五星级酒店后勤部门通用手册岗位说明汇编操作流程.doc

工程部、保安部、 人力资源部 管 理 手 册 (人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编) 1 目目 录录 第一节第一节 总经理办公室概述总经理办公室概述 4 一、总经理办公室组织架构4 二、总经理办公室人员编制4 二、总经理办公室职责范围5 第二节第二节 行政人员岗位职责与行政制度行政人员岗位职责与行政制度 7 一、行政岗位职责7 （一） 、酒店总经理岗位职责7 （二） 、酒店总经理助理岗位职责7 （三） 、总经理办公室经理（行政）岗位职责8 （四） 、行政秘书岗位职责8 二、行政制度9 （一） 、办公室现场管理制度9 （二） 、文件处理制度10 （三） 、文件撰制管理制度15 （四） 、印鉴和文件使用管理制度21 （五） 、档案管理制度27 （六） 、文档、图表、资料编号的规定29 （七） 、文件资料领阅与外借管理制度30 （八） 、保密工作管理制度35 （九） 、公司文件密级的规定37 （十） 、Domino/Loutes Notes 使用管理制度.39 （十一） 、自备笔记本电脑管理办法41 第三节第三节 工程岗位人员职责与工程制度工程岗位人员职责与工程制度 43 一、工程人员岗位职责43 （一） 、总经理办公室经理（行政）岗位职责43 （二） 、工程经理岗位职责43 （三） 、值班工程师（电工）岗位职责44 （四） 、值班工程师（空调）岗位职责44 （五） 、值班工程师（维修）岗位职责45 二、工程制度45 （一） 、工程部基础管理制度45 （二） 、设备运行管理制度47 （三） 、交接班制度48 （四） 、维修服务规范49 第四节第四节 保安岗位人员职责与保安制度保安岗位人员职责与保安制度 50 2 一、保安人员岗位职责50 （一） 、总经理办公室经理（保安）岗位职责50 （二） 、保安经理岗位职责51 （三） 、保安员岗位职责51 （四） 、保安员（大堂）岗位职责52 （五） 、保安员（停车场）岗位职责52 （六） 、保安员（楼层）岗位职责52 （七） 、保安员（员工出口）岗位职责53 （八） 、保安员（监控中心）岗位职责53 二、 工作流程54 （一） 、工作时间54 （二） 、工作要求54 （三） 、保安各岗位工作流程55 三、保安管理制度56 （一） 、酒店安全管理规定56 （二） 、酒店消防设备管理规定61 （三） 、酒店消防器材管理制度61 （四） 、酒店消防安全培训制度62 （五） 、安全档案管理规定62 （六） 、违反酒店安全、消防管理的处罚规定63 （七） 、酒店施工场地安全管理规定63 （八） 、批准动火的原则：64 （九） 、施工人员的管理规定65 （十） 、用火用电制度66 （十一） 、各部门防火制度67 （十二） 、钥匙管理规定70 （十三） 、停车场管理制度71 （十四） 、员工会客登记制度72 （十五） 、监控室管理规定72 （十六） 、员工通道管理规定73 （十七） 、进货门管理规定73 （十八） 、内部运转管理制度74 第六节第六节 人力资源管理手册人力资源管理手册 77 一、岗位职责77 （一）总经理办公室经理（人事）岗位职责77 （二）人事经理岗位职责78 （三）培训主管岗位职责79 （四）招聘员工关系主管79 （五）薪酬福利主管80 二、人事工作程序81 （一）组织机构设计程序与标准81 （二）工作分析流程和标准81 （三）人员招聘流程和标准82 3 （四）新员工入店工作流程和标准83 （五）入职培训84 （六）薪资工作流程和标准85 （七）员工转正流程和标准86 （八）员工升职流程和标准87 （九）员工降职/处罚流程和标准 88 （十） “优秀员工”活动的评选流程和标准89 （十一）员工请假的流程和标准89 （十二）员工违纪处理流程和标准90 （十三）员工奖励的流程和标准91 （十四）员工劳动争议处理流程和标准91 （十五）员工关系工作的流程和制度92 （十六）女员工计划内生育制度93 （十七）员工离职工作流程和标准94 三、培训工作内容95 （一）培训的目的95 （二）培训的作用95 （三）培训系统性模型96 （四）培训的四个步骤96 （五）培训实施的工作流程和标准97 （六）酒店店内培训98 四、考评100 （一）考评工作流程和标准100 （二）部门领导绩效考评101 （三）中层人员和员工的考评101 五、员工职业发展规划101 六、员工关系管理102 七、人事 3.8 工作中注意使用礼貌用语，态度和蔼，不准在办公室内说脏话，乱开他人 玩笑；接待公司客人要热情大方，礼节得体； 10 3.9 不要在办公室拨打和接听私人电话，确有必要不能超过 3 分钟； 3.10 爱护公共财产，严禁在墙上和隔断上乱贴、乱画、乱划； 3.11 未经同事同意，不得擅自使用同事电话，不得打开同事的电脑； 3.12 打电话要注意不要干扰周围同事； 3.13 有事和同事商洽打内部电话；信息咨询，信息传递，使用 NOTES 系统平台， 尽量不要串访； 3.14 午间用餐要严格遵守作息时间，无故不得提前用餐和晚到； 3.15 业务来访人员在会议室接洽，禁止带亲友到办公室，杜绝与本公司业务无 关的人员参观办公室； 3.16 下班前各自关好各自办公区内的门窗和电脑及其他办公设备，并注意随手 关灯。 4.4. 检查与考核检查与考核 4.1 本制度由总经理办公室负责检查和考核。 5.5. 奖励与处罚：奖励与处罚： 5.1 总经理办公室将对以上制度进行定期与不定期的检查，奖勤罚懒，对于多 次违反上述条例者将按员工手册进行处罚。 6.6. 本制度由总经理办公室负责解释。本制度由总经理办公室负责解释。 （二）（二） 、文件处理制度文件处理制度 1.1. 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度规定了文件的收发、传阅、签批、催办、查办、缮印校对及立卷归 档等内容。本制度所指文件包括公司与外部以及公司内部各部门之间的来往文件。 1.2 本制度适用于公司各部门的文件处理。 2.2. 管理组织管理组织 2.1 总经理办公室负责公司的文件处理。 2.2 总经理办公室对各部门的文件处理进行指导、检查和管理。 3.3. 管理内容管理内容 3.1 收文： 3.1.1公文的收进，由总经理办公室负责。 3.1.2收文登记要仔细认真。对来文要按文件来源和内容分类设立文件登记 簿(参见附件一)登记并存档，标明文件名称以便查考。 3.1.3登记的项目，一般包括：文件标题、收文编号、收文日期、来文公司 11 （部门） 、附件及处理进度及结果等情况等。 3.2 发文： 3.2.1发文用发文登记簿(参见附件一)，登记项目包括发文标题、编号、 时间、发送单位、份数、附件、分发日期等。 3.2.2文件发放前要对文稿标明的发送单位、密级程度、缓急、是否亲启、有 无附件，是否核对和用印等一一核实清楚，然后再进行登记、下发。 3.2.3一般发文，以印出日期为发文日期，特定文件（如需要注明会议通过日 期的文件等） ，可以原稿签注的日期为发文日期。 3.2.4凡是要收回的文件，都要注明“按期收回” 。 3.3 分文与批办： 3.3.1文件收到后，总经理办公室秘书应立即分文。填写文件阅办单(参 见附件二)，由总经理办公室经理签字批注后，分送领导或承办单位阅处。 3.3.2需要有关部门承办或批复的文件，要待文件按程序阅读后，方可交承办 单位办理或批复。 3.4 传阅： 3.4.1按照文件类别和阅办部门，由总经理办公室传递至阅办部门。阅办的部 门在文件阅办单或文件传阅单(参见附件三)上签阅。文件递送要安全、迅 速、准确。 3.4.2文件传阅要迅速及时。对时间性强和需要领导批示的急件要单独设夹， 文到即送。其他根据来文部门分别设夹。非正式文件与正式文件应严格分开，不要 混在一起。 3.4.3秘书对传阅或阅办的文件要勤检查、催问。对已传阅完的文件或过时的 文件。要随时剔除，该归档的及时归档。对领导阅后写有批示意见的文件，要及时 按批示意见转交有关部门或人员阅办。传文严禁横传，以免积压或丢失。 3.5 催办和查办： 3.5.1公司收发的文件，由公司总经理办公室负责催办和查办。查办工作要建 立登记簿，定期催要办理结果，及时向领导提供反馈信息。 3.5.2以公司名义批转的公文，如内容涉及几个部门，应由主办部门负责组织 会签，有不同意见，要主动协调。会签完毕后方可交分管领导签发。 3.6 缮印和校对： 3.6.1打印文件要登记，紧急文件要随送随打，一般文件不得超过两天。 3.6.2一切缮写、打字或印刷文件都必须认真仔细的进行校对，并送领导审阅 清样，待领导签字后方可印刷。在校对过程中，如对原稿有疑问或发现原稿有错误 或不确切的地方，应随时与文件起草部门联系。需要改动时，应请示有关领导，不 得擅自修改。改动后，应同时修改好原稿。 3.7 立卷归档 12 3.7.1公文承办完毕，应将文件处理结果及时报告有关领导，特别是批示领导。 同时将有关文件收集齐全，立卷归档。 3.7.2办复的文件，经检查核实无误后，按文件级别、内容随时存入分类设摊 夹内，以便当年备查。 3.7.3年终将上级下发文件及公司形成的文件及其他有保存价值的文电、讲话 记录、纪要收集起来，按级别、内容和性质分类组卷，打印目录，装订成册，统一 编号。建立全卷宗，并编好检索工具，以备查用。 3.7.4立卷时，要认真审查文件是否符合立卷标准。如发现有圆珠笔迹，无领 导签字等现象要进行整理，补齐手续再行立卷。 3.7.5健全档案管理制度，设收进、移出、借阅登记簿，严格使用手续。同时 加强防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防强光等保护措施。 3.7.6在公文处理过程中，必须严格保守秘密。 3.7.7需要收回的文件，应按照规定及时组织清交。如发现短缺，应抓紧查找。 确实查找不到的，应查明责任及原因，写出报告，按照规定进行处理。 4.4. 检查和考核检查和考核 4.1 公司总经理办公室公文处理接受主管领导检查。 4.2 各部门公文处理接受公司总经理办公室检查。 5.5. 本规定由总经理办公室负责解释。本规定由总经理办公室负责解释。 附：1、收（发）文登记表 2、文件阅办单 3、文件传阅单 4、文件处理流程图 收（发）收（发）文登记表 日 期来文(发送)单位文号文件名称有无附件份数签收备注 13 文文 件件 阅阅 办办 单单 行文单位文件编号 收到日期 年 月 日份数已发： 文件名称 行 政 部 门 处 理 意 见 承 办 部 门 意 见 领 导 批 示 处 理 结 果 文文 件件 传传 阅阅 单单 行文机关文件编号 收到日期份 数已发： 文件名称 14 总经理办公室 意见 阅 者 签 字 文件处理流程图文件处理流程图 （三）（三） 、文件撰制管理制度文件撰制管理制度 1.1. 主题内容及适用范围主题内容及适用范围 1.1 本制度规定了文件的种类区分、格式、行文规则、印刷格式等内容。 公文到达 行政秘书文件登记，填写文件阅办单 总经理办公室总 监部主任 承办单位 行政秘书 相关领导批示 主送单位、承办单位、主管领导 签批文件处理意见 拿出具体意见 行政秘书 编号行文 形成批复 存档 15 1.2 本制度适用于公司及各部门的文件撰制。 2.2. 管理组织管理组织 2.1 公司总经理办公室负责公司的文件撰制和管理。 2.2 公司总经理办公室对公司各部门的文件撰制进行指导检查和把关。 3.3. 管理内容管理内容 3.1 文件种类的区分和使用 3.1.1 对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” ； 3.1.2 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议” 。 3.1.3 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告” 。 3.1.4 发布有关规定和规章，转发上级文件，批转各部门的文件，要求下属企 业、部门办理和需要周知、执行的事项，用“通知” 。 3.1.5 表彰先进，批评错误，通报重要情况，用“通报” 。 3.1.6 向对外关系单位或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见、建议，用 “报告” ； 3.1.7 向对外关系单位或上级单位请求指示、批准，用“请示” 。 3.1.8 答复请示事项，用“批复” 。 3.1.9 同级部门之间相互商洽工作，询问和答复问题，用“函” 。 3.1.10 传达会议议定事项和重要精神，要求与会部门及人员共同遵守、执行的， 用“会议纪要” 。 3.1.11 合同类文件：合同类文件的签订，合同的负责人要先将草拟定稿的合同 文本交控股公司律师审核，并由其出具法律意见书，根据律师出具的法律意见书进 行修改最后定稿。将经律师修改的定稿，附填写完整的公司合同类文件处理单（附 件二）交相关负责人签批、同意后方可正式签署合同。 3.1.12 签署的合同，我方留存部分要与有负责人签批的合同文件处理单、合同 签订前历次修改草稿一同存档。 3.2 文件格式和行文规则 3.2.1文件一般由标题、文件编号、正文、附件、印章或签字、发文时间、附 注等部分组成。在文件起草中要严格文件格式和行文规则。 3.2.2文件标题，应当准确简要地概括文件的主要内容和文件种类，一般不用 标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。 3.2.3发文编号，包括公司名称代号、部门代号、密级程度、年号和顺序号。 3.2.4在控股公司体系内公司发文一律由公司负责人签字，签字位置在正文左 下方空三行距离处横线上，不再加盖公司印鉴（具体格式见附件三文件模版） 。 如有对外报送文件，则可根据实际行文格式及需要，加盖公司印鉴。 16 3.2.5请示一般只写一个主送单位，如同时送其他单位，应用抄送形式。主送 与抄送对象写于文件前附公文处理单上。 3.2.6文件如有附件，应在文件处理单上写明附件名称和顺序，正文之后发文 单位负责人签字之前，注明附件名称和顺序。 3.2.7发文单位应写明发送对象的全称或规范化简称。在报送上级公司时，名 称应使用全称如“新力凯控股有限公司”或“雅悦酒店投资管理有限公司” ，文内 可简称“控股公司”或“雅悦酒店” 。 3.2.8会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 3.2.9请示的文件一般应一事一文，除领导直接交办的事项外，不要直接送领 导个人，应要先送到总经理办公室，由行政秘书报送公司领导。 3.2.10 文件落款时间以领导签发日期为准，任免文件以会议通过的日期为准。 3.2.11 秘密文件应分别标明“绝密” 、 “机密” ；紧急文件应标明“特急” 、 “急” 。 3.3 文件的打印和印刷格式 3.3.1公司正式文件字头要规范整齐、匀称美观, 一般应统一用宋体字型。 3.3.2文件眉首，即首页页眉，包括公司 LOGO。 3.3.3文件用纸，一律使用标准 A4 型纸。 3.3.4文件标题用小 4 宋体加粗；段落标题用小 4 号宋体加粗，正文用小 4 号 宋体（如一篇文件的文字过少，可按照规范整齐、匀称美观原则适当调整字号） ； 批语，按语用 4 号楷体，其他部分的文字以宋体为原则，大小以美观和利于阅览为 原则，文字一律从左向右横排。一律都用黑色。 3.3.5文件可根据需要使用正式文件或其他形式的便文。公司发文形式由总经 理办公室掌握。 3.3.6公司对内文件和对外文件均使用公司统一的文件模版（附件三） 。 3.4 草拟文件应注意的事项： 3.4.1草拟文件，要根据有关规定和领导要求，尽可能详尽地占有材料，认真 归纳、提炼，完稿后要细心修改。 3.4.2不得违背国家的法律、法规，违背政府的方针、政策及有关规定。 3.4.3情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，标 点要正确，篇幅力求简短明了。 3.4.4人名、地名、数字、引文要准确。文件中的数字，一般使用阿拉伯数字， 根据需要也可用汉字书写。在同一文件中，数字的使用应前后一致。 3.4.5引用文件应注明发文的时间、单位、文号和标题。文号应写全称，不得 省略。 3.4.6在使用不熟知的简称时，应先用全称，并加以注明。 17 3.4.7草拟或签发文件，应使用钢笔或毛笔。不得使用圆珠笔或铅笔，也不要 使用红墨水。 4.4. 本规定由总经理办公室负责解释。本规定由总经理办公室负责解释。 附：1、公文处理单 2、合同类文件处理单 3、文件模版文件 4、文件撰制流程图 公文处理单 文件编号：密级： 日期：缓急： 签发：会签： 主送： 抄送： 18 拟稿单位：拟稿： 核稿：份数： 附件： 标题： 合同类文件处理单合同类文件处理单 董事长/总经理意见： 文件编号 合同批准人 合同拟 稿人 合同签 订人 合同审定人：法律意见： 合同标题： 甲方： 合 同 签 订 主 体 乙方： 附件： 备 注 文件模版: 19 文件撰制流程图 空四行（全文件左对齐，宋体小四号字，行距为固定值 15 磅，段前段后皆为 0 行） 日期（黑体小四号字）Date（Time New Roman 小四号字）：200*年*月*日 发送 Attn.：各公司、部门（小四号宋体字） 编号 No.：BAORUITZ2007001 （Time New Roman 五号字） 主题 Subject：标题（标题（宋体小四号字加黑） 空一行（小四号宋体字） 正文：宋体小四号字 附件：标明序号及内容 行距:1.5 倍 段距：0.5 倍 字间距：标准 页眉：公司标志 页脚：标明页码，居中 空三行 总经理（*部 主任/经理/经理） 20 （四）（四） 、印鉴和文件使用管理制度印鉴和文件使用管理制度 1. 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度规定了印鉴和文件使用管理的管理组织、内容、用印权限及检查考核。 拟文部门起草文件 行政秘书核稿、编号、排版、填写公文处理单 行政部门负责人拟稿部门负责人 会签 相关领导签发 行政秘书发文 相关公司或部门存档 21 1.2 本制度适用于各部门的用印管理和文件使用管理。 2. 管理组织管理组织 公司印鉴及文件由总经理办公室负责管理，行政秘书具体负责公司印鉴的保管 和文件的使用。 3. 管理内容管理内容 3.1 备案。公司印鉴启用与登记注册的证照类文件启用之前，应先到控股公司行政 管理部备案（附印鉴备案表 ， ）证照扫描电子文件存档备案。备案后正式启 用，由本公司总经理办公室专人负责管理。 3.2 印章、文件的管理和使用，必须严格按照规定和公司印章、文件管理制度、领 导的指示执行。 3.3 用印和文件使用的范围 3.3.1 公司用印包括：以公司名义外报的公文、计划报表；公司进行机构设置、高 级管理人员任命等重大事项发布的公文；对外联系工作的文函等；其他需要 使用公司印章的材料。 3.3.2 公司总经理办公室用印包括：证明介绍信和其他需要印章的材料等。 3.3.3 公司的文件包括公司营业执照、介绍信、证明信等适用于办理与公司有关的 各种业务的有关文件资料。 3.4 用印程序 3.4.1 印章的刻制与销毁。公司及所属各部门在刻制公章前，先到公司总经理办 公室开具证明，然后找经公安部门认可的刻章机构或公司刻章，并指定专人 取章，取回公章后，先在印模册上盖上新印模，由总经理签字字批准启用， 注明启用时间，然后下发通知启用，同时收回旧章，盖上印模，注明作废日 期。收回的旧章，区别情况予以封存或销毁。 3.4.2 印章的使用 3.4.2.1 凡使用公司公章，必须经总经理办公室经理签字确认（涉及付款的或其 他重要的合同或协议书必须由总经理批准） ，做到件件有依据，责任分 明。 3.4.2.2 用印前，必须在启用公章登记簿上注明用印时间、部门、用印人、批准 人与用印事项。 3.4.2.3 在紧急情况且在总经理不在时，有总经理或副总经理签字的文件可以经 22 得总经理口头允许后盖章，事后需在第一时间补签。 3.4.2.4外出开会、洽谈业务、参观考察、办理各种证件等，必须经公司领导同 意，方可到总经理办公室开具统一格式的公司介绍信，如特殊情况，需 要用空白介绍信或空白盖章信笺的，必须经总经理批准，如果空白介绍 信或信笺未用，要及时退回。 3.4.3 印章的保管 3.4.3.1 公司印章和印模均由总经理办公室秘书保管，保管人员有绝对的责任， 用印时，不可随意拿出办公室，特殊情况需要外出，保管人员始终不能 离章。用印，要亲自盖章，不可交他人代用。印刷文件用印模时，保管 人员应到场监视。 3.4.3.2公章保管人员在离岗时，应将印模锁好，保证印章的保管和使用绝对安 全可靠。 3.5 文件的使用 3.5.1 凡使用公司的文件，如各种证件、公文等，必须经总经理办公室经理签字 确认，并在文件使用薄上注明时间、部门、用件人、批准人、用件事项。 3.5.2 总经理办公室秘书在文件上注明文件仅限于用件的事项（特别是在文件上 盖公章的文件） 。 4用印权限用印权限 4.1 保管人员有权拒绝个人盖私章。 4.2 未经批准，保管人员有权拒绝擅自启用公章。 4.3 未经批准，保管人员有权拒绝开具空白信笺。 5检查与考核检查与考核 印鉴及公司文件的使用及管理由总经理办公室负责，部门负责人负责监督、 检查。 6本制度由总经理办公室负责解释。本制度由总经理办公室负责解释。 附：1、印鉴启用登记表 2、公章使用登记簿 3、文件使用借阅登记簿 23 4、印签启用与销毁流程图 印鉴启用登记表 印鉴名称印鉴印模印鉴管理人签字启用时间备注 公章 合同章 财务专用章 法定代表人 名章 公司负责人签字： 24 公 章 使 用 登 记 簿 编号：200 00 使用时间使用事由使用人批准人部门负责人是否带出 文 件 使 用 借 阅 登 记 簿 编号：200 00 使用时间使用事由使用人批准人归还时间 印签启用与销毁流程图 25 责任部门/责任人工作流程 公司各部门申请刻制公章 公安部门指定的 刻章机构刻章 开具证明总经理办公室 指派专人 公司各部门 封存或销毁旧章 盖旧章印模 （注明作废日期） 收回旧章 下发通知启用 （注明起用时间） 签字、批准使用 在印模册上盖新印模 取章 总经理 公司各部门 公司各部门 公司各部门 公司各部门 公司各部门 26 印章使用流程图 责任部门/责任人工作流程图责任部门/责任人 在不在 行政秘书 用印人 签字、批准 公章登记簿登记用章 保管公章 批准 行政总监监督用章 总经理或副总经 理已签字的文件 涉及付款或重 要合同、协议 书 用印文件 总经理或副总经理总经理签字、批准 总经理办公 室经理 用印人 总经理 总经理 口头允许 27 （五）（五） 、档案管理制度、档案管理制度 1.1. 主题内容及适用范围主题内容及适用范围 1.1 本制度规定了公司档案管理工作的管理组织、管理内容、管理程序以及权限、 检查与考核。 1.2 本制度适用于公司各部门档案管理工作的各个方面。 1.3 档案管理范围包括经营、计划、合作、统计、财会、人事、培训、安全等方面 形成的具有保存价值的文字、图片、图表、记录、数据、声像制品等不同载体 材料。 2.管理组织管理组织 2.1 总经理办公室负责整个公司的档案管理，对各部门的档案管理有监督、检查和 业务指导的权利。 2.2 公司档案由总经理办公室档案管理员负责管理；各部门应指定专人对本部门的 档案进行管理，负责将本部门的日常文件进行收集、整理，并按月向公司档案 管理人移交归档备份（含电子文档） 。 2.3 投资、商业计划等业务档案在项目完成后一周内，由业务负责人按要求移交至 公司档案管理人处统一存档。 2.4 公司发起设立、对外投资等方面的重要档案，根据控股公司的要求应及时将备 份文件移交至控股公司存档。 3.3. 管理内容管理内容 2.5 须移交控股公司存档备案的重要文件： 2.5.1公司变更情况，每年度工商年检后营业执照及相关资料，包括其它相关机 构对企业资质的认定书； 2.5.2公司每年度制度汇编定本； 2.5.3投资额 200 万元以上的各种装修、改造、新建项目的合同、项目预算书、 决算书、竣工图纸； 2.5.4其它重要文档。 2.6 档案的归档 2.6.1归档文件撰制应手续完备，使用标准文件格式，纸张、字迹、材料规范、 耐久。 28 2.6.2归档文件收集应齐全完整，做到五全：定稿、打印件要全；请示、批复、 来文要全；正件、复印件要全；帐内、帐外文件要全；特殊载体的文件材 料要全。 2.6.3文件材料归档时，应办理移交清册，存档。清册一般有以下内容： 2.6.3.1.交接部门名称； 2.6.3.2.交接人姓名； 2.6.3.3.交接日期； 2.6.3.4.文件材料的名称、数量、密级、保管期限。 2.6.4长期或永久保存的档案存入移动硬盘，密码由总经理办公室负责人掌握。 2.7 档案的查阅 2.7.1查阅档案应在阅档室或电脑上进行，不准私自带出档案。特殊情况须经总 经理办公室负责人和分管领导副总签字后才能外借，借出时间一般不得超 过一周。机密级以上档案按规定需由总经理以上人员批准，方可借阅。 2.7.2人事、财务和研发档案的查阅须经其部门经理批准。 2.7.3档案根据对公司的重要性的不同分为绝密、机密、和普通三个等级，其中 绝密为最高级，查阅人员也分别设有相应的权限，除非经过有相当查阅权 的负责人批准，不准越级查阅档案；有相当查阅权的部门负责人查阅另一 专业部门的档案时也要取得该部门具有相当查阅权负责人的同意。 2.8 档案的保管期限 2.8.1档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为十年至三十年左右， 短期为十年以下，一般为五年。 2.8.1.1.凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司的发展有长 期利用价值的档案，列为永久保管。 2.8.1.2.凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有参考价值 的文件材料，列为长期保管。 2.8.1.3.凡是较长时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 2.9 档案的工作程序与标准要求： 2.9.1收集材料：做到三清一收，即清卷夹、清借条、清帐物；收集散存在部门 和个人手中的文件，确保齐全完整。 2.9.2立卷分类：做到四分四不混，即分年度、分单位、分问题、分期限；除有 29 特殊规定外，不同年度、不同单位的文件不混合，不同类型问题的文件不 混合，永久、长期、短期保存的文件不混合。 2.9.3立卷组合：做到以问题特征为主，按文件类型组合，适当分级，兼顾其他 特征，卷内文件排列有序。 2.9.4立卷编目 2.9.4.1.卷内文件编号：成卷装订的文件在有字面依次编定页号、按件装订的在 每页首页右上角加盖档案号，编写件号。 2.9.4.2.填写卷内目录，填写齐全不漏页。 2.9.4.3.拟制案卷题名，题名包含责任者、内容、名称三要素，文字简明确切。 2.9.4.4.编定卷号：区别不同期限，案卷排列条理，保持规律性。 2.9.4.5.填写案卷目录：项目填写齐全。 2.9.4.6.填写案卷封皮：碳素笔书写或印刷，字迹工整无污染。 2.9.4.7.填写备考表：情况说明周全，签署姓名认真。 2.9.4.8.打印全引目录：文字排列整齐，印刷清晰、干净。 2.9.4.9.装订案卷：卷内去掉金属物，对破损件修裱衬托，装订结实、整齐、美 观。 4.4. 检查与考核检查与考核 4.1 档案管理制度的实施由总经理办公室负责并定期组织检查。 5.5. 本制度由总经理办公室负责解释。本制度由总经理办公室负责解释。 （六）（六） 、文档、图表、资料编号的规定、文档、图表、资料编号的规定 1.制度内容、目的与适用范围制度内容、目的与适用范围 1.1 本制度规定了公司文档、图表、资料的编号规则。 1.2 目的：规范公司文档的管理及各类文件编号的管理。 1.3 本制度中的文档指广义的文档，包括公司各类管理文档、图表、资料的编号， 各部门根据工作需要制定的特殊材料、用具编号参照此规定制定。 2.管理组织管理组织 总经理办公室负责公司文档编号的管理；各部门负责本部门有关文档的编号管 30 理。 3.管理内容管理内容 3.1 公司及部门文档编号： 公司文档编号由公司名称、部门名称、文档属性、版本号、文档编号组成。 3.1.1 .公司名称、部门名称编号用简称或汉语拼音大写字母表示，如，福成酒店 用简称BAORUI，总经理办公室简称XZ，财务部简称CW，房务部简称FW，餐 饮部简称CY，营销部简称YX等。 3.1.2 .文档属性编号的构成：根据文档的大类划分，分为管理制度（ZD），合同 （HT），计划（JH），总结（ZJ），图表（TB）等。 3.1.3 .公文的属性编号根据公文的类别划分，分为请示（QS）、批复（PF）、报 告（BG）、通知（TZ），通报（TB）、决定（JD） 3.1.4 .密级在文档编号中年份、序号前面，如AA2006003，表示06年第三号文件， 密级为AA，非密级文件标注“N”表示。 3.1.5 .文档、图表版本号：1.0（初版） 1.1（修订一次，依此类推） 如无版本号，可省略。 举例：1）公司发文：公司-属性-编号，BAORUI-QS-N2007001； 2）部门行文：部门-属性-编号， CW-PF-N2006005； 3）公司制度：公司-部门-属性-编号，BAORUI-XZ-ZD-2007006 4.本制度由总经理办公室负责解释本制度由总经理办公室负责解释 （七）（七） 、文件资料领阅与外借管理制度、文件资料领阅与外借管理制度 1. 制度内容及适用范围：制度内容及适用范围： 1.1 本制度规定了公司文件资料领阅与外借管理的组织、管理内容及检查与考 核。 1.2 本制度适用于全公司文件资料领阅与外借的工作管理。 2. 管理组织管理组织 2.1 公司总经理办公室秘书负责公司文件资料的领阅与外借管理登记工作。 31 3. 管理内容管理内容 3.1 文件资料的借阅 3.1.1 借阅登记要完整齐全，标明文件资料的名称、编号文件、借阅人姓名和所属 部门。 3.1.2 公司机密文件或资料的领阅需要有相应查阅权的领导签字。 3.1.3 领阅的文件或资料未经批准不得复印、传真、摘抄、传阅或在上面删改、涂 抹。 3.1.4 领阅的文件或资料一般不得超过一周。 3.1.5 未经批准，领阅的文件或资料不得带出公司。 3.1.6 未经批准，领阅的文件或资料不得借与他人。 3.2 文件资料的外借 3.2.1 可外借的文件范围：包括决定、指示、通知、通报、报告、请示、各类来往 信函、会议纪要、基建文件及相关图纸、商业计划书。 3.2.1 文件密级程度包括绝密、机密二个等级。 3.2.3 外借以上文件均应与总经理办公室档案管理人员签定文件外借协议书 。 在各部门存放，尚未在总经理办公室存档的文件外借必须征得总经理办公室 档案管理人员的同意，按规定签定文件外借协议书后，方可外借所存文 档。 3.3 密级不同文件借阅规定如下： 3.3.1 绝密文件借阅必须经总经理办公室经理及公司总总经理签批后才可借阅，不 得复印、记录，更不可带离公司；如确因特殊原因需复印或带离公司必须 经总经理办公室经理及总经理共同签批并填写文件/资料外借协议书 。 文件借阅时间不得超过三天。 3.3.2 机密文件借阅必须经公司分管总经理办公室的副总裁签批后才可借阅，原则 上不允许复印和带离公司；如因特殊原因，需复印和带离的，经公司分管 总经理办公室的副总裁批准后方可，并且由总经理办公室档案管理人员负 责复印所需借阅的文件。带离公司的此类文件借阅时间不得超过五天。 3.3.3 普通文件经公司总经理办公室经理签批后即可借阅、记录。借阅时间不得超 过一周。 3.3.4 借阅人员或部门必须认真保管好资料的完整及完好性，并按照要求，在规 32 定期限内归还所借阅文件。如因特殊情况，需要延长借阅时间的，需与公 司再重新办理借阅手续。如在文件借阅过程中发生文件损坏及丢失现象， 公司保留追究其责任的权利。 4.4. 检查与考核检查与考核 4.1 本制度由总经理办公室负责检查与考核。 5.5. 本制度由总经理办公室负责解释本制度由总经理办公室负责解释 附：1、 文件外借协议书 （样本） 2、文件借阅与外借管理流程图 33 文件/资料外借协议书 甲 方：北京福成酒店有限公司 乙 方： 地址： 电话： 传真： 现乙方向甲方借阅 文件，密级程度为 ，归还/销毁 时间为： 。 （如销毁，请传真告之） 乙方承诺： 1严格遵守业界成文或不成文的商业秘密保护方法，未经甲方书面同意不将上 述文件全部和/或部分的复印、摘抄、泄露或散布给第三方。 2象对待本公司的机密资料一样对待所借上述资料或文件，保证文件外借后的 安全可靠性及文件的完整、完好性，不在文件上做任何涂改或删除。 3未经甲方书面同意，不得将上述文件或资料用以针对第三方的商业目的或其 他用途。 4严格按照甲方提出的文件处理方案及时归还或销毁所借文件。 如因乙方违背上述承诺，甲方保留对乙方的相应追究的权利。 甲方借阅经办人签字：甲方借阅经办人签字： 乙方借阅经办人签字：乙方借阅经办人签字： 年 月 日 年 月 日 34 文件借阅与外借管理流程图文件借阅与外借管理流程图 责任部门责任部门/责任人责任人工作流程工作流程 借阅 外借 总经理办公室/档案管 理员 总经理 分管副总 总经理办公室/档案管 理员 总经理办公室/档案管 理员 总经理办公室总监 签字批准 区分文件密级程度 公司文档、资料 借阅人员借阅登记 填写文件外借协议 绝密文件机密文件普通文件 借阅、外借文件 绝密文件 （三天内） 签字批准 签字批准 机密文件 （五天内） 普通文件 （一周内） 借阅人员 按期归还文件 35 （八）（八） 、保密工作管理制度、保密工作管理制度 1 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度规定了公司保密工作的管理组织、管理内容及检查与考核。 1.2 本制度适用于全公司保密工作管理。 2 管理组织管理组织 2.1 公司成立保密工作管理小组，分管副总任组长，总经理办公室经理、秘书、档 案管理员为成员，负责对保密工作监督、检查与指导。 2.2 利用各种形式，结合办公室实际，切实抓好保密宣传，经常对员工进行保密教 育，克服麻痹思想，增强保密观念，法制观念，纪律观念，严格按保密制度办 事。 3 管理内容管理内容 3.1 秘密定义：公司的秘密是关系到公司的权利和利益，依照特定的程序确定，在 一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 3.2 秘密范围：涉及公司人事、投资方向、工资、财务、行政、统计资料、业务机 密等列入保密范围的，均应严格管理，以确保公司利益不受损失。 3.3 公司的秘密包括下列秘密事项： a、公司重大决策中的秘密事项（绝密） ； b、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表（绝密） ； c、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息（绝密） ； d、公司的投资方向及力度（绝密） ； e、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目和经营决 策（机密） ； f、公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料（机密） ； g、公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录（机密） ； h、其它经公司确定应保密的事项（机密） ； 一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 3.4 秘密的等级：公司的秘密根据对公司的重要性的不同分为绝密、机密二个等级。 3.5 秘密的知情权：秘密的知情人员分别设有相应的权限。绝密文件仅有总裁及相 36 关副总裁有权查阅，机密文件仅有相关部门负责人有权查阅。同一部门人员除 非经过本部门有相当秘密知情权的领导批准，不准越级以任何方式了解本部门 的所不应当知道的秘密；在未经对方部门同意的情况下，不同部门的人员不得 了解另一部门的秘密，有相当秘密知情权的部门领导了解另一专业部门的秘密 时也要取得该部门具有相当秘密知情权领导的书面同意。 3.6 各部门总经理应根据本部门的具体情况制订本部门的保密细则，上报总经理批 准并在总经理办公室备案。 3.7 对各种保密资料建立健全登记、归档、传阅、借阅一整套手续制度。 3.7.1登记归档：各保密文件资料由总经理办公室档案管理员按秘密等级分类 存档登记，包括文件名、密级、数量、移交人签字、档案管理人、入档时间。 绝密文件形成当日归档，机密文件自形成之日起二日内归档。 在保密文件形成过程中产生所有的废弃件、草稿、修改稿、复印件等非 存档文件需在定稿后粉碎。 3.7.2传阅：文件传阅要有文件传阅记录，有权阅读人需在文件传阅单上签字 阅读，传递人为总经理办公室秘书。保密文件在归档期内传阅，及时存档。 3.7.3借阅：各类保密资料，有秘密知情权的人可以借阅，借阅时间不得超过 一天，限当日归还。绝密文件借阅需有总经理书面批准，借阅人登记，借阅 时文件管理人在场，文件不得离开文件保管地。 3.8 一切保密文件和资料禁止复印、复制、扫描等，不准随便带出办公室，因工作 需要带出时，必须经总经理书面批准并采取适当保密措施。 3.9 借阅文件要按手续办事，用完按期交回，下班后办公桌上不准堆放文件及其它 材料，并注意安全防范工作。 3.10 注意口头保密。秘书、文书及所有办公室人员都要严格按保密守则办事。 3.11 各种信息要存入计算机妥善保管，严格计算机操作使用，非经机主同意，他人 不准上机操作。个人使用的计算机须设置开机密码，屏幕保护密码，保密文件 前设打开密码。 4 检查与考核检查与考核 4.1 建立检查周期，由公司分管领导负责每季度对公司的保密情况进行一次检查， 并定期不定期地对各部门进行抽查。根据抽查结果进行奖惩。 37 5本制度由总经理办公室负责解释。本制度由总经理办公室负责解释。 （九）（九） 、公司文件密级的规定、公司文件密级的规定 1 规定内容及适用范围规定内容及适用范围 1.1 本“规定”规定了公司文件密级的范围和确定规程。 1.2 本规定适用于公司与各部门文件密级确定工作。 2 目的及依据目的及依据 2.1 制定规定的目的是进一步完善公司保密文件的管理。 2.2 本规定依据档案管理制度 、 文件资料领阅与外借管理制度和保密工作 管理制度制定。 3.规定内容规定内容 3.1 秘密定义：公司的秘密是关系到公司的权利和利益，依照特定的程序确定，在 一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 3.2 秘密范围：涉及公司人事、技术数据、工资、财务、行政、统计资料、业务机 密等列入保密范围的，均应严格管理，以确保公司利益不受损失。 3.3 密级等级：由高至低分别为绝密、机密二级 3.4 文件领阅权限参照文件资料领阅与外借管理制度的有关规定执行。 3.5 确定文件密级总体原则： 3.5.1以下文件类型原则上定为机密以上级别文件 3.5.1.1 公司重大决策中的秘密事项； 3.5.1.2 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目和经营 决策； 3.5.1.3 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪要； 3.5.1.4 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； 3.5.1.5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； 3.5.1.6 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料； 3.5.1.7 公司研发和生产的各种资料。 38 3.5.2各部门文件材料密级的基本分类 3.5.2.1 财务部门 绝密级：各种财务、财政、统计报表。具体有资产负债表、损益表、现金流量 表、费用表、资金状况表、年度财务计划、会计凭证、总帐、明细帐、 员工工资表、统计月（年）报表、月度资金需求计划。 机密级：增值税申报表、营业税申报表、企业所得税申报表、印花税申报表、 个人所得税申报表和其他税务报表。 普通级：设备清单、信用证申请书、进口付汇备案表、购汇申请书；税务登记 证、银行开户证书、外汇登记证书、自理报关证书、各类财务规章制度。 3.5.2.2 人力资源部门 绝密级：与各人事局、人才、职业介绍中心等政府机构联系招工、招聘、存档、 人才引进、政审等所需表格及材料；与员工签定的各类法律文件，如劳 动合同、试用协议及附件；未公开未公布的人事政策、制度、决定等； 部门用表：员工情况登记表 、 员工入职审批表 、 办理人才引进、 寄住证手续审批表 、 移交清单 、 工资通知单 、 部门用人申请表 、 员工辞职申请书 、 新员工试用期评估表 、 试用员工转正定职审批 表 、员工考核用表等。 机密级：应聘人员所寄简历及应聘人员情况登记表 、 应聘人员面试评分表 等。 普通级：请假批准单 、 加班申请单 、 出差申请单 。 总经理办公会颁布执行的人事制度及相关空白表格。 3.5.2.3 行政管理部门 绝密级：公司发展与总结报告、非公开的重要文件和通知、非公开的与政府等 有关部门的工作联系函件、各部门上报归档的 AAA 级文件。 机密级：会议纪要、有关决议、未公开的行政管理制度、公司与有关单位或个 人签定的合同、办理有关证件和手续材料文档，以及其它部门上报归档 的 AA 级文件。 普通级：物业、租房等有关合同、各部门工作联系函、有关管理培训材料，以 及其它部门上报的普通级文件。 一般性行政通知，申请、报告，公开的行政管理制度 3.6 密级确定的规程： 3.6.1 部门负责人有权决定或根据有关人员的建议，确定机密级以下（包括机密 级）文件的密级。 39 3.6.2 公司总裁根据有关人员的建议，有权确定绝密级文件。 3.6.3 公司技术人员和公司正式管理人员可以确定 AA 级以下文件的密级。 3.6.4 文件在归档时，作密级归档的依据是有关权限人的签字。 3.7 文件密级应在文件正文右上角标注。 4. 本规定由总经理办公室负责解释。本规定由总经理办公室负责解释。 （十十） 、Domino/Loutes Notes 使用管理制度使用管理制度 1 1 制度内容及适用范围制度内容及适用范围 1.1 本制度所指 Domino/ Loutes Notes 是控股公司及在各下属公司安装的各层级 Domino 服务器和 Loutes Notes 客户端。本制度规定了 Domino 服务器和 Loutes Notes 客户端的功能、管理、维护和使用等内容。 1.2 为保障公司的办公自动化系统能够得以顺利推广、正常运行及应用，制定本办 法。 2.2. 管理组织管理组织 2.1 控股公司行政管理部负责公司 Domino 服务器和 Loutes Notes 客户端管理维护， 对各公司的 Domino 服务器进行统一安装，并服务器的日常管理进行指导和检查； 对各公司的 Loutes Notes 客户端的安装使用进行培训和指导。 2.2 总经理办公室负责对本公司 Loutes Notes 客户端的使用进行管理、维护、检 查以及与控股公司的联系。 3.3. 管理内容管理内容 3.1 系统构成与功能 3.1.1控股公司采用 Domino Lotus/Notes 为信息化管理的技术平台。 3.1.2Domino 服务器用于存放所有办公数据和文件信息；Notes 客户端供下属各 公司用于信息及文件输入、修改和流转操作以及信息查阅、输入、修改和传送、发 布。