某某股份有限公司采购经理工作手册.doc

某某股份有限公司采购经理工作手册二O一六年七月一日目 录1. 采购管理31.1采购流程31.2 采购操作51.2.1 询价审核51.2.2 采购订单操作61.2.3 采购入库送检81.2.4 审核验收退回单操作101.2.5 采购订单变更111.2.6 采购订单结案121.2.7 未记帐收票作业（采购收发票）131.2.7.1发票总金额与业务单据不一致131.2.7.2发票总金额一致但未税额与业务单据不一致141.2.7.3分次收发票162 . 采购外协管理172.1 采购外协管理流程172.2 采购外协操作182.2.1 托外加工单182.2.2 托工送检单202.2.3 托工验收退回212.2.4 托外加工“料废”处理212.2.5 托外加工“工废”处理222.2.6 未记帐收票作业（托工收发票）232.2.7 其它费用支出收发票作业253付款申请253.1预付款申请253.2付款申请264考核274.1询价单审核考核274.2采购订单考核274.3采购入库送检284.4审核验收退回单操作284.5采购订单变更294.6采购订单结案294.7未记帐收票作业（采购收发票）294.7托外加工单考核304.8未记帐收票作业（外协收发票）301. 采购管理1.1采购流程业务编号SL-D020业务名称主料采购业务流程简述采供处根据生产部生产需求分析的结果，需要采购的主料由采供处进行采购流程适用范围生产主料的采购相关岗位及权限岗位系统操作权限计划员根据销售订单做生产需求分析、请购单录入采购员接到采购订单后与供应商，签订合同、不合格货品做退货、进货送检、发票核销。录入采供处主管审核确认审核材料库管员原材料采购入库录入质检员对原材料做检验，进货验收单录入描述1. 请购单：生产部计划员接到营销部的销售订单和技术部制作的产品BOM配方表，在ERP系统中进行生产需求分析，计划员将需要采购的材料转制请购单；2. 询价单：询价员根据请购单在市场询价，根据询价结果制作询价单；3. 采购订单：采供主管依据审核的询价单转制采购订单，分配各负责采购员审核采购4. 采购合同：采购员根据采购订单下达采购信息，并制定采购合同。5. 验收退回单：品管部检验不合格的物资由品管部在系统中转制验收退回单，提交采供处各采购员审核，完成后由采供处各采购员协调退换货。说明：1. 询价员在询价时如有不含税的货品，在询价单中选择“不含税”，仓库人员不得改变是否含税方式。2. 税率不是17%，改写单据税率。1.2 采购操作1.2.1 询价审核询价单审核：采供处主管接到物资管理处提交的“询价单”，审核询价单.询价单审批目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联审核询价单采供处采供处主管操作规范说明：1.系统路径：行政管理 业务流管理 工作流管理 工作台；2.在“工作台”中点击“待办事宜”中的“询价单”，在右侧显示需审核的单据；3.右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。1.2.2 采购订单操作采购订单：询价单审核完成后,采供主管在ERP系统中制作“采购订单”，“采购订单”完成后，由采供处主管分配各负责采购员审核采购.采购订单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联根据询价单下采购订单进行采购采供处采供处主管制作采购订单，进入“采购订单”，点转入：过滤“询价单”资料，选择后确定；检查录入资料，存盘后提交审核，分配到各对应采购员。操作规范说明：系统路径：物流管理 采购管理 采购订单采购单号：采用系统默认编号；批 号：因货品没有进行批号管制，无需录入批号；转入单号：无转入单号；?业 务 员：选择业务员，以便按业务员统计采购单；采供处门：选择采供处部门，以便按部门统计采购单；使用部门：选择使用部门，以便按使用部门统计采购单；币 别： 系统预设；预 交 日：必须正确填写，系统在做生产需求分析时，如果按未交单据推算，系统会考虑此预交日，即此时最大可受订量引入了时间的概念；扣税类别：如果厂商资料档案中预设扣税类别，系统将自动取此预设值，是针对本单中的未税本位币、税额、合计而言的；交期确认： 不录；历 史：将价格存入历史档，以便下次录入采购单时，自动套用历史价格；结 案：如果采购单执行完毕，需对采购单进行结案，否则会影响生产需求分析，结案有三种方式：自动结案：根据采购单转进货单，并且进货数量等于或大于采购数量，采购单会自动结案；采购退回：通过填制采购退回单可以使采购单结案；强行结案：在结案处选择后存盘即可，该结案方式适用于对采购单手工结案的情况； 交易方式： 不录交货方式：可不选属 性： 1.2.3 采购入库送检采购入库送检单：采购员收到供货商送来的材料，根据原采购订单及供货商的送货单，在ERP系统中填写采购入库送检单；采购入库送检单目的或用途使用部门使用岗位打印 联根据采购单录入采购入库送检单采供处采购员采购入库送检单进入“采购入库送检单“，选择“入库日”，点击“转入按钮”，选择过滤条件，点击“过滤”按钮，选择转入资料，点击“确定”；检查“厂商”、“来源单号”、 “品号”、“数量”等，存盘，提交对应“仓库保管员”审核；操作规范说明：系统路径：物流管理 采购管理 采购入库 入库单送检 采购入库送检；转入单号：可从采购单转入。提供查询窗口，亦可手工直接输入单据号码；批 号：根据实际填写材料炉号(应有质检员填写)，送检时可不填写；库 位：根据实际填写正确库位；已验货量：资料来源于进货验收单，数据系统自动回写；客户部门：系统从转入单据带出。1点击新增或”F2”键。本系统的输入单据均保持新增画面。由于是从其它单据转入，故只需在转入单号栏位，直接输入转入的单据号码或打开查询窗口查询。 2单据转入后会自动将品号、仓库、数量、来源单号写入，而已验货量则需系统回写方可。 3确认转入资料无误后，按下存盘就会产生一张新的入库单了。功能按钮说明：是否连续新增：勾选上是，当单据存盘后，立即切换成新增的画面，此种做法则无需按”F2”就可直接新增；没有勾选上则单据存盘后仍然是输入时的单据画面，此种做法就无需按”F3”速查就可直接在原单据上修改。 新增完是否连续打印：勾选上是，当单据存盘后，系统立即弹出打印的窗口可直接打印，如果没有必要立即打印就无需勾选上。1.2.4 审核验收退回单操作验收退回单：采购员收到品管部提交的“验收退回单”，并通知对应的供货厂商退货；如再次送货，可以再次送检。验收退回单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处采购员进入“检验退回单”，进行审核； 根据检验退回单办理退货。如果在与供货商/生产部门沟通后，可让步使用的，此单据是否可以退回品管部：这种情况，办理验货退回后，再重新送检。操作规范说明：1.系统路径：物流管理 采购管理 品质检验检验单转单据处理检验单转验收退回2.打开“检验单转验收退回”，过滤需检验退回单据；3.选择“单据日期”、“货品代号”、“采购单号”、“客户厂商”后，点击“过滤”按钮；4.选择需转入的单据后，点击“F8确认”按钮；5.存盘。说明：1. 供货商已经按采购订单送货，已经办理“采购入库单”，但由于质量原因退库；如果有新需求时，须重新报购。2. 库管员入库货品数量不得超过5%；1.2.5 采购订单变更采购订单变更： 如采购订单部分已经办理送检及采购入库单；如需更改价格，货品种类，数量等，由采购员做采购变更单；采购变更单完成后，提交“物资管理处主任”及“采供处主管”审核。1） 修改：修改原货品数量，单价，金额，仓库等；2） 新增：增加一行货品，有数量，单价，金额，仓库等。采购订单变更目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采购订单变更采供处采购员提交物资管理处主任、采供处主管审核；审核完成后，由采购员在“采购订单变更单”中点击“更改”执行变更。操作规范说明：系统路径：物流管理 采购管理 采购订单变更作业 1.2.6 采购订单结案采购订单没有交完货，不再执行采购任务时，必须做采购订单变更，进行结案。1） 结案：结案“采购订单”。采购订单变更目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采购订单变更采供处采购员提交物资管理处主任、采供处主管审核；审核完成后，由采购员在“采购订单变更单”中点击“更改”执行变更，结案“采购订单”。操作规范说明：系统路径：物流管理 采购管理 采购订单变更作业 1.2.7 未记帐收票作业（采购收发票）1.2.7.1发票总金额与业务单据不一致发票货品单价和业务单据不一致时，会出现总金额和业务单据不一致。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联根据采购入库单收发票，单价不一致时，出现总金额与业务单据不一致财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业” （即：发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品单价和“采购入库单”货品单价不一致会有结余金额。完成后提交材料会计审核。操作规范说明：1、系统路径：物流管理 采购管理 采购入库收票作业 未记账收票作业1.2.7.2发票总金额一致但未税额与业务单据不一致 发票和业务单据税率不一致时，会出现发票总金额一致但未税额与业务单据不一致。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联如发票税率不一致，会出现这种情况；根据采购入库单收发票财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业” （发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品税率和“采购入库单”货品单价不一致时会有结余未税金额。完成后提交材料会计审核。操作规范说明：1、系统路径：物流管理 采购管理 采购入库收票作业 未记账收票作业2、在“工作台”中点击“待办事宜”中的“未记帐收票作业”，在右侧显示需审核的单据；3、右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。1.2.7.3分次收发票根据采购入库单收发票，分次收发票。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业” （即：发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品数量和“采购入库单”货品数量不一致会有结余数量及结余金额。完成后提交材料会计审核。单据审核后，下次可以再收剩余货品的发票 。操作规范说明：1、系统路径：物流管理 采购管理 采购入库收票作业 未记账收票作业2、在“工作台”中点击“待办事宜”中的“未记帐收票作业”，在右侧显示需审核的单据；3、右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。2 . 采购外协管理2.1 采购外协管理流程业务编号SL-D023业务名称外协加工业务流程简述托外加工业务处理流程适用范围适用于外加工货品的处理相关岗位及权限岗位系统操作权限采供处外协采购员托外加工单、托工检验退回录入、审批材料库管员托工领料、托工送检录入成品库管员托工缴回录入质检员托工检验录入计划员生产计划录入往来会计应付帐款录入描述1、 采供处外协采购员根据生产部生产计划、外协厂商评审表，与外协厂商协商并制作托外加工单，打印并发给外协厂商进行外协加工；2、 跟踪托外加工单，与外协厂商协商按时完成外协产品。3、 托工检验退回：托工货品缴回后，质检部检验不合格的由质检部检验员在系统中制作托工检验退回，由外协员审核并通知外协商退货。2.2 采购外协操作2.2.1 托外加工单托外加工单：外协员根据计划员下的制令单制作托外加工单；打印后，交外协厂商；托外加工单打印一式四联：一联留底，一联（黄联）交外协厂商，一联（红联）给门卫，一联（蓝联）给保管，要求外协厂商在交货时要附带着托外加工单黄联来换托工送检单；托外加工单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处外协员托外加工单操作规范说明：1.系统路径：生产管理 制成生成 生产通知单修改制令/托工/通知单 托外加工单:；2.根据“制令单”打开“托外加工单”修改托工厂商及单价和预交日期；3.选择需转入的单据；4.托外加工单中，选择需托工厂商，预交日等；5.存盘。2.2.2 托工送检单托工送检单：外协厂商交货时外协员根据托外加工单对货物进行托工送检，送检后直接将流程提交保管审核，托工送检单单据将由保管直接打印，分别给质检员一联，给外协厂商一联托外加工单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处外协员托工送检单操作规范说明：1. 系统路径：生产管理品质检验托工送检单2. 根据托外加工单打开托工送检单，输入托工单号，转入点击过滤，对相应的货品点击确认，存盘，提交。3. 货品由外协员操作托工送检单提交保管，由保管审核后打印此单据。2.2.3 托工验收退回托工验收退回单：外协员收到品管部转来的检验单，如有不合格的外协产品，外协员要在系统审核检验员制作的托工验收退回单，外协员通知对应的供货厂商退货；托工验收退回单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：生产管理 MRP计划工序生产 品质检验 检验单转单据处理 转托工验收退回2.在“检验转验收退回过滤窗口”对话框中，选择需过滤条件：1.起止日期2.一般检验单号3.货品代号，点击“F8过滤”；3.在“验收单转托工退回处理”界面中，双击选择需转入的托工单号，输入经办人，然后点击“G转托工验收退回单”；4. 双击“G转托工验收退回单”下面的托工验收退回单号，即可进入“托工验收退回单”；2.2.4 托外加工“料废”处理托外加工出现“料废”，需要补加工费，用“其它费用支出单”，费用项目选“托外加工料废”金额填正数。完成后提交财务审核。注意：1）费用项目选“托外加工料废”；金额为正数，废品数量，废品单价、托工单号都由手工填写，只是记录，系统不做计算。注意认真填写。2)表头暂估费用必须打勾。其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理 收付款管理 其它费用 其它费用支出；2.2.5 托外加工“工废”处理托外加工出现“工废”，需要扣加工费，用“其它费用支出单”，费用项目选“托外加工工废”金额填负数，表示扣加工费。完成后提交财务审核。注意：1）费用项目选“托外加工工废”；金额为负数，废品数量，废品单价、托工单号都由手工填写，只是记录，系统不做计算。注意认真填写。2)表头暂估费用必须打勾。其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理 收付款管理 其它费用 其它费用支出；2.2.6 未记帐收票作业（托工收发票）未记帐收发票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联外协缴回收发票采供处外协员外协商来发票，外协员作“未记帐收票作业”；过滤时注意选择过滤条件；完成后提交“材料会计审核”。操作规范说明：系统路径：物流管理 采购管理 采购入库收票作业 未记账收票作业1、设置过滤条件（厂商、部门、课税类别）， 过滤出托外加工缴回单号，选择相应的缴回单，系统会将该单的信息带入未记帐收票作业单中，点击“确定”。2、点击表头字段“发票”，输入相应的发票号码和类别，点击“确定3、存盘。【表头字段说明】： 立账日期：发票进行核销的日期。 结账日期：系统默认下个月的1号 业务员：采购这些货物的采购员 立账厂商：发票上对应的供应商 摘要：其他需要说明的事项【表身字段说明】： 来源单号、货品名称、货品代号、来源单价、应开金额、已开金额：这里的来源单号、货品名称、货品代号、来源单价、应开金额、已开金额等信息由过滤出的采购入库单自动带入。 开票数量、单价、金额：本次发票开具的数量、单价金额2.2.7 其它费用支出收发票作业其它费用支出单收发票作业其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联费用支出收发票采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理 收付款管理 其它费用 其它费用支出；3 付款申请3.1预付款申请预付款申请目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联预付货款采供处采购员预付款申请操作规范说明：1.系统路径：财务管理 收付款管理 付款 预付款申请；3.2付款申请预付款申请目的或用途使用部门使用岗位打印报表 联付申请款采供处采购员预付款申请操作规范说明：1.系统路径：财务管理 收付款管理 付款 付款申请；4 考核4.1询价单审核考核考核单据询价考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1审核询价单没有按时审核询价单要求当日完成10.50.54.2采购订单考核考核单据采购订单考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商填错10.50.52采购日期填错10.50.53转入单号（即询价单号）填错10.50.54立账没选“3.收付/记账”10.50.55扣税类别没选“2.含税价”10.50.56货品代号填错10.50.57仓库填错10.50.58表身“预交日期”填错10.50.59表身“单价”填错10.50.510表身“金额”填错10.50.511表身“税率”填错10.50.512及时录入采购订单 没有及时录入采购订单，影响办理入库要求当日完成10.50.54.3采购入库送检考核单据采购入库考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商代号填错10.50.52表身“来源单号”填错10.50.52表身“货品代号”填错10.50.53表身“货品数量”填错10.50.55按时做“采购入库送检”没有按时采购入库送检要求：货到送检10.50.54.4审核验收退回单操作考核单据询价考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1按时审核验收退回单没有按时审核验收退回单要求：验收完成当日完成退回10.50.54.5采购订单变更考核单据采购订单变更序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1变更方式填错10.50.52采购单号填错10.50.53货品代号填错10.50.54仓库填错10.50.55表身“数量”填错10.50.56表身“预交日期”填错10.50.57表身“单价”填错10.50.58表身“金额”填错10.50.59表身“税率”填错10.50.510及时变更“采购订单” 没有及时变更采购订单，影响办理入库要求当日完成10.50.54.6采购订单