QW大型建筑公司企业档案管理制度.docx

QW大型建筑公司企业档案管理制度第一章 总则第一条 为了进一步加强公司的工程施工档案、基本建设项目档案、设备档案经营档案的管理，充分发挥档案在公司生产经营对外开拓等方面的作用，使其归档的材料更加规范化、科学化、标准化。第二条 本制度适用于各二级机构、公司总部各部门、各项目部。第三条 工程施工档案、基本建设档案、设备档案、经营档案管理是企业管理基础工作的重要组成部分。各单位应按照国家档案管理的有关法律法规和本制度的要求，坚持集中统一管理档案的原则，认真履行各自职责，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。第二章 归档管理第四条 各二级机构、各项目资料员负责本单位、本项目的文件材料的收集、整理、立卷工作，收集的文件材料应完整、准确、系统。第五条 归档材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产经营的有关管理程序和工作计划、列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制，并与公司、部门、项目和员工个人的绩效考核挂钩。第六条 各二级机构必须有一位负责人分管档案工作，要配置档案资料管理人员，统一管理项目档案资料，保证档案资料安全的设备和库房。第七条 项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，项目承接时及时进行文件材料的积累，整理和审查，项目建设中，随时作好文件材料的形成，收集，整理、归档和保管、项目竣工后，完成文件的归档和验收第八条 各二级机构档案管理部门在项目开工前，要及时向项目经理部发放工程项目档案管理备案登记表，在工程竣工后及时发放工程项目档案归档通知书，提出档案归档的具体要求。第九条 各项目要及时做好档案资料的收集和积累工作，项目各部门、各工种、和工序的生产管理人员，技术管理人员、施工人员主动向项目资料人员移交已承办完毕和已完工种、工序的工程资料，不得借故拖延或私自留存。第十条 工程项目竣工验收时，要及时报请上一级管理部门和档案管理部门对档案进行验收，验收合格后出具工程项目档案归档认可书，未取得工程项目档案归档认可书，财务部及相关部门暂不能办理项目最终兑现。第三章 归档的范围第十一条 凡记载工程建设主要过程与工程建设有关的主要活动，具有保存和查考价值的各种文件材料，与公司生产经营活动有关的主要活动，具有保存和查考价值的各种文件材料均应收集、整理、归档。第十二条 各项目工程施工档案、基本建设项目档案、设备档案文件材料在向公司归档时，仍执行总公司企业标准Q/2001-92工程施工、基本建设、机械设备文件材料归档范围与组卷排列标准。（经营档案的归档范围见附件）第四章 归档时间第十三条 市内各项目的工程项目文件材料在送市质检站评定等级后，将工程文件材料在30天内按公司综合档案室归档要求进行归档。属基建档案在审查完后20天内向档案室归档，各单位、各部门不得随意超过归档时间要求。第十四条 长沙市以外的工程项目资料员在收集、整理工程文件材料时应按照地方质监部门或档案部门的要求执行，送交地方质检部门评定质量等级后及时将工程材料送回公司档案室归档（省内30天以内，省外50天以内，以质量评定单上的日期推算），以防止档案长时间放在项目上，使档案受到损坏和丢失。第十五条 各区域性分公司的基建工程文件材料的收集、整理、立卷归档工作均按照上述有关条款执行，将整理、装订成册的基建档案经公司有关部门审查后20天内向公司档案室归档。第十六条 经营档案由市场营销部整理归档后进行一年一次的移交（包括外地工程）。第五章 归档要求第十七条 向公司归档的档案材料都应收集齐全，完整、排列有序，以文件材料形成的时间先后顺序排列。编页号用铅笔在有文字的下面的右下角，背面的左下角，图纸编在背面的左下角，去掉所有的金属物，纸张大小要裁剪一致，装订边不能太窄，装订要整齐、牢靠，文字材料及卷内目录表、备考表应用蓝黑墨水或碳素墨水书写，以保证档案的质量和档案的使用寿命。第十八条 长沙市内工程项目使用的卷内文件目录和备考表由公司综合档案室提供或自行在档案馆购买，不能擅自在外购买不符合要求的档案用品，市外工程项目使用的卷内目录、备考表一律在当地档案馆购买。第十九条 设备档案由公司企管部按归档要求整理归档第二十条 工程档案中除施工日志是短期保存外，其余材料均作长期保存，基本建设档案中除施工日志、临建工程文件短期保存外，其余的材料均作为永久保存。设备档案、经营档案的保管期限（详见附件）。第二十一条 公司综合档案室在接收档案时要认真进行审查，对不符合要求的要退回限期整改。 第二十二条 工程施工档案、基本建设施工档案、设备档案、经营档案在移交的各个环节上都应办理交接手续，一式两份，交接双方签字，各执一份，以掌握文件材料的去向及交接时间。第二十三条 设立档案分室的各区域性分公司，应严格按照上述条款规定督促各项目竣工后及时将工程文件材料归档，并制定相关的保管措施，以便日后统一移交公司档案室保存。第六章 附 则第二十四条 本制度发放范围：公司各领导、司属各单位、各项目、工程技术部、质量安全部、市场营销部。第二十五条 本制度自印发之日起施行。附件1：工程施工档案归档范围附件2：经营档案归档范围与保管期限附件3：工程项目档案管理备案登记表附件4：工程项目档案归档通知书附件5: 工程项目档案归档认可书附件1工程施工档案归档范围 一、经营管理文件 1、施工许可证； 2、营业执照； 3、税务登记证； 4、劳务登记证；5、临时户口登记表；6、工程招标、投标、中标文件；7、工程协议、合同（包括项目经理与企业法人，与项目经理部内部业务负责人，与分包单位和劳务提供单位，与材料、构件供货单位，与机械设备、周转材料的租赁部门以及与社会上 有关部门签定的各类协议、合同等）；8、施工图预算、结算、设计慨算资料；9、成本核算、经济技术分析资料；10、施工统计资料9综合、汇总性统计和台帐）；11、施工进度计划表；12、工程质量、安全事故的报告、调查、分析材料及处理意见；13、在技术改造过程中形成的有关文件材料14、新材料、新工艺、新设备、新技术在工程施工中推广使用的有关文件材料；15、施工过程中的大事记；16、项目经理部机构设置、人员编制、人事任免文件；17、项目经理部制订的各种规章制度、实施制度，综合性工作总结及重要会议记录、纪要；18、在劳动工资、计划外用工、劳务使用管理方面形成的文件材料；19、工程创优活动中形成的重要文件材料；20、有关工程项目索赔文件；21、涉外工程考察报告；22、外商提供的国外材料价格表；23、与外商有关工程项目谈判记录；24、与外商有关工程项目经营管理方面的重要函件；25、与外商经营活动总结。二、工程施工文件详见总公司企业标准工程施工、基本建设、机械设备文件材料归档范围与组卷排列标准（/01-92）三、声像资料1、 党和国家、省（部）、市等领导视察工程的照片、底片、录音录象；2、 施工进度照片、底片；3、 施工技术照片、底片、录象；4、 重点工程洽谈、签约、开竣工典礼照片、底片、录象，一般工程竣工验收照片、底片；5、 质量事故、安全事故处理照片、底片、录象；6、 技术鉴定会照片、底片、录象；7、 工程评优报奖宣传录象；8、 其他按照*建筑工程总公司声像档案管理规范规定应当归档的声像材料。四、荣誉实物档案1、 荣获国家、省、部、市、总公司以上优质工程等荣誉称号的各类证书、奖杯、奖旗、奖牌等；2、 工程项目建设中使用的各种印章。附件2 工程经营档案材料归档范围及保管期限序号条 款 名 称保管期限1建设单位的工程招标和本企业的报价投标书等文件材料永久2中标、承包工程的施工合同、协议书永久3工程预决算书、单位工程经济活动分析的文件材料长期4工程成本核算长期5重大工程前期考察报告短期设备仪器文件材料保管期限表序号条款名称保管期限1设备购置计划、购置合同、重要设备购置论证报告及批准文件。 长期2机械设备开箱检验记录、产品说明书、图纸、合格证、出厂检验文件、装箱单、隋机文件、备件、工具清单及其他随即文件长期3设备安装工艺规程、安装基础图、平面布置图、电器图长期4设备安装隐蔽工程检查记录，试车、调试记录长期5精度检查记录、性能鉴定文件、安装验收文件长期6固定资产卡片、现使用单位办理的随机文件、备件、工具移交清单长期7新购或大修的大中型设备的试运转走合期及使用过程中的运行记录长期8大中修记录及重点部位修理记录（包括修理过程记录、现场测绘的图纸、使用材料、易损件更换明细表及修理尺寸、结算单）长期9大修精度检验记录及验收单长期10技术改造申请报告与审批文件、修改部分的图纸计算书长期11设备改造后的检验记录、鉴定验收文件长期12机械设备事故调查、处理材料与批复文件长期13引进国外设备的商检、索赔及谈判文件长期14机械设备报废申请报告与审批文件长期15上报上级主管部门的各类机械设备年报表长期16公司设备部门起草制定长期执行的文件、通知制度等长期17设备管理工作年度总结、计划长期18年度表彰设备系统先进集体、个人及其他事件的材料长期19上级主管部门下发长期执行的规定、制度、制度等长期20上报上级主管部门的各类机械设备月、季报表短期21设备检查简报、通报短期22设备部门起草制定的短期执行文件、通知、制度等短期23上级主管部门下发的重要会议记录短期附件3 工程项目档案管理备案登记表项目名称施工单位工程地点邮 编开工日期竣工日期工程造价万元建筑面积结构类型层 数项目经理联系电话电子信箱项目技术负责人联系电话电子信箱项目资料员联系电话电子信箱设计单位建设单位监理单位备注附件4工程项目档案归档通知书 ： 由你单位施工的 工程已列入归档范围