公司档案管理制度.docVIP

档案管理制度一 总 则第一条 为了加强公司的档案管理，有效地保护和利用档案资源，促进档案管理工作的标准化、规范化、信息化，制定本办法。第二条 公司档案是公司在各项经营管理活动中形成的有保存和保密价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录的总和，包括经营销售、售后服务、客户管理、科研开发、项目工程建设、合资合作及联营、计划统计、人事劳资、教育培训、财务审计和党、政、工、青、妇等各项业务活动中正在形成和已经形成的档案。第三条 档案工作是公司各项管理工作的基础之一，档案信息化工作是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。第四条 公司所有员工有保护档案的义务。第五条 各部门部长对本部门档案的安全负责，是本部门档案管理的第一责任人。二 档案机构及其职责第六条 公司设立档案室，负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案工作。配兼职档案管理员，专门负责档案的日常管理和各项具体的档案业务，同时采取各种预防措施，保证全公司个人工作电脑中电子档案在互联网、局域网和移动盘片的使用过程中不会向外泄漏。档案室以及档案管理员归综合管理部领导。第七条 各部门应指定兼职档案员，负责本部门的文件材料的积累、整理及存档，并按规定向档案室移交归档。同时配合公司档案管理员对本部门的个人工作电脑中的文件采取措施，防止电子档案文件的泄漏。三 档案的归档第八条 文件材料的形成和积累是档案工作的基础，必须纳入各部工作计划和有关人员的岗位职责，并将文件材料整理归档作为各项活动结束前的最后一道工作程序，以保证归档文件材料的完整、准确、系统。第九条 文件资料的归档范围：凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须向档案室归档，包括：（一）企业资产：包括各种物业的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料；（二）注册登记：包括公司设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程及与各方签订的合同）；（三）行政管理：包括各种会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳资保险、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料；（四）人事管理：个人档案、薪酬制度、工资、劳动合同、考评、岗位职责等文件材料；（五）经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计、品牌形象管理等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，公司内部管理体系和各种流程规范、标准,经营过程中总结出独特的商务模式与各种策划方案形成的文件材料，市场运作过程中的方法和技巧整理形成的文件；（六）生产技术管理：包括生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、科技管理、计量工作、标准化工作等形成的文件材料；公司各种资质证书及相关材料；（七）社团工作：包括党、团组织、工会、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料；（八）投资开发：包括境内外投资项目中的项目建议（申请）书、意向书，可行性研究报告、项目评估、项目批准文件，合同、章程、协议等及其审批文件、批准证书；项目勘察设计、施工、竣工验收等活动形成的文件材料；承包工程、设计咨询项目中的招投标、中标、签订合同、施工准备、施工、竣工验收、工程移交等活动形成的文件材料；科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成的主要文件材料；劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等活动形成的文件材料。（九）基本建设：包括本企业各种基建工程形成的依据性、基础性材料；设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件材料；（十）设备仪器：包括各种自制、外购设备及安装调试文件材料；（十一）产品生产：包括每种产品从开发、设计到工艺、工程安装、加工制造、检验、包装、商标、广告等方面形成的文件材料；（十二）科学研究：包括从开题到实验、总结报告、技术鉴定、成果推广应用及转让等系列活动中形成的文件材料；（十三）声像实物：包括各种活动形成的胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘、证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、书画等；（十四）各种商务运作和技术培训资料等其它有利用和保存价值的文件材料。第十条 不作为归档文件材料的范围（一）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（二）上级机关任命、奖惩非本单位工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料。（三）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。（四）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。（六）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。（七）非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。第十一条 归档要求（一）公司文件的交接归档应由各职能部门与档案管理人员共同完成。文件材料在处理完毕之后，文书部门和各职能部门应对在本部门形成的文件，按其形成规律和特点进行初步整理后，定期移交给档案管理人员集中管理。档案管理员要对文件的整理和组卷给予必要的指导与协助。（二）必须保证归档文件的质量1、归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准要求。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。、归档的文件材料必须完整、系统、准确。、每类科研成果、产品试验定型、项目工程建设竣工验收、设备开箱等必须有档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）的完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。、归档的文件必须是原件。、保持归档文件材料之间的历史联系，能准确反映本企业生产经营和各项管理活动的真实内容和历史过程，并进行科学分类、立卷和编目编号。、案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。（三）归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。第十二条 归档时间（一）党政管理和经营管理档案，在翌年上半年内完成整理立卷和移交归档工作。（二）产品和及其工艺底图项目在设计完成后、投入生产前正式归档。（三）科研文件材料在科研成果鉴定后一周内归档。（四）项目工程建设档案在竣工验收后一个月内归档。（五）涉及企业生产经营、组织机构设立、重大投资决策等内容的会议纪要或决议，在文件拟制盖章后，立即交档案室归档。（六） 公司固定资产所有权证书（如房产证等），以及涉及固定资产买卖、租赁、转移、灭失等相关合同、协议、决议等文件，均由公司档案室负责保管，其中房产证在相关部门取证后的第二天交档案室归档；其他相关合同、协议、决议等在签署后一个星期内交档案室归档。（七）新购设备（包括引进设备和技术）在开箱时必须会同档案室进行技术资料核对登记，于竣工后连同试车记录等文件材料一并整理立卷归档。（八）人事档案由人事专员在翌年的上半年内负责完成归档。（九）会计档案一般在会计年度结束后，暂时由财务部保存一年期满后，向档案室移交。（十）各项管理工作形成的文件材料，在翌年上半年内，要将应当归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。上述归档事宜均需办理相关归档移交手续。第十三条 归档手续（一）科技文件应编写归档材料简要说明，并经项目负责人审核签字。归档材料说明的内容主要有：项目情况（包括项目名称和代号），任务来源和依据，任务实施情况，项目水平、质量和效益等，本项目科技文件的完整、系统、准确情况，本项目负责人和参加人员的分工情况，归档材料整理人，说明书撰写人姓名和撰写日期等。（二）填写归档文件移交清单归档文件移交清单系公司文件交接归档的原始凭证，填写时一式两份。在办理文件移交归档手续时，交接双方-职能部门和档案管理员按清单移交点收，并在签字和注明日期后，双方各留存一份，以备查考。第十四条 归档份数（一）各类文件材料归档一般为一式一份。（二）重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。第十五条 档案管理员有责任对公司各部室文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。四 档案的分类与整理第十六条 归档的文件材料，应参照国家和省的有关标准和规范，充分考虑本公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点，以便于公司的信息化管理与档案资源的综合开发利用为原则，进行档案的分类和整理。其基本要求：（一）归档材料应是原件，完整齐全，能准确反映本企业生产经营和各项管理活动的真实内容和历史过程；（二）归档材料应经过系统整理，区分不同价值，分门别类地编制归档文件目录，便于保管和利用。第十七条 公司档案的分类共设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、设备仪器类、会计类、人事档案类、声像类、产品类、审计类、知识产权类、研发技术类。第十八条 二级目录的设置方法：（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类按问题特征设置。（二）基本建设类按建设项目设置。（三）设备仪器类的按名称设置。（四）会计类按会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他设置。（五）人事档案按在职职工、非在职职工、离退休职工和死亡职工分别设置。在职职工档案类目的设置按有关条例的规定执行。（六）产品类按种类或型号分别设置。（七）审计类按常规审计、专项审计和其他分别设置。（八）声像档案按载体形式（照片、底片、录音带、录像带）分别设置。档案分类中的各类类目统一用二位阿拉伯数字标识，不同级类号之间直接联接。第十九条 保管期限表公司根据国家档案管理部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中永久为50年以上，长期为16年50年，短期为15年以下。第二十条 档案的编制、统计（一）档案管理员应编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等检索工具，按档案著录规则进行档案著录工作。（二）档案管理员应编制公司档案基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，要做到准确可靠。（三）档案管理员应根据公司信息化系统建设的整体计划要求，具体负责公司档案数据库的录编工作。五 档案的鉴定第二十一条 档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分管档案工作的公司领导、档案管理员和部门兼职档案管理员组成。日常鉴定工作由公司档案管理员负责。第二十二条 档案鉴定小组的任务（一）立卷归档前的文件价值鉴定1、鉴别哪些文件材料可以归档；2、确定归档文件材料的保管期限。（二）对保管期满的档案进行鉴定：对馆（室）藏档案定期进行审查，拣出保管期满，失去保存价值的档案并予以销毁。第二十三条 档案鉴定的工作的基本原则（一）全面性、整体性原则：在鉴定时必须全面地、有关联地分析相关的档案材料，而不能孤立地就某一部分档案材料来断定其保存价值；在鉴定时必须从国家整体利益出发，全面衡量企业档案的价值、作用。（二）动态性、发展性原则：即必须结合当时的历史背景、分析档案的内容和形式，确定恰当的保管期限，要用发展的眼光预测和判断企业档案的价值。（三）经济性、实用性原则：企业档案的鉴定工作要充分考虑到企业的经济承受能力和瞬息万变的市场环境，适应生产经营活动的客观需要，以满足利用需要为前提；充分尊重各职能部门对本部门形成档案的鉴别、分析意见。第二十四条 档案鉴定工作的方法鉴定档案价值的基本方法为直接鉴定法，即由鉴定人员直接地、逐卷、逐件、逐页地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和文件标题判定其价值。第二十五条 确定保管期限原则（一）对本公司有长远利用价值并能反映本公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。（二）凡在一定时期有利用价值的档案分为长期或短期保存。（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第二十六条 对保管期满的档案，在第二年下半年进行鉴定工作。第二十七条 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到规定标准。鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。第二十八条 销毁档案的程序（一）档案室应根据鉴定小组的鉴定意见撰写申请报告，并列出需销毁档案的清单分别报公司分管领导及公司法定代表人批准。鉴定小组鉴定意见、销毁清单和申请报告材料由档案室保存。（二）档案销毁由档案管理员负责，并由综合管理部派人进行监销，并在销毁清册上签名。（三）销毁档案时要执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密并对公司造成损失的，将根据国家和公司有关规定进行处理。六 档案的保管第二十九条 档案室的钥匙由档案管理员专门保管，公司其他人员不得擅自进出档案室；第三十条 档案管理员设立档案管理网络监控系统，公司每个人员须接受档案管理员的监控检查，在监控检查中不予配合的人员，公司将予以处罚。第三十一条 个人工作电脑的外接接口须由档案管理员统一规范管理实施办法，公司所有人员须予以遵守执行。第三十二条 档案的存放（一）档案室配备档案密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。（二）存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号盒顺序排列在胶片柜或防火柜内。（三）公司档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等八防工作。（四）档案管理员应定期对档案室进行检查、清理、核对工作，做到帐物相符。发现问题及时采取措施，对破损档案应及时进行修补和复制。第三十三条 档案室应具备的条件（一）档案库房是集中保管档案的基地，须有铁门、铁窗、铁柜等防盗设施。（二）档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温、湿度基本保持在1424，相对湿度4565%之间的规定要求。（三）档案库房不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。（四）档案库房要防止阳光直射，库房照明淘汰应用白炽灯。（五）库房内要配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。（六）应保持档案库房整齐干净。档案入库前，必须严格检查、消毒。档案柜内应施放防霉、防虫药剂。第三十四条 定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。第三十五条 要根据公司的有关保密制度，对涉及知识产权和公司商业秘密的档案加强安全保管。七 档案的借阅第三十六条 公司所有正式工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。第三十七条 公司及各投资企业工作人员在档案室查阅档案，均须办理借阅登记手续。第三十八条 借阅档案应遵循以下程序：（一） 档案借阅单位（人员）填写档案借阅审批表。在借用单位申请一栏内写明用途、借用期限及管理责任人。（二） 借用人将档案借阅审批表交部门负责人签字同意后报公司领导批准借用公司房产证的单位（人员）还需与档案室签订房产证借用约定书。（三） 借用人将载有公司领导签字的审批表提交档案管理人员领取相关档案。（四） 公司档案管理人员在档案借阅登记簿上进行借阅登记并由借阅人和档案管理人员同时签名并注明借阅时间和归还时间。（五） 借阅人按时归还。第三十九条 借阅公司秘密级以上级别档案的，需经公司总经理批准，并在指定地点查阅，未经批准不得复印。第四十条 借阅期满后需继续借阅者应重新办理