复旦光华之gh-采购控制程序v1..doc

采购控制程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司6/61 目的对采购活动进行控制，以确保采购产品符合确定的质量要求。对供方进行选择和评价，以确保供方具有满足要求的能力和产品。2 适用范围本程序适用于公司提供给顾客的产品（非自用产品）的采购活动。3 定义、术语及说明供方：指向组织（复旦光华我方）提供软硬件产品/服务的供应商（产品商及其代理商）。供方的产品最终成为组织（复旦光华我方）向顾客提供的最终产品的组成部分。4 职责 商务运营部负责公司供方的选择评价，并维护合格供方名单；同时负责产品的国内外采购实施； 商务运营部负责通知相关部门对采购产品的进行验收； 商务运营部负责采购合同备份的保管。 总经理办公室负责对采购合同的最终归档。说明：以下商务人员指采购执行人；产品工程师指产品验收人和详细配置确定/审查人；经营管理人员指采购合同备份保管人。5 工作流程5.1 供方的选择与评价5.1.1 供方的初选与评估在采购与供应关系发生前，由商务人员对采用样品检验、报价、调查问卷、质量审核等方式对潜在供方的质量保证能力和资信情况进行调研，并组织相关人员进行评估，确信其具有能够满足我方采购产品要求的能力并经主管副总经理审批后，列入合格供方名单中，及时发布给相关部门负责人。此过程记录在供方调查表中。国际或国内知名品牌及通过ISO质量认证的企业，可不对质量保证能力进行调查，用填写供方调查表，直接列入合格供方名单，但必须保存说明相应资质的材料。*价格5.1.2 供方的定期或不定期评价采购发生后，商务人员根据收集到的供方供货记录，定期（每年至少一次）对供方进行评价，形成供方评价表。评价时参考附录：供方评价标准进行。供方的不定期评估指每次实际发生采购活动之后，商务人员都需根据附录：供方评价标准对供方的供货活动进行评估形成供方评价表。对采购期间发生重大质量问题的供方应及时进行评价，证明其是否能够继续满足我方采购产品要求的质量能力。根据评价结果对合格供方名单做变更，并将变更名单发至相关市场部门和人员部门。5.1.3 建立供方档案商务人员负责建立并保存供方档案，包括：合格供方名单、供方调查表、供方评价表等，并负责在年底时对供方的供货情况进行统计分析，统计结果报相关市场部门。5.2 采购控制5.2.1 订货确认书项目设备采购申请表的拟制与审批*与现流程差异较大 销售人员项目负责人根据销售合同及合格供方名单填写项目设备采购申请表订货确认书，签字后交部门经理审核后，交商务运营部经理审核批准； 商务运营部经理组织审核订货确认书项目设备采购申请表，主要内容：a) 供方的审核：检查供货方是否在合格供方名单上，如不在，首先对其进行评价，评价合格，可向其采购；不合格，应及时通知销售人员项目负责人与顾客协商采取措施，若顾客坚持要求，商务人员应通知项目负责人加强注意，预防可能发生的问题；b) 产品配置与价格的商务审核。5.2.2 采购合同的签订批准后的订货确认书项目设备采购申请表，交商务运营部部商务人员进行编号、下单，实施采购。商务人员与销售人员项目负责人沟通后，与供货商签订产品采购合同（合同编号从商务运营部领取），若采购合同与订货确认书项目设备采购申请表有不一致时，变更部分须重新审核。采购合同签订后两天内，合同备份连同订货确认书项目设备采购申请表一起交商务人员保管。5.2.3 采购合同的执行 采购合同签订之后至货物到货期间，商务人员需及时定时通知项目负责人相应采购货物的运输到货情况。具体通知时间在订货确认书中规定。5.2.4 采购产品的检验 采购产品到货后，公司商务人员应及时通知项目负责人进行进货检验；对于境外采购及境内采购中需与供方和顾客共同检验的设备，应及时与供方和顾客联系，确定检验时间、地点和人员。 对于不需与顾客共同检验的常用设备，项目负责人可以指定检验人员电话确认设备验收情况，并完成进货验收报告。 产品检验：一般检验通过开机运行正常即可；对于服务器等大型设备可与应用结合，进行系统安装、数据库安装的方式完成检验过程；对于批量较大的设备，可以通过抽验的方式进行，抽验量不低于总数量的10%。经检验的产品要求记录其序列号。 不合格品的处理：产品无法正常通过自检或测试时，应及时与供方联系，要求技术上的支持。若供方仍不能确定或不能及时解决问题，该产品即为不合格品。发现不合格品后应记录其序列号，并在不合格品醒目处做标记，或做到隔离存放，以免错用。项目负责人将不合格品情况及时通知商务人员，由商务人员负责与供方交涉，根据不合格品的性质，按照采购合同的相应条款采取相应的处理办法：a) 一种办法是要求供方更换不合格品，直至产品符合规定的质量要求方可接收。b) 另一种办法是，同时满足以下全部条件时方可让步接收：1) 不合格品经供方书面确认不影响设备的主要功能及使用；2) 供方书面确认解决该不合格品的时间、方式和应急措施；3) 项目负责人及商务运营部经理以书面方式确认同意供方解决该不合格品的时间及方式。c) 将不合格产品退回供方，供方再提交合格产品。5.3 检验结果项目经理项目负责人负责将检验过程（包括不合格品的处理）记录，填写进货检验报告及供方产品验收统计表。进货检验报告及供方产品验收统计表由商务运营部收回，以便对供方进行评价。5.4 合同款的支付商务运营部根据进货检验报告办理采购产品的付款事宜。如合同对付款有规定，则按合同规定付款。5.5 自主设计硬件产品的采购自主设计的硬件外协采购的实施，按照硬件外协加工管理规范进行6 相关文件硬件外协加工管理规范编 号1硬件外协加工管理规范7 记录商务运营部负责保管有关供方的记录；商务运营部负责保存采购文件及采购合同；商务运营部负责保存验收记录；序 号名 称编 号1合格供方名单2供方调查表3供方评价表4订货确认书项目设备采购申请表5进货检验报告6供方产品验收统计表8 附录：供方评价标准序号评价项目满分评分标准A类B类C类D类1产品质量合格率3030：产品合格率在95%以上（含95%，以下皆同）20-29：合格率在85%以上10-19：合格率在70%以上0-9：合格率在70%以下2支持服务能力1515：技术支持及服务能力很好10-14：较好5-9：一般0-4：较差3产品价格1515：同类产品，价格差价率520%以内（含20%，以下皆同） 10-14：差价率：3010%以内5-9：差价率：5015%以内0-4：差价率：10020%以上4公司信誉情况1515：完全按合同的规定认真执行好每一条合同条款10-14：未完全按合同条款执行5-9：合同条款执行较差0-4：完全