行文规则、公文办理、公文管理(10月26日).ppt

行 文 规 则,行文规则，是指机关行文中必须遵循的行为规范。,第一部分 行文规则的主要变化,一、表述结构变化情况 新条例共5条，包括行文总规则、向上级机关行文规则、向下级机关行文规则、其他行文规则。,二、内容变化情况 （一）在行文总规则中增加了“注重针对性和可操作性”。 （二）向上级机关行文的规则，有2项变化。,1.“下级机关的请示事项，如需以本机 关名义向上级机关请示，应当提出倾 向性意见后上报，不得原文转报上级机关”。 2.“不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。,（三）在其他行文规则中，明确“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”。,第二部分 主要行文规则,一、行文总规则 （一）“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。 （二）“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。,（三）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。,二、向上级机关行文的规则 （一）“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。” 主要是为了明确主办机关的责任， 防止推诿、扯皮。”,（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。”,其目的是为了加强党委、政府的集中统一领导，强化本级党委、政府的责任。另一方面是避免行文升级、升格。,（三）“下级机关的请示事项，如 需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。” 这一行文规则体现了责权相适应的原则，有助于约束转报机关的行文行为，强化和落实其行文责任；,（四）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”。 一文一事，有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题，应当附有背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。报告中夹带请示事项，作为阅件办理，有可能误事。,（五）“除上级机关负责人直接 交办事项外，不得以本机关名义向 上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。,（六）“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。”目的是为了沟通情况。,三、向下级机关行文的规则 （一）“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”。,（二）“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”,（三）“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”，凡超越部门职权范围的事项，应报请本级党委、政府行文。,（四）“涉及多个部门职权范围内 的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”。 不这样做，就可能造成工作混乱，让人无所适从，也无法贯彻执行。,（五）“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关” 。,四、其他行文规则 （一）“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文”。 1.各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。,2.有共同管理的事项或者有关联的事项。比如，涉及几个机关、部门的职权范围内的事项，涉及几个部门都需要对其进行管理或者从不同的角度进行监管的事项等。,3.联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。 4.联合行文应当明确主办机关。 5.联合行文，主办机关一般排列在前。,（二）“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”。 过去，只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样改，更加科学。,部门之间相互行文的条件是： 同级党委、政府的部门。 依据各自的职权，有行文的必要性，不得超越职权范围。,部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”行文，也可以用“通知行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作和答复审批事项，应当用“函行文。,（三）“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。 理由：以确保部门的领导管理政令统一。部门其他内设机构在各自职权范围内可与相应机关的内设机构以“函等形式联系工作。,第三部分 几个具体问题,一、与有关机构单位行文的问题,（一）群众团体机关行文。党政机关根据隶属关系和职权范围可以向群众团体机关行文。党委、政府的部门根据工作需要和联合行文的条件，可与同级特定群众团体机关联合行文。根据隶属关系和职权范围，群众团体可对其有领导关系的党委、政府行文。,（二）事业单位行文。党政机关可向事业单位行文。党委、政府的部门可与同级具有行政管理职能的事业单位联合行文。具有行政管理职能的事业单位，参照政府的部门处理行文关系。归口管理的事业单位不能直接向党委、政府行文，因工作需要，应向其主管部门行文。,（三）企业行文。党政机关根据隶属关系和职权范围可向企业行文，一般不与企业联合行文。企业应向其主管部门行文，由其主管部门再向党委、政府行文。,（四）议事协调机构行文。议事协调机构可以向其组成单位和下级机关相应的议事协调机构行文，也可以向批准它成立的党委、政府行文。一般以领导小组名义向党委、政府行文，而不是以办公室名义。,（五）没有对口下级机构的部 门和单位行文。在其职权范围内的 具体事项，可用“函”向下级党委、政府及其办公厅（室）行文，但不得发布指令性公文；超越其职权范围，需要向下级党委、政府行文的，应当报请同级党委、政府行文或者经党委、政府同意并授权办公厅（室）行文。,二、越权行文的问题 （一）越权行文的表现。 1.越权向上级机关行文。 2.越权向下级机关行文。 3.越权向同级机关行文。,（二）越权行文的处理。党政机关和其他机关、单位收到越权的行文，应与行文单位沟通，请其主动撤文。,公文办理,公文办理包括收文办理、发文办理和 整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。 做好公文办理工作，一定要牢固树立程序、时效、跟踪、回复、主动服务、严谨细致、记录备忘、原则性与灵活性相结合的理念。 条例主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。,第一部分 主要变化 一、调整了结构 二、增加了内容,（一）在收文办理中增加了“初审”环节。 （二）在“复核”中增加了对做实质性修改的公文进行复审的内容 。 （三）增加了公文印制完毕后对成品文件进行检查的环节，将其作为“核发”。 （四）在“公文传递”中，将“邮政机要通信、城市机要文件交换站、收发件机关机要收发人员传递”增加为公文传递的方式。,第二部分 收文办理,收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。 （各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题，以有利于分工协作，提升效率）,一、签收 二、登记 注意事项：认真、细致，登记齐全、准确,三、初审 是否应当由本机关办理。 是否符合行文规则。 常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项，将下级机关的请示事项原文转报上级机关，党委、政府办公厅(室)之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。,文种、格式是否符合要求。 常见问题有：该用“请示”的用了“报告”，上行文未标注“签发人”，主附件分离，附件不全，缺页、错页、中间有空白页，印制歪斜，等等。,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。 常见问题有：未经协商就报文，已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文，多个机关联合行文未会签完毕就报文等。,是否符合公文起草的其他要求。 初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因。,四、承办 承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上，以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。,承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。 拟办指文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。,写好拟办意见要注重以下几个方面： 掌握文件内容，搞清请示事项。 把握政策规定，领会机关负责人意图。 查找档案资料，对照先例比较。 尊重部门意见，注意协商协调。 立论有根有据，建议完整准确。 用语规范简洁，答复简明得体。,五、传阅（运转、送批、送阅） 传阅一般由文秘人员组织实施，以文秘人员为传阅的中心节点。,传阅工作中的注意事项 一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。,六、催办 区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。 七、答复 办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,(一)书面答复 1.制发答复公文。 2.印送批件：将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后送来文单位和相关单位。 3.发办文通知。 (二)口头答复 1.电话答复。 2.面谈答复。,第三部分 发文办理 发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。,一、复核 已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核。 (一)是否经过发文机关办公厅(室)审核。 (二)公文审批手续是否完备。审批手续包括2个方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。 (三)内容、文种、格式是否准确规范。,二、登记 基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容。,三、印制 (一)确保质量。 (二)确保时效。 (三)确保安全保密。,四、核发（第一读者制） (一)认真检查成品文件质量。 (二)准确及时分发成品文件。,第四部分 公文传递与传输 公文传递传输的方式、方法、途径多种多样，必须做到准确、及时、安全、保密。,一、涉密公文传递 条例规定：“涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递”。,二、涉密公文传输 条例规定：涉密公文应当“通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输”。 传输涉密公文时，应当在密码通信机房或者符合安全保密要求的场所进行。绝密级公文传输后应当立即从密码通信系统中删除，机密级以下涉密公文传输后应当及时删除。,第五部分 公文整理归档 条例规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。 总要求：及时、齐全、规范,公文管理,第一部分 公文管理的作用和基本要求,一、公文管理的作用 （一）有利于确保国家秘密安全。 （二）有利于充分发挥公文效用。 （三）为公文运转提供保障。,二、公文管理的基本要求,（一）统一管理。 统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。,（二）安全保密。 条例规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。,（三）有效利用。 （四）完善制度。,第二部分 公文管理的主要内容,一、公文密级管理 注意：公文确定密级前的管理。 条例规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。”,公文拟制过程中应采取的措 施主要有： 1.拟制涉密公文应当在符合安全保密要求的场所进行，使用符合安全保密要求的设备和存储介质。,2.对属于国家秘密的公文，承办人员应当拟定相应密级、保密期限并做出标志，随文一并报批，相关负责人对公文内容等进行审核时一并审核密级和保密期限,3.拟制公文产生的纸质或电子形式的过程稿应当严格管理，及时销毁或者删除，确需留有的，使用后及时归档。,公文密级变更和解除的管理。 条例规定：“公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”,二、公文印发传达管理 （一）印发传达。 应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。,（二）公开发布。 1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据。 2.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。,三、公文翻印复制汇编管理 一是行为上要审批。 二是管理上要严格（要在涉密复印机上复印）。 三是形式上有标记。,复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。,绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。 翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。,四、公文撤销和废止管理,条例规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。,五、公文清退销毁管理,（一）清