中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目合同文本管理.doc

中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 1 页 共 34 页 中国铝业中国铝业电子商务系统采购平台电子商务系统采购平台 实施服务项目实施服务项目 合同文本管理合同文本管理 国际商业机器全球服务（中国）有限公司国际商业机器全球服务（中国）有限公司 2010 年 8 月 版本号：版本号： 1.0 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 2 页 共 34 页 文档控制文档控制 版本更新纪录版本更新纪录 前一版本日期(yyyy-mm-dd)版本更新日期(yyyy-mm-dd) 版本号更新日期更新简述作者/修订者 VxYyyy-mm-dd 审核审核 该文档需要经过如下人员审核 姓名签名角色/职务日期 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 3 页 共 34 页 目目 录录 1.合同文档管理合同文档管理4 1.1合同文档管理概述.4 1.1.1总体操作步骤4 1.1.2总体操作说明4 1.2合同文档管理操作过程 .5 1.2.1标准合同文档生成具体操作过程方法一：.5 1.2.2标准合同文档生成具体操作过程方法二、.11 1.2.3已生成合同文档的修改（签出、签入）.14 1.2.4不同版本合同的比较（比较修改之处）.19 1.2.5将系统外修改、审批通过的合同文档确认为已执行文档 .23 1.2.6 “修改后的合同”系统外的打印、审批、签署25 1.2.7将供需双方签署后的合同扫描件在原合同号下的“注释和附件”中上传到 SRM 系 统中25 2.合同文档模板管理（仅限合同模板管理员使用）合同文档模板管理（仅限合同模板管理员使用）26 2.1合同文档模板创建基本步骤26 2.2合同文档模板操作详细步骤26 2.2.1系统外 MS WORD 合同文档模板的创建： .26 2.2.2系统外合同文档 MS WORD 模板的导入系统并生成 CLM 模板：.28 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 4 页 共 34 页 1. 合同文档管理合同文档管理 1.1合同文档管理概述合同文档管理概述 1.1.1 总体操作步骤总体操作步骤 采购合同管理员先在系统中创建需要使用的采购合同模板。 采购业务员用寻源结果创建 SRM 电子执行合同并发布。 采购业务员在 CLM 中创建合同文档。 下载合同文档修改并将合同文档定稿、审批、签署，然后将签署后合同的 扫描件上传到 SRM 合同中。 1.1.2 总体操作说明总体操作说明 自采合同自采合同 寻源结果产生并经供应商确认后，在 SRM 系统中生成电子执行合同。 电子执行合同自动同步到 CLM 系统中。合同的创建者（采购人员）就是 合同的所有人。 在 CLM 系统中用相应的模板创建合同文档。 将合同文档下载（签出） ，经修改后，上传到 SRM 的合同单据中作为附件 进行审批。 集采合同（协采与集采相似）集采合同（协采与集采相似） 寻源结果经供应商确认后，生成分发的合同单据。 （一部分合同分发到总部， 由总部和供应商签订合同，一部分合同分发到分子公司，由分子公司和供应商 单独签订。 ） 合同单据自动同步到 CLM 系统中。合同的创建者（总部采购人员）是合 同的所有人，集采合同对应的采购申请行项目的提报人（分子公司采购业务员） 是合同的协作者。 在 CLM 系统中用相应的模板创建合同文档。 将合同文档下载（签出） 、修改后，上传到 SRM 的合同单据中作为附件进 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 5 页 共 34 页 行审批。 1.2合同文档管理操作过程合同文档管理操作过程 1.2.1 标准合同文档生成具体操作过程方法一：标准合同文档生成具体操作过程方法一： 合同管理员登陆内部页面合同管理员登陆内部页面 合同管理员登陆内部页面点击合同文档管理合同管理协议我的协 议和合同文档输入要查找的电子合同号点击开始查找自己的合同号查 看电子合同状态然后点击进入该合同： 查看合同基本信息点击进入编辑状态查看合同基本信息点击进入编辑状态 点击进入该合同查看合同基本信息查看合同协作人查看历史修改记 录点击编辑进入合同编辑状态 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 6 页 共 34 页 编辑合同基本信息编辑合同基本信息 输入合同名称修改合同生效、失效时间点击添加用户输入添加的 用户名称点击显示在拟增加人名前划钩点击确定协作人添加完毕。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 7 页 共 34 页 查看修改后的基本信息，创建合同查看修改后的基本信息，创建合同 查看协作人的添加情况点击操作点击创建合同 此处可以添加协作人、审阅人，其中审阅人只能查看合同，不能修改，另 外两者都可以编辑合同。 选择合同模板选择合同模板 点击按钮 1输入合同模板查找字段，查找合同模板选择适用合同模板 注意合同模板适用的产品类型点击确定点击下一步； 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 8 页 共 34 页 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 9 页 共 34 页 确认合同模板变量（如果合同模板有变量要确认的话）确认合同模板变量（如果合同模板有变量要确认的话） 下一步确认合同模板变量数据点击下一步 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 10 页 共 34 页 合同创建完成合同创建完成 查看合同创建完成状态点击文件预览查看合同文档点击完成点击 保存。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 11 页 共 34 页 1.2.2 标准合同文档生成具体操作过程方法二、标准合同文档生成具体操作过程方法二、 合同管理员登陆内部页面：步骤操作过程与方法一相同；合同管理员登陆内部页面：步骤操作过程与方法一相同； 查看合同基本信息点击进入编辑状态查看合同基本信息点击进入编辑状态 点击进入该合同查看合同基本信息点击合同文档点击编辑进入合 同编辑状态点击“上传文档”进入下一步： 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 12 页 共 34 页 上传系统外已经编辑好的合同文本上传系统外已经编辑好的合同文本 输入新建合同文档的一般信息点击按钮 2点击按钮 3选中准备上传 的合同文档修改合同上传后的文件名（实际上传后的文件名不是此时修改的 文件名，所有先要在本地将上传文件先命名！）点击打开点击确定点击 创建进入下一步： 查看上传后的合同文档查看上传后的合同文档 点击合同名称，进入下一页（注意此时合同的签入、签出不能操作，操作 创建合同及上传文档都能进行操作） 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 13 页 共 34 页 下载上传的合同文档，再次修改（如果必要的话）下载上传的合同文档，再次修改（如果必要的话） 查看上传合同的基本信息点击文件名称在文件下载对话框（选中打开： 查看上传的合同文档）选中保存选中保存地址确定 将系统外再次修改的文档在上传将系统外再次修改的文档在上传 与步骤 3 相同。 1.2.3 已生成合同文档的修改（签出、签入）已生成合同文档的修改（签出、签入） 签出操作签出操作 点击“合同文档”下表格前的小三角标签“签出”进入下一页 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 14 页 共 34 页 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 15 页 共 34 页 输入签出锁定信息输入签出锁定信息 弹出新界面输入合同签出锁定信息和锁定人员确定 查看锁定信息查看锁定信息 回到原界面查看锁定着和注释点击要签出的合同号进入新页面：合 同文档管理： 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 16 页 共 34 页 修改合同名称等信息修改合同名称等信息 在点击图中的“文件名称”弹出“文件下载”提示对话框选择文件本地保 存地址下载完毕后点击保存关闭关闭网页。 将合同保存本地电脑（要特别注意保存地址！）将合同保存本地电脑（要特别注意保存地址！） 系统外修改下载的合同文档保存（并打印交领导审核通过） 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 17 页 共 34 页 系统为已批准的合同文档的签入系统为已批准的合同文档的签入 登陆内部页面，查找待签入合同登陆内部页面，查找待签入合同 登陆内部页面合同文档管理查找需签入合同文档的电子合同号点击 进入该合同(一般默认是在基本信息选项卡)点击合同文档点击编辑进入 下一页面 正式合同文本的签入正式合同文本的签入 查看合同锁定状态点开合同文档前的小标签点击签入弹出新界面： 合同文档管理（签新版本）: 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 18 页 共 34 页 选择要签入的文件选择要签入的文件 查看注释信息点击按钮 2点击按钮 3选择要签入的文件名称点击 打开确定确定合同签入完毕。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 19 页 共 34 页 1.2.4 不同版本合同的比较（比较修改之处）不同版本合同的比较（比较修改之处） 点击进入合同比较页面点击进入合同比较页面 在下图中点击合同名称（注意左下方的“上传文档”）进入下一页面 选定拟比较的合同版本选定拟比较的合同版本 在下列页面选定要比较的两个合同“比较” 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 20 页 共 34 页 生成比较版本生成比较版本 弹出新界面：版本比较：在“将比较文档添加为新版本”后划钩（此时有 备选：保留文档签出：意为其它人现在不能签出文档，只有作者能签出。 ）点击 完成。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 21 页 共 34 页 查看比较版本（查看版本间的修改）查看比较版本（查看版本间的修改） 点击合同“compare.doc并打开：然后可以看见合同修改的情况。 （看 完以后将比较的版本删除掉【以免在下一步操作（确认执行文件时出错） 】点击 比较版本后面的删除按钮，将新生成的比较版本删除掉。 ） 合同版本的删除合同版本的删除 选定拟删除的合同版本点击该行后部的删除按钮点击确定合同删除 完成。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 22 页 共 34 页 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 23 页 共 34 页 1.2.5 将系统外修改、审批通过的合同文档确认为已执行文档将系统外修改、审批通过的合同文档确认为已执行文档 查找待确认为已执行状态的合同查找待确认为已执行状态的合同 合同管理员登陆内部页面合同文档管理查找到需要确认为已执行状态 的合同点击进入该合同进入如下图片 点击合同文档点击编辑点击该合同名称进入下一页面 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 24 页 共 34 页 修改合同状态：草案修改合同状态：草案已执行已执行 点击“草案”点击“已执行”（此时系统会默认最新版本合同为“已执行”状态） 确认提示框查看最新版本后的合同状态栏点击保存关闭页面。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 25 页 共 34 页 1.2.6 “修改后的合同修改后的合同”系统外的打印、审批、签署系统外的打印、审批、签署 1.2.7 将供需双方签署后的合同扫描件在原合同号下的将供需双方签署后的合同扫描件在原合同号下的“注释和附件注释和附件”中上传到中上传到 SRM 系统中系统中 合同发布查询原合同号点击进入该合同点击编辑点击注释和附件 点击“添加附件”弹出提示框选择要上载的合同文本点击“确定”合同附 件上挂完成。 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 26 页 共 34 页 2. 合同文档模板管理（仅限合同模板管理员使用）合同文档模板管理（仅限合同模板管理员使用） 2.1合同文档模板创建基本步骤合同文档模板创建基本步骤 在系统外准备 MS WORD 合同文档，然后在变量库中找到要使用的变量； 将变量替代到 MS WORD 合同文档模板中（Word 文件） 利用 Word 文档模板，在 CLM 里创建合同文档模板。 2.2合同文档模板操作详细步骤合同文档模板操作详细步骤 2.2.1 系统外系统外 MS WORD 合同文档模板的创建：合同文档模板的创建： 合同模板管理员登陆（conmgt_*）点击设置选择“文档设置（合同生成）： 选择“合同变量要素库”确定； 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 27 页 共 34 页 将系统外 MS WORD 合同文档模板中的需替换的变量（如供应商、联系电 话等）后加冒号，然后加变量要素的符合代码（然后把所有变量要素用格式刷 统一刷一遍，以保证以后使用该模板生成合同文档时格式不一致） 。保存系统 外 MS WORD 合同文档模板。 合同模板项目要素表格的编写（要重新写） 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 28 页 共 34 页 2.2.2 系统外合同文档系统外合同文档 MS WORD 模板的导入系统并生成模板的导入系统并生成 CLM 模板：模板： 合同模板管理员登陆合同文档模板库合同模板管理员登陆合同文档模板库 （conmgt_*）点击设置选择“文档设置（合同生成）：选择“合同文档 模板库”确定 创建合同文档模板：创建合同文档模板： 进入“合同文档管理：设置合同文档模板 列表点击“创建” 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 29 页 共 34 页 选择合同文档模板类型选择合同文档模板类型 进入“新建 合同文档模板 未加标题”页面点击“合同文档类型”后的按钮 选择合同文档类型：基本类型点击“确定” 上传系统外准备好的合同模板，并修改模板状态上传系统外准备好的合同模板，并修改模板状态 步骤 0：准备上传合同文档模板 点击“设置文档” 中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目 最后修改日期：中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目中国铝业电子商务系统采购平台实施服务项目页码： 2/19/2019 1:01 下午 版本：V1.0文件名： 3ad4d779363a561897abf059709fbbed.pd f 第 30 页 共 34 页 步骤 1：选定拟上传合同文档模板，并上传 进入新页