公文写作二重点文书写作.ppt

,秘书课程 公文写作 -重点文书写作,2,课程目标,课程内容,三通文件,通告 通知 通报,三通文件区别与联系,区别,所告知对象不同； 制发时间不同； 目的不同； 作用不同；,联系,都有沟通情况、传达信息的作用,三通文件区别,所告知的对象不同。 通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报下级单位或部门，无论哪种通报，受文单位只能是制发机关的所属单位或部门； 通告所告知的对象是全部组织和群众，它所宣布的规定条文，具有政策性、法规性和某种权威性，要求人们遵照执行，一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传； 通知一般只通过某种公文交流渠道，传达至有关部门、单位或人员，它所告知的对象是有限的。,三通文件区别,制发的时间不同 通报制发于事后，往往是对已经发生了的事情进行分析、评价，通报有关单位，从中吸取经验教训； 通告、通知制发于事前，都有预先发出消息的意义。,三通文件区别,目的不同 通报主要是通过典型事例或重要情况的传达，向全体下属进行宣传教育或沟通信息，以指导、推动今后的工作，没有工作的具体部署与安排； 通知主要是通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理； 通告公布在一定范围内必须遵守的事项，有着较强的、直接的和具体的约束力。,三通文件区别,作用不同 通报可以用于奖惩有关单位或人员。 通知、通告无此作用。,通 报,企业通报是企业单位用以通报某些影响较大的典型事例和传达情况的公文，它主要用于本企业交流经验、总结教训、教育员工、改进工作、表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况等。,通报的特点,目的的教育性 事例的典型性 发文的时效性 事实的真实性,通报的类型,通报的结构,通报正文,通报正文,1通报缘由 简要概括出通报事项的主要事实，即写明文件的起因、 发展、结果、影响等大体概貌。 2通报事项 具体地叙述构成事实的时间、地点、人物、事件、结果等 要素，通过选取具有典型性、代表性的材料加以阐述。 3简要分析 对通报事项进行概括分析，对事件的本质作出评价，指 出其模范先进事迹的精神实质，或其错误的根源和危害，达 到了解本质、掌握实质的目的。这部分要注意一定要从实际 出发，进行中肯分析，旗帜鲜明地概括出经验或教训的要点。,通报正文,4处理决定 简明概括地表明对所通报人物事件的态度，即对有关人 员或单位进行具体的实事求是的表彰或处分，同时提出希望 和要求。这部分内容要文字简练，篇幅简短。 5签署 写明发文企业名称和成文时间。在通报标题中已标明发 文企业名称的，这里就不必再写。,通 知,概念：上级对下级、组织对成员或平行单位之间进行部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。 写法 以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼。 另一种是以书信的形式，发给有关人员，写作形式同普通书信，写明通知的具体内容即可。 邮件形式：书信形式的的另一种表现形式。,2019/5/1,17,通 知 1,通知 全体学员： 本星期日（8月18日）上午10时，中心将在中心第二教室举行招聘说明会，请准时出席。,2019/5/1,18,通 知 2,通知 全体学员： 本星期日（8月18日）上午十时，在中心第二教室举行招聘说明会，请准时出席。 2007年8月12日 教学部,2019/5/1,19,通知 3,通 知 全体学员： 本星期日（8月18日）上午十时，在中心第二教室举行招聘说明会，请准时出席。 2007年8月12日 教学部,2019/5/1,20,通 知,关于2010年元旦放假的通知 全体员工： 根据全国年节及纪念日放假办法的规定及国务院办公厅关于2008年部分节假日安排的通知精神，今年公司元旦放假时间为：元月1日至3日，共3天。元月4日正常上班。2007年12月29日（星期六）、30日（星期日）分别上元月2日（星期三）、3日（星期四）的班。 放假期间，公司安排值班人员要坚守岗位、高度负责，做好节日期间防火防盗工作，切实保障员工和财产的安全。预祝大家过一个愉快的元旦！ *市*有限公司 2007年12月21日,2019/5/1,21,作业讲解与点评,关于上课着职业装的通知 应用文学习总结,课程内容,会议纪要,会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 会议纪要不同于会议记录。 会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。,会议记录,会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴， 会议记录只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。,会议纪要的特点,会议纪要 分类,会议纪要 分类,会议纪要,会议纪要一般分两大部分 开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。 第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。 根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下三种写法： 集中概述法 分项叙述法 发言提要法,2019/5/1,29,范 文,产学研讨论会议纪要 时 间：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龙 出 席 人： 黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜 列 席 人： 林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、 郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、 刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波 会议要点： 1、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2011年全省教育工作要点。要求要结合上级指示精神，创造性地开展工作。 2、会议决定，王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作，分管领导要在职权范围内大胆工作，及时拍板。如有重要问题需要学院解决，则提交办公会议研究。,2019/5/1,30,范 文,范 文 A B,课程内容,计划,计划的概念 机关、团体、企事业单位或个人 ，对一定时期的工作预先做出安排和打算时，都要制定计划。计划的内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中。,2019/5/1,34,计划的内容,开头 主体 要做哪些事 做到何种程度 怎么做（详细步骤和安排） 谁来做（具体到人） SMART原则 结尾,2019/5/1,35,范 文 A B,写计划常见的问题,对计划不重视 把目标当成计划，只有目标，没有完成目标具体的方法、步骤、策略 计划不具体、不明确，没有落实到人 ,2019/5/1,37,课程内容,总 结,概念： 单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。,2019/5/1,39,总 结,总结的写法 标题 正文 前言 主体 结尾 落款,2019/5/1,40,范 文 A B,课程内容,述职报告,述职报告是指各级各类机关工作人员，主要是领导干部向上级、主管部门和下属群众陈述任职情况，包括履行岗位职责，完成工作任务的成绩、缺点问题、设想，进行自我回顾、评估、鉴定的书面报告,写作方式,一般为2种： 一是四大段式，即做法+成绩+不足+改进。 二是逐条答复式。每条职责需逐个回答：做法+效果+问题+改进。,述职报告五要点,述职报告分类,述职报告结构,包括标题、称谓、正文和署名四部分。,述职报告标题,单行标题： 例：“述职报告”或者“在（上）的述职报告” 双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型 例： 1、加快改革开放和现代化建设步伐，夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告 2、继往开来，与时俱进，全力以赴向国家级示范性高中冲刺在中学第二届教职工代表大会第四次扩大会议上的述职报告（19992000年度） 3、 政府工作报告2001年月日在第七届市人民代表大会上的报告,述职报告称谓,称谓是报告者对听众的称呼。 称谓要根据会议性质及听众对象而定。 例： 1、“各位领导、代表”。 2、“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们”,述职报告正文,正文：依据报告的场合和对象而定 一般来说采用总结式写法，共分四部分。,述职报告结尾,报告结束时要用称谓礼貌用语 例： “以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家！” 落款 要写明自身姓名及单位名称，最后写报告年月日。,课程内容,工作简报,工作简报即是以组织的名义对本组织在某一阶段的工作开展及完成状况向组织成员及公众的说明和公示。,简报作用,简报是用以汇报工作、交流经验、沟通情况、传递信息、指导工作的一种专用文体。 “工作通讯”、“情况反映”、“工作动态”等都属于简报之列。,简报种类,范 文 A B,课程内容,礼仪文书的特点,（一）礼仪性 不仅文辞典雅、称谓谦恭、祝颂礼貌，而且在书写款式、书写材料等方面也颇为讲究。 （二）情意性 要表达真挚的情感。 （三）广泛性社会工作和生活中各种公关礼仪活动经常使用。,若需邀请亲朋友好去你家做客，你是如何邀请的？,一、邀请函,概念 邀请书(信)，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项重要活动时所常用的请约性书信。 在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。,一、邀请函,特点 礼仪性 明确性 发送对象是针对特定的单位或个人 类型 会议类邀请书：专为庆祝会、纪念会、座谈会等发出； 活动类邀请书：专为仪式、宴请、执行等发出； 工作类邀请书：专为成果的评审、鉴定、决策的论证而发出。,一、邀请函,文体结构和内容结构 标题 在纸上方中间用大于正文的字体标出“邀请书”三个字。也可在“邀请书”三字前用小字标出发邀请书的单位名称。 称谓 在正文的上一行顶格写被邀请者(个人或者单位)名称。姓名之后可加“书记”、“校长”等职称或者“先生”、“女士”等 尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼之后加冒号。,正文 在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般写清邀请的目的、 活动内容、性质、时间、地点及应注意的一些问题。 结尾 通常写“敬请光临”、“敬请莅临”、“敬请光临指导” 或 “恭候光临”等礼貌用语。 落款 写清发邀请书(信)的单位名称或个人姓名，下一行注明年月日。 如果单位名称在标题中已标出，可从略，但为了表示礼貌，一般 都是要再次注明的。,关于邀请出席专业建设指导委员会 财务会计专业岗位能力与课程体系改革研讨会的函 尊敬的公司财务总监张女士： 经我系推荐，学院批准，拟聘请您担任经济管理系专业建设指导委员会专家委员，并请您出席“财务会计”专业岗位能力与课程体系改革研讨会。 一、会议目的 为使我系的专业定位更加准确，课程设置、教学计划更加符合职业岗位的要求，突出高职特色，特举办本次研讨会。烦请您对我系“财务会计”专业的培养目标、专业定位、岗位能力的分解及课程设置提前准备好指导意见。 二、会议主要内容 （一）成立专业建设指导委员会，并由学院领导为专家委员颁发聘书。 （二）专业岗位能力与课程体系改革研讨。 三、会议时间、地点 时间：2006年6月30日(周四)上午8:3011:30。 地点：职业技术学院经管系206会议室。 四、联系人：耿浩，电话：123456789 敬请莅临！ 职业技术学院 经济管理系 二OO六年六月二十六日,二五年全国普通高校评卷教师 邀 请 书 中学老师： 经研究，决定邀请你参加今年全国普通高考语文科评卷工作。如果你不需要回避，无直系亲属参加今年普通高考，请于七月十一日到师范大学阅卷场报到(请开具介绍信，并带工作证)。 此致 敬礼 ！ 全国普通高考师大阅卷场办公室 二五年六月二十八日,邀 请 函,尊敬的_先生/女士： 您好！ 感谢您一直以来对阿里巴巴的支持与信任。 八年来，您与阿里巴巴风雨同舟，共创辉煌。 在过去的一年里，我们的中国供应商会员通过网上贸易编织了不少精彩的财富故事，阿里巴巴承载着全球投资者的信任和上千万客户的期望成功在香港上市；展望新的一年，阿里巴巴的老客户又会给予阿里巴巴怎样的期待与寄语，阿里巴巴又将给广大的中国供应商会员带来什么新的回馈和服务。,现诚邀您参加“点点商机，硕果累累”阿里巴巴07年网商答谢会活动。阿里巴巴诚挚期望在新的一年能与各位新老客户携手并进，共同开创网上开拓海外市场的新纪元。 活动时间：2007 年12月18日 活动地点：青岛丽晶大酒店 恭候您的光临！,回复函,1标题 2称谓 回复函要使用敬称。 3正文 首先，要感谢对方的邀请，并对对方举办的重大活动表示庆贺； 其次，若接受邀请，就要表明接受邀请之意，并简要提出参会时需要对方协助办理的相关事宜。,回 复 函,尊敬的某某先生/女士： 感谢4月12日来函邀请我们参加2005年北京国际电子产品博览会。 我们将非常高兴地参加并计划展示我公司的电子产品。公司李云峰副总经理 对参展各项事宜做出具体安排，并将按时参会。具体要求我们将以电子邮件发送给贵公司。 非常感谢您的邀请！ 青岛海达电子通讯公司 2005年4月16日,课程内容,（一）概念 通常也叫请帖、简帖、柬帖，是为邀请客人参加各种纪念活动、婚宴、晚会、诞辰和重要会议等而发出的一种书面形式的通知。 在决定比较重大的事项或庄重的场合，需要宾客参加时通常都发出请柬，一般用套红制成帖子形式。 邀请书与请柬的区别 邀请书与请柬有相似之处,它实际上就是一种比较复杂的请柬，但它使用范围比请柬更广泛,信息容量更大,除了起请柬的作用外，还有向被邀请者交代有关需要做的事情的作用。 请柬比邀请书庄重、典雅，表达的礼仪、情感色彩更浓一些。,二、请柬,（二）特点 注重礼貌，措辞典雅 对象明确，制作精美 请 柬 尊敬的先生： 敝公司定于2005年6月30日至7月5日8：0017：00在上海瑞金大厦3号楼展览大厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。 新大地公司 二五年五月二十五日,简析：这是一份邀请对方参加贸易洽谈会的请柬。时间、地点具体明 确，内容简洁，语言谦恭得体。,二、请柬,（三）请柬的类型 按内容分为会议请柬和喜庆请柬,（四）请柬的结构和写法 从形式上分为横式写法和竖式写法两种。竖式写法是从右边向左边写。 从内容上看，请柬作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。,（六）例文与简析,请 柬 尊敬的先生： 敝公司定于2006年6月30日至7月5日8：0017：00在宁波国际会展中心3号楼展览大厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。 新兴远家具公司 二六年五月二十五日,（六）例文与简析,请柬 女士/先生： 兹定于9月9日晚700900在市教育局礼堂举行教师节茶话会，届时敬请光临。 此致 敬礼！ 市教育工会 二00六年八月三十日,（六）例文与简析,先生： 我校定于二00年月日上午九时在本校礼堂举行建校二十周年校庆纪念日活动。敬请光临。接待地点在本校行政大楼会议室一二六室。 学院（公章） 年月日 联系人：高,请 柬（封面是图案）,正面,反面,课程内容,商洽函,课程内容,贺 信 中山大学全体教职员工： 尊敬的曾宪梓先生： 值此贵校建校六十六周年曾宪梓堂落成剪彩之际，梅州市委、梅州市人民政府谨向你们致以热烈的祝贺和诚挚的问候! 中山大学是一所具有光荣历史的高等学府，在六十多年的峥嵘岁月中，不断开拓进取，奋发向上，培养和造就了千百万各行各业的优秀人才，为振兴祖国的教育事业，扩大国际文化交流，为社会主义物质文明和社会主义精神文明建设做出了杰出的贡献，为世人所瞩目，蜚声海内外。在此喜庆的日子里，我们衷心祝愿贵校继往开来，年年桃李，岁岁芳菲。 曾宪梓先生一贯爱国爱乡，鼎力支持家乡的文化教育、体育等各项公益事业，兴学育材，造福桑梓。中山大学曾宪梓堂的落成，是先生拳拳赤子心、殷殷故乡情的又一生动体现。它的建成不仅为贵校增辉添彩，也将进一步改善学校的办学条件，促进教学质量的提高，激励广大师生为振兴中华而发奋学习，努力拼搏，争取更大的荣誉。 祝盛会圆满成功! 中共梅州市委 梅州市人民政府 年十一月十一日,贺信（词） 也称祝贺辞，是表示祝贺、祝愿的言辞和文章，是人们在交际活动中使用频率较高的一种公关礼仪文书。 常用于 机关、团体、企事业单位或个人向取得重大成绩、做出卓越贡献的有关单位或人员表示祝贺或庆贺， 对国际、国内发生的重大喜事表示慰问和赞扬， 对一些重要会议、节日、庆典、开业、晋升、婚礼、寿辰等表示庆贺、祝愿的场合 。,一、贺信（词）的概念,工作方面的祝贺。如工作取得突出成绩，圆满完成了某项重大任务；重要工程的开工、竣工；科研项目的完成以及商场的开业等。 会议方面的祝贺。如重要会议的召开或胜利闭幕等。 节日的祝贺。侧重叙述节日的意义和如何以实际行动来祝贺这一节日。 日常生活中的祝贺。如贺事业、贺婚、贺寿等。,二、贺信（词）的类型,三、贺信文体结构和内容结构,标题 三种写法： 正中直接写“贺词”作为标题； 或发信主体加文种； 或发信主体+贺信接受者+文种构成。 称谓 顶格写明收看信函的对象，即被祝贺单位或个人的称呼。,三、贺信文体结构和内容结构,正文 概述对方取得的成绩并简单分析主观和客观原因。热情的鼓励、殷切的希望和双方的共同理想。 具体可按照以下思路写作： 一是开头用简练的语言写出祝贺的原因。 常用“值此之际，谨代表向表示热烈祝贺。” 二是根据不同的祝贺对象，采用不同的主体内容与措辞。 举例：祝贺对方取得突出成绩、祝贺会议召开、 寿辰贺信、祝贺对方担任新职务等 结尾 写上表示祝愿的话,如“祝大会圆满成功”、“祝您长寿”等。 署名 另起一行,在右下方写发信单位或个人姓名。署名下边写年月。,感情要饱满、充沛。 给人以鼓舞、力量。冷冰冰的陈述、说明是表达不出祝贺者的心愿的。 内容要实事求是。 评价成绩要恰如其分，表示决心要切实可行，不可言过其实。 语言要精练、明快、通俗流畅。 不能堆砌华丽的词藻，篇幅要短。,四、写贺信（词）时应注意的事项,课程内容,三、答谢词,（一）概念 答谢词是在专门仪式、宴会、招待会上,由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。 也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。,三、答谢词,（二） 特点 讲究客套，充满真情 注重照应，尊重习惯 篇幅简短，气氛热烈,（三）写作答谢词的注意事项 客套话与真情 在礼仪场合，必要的客套话是不能省略的，比如“感谢”、“致敬”之类热情洋溢、充满真情的词语。 尊重对方习惯 在异地作客，要了解当地民情、风俗、尊重对方习惯。 注意照应欢迎词 答谢词要注意与欢迎词的某些内容照应，这是对主人的尊重。即使预先准备了答谢词，也要在现场紧急修改补充，或因情因境临场应变发挥。 篇幅力求简短,答 谢 词 女士们、先生们： 首先请允许我感谢你们的盛情邀请及款待，今天能够出席你们的招待 会，我感到十分荣幸，能够有机会与在场的中国朋友畅谈，感到非常高兴。 随着中国改革开放的进程不断深入，我们两国之间的交往越来越频繁， 许多政府官员、科学家、艺术家、体育代表团和商人的互访，更加深了我们 的友谊。多年来，我一直盼望着能有机会来中国，现在终于圆了我中国之行 的梦。 这次在华一年时间的访问学习是卓有成效的，我能够有机会见到许多知 名人士，聆听许多专家、学者的教诲，我们之间互相探讨、学习，并向中国 专家、学者请教，收获很大。 我的到访，得到了热情好客的中国朋友的热情接待，我深深感受到了勤 劳、善良的中国人民的热情、友好，我们彼此之间的深情厚谊，令我终生难 忘！ 借此机会请允许我再一次向大家表示衷心的感谢！ 祝愿我们两国人民世代友好下去！ X X X 二五年十月十二日,课程内容,一、欢迎词,（一）概念 欢迎词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或洗尘宴会上，主人对友好团体或个人的来访表示欢迎的讲话稿。 简言之，企事业单位对来宾表示欢迎的讲话稿。,（二）特点,注意礼貌，感情真挚 篇幅短小，简洁精练 注重口语性，体现欢愉性,（三）写作欢迎词的注意事项 称呼要用尊称，感情要真挚。 要能较得体地表达自己的原则立场。 措辞要慎重。 勿信口开河，同时要注意尊重对方的风俗习惯，应避开对方的忌讳，以免发生误会。 语言要精确、热情、友好、温和、礼貌。 篇幅短小，言简意赅。 作为一种礼节性的外交或公关辞令，欢迎词宜短小精悍，不必长篇大论。,欢迎词 女士们，先生们： 值此XX厂30周年厂庆之际，请允许我代表XX厂，向远道而来的贵宾表示热烈欢迎。 朋友们不顾路途遥远专程前来贺喜并洽谈贸易合作事宜，为我厂30周年厂庆更添了一份热烈和祥和的气氛，我由衷地感到高兴，并对朋友们为增进双方友好关系所作出的努力，表示诚挚的谢意 ! 今天在座的各位来宾中，有许多是我们的老朋友，我们之间有着良好的合作关系。我厂建厂30年能取得今天的成绩，离不开老朋友的真诚合作和大力支持。对此，我们表示由衷的感谢。同时，我们也为有幸结识来自全国各地的新朋友感到十分高兴。在此，我谨再次向新朋友们表示热烈的欢迎，并希望能与新朋友们密切合作，发展相互间的友好合作