八）权限管理选择多账套操作员机构权限预算项目权限操作员列表预算系统权限外部系统权限查询权录入权预算表权限查询权录入权查询权录入权查询权录入权针对操作员设置机构权限，将查询权、录入权分开进行处理；查询权即对某机构预算、执行数据、控制报告、预算目标及执行情况具有查看的权限；录入权即对某机构预算、执行数据、控制报告、预算目标及执行情况具有编辑的权限。针对操作员设置预算表（包括查询表、分析表）权限，操作员无某表权限就不能对该表进行操作。针对操作员设置预算项目权限，将预算系统权限和外部系统权限区分开；预算系统权限的查询权与录入权：查询权即对某预算项目预算、执行数据、控制报告或预算目标及执行情况具有查看的权限；录入预算权即对某预算项目预算、执行数据、控制报告或预算目标及执行情况具有编辑的权限。外部系统权限的查询权与录入权：查询权即对某预算项目控制报告具有查看的权限；录入权即在录入被控制单据时，具有录入预算项目的权限。（红色部分在实现中）（九）预算管理年度结转方案预算与其他系统同一账套：建立新的年度账，在新的年度账中编制预算，预算能继承上年度预算体系；风险：由于预算编制一般在上一年度9月份开始，而U8不支持基础档案的重复结转，导致9月份以后平台档案的变化无法结转到下一年度。预算独立于其他系统所在账套：建立新的年度账，在新的年度账中编制预算，预算能继承上年度预算体系；由于预算管理支持跨账套应用，因此，这一方案不会影响平台档案在不同年度间的继承问题。（十）关于跨账套应用的说明考虑到U8适用用户群体中，集团和分子公司在同一服务器中建立独立账套的情况比较多；因此，预算支持跨账套应用，即在一个账套中编制预算，可