零贷档案管理办法(2007版)33号.doc

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中国银行零售贷款档案管理办法（2007年版）第一章 总则第一条 为适应我行零售贷款业务的快速发展，对零贷档案实行集中统一、规范化管理，加强风险防范，根据中国银行股份有限公司档案管理办法，特制定本管理办法。第二条 零售贷款档案（以下简称“零贷档案”）是我行在对各类零售贷款授信对象授信活动中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存和利用价值的文件资料的总称，是我行业务档案的重要组成部分。零贷档案是记载我行与自然人及法人间零售贷款债权、债务关系及与合作商的权利义务关系等的原始凭证，同时也是反映我行内部管理的原始记录，是我行依法催收的重要法律依据。第三条 零贷档案管理的范围包括：个人零贷档案、法人零贷档案、项目协议档案等。个人零贷档案是我行与自然人叙做各类消费贷款品种形成的贷款档案；法人零贷档案是指已上收保管的法人消费贷款档案；项目协议档案主要包括按揭项目、涉及第三方客户为个人借款人提供担保的经销商、担保公司、二手房中介等协议及资料。本管理办法包括的主要内容有：零贷档案的收集、整理、集中保管、借阅、结清立卷及到期销毁等。第二章 管理原则和模式第四条 零贷档案实行集中统一管理，分级保管的原则。各一级分行零贷中心（以下简称“中心”）和二级分行个人金融部（或相应管理部门）设立档案管理团队（或岗）并附设零贷档案库房，分别上收同城及所辖分支机构的纸质贷款档案，实行规范、集中保管，并完善档案管理制度。零售贷款在线审批系统（以下简称“CCAS”系统）生成的电子数据及影像档案由各大区域信息中心或各一级分行信息科技部门集中管理，定期备份，辖内行的档案电子化建设由各一级分行零贷中心指导和协助完成。第五条 零贷档案采取分段管理，专人负责，按时交接，定期检查的管理模式。一、分段管理将一笔零售贷款业务形成的文件材料依据其执行状态划分为执行中文件（简称“零贷文件”）和结清后档案（简称“结清档案”）两个阶段。二、专人负责依据中国银行零售贷款中心建设规划方案，各中心及二级分行相应部门设置档案管理团队（或岗），负责集中管理同城零贷文件和档案，设档案管理主管一名，专职档案管理员（分为一级档案员、二级档案员）若干。业务经办行应配备专柜（含保险柜），设兼职档案员两名，负责本行零贷文件的归集并定期向中心或二级分行相应部门移交。专、兼职档案员应相对稳定，且不得由直接经办业务的人员兼任。各经办行零贷档案员的名单应报中心或二级分行相应部门零贷档案管理团队（或岗）备案，由档案管理团队（或岗）填写“零贷档案员备案登记表”（见附件十五）。零贷档案员工作变动时应办理好交接手续，并通知中心或二级分行相应部门进行变更登记。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员的责任。中心或二级分行相应部门档案管理团队及档案管理相关岗位的职责是：（一） 中心或二级分行相应部门一级档案员1、负责押品权属证书的核对、接收、整理、保管、统计、借阅等工作；2、负责贷款结清后押品释放；3、负责CCAS系统档案管理模块的维护，对经办行档案管理员或客户经理进行培训、检查和业务指导等工作。（二） 中心或二级分行相应部门二级档案员1、 负责零贷文件卷核对、接收、整理、保管、统计、借阅等工作；2、 负责后续文件接收归档、贷款结清立卷、档案统计、到期鉴定销毁等工作；3、 CCAS系统档案管理模块的维护,对经办行档案员和客户经理进行培训、检查和业务指导等工作；4、 负责项目协议档案的接收、保管、定期更新和借阅管理等。（三） 中心秘书（或尽职团队）1、 负责权限内评审档案的收集、整理，定期向中心或二级分行相应部门二级档案员移交；2、项目协议档案的收集整理与更新，定期向中心或二级分行相应部门二级档案员移交等。（四）经办行客户经理1、负责CCAS系统录入及影像扫描、贷款文件卷的收集整理、补录（扫描）等工作，并对所移交的纸质文件与电子影像的真实性、完整性和一致性等负责；2、制作并打印档案移交清单，及时与本行档案员进行文件交接；3、对结清贷款办理押品的释放手续。（五）经办行零贷档案员1、负责定期归集本行客户经理的零贷文件和项目协议档案，批量向中心或二级分行相应部门移交归档，分别与中心或二级分行相应部门一、二级档案员办理交接手续；2、对本行客户经理的移交工作进行督办，确保文档的及时移交；3、负责移交前对零贷文件的临时保管和借阅。三、按时交接纸质和电子文档的交接严格按流程（见附件二）操作，确保于规定的时限内办理移交，避免因环节疏漏或延迟移交造成的风险隐患。1、第一次移交。经办行客户经理从受理客户贷款申请后即开始收集相关文档，通过CCAS系统录入、扫描并经系统在线审批通过后，及时制作打印“零售贷款一级档案移交清单/保管清单”(见附件四，以下简称“一级档案移交清单”)及“零售贷款二级档案移交清单/保管清单”(见附件五，以下简称“二级档案移交清单”)各一式两份，同时按移交清单的顺序整理二级文件实体形成贷款文件卷，移交本行零贷档案员，双方办理第一次移交手续；2、第二次移交。经办行档案员归集客户经理交来的贷款文件，于贷款发放后30个工作日内，分别与中心或二级分行相应部门一、二级档案员履行第二次交接手续，双方当场核对无误后，在“零贷档案交接登记簿”（见附件六）或直接在“二级档案移交清单”上签字。中心或二级分行相应部门一、二级档案员再分别对纸质与CCAS系统电子影像的完整性与一致性进行核对，编制相同的项目号，并进行零贷文件的入库操作。如发现存在要件不全（缺损）、有误或纸质与电子影像不一致等情况，应将纸质或系统中电子文档退回经办行，经办行应在3个工作日内补齐或更正。中心或二级分行相应部门一级档案员打印“押品登录卡”（见附件七），二级档案员打印“零贷文件卷登录卡”（见附件八）备查。3、后续文件移交。经办行在贷款执行过程中续生的文件依上述步骤由档案员随时移交中心或二级分行相应部门档案员，并履行交接手续。四、定期检查零贷中心或二级分行相应部门应建立定期查库制度，一级文件原则上每季度进行一次清点（可按一定比例抽检），二级文件和档案原则上进行年终盘点，确保账表、账实等相符。如发现有文件、档案损毁或丢失等情况，应立即向中心或二级分行相应部门负责人汇报并及时采取措施。办公室作为本行档案工作的管理部门，应会同个人金融部共同负责零贷档案管理办法的制定和对本级及辖内零贷档案管理工作进行业务指导、监督和检查。零贷档案的检查将列入中心或二级分行相应部门年度绩效考核和办公室档案工作目标管理综合考评，并将检查结果报送相关部门负责人及主管行领导。对于管理疏漏、不规范等现象应及时督促整改。第三章 个人及法人零贷文件的管理第六条 零贷文件是指个人及法人正在执行中、尚未结清贷款的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为两级，即一级文件和二级文件（归档范围详见附件一）。一、一级文件主要指贷款抵、质押契证、有价证券等押品权属证书（以下简称“押品”）及“一级档案移交清单”、“押品契证资料收据”（见附件三）、“贷款结清通知书”，其中所有押品均须以正本或原件归档；二、二级文件主要指借款人基本资料、贷款业务资料（含贷款申请、审批材料、会计核算凭证及贷后管理资料等）、法律要件材料、其他材料、“二级档案移交清单”、押品的复印件等。除借款人基本资料、会计核算凭证、押品的复印件等外，其它均需以正本或原件归档。第七条 零贷文件的管理中心或二级分行相应部门档案员应对零贷文件妥善保管，严格遵守保密制度。一、一级文件的管理1、押品是零售贷款的重要物权凭证，在保管时应视同现金管理，必须放置在金库或保险箱（柜）中保管。指定双人分别掌管钥匙和密码，双人入、出库，形成存取制约机制。2、押品的保管和记账应实现分离，两者应定期进行账实的核对。3、经办行档案员应在20个工作日内将本行押品集中上交中心或二级分行相应部门档案团队（或岗）。经办行通过CCAS系统打印“一级档案移交清单”一式两份，一份随一级文件移交中心或二级分行相应部门一级档案员存档，另一份由经办行档案员留存备查。同时填写“押品契证资料收据”一式三联，第一联交中心或二级分行相应部门一级档案员，第二联交经办行客户经理，第三联交借款人。移交时，经办行与中心或二级分行相应部门档案员共同对押品与移交清单的一致性核验无误后，双方签章并注明交接时间。中心或二级分行相应部门一级档案员应严格按实收押品的数量登记“押品登录卡”。4、押品以客户为单位，使用统一规格的装具保管(分行自行规范统一)，一级档案移交清单与押品对应存放，可以清单代封面内容。5、贷款本息结清后，经办行档案员将待释放的押品权证定期批量取回经办行，经办行档案员与中心或二级分行相应部门一级档案员在“押品登录卡”的押品退还记录栏签字。客户经理陪同借款人持加盖经办行业务公章的“贷款结清通知书”（见附件九）及相应会计凭证等到经办行档案管理岗办理押品释放手续，经办行档案员在核验借款人身份证件及押品内容无误后，将押品退还，借款人在押品收据结清联上签收。二、二级文件的管理（一）归档的二级文件原则上应为正本，如同属文书档案归档范围，则文书档案以正本归档，零贷档案以复制件归档。（二）文件的整理与移交1、中心或二级分行相应部门二级档案员接收经办行档案员批量移交的贷款文件卷后，分笔装入专用档案盒（袋）；2、填写卷盒封面内容及盒脊的项目号，卷盒按项目号顺序排列，入库排架保管；3、由中心或二级分行相应部门填写（打印）“零贷文件卷登录卡”备查；4、经办行移交的后续文件随时合并入盒，交接双方办理交接手续。（1）借款人如部分提前还款，则经办行客户经理将相应的提前还款办理过程产生的文档及时移交经办行档案员，同时在CCAS系统中做处理，经办行档案员再定期移交到中心或二级分行相应部门档案员进行补充归档；（2）贷款如形成不良，则经办行档案员或相关部门经办人应将贷款催收文件等与制作打印的后续档案移交清单（格式同“二级档案移交清单”）一并移交中心或二级分行相应部门二级档案员进行补充归档，二级档案员接收后进行合并。（三）编制项目号零贷文件卷全部按项目（笔）管理，每笔贷款编制一个唯一的标识，即项目号，可采用CCAS系统中产生的合同号或自行定义编制规则。零贷文件卷应按机构年度业务品种或年度机构业务品种下业务发生的顺序排架。第四章 个人及法人结清档案的管理第八条 结清档案是指已结清贷款的文件材料，经过整理立卷形成的档案。结清个人及法人零贷档案的保管期限原则上应在贷款结清后再保管5年，自贷款本息结清后的次年起计算。第九条 结清档案的归档范围在贷款结清且抵（质）押品退还借款人后，中心或二级分行相应部门一级档案员应将经借款人签字的押品收据、贷款结清通知书、贷款结清凭证等，与制作打印的后续档案移交清单一并补充归档，及时向二级档案员移交。第十条 中心或二级分行相应部门档案员要在贷款结清（核销）释放押品后15个工作日内完成该笔贷款文件的立卷归档工作。立卷步骤是：1、 填写卷内备考表（统一印在卷盒内）；2、 将文件按移交清单顺序统一装订，以移交清单作首页（代卷内文件目录）；3、 在卷脊相应位置编制档号，将结清卷从原存址撤出，按机构年度或年度机构下流水的顺序另行排架保管；4、按机构、年度编制案卷目录（见附件十）。档号一般由机构+年度+流水号三部分组成，具体的编制规则由各行自行确定。第十一条 小额存单质押贷款因直接在经办行营业网点办理，执行中由网点指定中、后台人员辟专柜（一级押品需入保险柜）保管，其表单格式参考其它个人零贷档案的管理要求设定。第十二条 核销档案由中心或二级分行相应部门统一编制档号，依次装盒，盒脊上标明起止档号。核销档案于次年6月底前向同级行办公室综合档案室移交，交接双方填写“核销档案移交清单”（见附件十四）。已核销的零贷档案应再保管20年，自核销的次年起计算。第十三条 中心或二级分行相应部门权限内的尽职审查及风险评审档案由一级分行相应团队或中心（或二级分行相应部门）综合秘书负责整理立卷，通常以项目为单位编号、装订，按会议（如上会）次别装袋（盒），保管一年后移交中心或二级分行相应部门档案管理团队(或岗)专柜保管，保管期限定为该项目下所有贷款本息结清后再保管5年。上报一级分行授信评审会的超权限项目材料由风险管理部按上会顺序，各次会议再以评审项目为单位统一整理、保管，除经办行、中心或二级分行相应部门报送的项目材料和批复退中心或二级分行相应部门外，其它评审及上会材料不再拆分给零贷中心或二级分行相应部门，原则上在一级分行风险管理部保管1年后经整理向本行办公室综合档案室移交。零贷超权限评审档案的保管期限同样为该项目下所有贷款本息结清后再保管5年，中心或二级分行相应部门应每年将结清信息汇总并及时报送一级分行办公室综合档案室。未通过审批的零贷超权限项目材料可由评审牵头部门作为资料保管，期限自定。第十四条 结清档案的销毁结清档案保管期满后，由中心或二级分