采购员作业指导书.doc

10目的：通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。 2。0适应范围本文件适用于公司生产经营活动中所需常规物料的采购30职责31设备工程师负责编制生产设备正常使用维护保养所需要零配件的请购单。32品质部负责对来货质量按照来料检验作业指导书进行验收。33仓库负责及时盘查库存,在库存不足时及时把情况反馈给相关部门,并对来货及时办理入库手续.34生产所需的各种器具、设备配件以及其它辅料由使用部门填写请购单经审批后交采购组执行.35采购部对采购物料的交货情况进行跟踪。36采购文员对采购部内部文件的整合处理40定义：根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购（原/辅材料采购）与非生产性物料采购（办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两种类别。入 库供应商交货跟 踪发出订购单填写订购单申 购查询库存收到订单50流程图 流程 责任部门人 相关资料 业务部 订单 仓库 帐本 相关部门 请购单选择合格供应商 采购员 合格供应商登记表 采购员 订购单NG 审批 总经理 订购单OK 采购员 订购单 采购员 仓库供应商 供应商的送货单NG 订购单验收OK 仓库品质部 IQC来料检查报告 仓库 入库单 60作业程序61物料采购审批流程11生产性物料订购审批流程采购员根据业务部门的制造通知单及生产计划、生产BOM表技术BOM表制定生产备料单；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由采购员依据生产备料单编制采购单予总经理批准采购。生产备料单应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。12非生产性物料请购审批流程工程五金、劳防用品由使用部门编制_月工程五金、劳防用品使用计划，经部门经理、总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写请购单；机物料消耗品等由使用部门填写采购申请单经部门主管复核，总经理审批。审批后交资材部经理安排采购员编制采购单，经采购部经理审批后由采购员安排采购。13设备、量/器具、模具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写采购申请单，经部门主管审核，总经理批准后交采购部经理，由采购部依设备规格资料要求寻找供应商采购。14样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写采购申请单及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交采购部经理，由采购部依元件规格资料要求寻找供应商采购。6询价、比价、议价、定价作业1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。2.比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议后，将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时，不受此限。3.议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。4.定价：采购部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订采购合同及比价单经采购部经理审核、总经理批准后实施。5.涉及技术性的图纸或公司提供的样品，采购部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。采购单的开立、分发与变更1所有原（物）料的采购必须采用本公司的采购单，采购单一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。2采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写采购单，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在采购单上注明所附文件的识别方式。3已下达的采购单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的生产备料单及采购单并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的生产备料单、采购单（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。采购物料的交期控制1采购人员在采购单发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立采购台帐，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明异常原因及预定交货日期，呈采购部经理核准后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。2仓管人员应根据采购单提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。验收及入库1采购物资到厂后，供应商将送货单交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商送货单必须注明我公司采购单单号及订购数量、送货数量等信息。2由采购员和仓库管理员在一个工作日内依采购单对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具送检入库单在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依检验入库单及时填写存货吊卡和登记存货计数帐；检验不合格需退货的填报验退单办理退货手续。3入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写验退单通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在厂商寄存物料登记簿上登记。并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经采购部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。4由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。5检验入库单须依据采购单、送货单或发票载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，检验入库单经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。6采购人员对照采购单、检验入库单、发票、合同、比价表进行核对，核对无误后交采购经理复核并同时登记采购台帐核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续。采购费用的报销采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理请汇单，经财务核对无误后交采购部经理、总经理审批，审批后交财务出纳付款，并在采购台帐中记录。确认出纳付款后在采购台帐