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办公自动化规划方案信 息 化 建 设办公自动化单 位规 划 方 案二六年三月十六日1综述31.1.网络办公系统的发展及其必要性31.2.办公自动化产品应具备的系统特色42方案概要52.1办公产品系统功能结构图53功能53.1我的办公桌53.1.1日程安排63.1.2消息通知63.1.3提醒管理63.1.4个人文件柜63.1.5文件传送63.1.6代办人设置63.1.7主页快捷键73.1.8通讯录73.1.9工作计划73.1.10电子邮件73.1.11文件协商交互73.2公文管理73.2.1发文83.2.2收文93.3档案管理113.4下属机构工作管理113.5事务填报113.5.1请款123.5.2请假123.5.3用印123.5.4会议室123.5.5会议纪要123.5.6例会纪要133.5.7车辆133.6事务管理133.6.1请款管理133.6.2请假管理133.6.3用印管理143.6.4会议管理143.6.5会议纪要管理143.6.6车辆管理143.7部门主页143.8单位资料153.8.1知识产权153.8.2单位文件153.8.3单位大事记153.9交流151 综述1.1. 网络办公系统的发展及其必要性现阶段，国家大力倡导单位启用及发展信息化，提高单位自身的运作效益，增强在地区及国际中竞争力。而国家单位信息化研究中心曾经提出“单位信息化，从OA开始”何谓OA？所谓OA，即办公自动化（Office Automation），是办公工作处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。使人从传统的纸质化办公中脱离出来，从而达到统一的信息化管理。要选择一套适合于单位自身发展的办公自动化产品，这对单位的信息化发展尤为重要。而选择产品的根本首先得了解办公自动化的发展过程。办公自动化的产品发展大体上分为四个过程：u 第一阶段：文件型OA（1980年1999年）我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化（OA）规划会议。那时计算机还是一个稀罕物，初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化的产品”u 第二阶段：流程性办公自动化的产品（2000年2005年）该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化的产品， 到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化的产品，它以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。u 第三阶段：知识型办公自动化的产品（2005年2010年）以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的办公自动化系统，即我们通常所说的“知识型办公自动化的产品”。可以让员工合适的场景下，合适的时间里获取合适的知识，沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织，进行合理管理 u 第四阶段：智能型办公自动化的产品（2010年）随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终办公自动化的系统将会脱胎换骨，全新的“智能型办公自动化的产品”成为未来的发展方向，该阶段办公自动化的产品更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。结合办公自动化的产品的发展历程能够总结出，单位所需的办公自动化产品应该为人性化的产品，能够通过产品做到友好的人机信息交互。软件产品应赋予了用户前所未有的自主性，在保证强大功能的前提下，巧妙的化解了用户之间的差异性。提供了流程的用户自定义，让您在使用时更加方便、灵活、易用。还提供了远程办公模式，不管您在任何地方，同样可以及时得到最新的信息，同样可以批阅文件、填写批示意见。 1.2. 办公自动化产品应具备的系统特色 提高团队工作效率 l 确保随时随地访问重要文件 l 自动管理文档的团队更新版本 l 随时随地与团队成员交流 l 共享联系人和日程安排 节约开支 l 瘦客户端，低维护成本 l 完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用 l 减少昂贵的会议、电话和交通开支 强大的工作流，提升单位办事效率 l 工作流生成器，简单易用，功能强大，适用性强 l 路由选择、流程跳转、重定位、委托功能 保护机密数据 l 机密数据集中保护，集中备份 l 多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源 l 详细的系统安全日志和程序日志详细的记录了所有访问系统的用户 l IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数的等安全选项 l 密码加密传输、限制登录失败次数、设定密码最短长度 l 如果用户在预定的时间内未做任何操作，自动注销用户；直接输入无权访问的URL，自动注销该用户 实现一步到位的办公自动化 l 在同一个应用中，保存您的工作计划、日常公文处理、通讯录、文档、日程安排、项目的所有信息 l 工作流生成器，简单易用，适用性强，可由客户随意定制 l 提供二次开发工具，帮助单位将现有应用迁移到网络平台 l 内置帮助引擎。您在使用时遇到任何问题，都可以随时点击帮助(?)按钮获得详细帮助信息 l 推出无线办公功能 强大的体系结构 办公自动化系统以Web服务器为核心，集成文件服务器、数据库服务器、Mail服务器，支撑系统网络。系统具有以下特点： 系统健壮。通过双服务器互为复制与备份机制，确保系统数据安全可靠。 结构灵活，易于扩展。 移动支持。远程联机，支持收发邮件及业务处理。 安全可靠。系统防火墙技术信息更为安全。2 方案概要2.1 办公产品系统功能结构图3 功能3.1 我的办公桌我的办公桌主要包括了系统中的所有的个人应用的相关模块。其中包括有：日程安排、消息通知、提醒管理、个人文件柜、文件传送、代办人设置、主页快捷键、通讯录、工作计划及电子邮件。3.1.1 日程安排功能：用于单位里的所有人员安排自己的个人日程，如每天要处理的相关工作及琐碎事情都可以登记在日程安排中。如果领导有秘书，秘书可以代领导安排要处理的日程。领导只需查看自己要处理的日程。3.1.2 消息通知 功能：消息通知分为两类，一类是单位级的，一类是个人级的，单位级的由专人负责管理发送，如单位要放假，发布一条放假通知，这就是属于单位级的通知。而个人级的是属于私人处理的消息，如单位中的张三有一件事要提醒李四，张三发布给李四的消息就属于个人级的。3.1.3 提醒管理 功能：如在日程中设置了提醒管理，到了日程要办理的时间，系统会弹出提醒信息框 3.1.4 个人文件柜 功能：和网络硬盘相同，在网上管理自己的文档信息，可以将文档共享给其他人员查看处理，如单位下属可以将文件共享给相关的领导，方便领导随时查看处理的文件及当前的处理情况 3.1.5 文件传送功能：发送文件，如张三需要发送一份文件给李四处理，通过文件传送，文件就能够发送给李四3.1.6 代办人设置功能：个人要处理的事务可以设置代办人，如局长出差，该局长负责财务和人事方面的工作，他可以将财务和人事的工作分别委派给两个人分别处理。3.1.7 主页快捷键 功能： 类似于windows的快捷键3.1.8 通讯录功能：可以管理个人的通讯录信息，如某联系人的地址，电话，email等。3.1.9 工作计划n 功能： 进行工作安排的功能，如上级领导发布了某一项工作，交于下面的科室进行办理，科长就可以根据要办理的工作进行一次文件的起草（如有秘书或文员的话可以交于他们处理该工作），然后将文件发布给要相关的办理人员，办理人员就可以根据科长编写的要办理的事务进行逐项办理，办理完后填写办理结果，科长就能查看到所有的办理人员的办理结果，并给与一定的意见评价。3.1.10 电子邮件功能：提供电子邮件服务器，单位内部邮件，单位人员可以通过邮件系统相互进行信息交互3.1.11文件协商交互功能：同事与同事或领导与下属间的文件进行信息交互，如领导要下属起草一份报告，下属起草完后，可以通过该功能将起草好的文件发送给领导，领导查看完后，可以直接在网上对原文进行修改可批注，然后再将文件发送至起草文件的下属，起草文件的下属再根据领导的批注对文件进行修改，然后最终打印，将报告送给领导处。3.2 公文管理公文管理中包括有收文和发文两大部分。 发文：主要用于单位级（通过办公室）的文件发送，通过流程后的文件可以形成正式的文件，并可在组织机构中进行流转查看 收文：用于接收外部登记并发送外部的相关文件，并可指定相关的文件办理人员,办理人员将指定文件批办人员、文件传阅人员、文件承办人员、文件批示人员，批办人员将查看文件，办理事务，签署批示意见；传阅人员，查看文件，签字；承办人员，查看文件，办理事务，填写办理结果；文件批示人员，查看文件，签署批示意见 为了满足用户一人多岗位的情况，在公文中的中定制角色，角色和组织机构的部门相关联，做到公文流程数据的独立性，使公文使用的整个流程和组织机构树无关3.2.1 发文功能介绍：n 发文指的是正式成文的整个发布流程。包括的角色有：公文审核人员、公文会签人员、公文签发人员、公文清稿人员、公文盖章人员n 公文起草人员：起草公文文件，并将文件送转到审核人员处审核公文审核人员：审核修改文件，退回文件或指定文件的会签人员、签发人员、清稿人员、盖章人员等。也可再次指定审核人员，由二级审核人员进行操作。(此类操作主要为部门文件发送给办公厅的文件)公文会签人员：会签文件，加入相关的批注意见及意见信息公文签发人员：签发文件，加入相关的批注意见及意见信息公文清稿人员：对文件进行清稿操作，确定文件的最后成文的版本公文盖章人员：对文件进行电子公章的加注。针对于公章的安全性采用公章密码确认及电子印章真实性校验的方式n 整个流程为公文起草人员起草一份文件发送至审核人员处进行文件审核，审核人员审核文件，确定文件的下一步操作：可回退文件、可再度指定审核人、可指定会签人员、可指定签发人员、可指定清稿人员、可指定盖章人员盖章等。当会签人员、签发人员工、清稿人员或盖章人员操作完成后，文件将流转回审核人员处，审核人员确定文件的最终情况，确定文件的是否发布。在中间的办理过程中，所有的角色都可再次启用外部流程进行相关的交互工作，例如在会签人员处进行会签操作，会签人员可以将文件再次启用外部流程，将文件流转到其他的人员处对文件进行意见反馈后，再进入主流程进入下一步操作。另外，在文件表单方面，提供条件定制查询及查询出来的列表打印功能。用户可以通过纪录查看，查看当前流程处理的节点，并可对节点中相关处理人员发送消息通知另外在文件管理系统中，提供了文件的转发功能，文件接收人员可将文件在组织机构中对其他的需要文件的人员进行文件转发操作功能包括： 起草文件 审核文件 会签文件 签发文件 清稿文件 文件盖章 追加个人子流程 催办信息发布 打印表单清单功能特点： 实现了通过B/S方式进行文档编辑操作 实现了最大限度的和Microsoft Office兼容 实现了通过网络在线编辑和保存服务器文档的功能 实现了通过网络在线编辑和保存服务器文档的功能 实现了手写签名、痕迹保留的功能 设置及追加个人子流程 可以针对于办理事务追加催办审请消息单 提供打印表单清单3.2.2 收文功能介绍：n 收文指的是接收来文文件进行来文文件落实处理的整个流程。包括的角色有：文件登记人员、文件办理人员、文件批办人员、文件传阅人员、文件承办人员、文件批示人员n 文件登记人员：将来文的外部文件扫描成PDF文件，登记文件信息，将PDF文件进行正文及附件上传。指定文件的办理人员文件的办理人员：查看文件，指定文件的下一级办理人员及文件相关的批办人员、传阅人员、承办人员及批示人员文件批办人员：查看文件，办理事务，签署批示意见文件传阅人员：查看文件，签署信息文件承办人员：查看文件，办理事务，签署办理结果文件批示人员：查看文件，签署批示意见n 整个流程为文件登记人员扫描外来文件，登记文件表单后发送给相关的文件的办理人员。办理人员可以指定文件的下一步操作，指定下一级的办理人员及文件相关的批办人员、传阅人员、承办人员、批示人员。而文件的批办人员、传阅人员、承办人员、批示人员办理完他的事务后，文件将流转回办理人员处，办理人员可根据实际的情况结束文件的流程。当所有的办理人员都结束文件流程后，文件的收文办理流程结束。另外，在文件表单方面，提供条件定制查询及查询出来的列表打印功能。另外，在文件表单方面，提供条件定制查询及查询出来的列表打印功能。用户可以通过纪录查看，查看当前流程处理的节点，并可对节点中相关处理人员发送消息通知另外在文件管理系统中，提供了文件的转发功能，文件接收人员可将文件在组织机构中对其他的需要文件的人员进行文件转发操作功能包括： 登记来文 办理来文 批办来文 批示来文 传阅来文 承办来文 追加个人子流程 催办信息发布 打印表单清单功能特点： 实现了通过B/S方式进行文档编辑操作 实现了最大限度的和Microsoft Office兼容 实现了通过网络在线编辑和保存服务器文档的功能 实现了通过网络在线编辑和保存服务器文档的功能 设置及追加个人子流程 可以针对于办理事务追加催办审请消息单 提供打印表单清单3.3 档案管理功能：对所有需要归档的文件进行分类分库管理，单位人员需要借阅查看某一案卷的档案，需要在网上提交借阅申请报告，由相关领导或档案管理员审核批注后，方能查看。系统会通过档案的销毁时间进行自动判断，发出信息提醒管理员，别一类的档案文件已经到了销毁时间，是否进行销毁，或需要通过某些领导批注后进行销毁。3.4 下属机构工作管理功能：l 对日常工作管理，领导可以查看到下属职员每天的工作安排情况及工作的完成情况l 安排下级的日常工作，如会议安排等l 统一管理下属机构单位对房产证、契税等的费用收取情况，相关的所有费用收取及房产证的发放要经过上级单位领导审核批准后，方能生效，该功能由自动化软件在网上处理完成，可以做到完全避免下级单位人员对所有费用收取及房产证的发放处理进行违规操作3.5 事务填报 功能介绍：n 事处填报是指在单位日常办公中经常需要填写的一些事务表单信息及相关的处理过程,整个流程可以由单位人员自己设置确定。一般单位需要填写的单据包括：具体单据名称具体单据名称请假单请款单用印单申请会议室会议纪要申请例会纪要申请车辆申请3.5.1 请款功能介绍：n 请款，当需要向单位借取一笔资金时需要填写的事务表单，请款人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的请款流程进行表单流转，直至流程结束3.5.2 请假功能介绍：n 请假，当需要向单位领导请假时需要填写的事务表单，请假人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的请假流程进行表单流转，直至流程结束3.5.3 用印功能介绍：n 用印，当需要向单位领导申请用印时需要填写的事务表单，申请人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的用印流程进行表单流转，直至流程结束3.5.4 会议室功能介绍：n 会议室申请，当需要向单位相关领导申请使用会议室时需要填写的事务表单，申请人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的会议室申请流程进行表单流转，直至流程结束3.5.5 会议纪要功能介绍：n 会议室申请，当需要向单位相关领导申请使用会议室时需要填写的事务表单，申请人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的会议室申请流程进行表单流转，直至流程结束3.5.6 例会纪要功能介绍：n 例会纪要，当会议结束后填写的例会纪要需要单位相关领导进行审核发布，编辑人员填写完表单及相关的附件信息后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的例会纪要申请流程进行表单流转，直至流程结束3.5.7 车辆功能介绍：n 车辆申请，当需要向单位相关领导申请使用车辆时需要填写的事务表单，申请人员填写完表单后只需将表单提交至相关的工作流，系统后台将根据单位定制出的车辆申请流程进行表单流转，直至流程结束3.6 事务管理功能介绍：n 当事务填报的申请批准后，所有的信息将进入事务管理系统中进行统一管理 功能特点： 支持信息查询统计3.6.1 请款管理功能介绍：n 当请款流程申请通过后，借款人员的该条借款信息将进入请款管理中进行统一管理，财务部门可以根据请款人员归还用款的时间对请款的事务信息进行请款归还操作，以确认所有借出的款项中已还的款项及未归还的款项3.6.2 请假管理功能介绍：n 当清假流程申请通过后，请假人员的该条借假申请信息将进入请假管理中进行统一管理，人事管理部门可以根据请假人员消假的具体时间对请假的事务信息进行确认操作，以确认该请假人员实际所请的假的天数3.6.3 用印管理功能介绍：n 当用印流程申请通过后，用印