天津国际合规风险管理调研报告7..doc

天津国际商场有限公司合规风险管理调研报告(征求意见稿)根据海航集团合规工作安排，海航商业控股合规部对天津国际商场有限公司进行了全面的合规风险调研，本次调研工作重点是企业法人治理情况，企业管理制度制定、执行及集团管理制度对接情况，业务开展情况，内控建设情况，资产管理现状，重大合同履行情况、遗留事项等方面，具体调研情况如下： 一、基本情况 企业简介及组织结构天津国际商场有限公司（以下简称：天津国际），地处天津市南京路与滨江道交接点，位于地铁一号线和三号线的交汇处，背靠西开教堂，所处区域是天津市商业中心、金融中心和信息中心的集聚地，也是天津市商业、旅游、文化的枢纽。A、B座总占地面积6,718平方米，建筑面积约39,336平方米，是一家集购物、餐饮、休闲、娱乐为一体的综合性商业购物中心。于2010年3月由海航商业控股有限公司100%股权收购（以下简称：商业控股），正式被接管，其隶属商业控股，并由商业控股进行直接管理。目前已确定新的组织构架，经营团队由董事长、总经理、副总经理、财务总监组成，一级部门由计划财务部、综合管理部、招商管理部、营运管理部、物业安全部、信息管理部六部门组成。 财务状况截至2010年6月30日，天津国际报表资产总额382,65. 13万元，负债31,703.86万元，资产负债率高达82.85%。2010年上半年预算任务基本完成，但同初期立项差异较大，具体见下表分析：科目名称立项报告2010年1-6月立项报告 （年）立项报告 （6个月）实际数预算数实际与预算达成实际与立项达成一、总收入161998099.56324.186319.66100.07%78.08% 主营业务收入143597179.55302.835310.8899.85%73.86% 其他业务收341008.78101.25%111.02%二、毛利22971148.5738.15 734.12100.55%64.27%毛利率16%16%13.92%13.82%100.72%87.00%三、营税及附加32816424.89 73.733.77%15.18%四、费用总额48452422.52547.542575.3598.92%105.16%五、净利润-1036-518-783.67 -906.1686.48%151.29% 1、简要分析： 同口径对比总收入预算8,099万元，累计实现6,324万元，完成预算的100.07%。其中：主营业务收入5,302万元，完成预算的99.85%；其他业务收入1,021万元，完成预算的101.25%。同期费用支出2,547万元，完成预算的98.92%。实现毛利738万元，完成预算734万元的100.55%，超预算4万元；毛率13.92%，比预算提高0.1个百分点。净利润为-783万元，比预算-906万元，少亏损123万元。总体来看预算完成情况较好。但同立项对比分析来看，差距还很大，总收入只达成立项的78.08%，其中主营业务收入达成73.86%，其他业务收入达成111.02%，完成较好；费用达成105.16%；毛利额仅达成64.27%，毛利率比立项低了2.08个百分点；净利润比立项数多亏损了265万元。2、建议。从实际经营数据分析上来看，2010年主要应提升销售，从毛利额上增加利润的提升，同时从其他业务收入上进行增收，如加强停车位的管理、加强广告位、库房的招租力度，增加其他业务收入等。二、经营管理 制度对接情况天津国际自对接以来，根据海航商业对制度规范的要求，正在逐步完善营运方面相关制度，流程规范，在检查时部分制度、流程正在完善中，一些工作的规范、流程不健全。 相关制度及现场检查情况经对相关人员进行了访谈，对现场管理，人员服务管理、营销活动的策划、实施、会员管理等方面进行了全面了解、检查，总体来看，天津国际的运营体系正在建设中，各项管理制度及业务流程不健全，具体经营中还存在一些问题，具体见下： 1、制度流程方面部分管理工作停留在经验管理层面，以一贯以来的工作方式实施，没有将其制度化、规范化。例如：员工培训、专柜促销活动的审批、促销活动策划、实施、媒体广告宣传等方面均以实际工作流程执行，但未将工作流程规范化、制度化。2、商品管理方面天津国际商品按大类管理，不能有效的控制新品引进、优惠变价等方面的管理漏洞，同时不能全面了解商品的实际销售情况，不能对商品的销售情况做深入分析研究，楼面管理工作多重复简单的数据统计、合并工作。3、会员卡的管理随着商场的发展，会员管理工作也将越来越重要，目前会员卡种类单一，且会员人数较少，会员消费的优势未能表现出来。 4、广告位的管理情况广告位共有34个，其中户外11个，室内23个，总面积约657.81平米，室内均为商户无偿使用，室外个别收取相应费用，收取费用广告位最晚截止日期为2012年8月31日。 意见及建议通过制度检查和员工面谈所了解到的情况，现提出以下意见与建议：1、随着天津国际经营水平的不断提升，品牌适合商场的经营定位就越来越重要，商场的品牌结构急需优化，以促进商场的稳步发展。尽快制定出天津国际商场的布局调整方案，淘汰不适应品牌，引进适合国际商场定位的知名品牌。2、新品牌引进方面，楼面和招商经理之间缺乏有效的沟通机制，建议建立双方的沟通机制，从不同角度全方位的考虑，确保新引进品牌适合商场定位与发展。3、随着天津国际的不断发展，硬件环境也非常重要，对于商场的灯光、地面等硬件设备设施，建议根据实际情况制定更新、维修计划，并及时实施更新改造。4、设立专门的售后服务部门或岗位，采取同一标准，解决商场的售后问题，一方面缓解楼面与顾客的矛盾，另一方面增强售后服务的专业性，提高解决顾客纠纷的效率。5、会员管理方面，建议根据海航商业的要求和天津国际的发展目标，制定相应的会员发展规划及VIP卡推广计划，确保符合商场定位的顾客群不流失。6、门店广告位根据此次路面改造情况，与政府部门办理相关手续后，建议制定出广告位的管理办法。7、为提升新进员工素质，建议新进员工岗前培训、考核应由综合管理部统一负责，考试合格后，方可办理正式工牌。8、建议采取岗位技能比赛、服务明星评选等多种形式的活动，提升导购员的工作技能和服务水平，同时激励员工的工作热情。三、财务管理 资金类 1、现金类相关工作检查经对出纳工作进行常规检查，出纳每日现金盘点后与会计帐务核对，盘点表均为电子资料，无定期抽盘和月末盘点记录。2、资金类制度及执行情况检查根据检查，资金管理较为细致，能定期上报头寸表、周大额申报表、资金月报表、资金快报、经营性欠款表等资金类报表，资金管理已纳入商业控股财务与投资管理部监管之下，但财务类制度尚未经过完全对接；全面预算、资金审批管理等制度已经修订完毕，但未按海航商业要求进行审批发文公告。营业款收缴存安全性检查。经对营业款缴存过程进行实地检查，整个过程由安保人员、收银员共同完成，安保人员从收银员出银台，一直到金库投存营业款，全程跟随，确保营业款安全送达金库；对收银员交款单、金库出入登记表等内控单据进行规范性抽查，均填写规范。但该缴款过程没有制度性流程图，没有制订完整的营业款管理办法。银行对帐工作，能及时编制银行余额调节表；对于不常用账户能按照海航商业要求报批注销。 核算方面1、合同执行及往来帐检查情况 经检查，截至6月底，联营商户共193家，计财部每月定期核对商户往来款，并要求盖章确认，在结算中能按合同约定收取各种扣项收入；6月底红账共3家，已不合作，为历史遗留问题，红账金额为-18.15万元，已形成既定损失。租赁商户33家，计财部能按照合同约定收取租金、管理费及物业费等，审计检查未发现长期拖欠租金及费用等情形。预付账款检查中，预付上海雅致珠宝有限公司133.87万元货款，收到的水晶项链、手链等商品目前仍存放于库房，形成巨大的潜在损失，该问题为历史遗留事项。对其他应收款进行核查，截止2010年6月30日，其应收天津大通置业有限公司26,467,280.43元，该款项为大通置业及关联企业往来账抵消调账后余额，是否能收回存在不确定性，相应的债权债务清理协议尚在协商签订中，存在一定风险。2、费用检查情况经对费用类凭证进行抽查，从月开始执行预算审批流程，采用网上公文流转的审批方式，逐步完善费用预审、报销等手续，在检查中未发现违规审批事项，但个别审批单中业务内容一栏填制简单，或用铅笔填制，不符合会计制度规定。 改进建议1、加快财务制度对接工作，尽快修订和完善预算管理、资金管理、出差管理办法等财务管理制度，并及时贴网公告。2、加强财务基础工作，严格执行现行现金管理制度，不定期对库存现金、收银备用金、部门备用金进行抽盘，完善盘点表等相关财务资料的档案管理。3、计财部应密切跟踪2010年业务政策制订情况，对于合同已到期，但尚未续签合同的商户进行重点关注，停止货款结算。4、尽快签订股权质押协议，并对大通置业及其关联企业帐务进行清理，以规避项目合作中的相关风险。5、建议天津国际将雅致珠宝帐务、库存商品及处置方案，以独立报告形式上报商业控股。 四、行政人事管理 文件制度经检查，虽经过前期的工作对接，但天津国际的制度建设仍然比较薄弱，目前有基本的指导制度和管理办法，如公文审批规程、公司会议制度、年度培训计划、绩效考核制度等，但仍有大量的制度性文件需要与海航商业全面对接，查漏补缺，使公司各项事务有据可依，全面纳入海航的管理体系。 编制及人员定岗情况天津国际编制211名，目前在岗186人，未定岗9人，人员在岗率88%，人员在岗情况控制良好，但公司总体编制偏大，随着天津国际与海航商业各项业务的进一步融合，编制总数有进一步的缩减空间。 薪酬福利情况天津国际中层干部年收入3.64-5.85万元，年平均收入5万元；基层员工年收入1.5-4.9万元，年平均2.25万元（2010年1月国际商场对90名员工的薪酬进行了调整，人均增长月薪资389元）。天津国际为正式员工办理五险一金外，设有过节福利、餐费补贴、春游、病伤探望等福利项目。在访谈中也发现广大干部和员工在企业加入海航后，工作积极性明显提高，对企业发展的前景乐观看好，同时对于提高薪酬待遇的心理也有一定预期，期望加入海航后，通过全员努力将企业的盈利水平提升到一个新的台阶，同时个人薪酬也能有所提升，实现企业和员工的双赢。 评价和改进建议天津国际加入海航商业后，通过企业文化导入和感受海航活动的开展，目前公司上下对海航的认同感非常强烈，广大员工希望能够借助海航商业的广阔平台实现企业扭亏为盈、向前发展。目前天津国际人事行政方面的重点工作仍然是体系导入和对接，具体建议：1、对照海航商业发布的各项人事行政制度，建立本公司的制度体系，使人事行政工作向专业化、精细化转变。2、建议由综合管理部牵头导入资格认证制度，在人力资源、采购、财务等岗位实行执证上岗，倡导在企业内部建立学习型组织。3、对白班治安员等替换性较强、人员流动快的岗位逐步实行劳务派遣或劳务外包。4、规范化管理，对所有重要的工作要留有记录和凭证，如各类培训记录、奖惩记录、干部任免谈话记录等等。5、天津国际目前本科及以上学历只占总人数的16%，而40岁以上的员工占总人数的50%，整体上呈现出人员年龄偏大，学历偏低的局面，不利于新观念新思想的导入和推行，需要引进一批年轻有闯劲的高素质人才，给企业带来新的活力。五、信息管理 制度对接情况目前天津国际有10项信息管理类制度及流程，部分已经修订执行，但尚未报批。2 系统权限管理执行情况天津国际目前使用的办公系统为集团E网办公系统， E网权限申请依据现有的管理制度进行审批，但管理制度文件并未经过E网公文审批流程。业务系统权限划分是依据商场自行制定的相关流程执行，权限划分比较清晰、细致。业务系统权限的开通均由信息管理部统一操作。3 日常设备维修维护情况经对天津国际日常IT设备维护、维修记录进行检查，发现信息管理部未建立专门的维修记录登记表，对服务器、小型机、计算机系统等日常运行记录表也未进行登记，信息管理部日常工作只是通过工作记录本逐日登记。 存在的问题及解决建议1、进一步修订、完善信息管理制度，加快信息管理类制度及流程建设，及时进行E网审批并贴网。2、系统切换工作较为滞后，目前系统切换项目已经通过审批并立项，建议天津国际信息管理部加快推进系统切换工作。3、切实按照修订后的管理制度严格执行，加强日常设备维修、维护管理工作。六、采购管理 通用物资采购管理 1、制度对接情况在通用物资采购管理方面，日常采购类公文的报批、采购计划制定和执行等工作，目前依据商业控股相关采购管理规定执行，综管部正在根据商业控股相关规定制定天津国际的采购管理制度。2、采购管理情况目前通用物资采购，涉及日常办公设备、IT设备、营销设备、物料耗材、会员卡和印刷品、劳保用品和服装等，目前仅办公用品签有框架合同，其余物资基本上为零星采购，商业控股采购管理部正在计划为其签订各类物资的框架采购合同。目前上述类物资均按年度计划根据需求执行采购，每月均有采购数据记录存档，保存完好，出库使用情况由物业安全部后勤管理室记录归档。4、存在问题及改进建议 尚未制定公司自己的采购管理类制度文件，采购工作缺乏直接的制度依据，建议依据集团和商业控股采购类制度文件，尽快建立自身的采购管理制度，规范日常采购业务。 部分采购物资，如营销策划的POP海报、营销礼品、其他宣传活动用品等尚未纳入采购管理的范畴，建议对物资采购管理范畴进行清查，对商场各个业务单元的通用物资采购进行整合管理。 招商管理 1、制度对接情况天津国际商场招商管理执行的均为对接前的各项管理制度，对接后暂未制定下发新的管理制度。之前已经与控股就年度业务政策、品牌规划等进行过沟通，但未上报正式的文件。2、招商情况商场定位及调整方向尚不明确，尚未制定2010年度整体招商业务政策； B座五、六楼大面积空场闲置，使用效率不高，目前招商较为困难。3、存在的问题及解决建议 明确商场定位及调整方向，尽快制定并上报年度招商业务政策。 完善招商管理相关制度并报商业控股采购管理部审批，涉及天津国际招商管理的重大事项，未有以制度明确之前，需报海航商业控股审批。 加强招商人员培训，增强招商团队力量，制定品牌招商计划，尽快完成闲置场地招租工作。七、物业安全管理 工程设备管理情况 1、经对项目对接情况进行检查，基本完成了人员构架、岗位职责、制度等项工作的梳理，但管理制度方面还需不断修订、完善，目前管理制度没有进行一定程序的审批，日常工作仍旧执行旧的管理制度。 2、在对工程设备室日常管理工作检查中，具体查看了电梯、空调等日常维修记录，电梯、空调班人员工作日志记录较为详尽、细致，交接记录清晰认真，但部分维修单填写不规范。 3、商户设备、设施维修收费无统一标准，根据实际情况，由招商管理部、营运管理部人为控制，存在很大内控风险。 后勤管理 1、固定资产管理水平相对较低，具体资产划分不够细致，多项资产账实数量不符，资产名称不统一，同种资产实物出现多种称谓；抽查中，个别资产已调出公司但帐面尚未调整，如账面18台爱普生打印机，已调出10台，但尚未进行账面处理；锅炉两台，总价28万，其中一台已损坏5年不能使用，尚未进行报废处理。 2、工程设备维修耗材、办公耗材、经营类耗材管理较为细致，物资出、入库均开具一式三联小票，每日凭票进行台账登记，每月定期盘点。3、商户对经营性耗材、经营性道具的使用经营性耗材、经营性道具由商场统一核定单价标准，商户自行申请，审批后，专人进行领出登记，月底汇总，并经部门领导审批后报计财部统一账扣，进出库管理相对较细；对经营性道具的免费使用，没有明确审批人，只备注为“免收租费必须由相关领导签字”，制度制定不严谨，需修订。4、商品周转库房的使用管理经对商品周转库房使用情况进行检查，共有约56个库位，其中19个库位商场自用，14个库位收费，月均收费约3500元，余23个库位为商户免费使用，楼面经理可直接确定收费金额，库位收费没有标准，库位免费使用直接由营运管理部总经理确定。 安全保卫管理1、车库管理情况根据对车库管理工作进行了解，天津国际共四处车库，在天津国际重组前，车库收入为国际商场帐外收入，未纳入商场财务核算。目前车位共计94个，所有车库存车时间均采用人工登记，工作效率低且车库管理制度缺失。2、内控资料登记检查经对商场开店闭店工作流程日报表