行政院所属人事人员专业核心能力评鉴作业.doc

行政院所屬人事人員專業核心能力評鑑作業壹、 背景說明為使人事人員專業核心能力評鑑符合實際業務運作需求，以覈實評鑑各項能力之優、弱勢程度，作為人事人員訓練業務相關規劃之參考，爰將原運用360度回饋評鑑法之評鑑作業方式，修正為各人事機構得依業務需求，採質化之面談或量化之問卷調查，評估受評鑑人之各項能力程度，並得由各人事機構依組織文化特性，酌作修正上開之評鑑工具或評鑑工具內涵。貳、 評鑑作業參考工具一、 面談題庫（質化）各學者對於職能的定義與涵括內容雖有不同，但幾乎都會提到人格特質、職務內容及績效表現。爰將質化之面談題目區分為態度、專業、行為（結果）三面向，研具核心能力項目各面向之訪談題目如下：項目面向面談問題顧客服務態度面向（一） 對機關同仁是否有主動服務或協助同仁之意願。（二） 人事服務態度是否親切有禮、積極主動。專業面向（一） 是否具備溝通協調能力。（二） 是否具備即時提供服務與協助之專業能力。行為（結果）面向（一） 針對同仁人事業務之需求及意見能否及時處理？試舉例說明。（二） 如有電話禮貌測試或滿意度調查，其成績如何。人事法規態度面向（一） 是否具積極學習人事法規之動機。（二） 能否將人事法規經驗與同仁分享，並參與討論。專業面向（一） 人事法規內涵主要區分為任免遷調、考核獎懲、退休撫卹、待遇福利等四大領域規定，其個人專長為何。（二） 對人事法規之法理及立法意旨，瞭解程度如何。（三） 能否深入了解與業務相關之人事法規。（四） 如有人事法規測驗，其成績為何。行為（結果）面向（一） 能否善用人事法規，維護同仁權益，試舉例說明。（二） 能否依據人事法規相關規定，研訂具體執行業務之各項人事管理規定。績效管理態度面向對績效管理之認知及接受的程度。專業面向（一） 執行各項人事業務，是否具備績效導向理念，試舉例說明。（二） 執行各項人事業務，是否能評估各階段工作績效，於時效內完成交付任務。（三） 如為主管人員，能否應用各項績效管理工具，控管各階段執行進度，以達成單位績效目標。（四） 如為主管人員，能否營造績效導向之人事服務團隊。行為（結果）面向（一） 執行人事業務績效考核項目或其他相關之績效評比成果為何。（二） 未達績效目標，如何力求改進？試舉例說明。資訊技術態度面向是否具備積極學習各項資訊軟體及相關人事作業平台之態度。專業面向（一） 對各項資訊軟體之操作能力如何。（二） 是否具備運用資訊系統作業理念，簡化及整合各項人事業務之能力。行為（結果）面向（一） 執行各項人事業務電子化之程度如何。（二） 相關人事資訊統計或報送系統之資訊正確性如何。二、 問卷題目（量化）採用Likert五點量表架構，研具人事人員專業核心能力項目之問卷題目如下：題 目量 度能力項目1：顧客服務1-1受評鑑人重視機關同仁的需求及意見，並迅速有效的回應。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 1-2受評鑑人力求行政程序簡化，以利服務機關同仁。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 1-3受評鑑人能站在機關同仁的角度思考及處理案件。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 1-4受評鑑人採行有效策略，本主動服務精神，提供滿意之服務。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 能力項目2：人事法規2-1受評鑑人能深入了解業務相關之人事法規。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 2-2受評鑑人能善用人事法規，維護同仁權益。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 2-3受評鑑人能規劃訂定各項內部管理規定，建構完善之人事管理制度。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 2-4受評鑑人能針對現行人事法規及行政規定提出簡化或其他創新性意見，改善人事機構行政效能及效率。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 能力項目3：績效管理 3-1受評鑑人具備績效觀念，積極參與單位目標之設定與控管。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 3-2受評鑑人能以績效管理精神，執行各項工作，確實完成交付任務。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 3-3受評鑑人能客觀準確評估同仁或個人之績效，並力求改進。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 3-4受評鑑人能運用相關績效管理工具，營造或配合績效導向之組織文化及人事團隊之運作。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 能力項目4：資訊技術4-1受評鑑人能有效應用資訊科技理念及工具，簡化及整合各項人事業務。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 4-2受評鑑人能具備系統作業觀念，規劃建置或有效運用機關內部人事支援作業平台。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 4-3受評鑑人能配合主管機關建置之相關人事資料報送系統，督導或即時維護相關人事資料之正確性。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 4-4受評鑑人具備應用資訊、網路科技、電腦套裝軟體等工具之能力。5非常同意 4同意 3普通 2不同意 1非常不同意 參、評鑑參考工具操作流程程 序操 作 說 明備 註確定評鑑對象以各機關擔任1年以上人事人員為評鑑對象；擔任人事職務未滿1年者，得由各人事單位自行決定是否納入。宜於規劃年度訓練、進修前即先進行評鑑作業。確定評鑑工具及作業方式一、 人事人員專業核心能力之評量由各人事機構因應業務需求，採質化之面談或量化之問卷調查，評估受評鑑人之各項能力程度。上開之評鑑工具或評鑑工具內涵亦得由各人事機構依組織文化特性，酌作修正。二、 考量質化之面談係由訪問者藉由與被訪問者面對面溝通方式，勾勒出其核心能力各面向之優劣，必須具有專業能力與對被訪問者職務上業務有相當程度之瞭解，宜由主管（或上級主管人員）執行質化面談之評鑑作業，爰規劃請主管（或上級主管人員）參酌上開面談題庫訪談同仁，透過雙向溝通，以瞭解受評鑑人亟需補強之能力項目。三、 量化之問卷由各人事機構依業務需求自行選擇評鑑人員及人數；評鑑人員包括受評鑑人本人、直屬長官、人事同仁及服務單位之機關同仁4種類別，除受評鑑人本人、直屬長官為必選外，受評鑑人之人事同仁及服務單位之機關同仁是否列入問卷調查範圍，則由各人事機構自行決定；惟評鑑人員與受評鑑人平日工作應有一定程度之互動，有足夠機會可以觀察受評鑑人之行為。四、量化之問卷得經由網路或紙本方式，分發前述確定之對象填答，並應充分告知評鑑目的，要求以客觀慎重態度填答。如採量化之問卷，人事單位應先就各評鑑來源篩選出符合前述條件與資格之人員並予列冊，各評鑑來源符合之人選如超出所需填答問卷之人數，各人事單位得從列冊人選中，依下列方式之一選定評鑑人：一、 隨機抽選。二、 由受評人直屬長官勾選。面談紀錄及問卷結果分析一、 各人事機構如採質化之面談，應做成書面訪談紀錄表（人事人員專業核心能力評鑑訪談紀錄表請參考附件1），詳實評估專業核心能力之優、弱勢。評鑑人應於上表排序個人能力項目表現，作為薦送訓練課程之參考；如因訓練資源有限，無法均將個人較為弱勢項目薦送訓練，應分別比較不同人員之能力項目區別程度，以作為薦送訓練課程之參考。二、 各人事機構如採量化之問卷評估方式，請依下列說明辦理（一）宜於分發問卷後1週內回收問卷，以各題目為單位，依下列方式分別計算各題所得分數（問卷中各量度前之數字即為得分；亦即：非常同意為5分、同意為4分、普通為3分、不同意為2分、非常不同意為1分）及各項核心能力所得分數：（二）如問卷發放之對象（評鑑人員）係4類人員均具備者，除實施評鑑本人之分數權重比例為1/7外，其餘各佔2/7（人事人員專業核心能力評鑑分數計算表如附件2）；如僅具備3類人員者，則除實施評鑑本人之分數權重比例為1/5外，其餘各佔2/5；如僅具備2類人員者，則除實施評鑑本人之分數權重比例為1/3外，其餘佔2/3。 例如：4類人員之各題分數權重（受評鑑人填答問卷之分數1/7）（直屬長官填答問卷之平均分數2/7）（人事同仁或部屬填答問卷之平均分數2/7）（機關同仁填答問卷之平均分數2/7） 如有關題1-1，彙齊各份問卷，該題分數分別為：a.受評鑑人填答之問卷，該題分數為：3分b.直屬長官填答之問卷（2份），該題分數分別為：3分,4分c.人事同仁填答之問卷（2份），該題分數分別為：4分,5分d.機關同仁填答之問卷（4份），該題分數分別為：3分,4分,4分,2分 故該題之得分（31/7）【（34）2】2/7【（45）2】2/7【（3442）4】2/73.641 （三）將每題所得分數分別記錄於人事人員專業核心能力評鑑分析表（如附件3），並檢視每一題及每一項核心能力所得分數與中數（3）之差距，或與同一人事單位所有受評鑑人平均分數之差距。（四）問卷之各項題目均已作答者，始為有效問卷；問卷發放之各類對象至少均應回收1份以上之有效問卷，始為有效之評鑑。如採量化之問卷，因目前尚無常模，爰各項專業核心能力分數得先以中數（3）或同一單位所有受評鑑人平均分數作為比較基準進行檢視。評鑑結果之運用一、 依據分析結果可以獲知受評鑑人每一項專業核心能力及專業核心能力項目中的個別行為向度是否符合一定水準（個人優、弱勢程度或與中數或平均分數之差距），各人事單位即可針對個別人員較缺乏之專業能力項目或個別向度，據