复旦光华之gh-质量记录控制程序v1..doc

质量记录控制程序 上海复旦光华信息科技股份有限公司5/51 目的通过控制质量记录的产生、标识、收集、存档、借阅、处理的全过程，以确保质量记录能够及时、准确、清晰地反映质量体系的运行状况，以及产品和过程的质量。2 适用范围适用于质量体系所涉及的各种质量记录的控制与管理。3 定义及分类质量记录：是指所有与质量活动有关的、并能够证明活动成效的记载。例如：已填写完成的表格、各种报告、合同、培训记录、客户意见等。需要进行控制的质量记录： 管理评审记录； 人员资格、员工档案及培训记录； 项目实施过程中与最终产品有关的所有记录，如计划、报告、评审记录、过程文档、产品文档、验收报告等； 采购过程记录； 不合格品及其相关处理的记录； 顾客财产使用记录； 内部质量审核记录； 预防/纠正措施结果记录； 各种标识记录； 维护和服务记录。质量记录可以是纸介质、电子文档等多种媒介形式。质量记录一般不允许更改，但为了管理目的而进行的改动（比如对记录重新统一编号，改错别字等）除外。项目过程产生的质量记录具体控制见项目文档管理规范。4 职责质量记录保管人员应严格按照此程序的要求保管好所有质量记录。 5 工作流程5.1 质量记录的产生质量记录的产生应实时有效，即由质量活动的当事人或指定人员及时按照质量体系文件的要求产生相应记录。记录人领取或下载统一的表格/模板后及时填写（对没有提供表格/模板的记录，按照活动的规定要求如实记载即可），并确保记录真实、清晰、完整，填写表格时对未发生的项或不确定的项填写“无”。5.2 质量记录的标识质量记录要有清楚的标识：记录名称/事件、记录人、记录时间等信息。质量记录编号，由使用部门自己进行。一般应包括以下信息（各管理部门也可对所管理的记录制定适用的编号规则）： 引用的质量记录模版编号。 记录产生的部门代号（需要时）或项目编号等 记录产生的年号（两位阿拉伯数字均可） 记录产生年度内的顺序号（001-999）其中，记录类编号由总经理办公室统一管理和协调，并及时发布到质量记录归口管理部门，具体规定由文件命名编号规则进行规定。5.3 质量记录的收集、编目和归档各部门负责收集本部门产生的记录，并在规定时间内报送测试与质量管理部和/或责任部门留存。归档时，如有必要提交者须说明记录的保存期限、密级等保管要求。管理员须对归档的质量记录做到（项目进行中为配置管理员的职责）： 清点核对，通过分类和编目进行标识，特别是与项目有关的文档，要求以项目为单元来组织编目，以便于查阅。 建立检索目录，如记录名称/事件、记录部门/人、存档时间、存档地点等检索信息。5.4 质量记录的保管分二级保管：每年1月、7月归档到测试与质量管理部的质量记录；各职能部门自行保存的质量记录。质量记录应在适宜的环境中贮存，防止损坏、变质、丢失。管理员须做到： 纸介质保管时，使用专用档案袋、文件夹、文件柜存放保管。 电子文档要有备份，备份标识（质量记录名称等）要清晰，同时须做好防毒措施。 对有安全要求的质量记录，还须通过设定访问权限、存入专柜等方式进行保管。质量记录的保存期限由归口管理部门根据记录的价值来制定，其中： 项目文档：至少为产品的生命周期以上； 合同文档：合同完成后保存三年以上； 其他质量记录至少保存三年。5.5 质量记录的借阅内部借阅： 已归档到测试与质量管理部的质量记录，其借阅按照技术资料管理规范的要求执行。 各职能部门自行保存的质量记录，借阅人直接与部门资料保管人办理借阅手续。外部借阅： 所有提供给顾客的已归档质量记录，除非是合同/协议规定，否则必须有质量记录保管部门直属负责人的批准方可借出。 借阅人在借阅时必须填写文件资料借阅登记表，并保证质量记录及时、完整归还，不能再擅自借阅给不符合规定的人员。5.6 质量记录的处理到期的质量记录应进行销毁或留存处理，一般2-3年处理一次。需销毁的质量记录，由管理部门造册登记，提出申请，填写质量记录销毁审批单，经主管领导审