建筑公司之文件和资料控制程序.doc

文 件 和 资 料 控 制 程 序第2版济南四建（集团）有限责任公司2010.9审、编人员 批 准 ：邢庆毅 刘俊清 编 写 ：贾爱民 付绍德 1 目的为使公司质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称管理体系）文件得到有效控制，确保与管理体系运行的相关场所，获得适用的文件，制定本程序。2 适用范围本程序适用于与管理体系有关文件和资料的管理。3 职责3.1办公室归口管理与管理体系有关的公文性文件及档案管理。归口管理管理手册及程序，负责管理手册及相关程序的编制、发放、修订及监督实施。3.2 科技处负责本部门制定程序、文件的管理以及归口管理国家、行业施工技术、质量规范、标准、规程及与质量有关法律、法规等文件。3.3 安全处负责本部门制定程序、文件的管理以及归口管理环境、安全规范、标准及相关法律、法规。3.4 计算机中心负责软件的管理。3.5 各职能部门负责本部门制定文件的管理以及与本部门职能相关的规范、标准管理。3.6 项目部和有关单位负责施工图纸、设计变更、标准图、施工组织设计、质量计划、技术交底等文件的管理。3.7 网上文件的发布、更改、备份及删除由文件的起草部门负责。4 工作流程4.1文件流程图文件起草 文件审核、批准网上发布识别 外来文件文件标识、发放 文件使用、管理文件评审 是否更改充分适宜 N Y 作废使用 Y N备份纸质文件：收回，销毁电子文件：删除4.2 文件起草4.2.1 管理手册、程序文件应在满足标准的要求前提下，结合本公司的实际情况，按照附表（一）的规定由文件相应职能部门起草。管理手册编写内容：更改栏、方针、目标、批准令、手册的管理、目录、公司简介、术语、管理体系过程或要素的描述。程序文件编写内容：目的、适用范围、职责、工作流程、相关文件、记录。4.2.2 其它文件的编写按附表（一）规定、参照程序或有关规定的要求编写。4.3 文件的审核、批准管理手册、程序文件、其他文件审核、批准按附表（一）规定执行，审核人、批准人要对文件的充分性、适宜性负责。4.4 文件的识别、标识和发放4.4.1 外来文件的识别：外来文件的接受部门应识别文件的适用性。4.4.2 管理手册、程序文件、公文性文件、规范、标准等受控版本以顺序号标识。公司内部使用和提供给认证审核机构的文件，均属受控版本；一次性提供给公司外部组织的文件属非受控版本，不编顺序号。4.4.3 文件发放部门的文件管理员编制文件发放范围表，经本部门负责人批准后发放。4.4.4 文件批准后，由文件分管部门专（兼）职文件管理员按照批准的发放范围在公司局域网上进行发布，文件主题命名为：“管理体系文件：XXX文件（程序）”，使用者可从网上下载使用文件。为合同或认证等特殊情况下需要纸质文件时，经文件主管部门负责人同意，登记发放纸质文件。4.4.5 复印文件的标识和发放需复印文件的部门应向文件分管部门提出书面申请，经批准后方可复印，在原发放顺序号后加Fxx，按相应文件类别发放程序发放。 4.5 文件的使用和管理4.5.1 文件使用者要使用有效版本文件，禁止使用作废文件。4.5.2 文件使用者要经常上网查收有关文件发布信息，确保接收到最新文件，并对公司管理体系文件负有保密义务，严禁将文件外传。4.5.3 文件接收部门的负责人应组织本部门人员学习文件，掌握文件的内容和要求，并按文件要求开展工作。在文件实施过程中，若发现问题，文件使用部门应及时向文件起草部门反馈。4.5.4 当文件使用者变动工作岗位或调出公司时，该部门或单位应及时将人员变动的信息传递到公司信息中心，以及时调整或关闭变动人员的网上帐号。4.5.5 文件分管部门，应及时将新发布的管理性文件、标准、规范（或作废文件）清单报文件归口管理部门，文件归口管理部门及时向文件使用部门印发文件变动目录。4.5.6 文件使用部门依据文件归口管理部门下发的文件变动目录，对本部门文件进行清理，对过期作废的文件加盖“作废”印章，对合订本除在目录上加盖“作废”印章外，在该文件首页上加盖“作废”印章，需留作参考时，再加盖“参考文件”的印章。4.5.7 各部门、单位和项目部文件管理员每季度对本单位、部门的文件和资料进行自查。文件分管部门结合本部门的实际工作，定期或不定期地对各部门、单位和项目部文件管理情况进行检查，对查出的问题责令整改，并跟踪检查整改情况。4.6 文件的更改4.6.1文件主管部门应定期对文件有效性、适宜性进行评审；由于组织结构、标准、法律、法规、顾客及其他要求发生变化，文件主管部门应及时对文件进行必要评审，决定是否修改或作废。若进行修改，则需要得到再批准，文件评审应形成记录。4.6.2 文件更改分为换版、换页、手写和贴改四种方式。4.6.2.1 换版：当文件修改量较大或多次使用字迹不清或软件升级时，应进行换版，换版视同新制定文件，按4.2 、4.3 、4.4执行。4.6.2.2 换页；当文件某页更改内容篇幅较大或更改处较多时，需换页。4.6.2.3 贴改：更改文字较多，不便于进行手写更改时，可用小号字打印贴改。4.6.2.4 手写的更改：当更改文字数量较少、内容简单、易于手写更改时，可采用手写的更改。4.6.3 由原定文件起草部门编写更改通知单，并注明更改方式，经文件原批准岗位批准；更改通知单印发后，由原文件发放部门，按原文件发放程序发放；文件持有者按照“更改通知单”要求的更改内容和更改方式对文件进行更改，更改后填写更改栏，并将更改通知单视为受控文件加以存档；批准后的更改通知单在公司局域网上发布，文件主题命名为:“管理体系文件更改通知单：XXX文件（程序）”，同时以附件方式发布更改后最新状态的文件，要求有纸质文件的使用者按通知单进行更改文件。文件更新后，网上发布人负责将原文件备份后删除，确保使用者使用最新状态的文件。4.6.4 设计更改4.6.4.1 设计更改由施工单位提出时，施工单位项目部技术负责人写出更改内容报设计单位会同顾客、施工单位研究统一意见，三方盖章后，由设计单位发设计变更通知单给施工单位。设计更改由顾客或设计单位提出时，设计单位以设计变更通知单的方式通知施工单位。4.6.4.2 项目部对设计变更内容进行评审，由技术负责人在设计变更通知单上签字确认。4.6.4.3 项目部文件管理员接到设计变更通知单后编发放顺序号，按类别登记“文件目录台帐”，并填写“文件收发登记表”，将变更通知单分发给有关人员，按变更内容在相应图纸上进行更改或在发生设计变更的图纸的右下角加盖“设计变更印章”，同时填写工程名称、变更单号、变更日期并签字，留一份存档。4.6.5 施工组织设计的更改由项目部提出更改补充意见报科技处审核，并经顾客认可后生效。4.6.6 质量计划的更改由项目部提出更改或补充意见，报质量处审批，必要时经顾客认可后生效。4.7 文件的废止、回收和销毁管理手册、程序文件、管理方案及各单位的质量管理大纲废止后，先填写文件目录台帐废止日期，按原文件发放渠道逐次收回，然后在文件收发登记表或发文登记表中注销，需留作参考的，应经文件分管部门负责人批准。作废的文件由分管部门负责人批准后销毁，销毁必须有两人实施，并保存销毁记录。其他的作废文件，在文件封面加盖作废印章，并在文件台帐中注销，由文件分管部门决定处置方式，确保从现场撤出作废文件。网上发布的文件废止时，经起草部门保留备份后，进行删除。4.8 存档需要移交档案室存档的文件，按“档案管理办法”有关规定执行。5 附录附表（一）文件管理表文件发放范围表文件更改通知单文件目录台帐发文登记表文件收发登记表销毁记录表文 件 管 理 表 附表（一）文件分类职责部门工作项目起草审核批准发放更改回收销毁存档备注自编文件自编管理手册（质量、环境、职业健康安全）办公室管理者代表总经理办公室办公室办公室办公室档案室文体系程序文件 有关职能部门部门领导管理者代表有关职能部门有关职能部门有关职能部门有关职能部门档案室与程序文件相关的管理性文件有关职能部门部门领导管理者代表有关职能部门有关职能部门有关职能部门有关职能部门档案室记录表格 有关职能部门部门领导部门领导有关职能部门有关职能部门有关职能部门有关职能部门档案室公文性文件有关职能部门办公室分管领导有关职能部门有关职能部门 有 有关职能部门 有关职 有关职能部门 档案室 质量计划项目经理质量处质量处项目部项目部项目部项目部项目部施工组织设计项目经理科技处科技处项目部项目部档案室技术交底技术员/工长技术负责人技术负责人技术员/工长档案室其他技术文件 有 有关部门或人员 技术负 技术负责人 技 技术负责人 有关人员 有关人员 档案室外来文件外来管理体系文件 办公室有关职能部门 有关职能部门有关职能部门规范、标准、规程、工法 科技处 科技处科技处科技处材料试验及检验规范、标准 试验室试验室试验室安全规范、标准 安全处安全处安全处设备规范、标准设备处设备处设备处法律法规有关职能部门有关职能部门有关职能部门计量标准计量室计量室计量室施工图纸、设计变更、标准图 项目部、有关单位项目部、有关单位档案室 文 件 发 放 范 围 表文件名称文件版本号（文件编号）发放部门总份数已发份数发放批准人本次发放份数剩余份数时 间接收文件单位（人）数量接收文件单位（人）数量文 件 更 改 通 知 编号：更改文件名称更改人文件版本号(文件编号)更改方式更改日期更改原因：原文： 更改后：审核年 月 日批准 人 年 月 日备注文 件 目