谈关于设置日记账的必要性.docVIP

谈关于设置现金、银行存款日记账的必要性在电算化条件下出纳是否还有必要记录现金、银行存款日记账以及日记账是否有必要采用订本式，在企业中存在不同的看法。我认为，在现有条件下，企业仍有必要设立日记账，日记账必须采用订本式。一、日记账与明细账的区别许多企业在实际工作中仅设立现金、银行存款日记账而不设置明细账，认为现金（银行存款）日记账就是明细账，现金（银行存款）明细账就是日记账，二者是一致的。这种看法是不正确的。从账簿的分类看，账簿按按性质和用途分为日记账、分类账和备查账，分类账按照分类详细程度的不同，分为总分类账和明细分类账。很明显，日记账和明细账属于不同的两个范畴。日记账和明细账的区别主要有：1、含义不同。日记帐是指按照业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿，又称“序时账”。明细账是指用于登记某类经济事项、提供有关明细核算资料的账簿，又称“明细分类账”。2、登记账簿的人员不同。日记账是由出纳登记，明细账则是由会计登记。3、采用的账页形式不同。日记账必须采用订本式，明细账一般采用活页式账簿。4、账务登记方式不同。日记账必须逐日、逐笔登记，实现日清月结，明细账则不一定。5、计算余额的时间不同。日记账应于每日业务终了时计算当日现金收入、支出合计数及余额，并与库存现金实有数核对。明细账则只需月度合计收入、支出数并结出余额。二、设立日记账的必要性在手工记账条件下，许多企业目前的日记账仅于月末才结出现金或银行存款余额，这种做法明显混淆了日记账和明细账的区别。因为日记账是按日记录，是要实现日清月结的并与实际货币资金余额相核对的，而这种按月结账的日记账是无法实现的。在用友NC系统中，既有现金、银行存款明细账，也有日记账，但其日记账是根据记账凭证自动生成的。尽管形式上是日记账，也有每日小计，但实质性上却是明细账，是采用日记账形式的明细帐。以下举例说明：例1：1月3日发生三笔银行支出1000元、1500元和2500元，会计可能合并记录为“贷：银行存款 5000元”，在NC软件日记账上便会自动记录1月3日减少一笔银行存款5000元。而在出纳记录日记账情况下，日记账反映的是1月3日分别减少1000元、1500元和2500元三笔银行账款。例2：1月3日发生现金支出1000元，会计由于某种原因压票而未及时账务处理，2月5日才记录该笔凭证，于是在NC日记账便自动记录为2月5日减少现金1000元，这就与实际情况不符。在出纳记录日记账情况下，日记账反映的就是1月3日减少现金1000元。因此可以看出，由于一些企业仍存在一些不规范之处，且现金、银行存款日记账并非由出纳记录，造成目前“日记账”的记录并不能真实反映企业货币资金余额，因此设立日记账是非常有必要的。三、日记账应必须采用订本式账簿账薄按照外在形式来分，可以分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿。订本式账簿是将账页固定装订成册的账簿。这种账簿可避免账页散失，防止抽换账页，从内控的角度看，由于采用订本式，涉及货币资金的更改记录会保留痕迹，不会因使用软件的撤销功能而变得痕迹全无。总分类账簿和现金、银行存款日记账一般采用订本式账簿。活页式账簿是将账页装订在账夹中的账簿。这种账簿可根据需要增加账页，但易于散失或被抽换。明细分类账多为活页式账簿。会计基础工作规范第五十七条规定：“现金日记帐和银行存