采购管理模块操作手册.doc

采购管理模块业务操作流程 一、采购管理系统与其他系统的关系图：采购管理应付款管理仓存管理采购发票采购入库单二、一般采购业务流程图采购发票审核采购入库单采购发票外购入库核算赊购应付帐款管理采购凭证三、采购管理模块主要业务类型分五类：第一类当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作；第二类当月采购发票未到月末作暂估的业务操作；第三类收到采购发票后冲回上月暂估的业务操作；第四类采购费用分配的业务操作；第五类特殊业务操作。四、当月外购入库单与采购发票同时到达的业务操作1、正式操作前应具备的条件：合规的入库单:说明合格的条件？合格的商业发票：说明合格的条件？入库与发票核对一致2、操作步骤：（本业务共分七步）第一步 填制外购入库单：首先点击【物流管理】【采购管理】【入库】【外购入库单-录入】进入了外购入库单的界面。（如图1）在外购入库单的界面中依次填列的下列栏目：选择现销或赊销、选择具体的供货商名称（如北京轻联公司）、和选择入库单日期和编号、录入相应的仓库、验收和保管录入相应的负责人名称，物料编码、实收数量、单价按物流部转来的入库单上的数据录入，填制上述栏目后点击保存并审核该单据。（如图2、图3）本步骤规范化要求：供货商名称、单据编号、采购方式、由料仓库录入准确无误，及时审核单据。供应商名称、单据编号的规范要求？ 图1 图2 图3第二步选择需生成发票的外购入库单：退出图3的界面，在图1的界面中点击【入库】【外购入库单-查询】，进入条件查询的界面，在此我们输入相应的查询条件（或直接按回车），在外购入库单序时簿中可以找到已输入的单据。（如图4-图5）第三步生成电子发票：选中需要生成发票的单据，点击下推菜单，选择生成购货发票（普通或专用）命令进入外购入库单生成发票的界面（在此我们选择的是生成专用发票）单击按钮可生成一张专用发票。（如图5-图6） 图4 图5图6 图7第四步填制采购电子发票：在购货发票（专用）界面中，依次填写以下栏目：选择现销或赊销、选择相应的会计科目，在此须注意由于我们生成的购货发票是由外购入库单自动生成的，单价会不准确，还须与实际的购货发票核对，如发现金额错误，必须手工对单价进行调整，经核对相符后点击保存按钮。（如图7）本步骤规范化要求：按计财管理中心的统一要求，购进物资一律使用增值税专用发票注意电子发票与采购专用发票的核对和校验。本步骤特殊业务提示：事业部调和林本部的业务，本步骤中采购方式应该选择、贷方科目选择 图8第五步审核购货发票：图8购货发票的审核界面中，依据单据号码、实收数量和物料名称，对购货发票及入库单进行审核（可按住ctrl、shift键，用鼠标选择多张入库单与一张发票的勾对）。发票审核的规范化要求：单张发票与单张入库单勾对审核一张发票与多张入库单审核本业务的关键性提示：注意采购发票与外购入库单的准确钩稽，防止错误审核。第六步 回填单价：发票审核完毕后，必须进行入库核算，以便回填入库单的金额防止入库单的单价与采购发票不符。退出图8的界面，回到图1的界面中点击【物流管理】【存货核算】【入库核算】【外购入库核算】进入条件查询窗口，输入相应的查询条件后，即可在外购入库核算界面看到需要核算的采购发票，点击核算按钮完成核算任务。（如图9-图11） 本步骤关键性提示：如不进行回填单价，将造成物流系统的存货明细帐与总帐系统的存货类科目的明细帐核对不符。未进行采购发票与外购入库单的审核，就不能进行外购入库核算。 图9 图10 图11 图12 图13 图14第七步生成总账系统的记账凭证：采购发票核算完毕后，退出图11的界面，进入图12的界面中点击【物流管理】【存货核算】【凭证管理】【生成凭证】，在出现的事务类型窗口中选择外购入库（如图13），在单据序时簿窗口中选择该购货发票及对应的入库单（当入库单为多笔时，可按汇总生成凭证），点击按单生成凭证（如图14），即可生成采购发票及入库单同时到达的外购入库凭证（如图15）。本步骤关键性提示：修改凭证时税金摘要栏必须注明相应税金类别（和林物流采购1702；外加工地物流采购1701；其他类为1703）图15 五、当月未收到采购发票，根据外购入库单生成暂估凭证的业务处理。1、正式操作前应具备的条件：录入外购入库单月末未收到增值税发票手工汇总的估价附件与机内核对一致本业务处理共分二步：第一步操作与第一类业务的第一步操作相同，第二步生成总帐系统的记帐凭证：点击【物流管理】【存货核算】【凭证管理】【生成凭证】（如图12），在出现的事务类型窗口中选择估价入帐（如图13），在单据序时簿中选择对应的入库单（当入库单为多笔时，可按汇总生成凭证），点击按单或汇总生成凭证（如图14），即可生成暂估入库凭证经手工修改如下（如图16）：本业务关键性提示：当月未收到采购发票的外购入库单，必须在月底及时生成暂估入库的凭证，否则会造成物流系统的存货暂估表与总帐系统的应付帐款-暂估应付款核对不符。 图16六、采购发票到达冲回上月暂估业务的操作流程。1、正式操作前应具备的条件：由供应部门转来合格的商业发票查到相应入库单并核对一致2、操作步骤：第一至五步重复第一类业务的第三至第七步，第六步：采购发票核算完毕后，退出图11的界面，进入图12的界面中点击【存货核算】【凭证管理】【生成凭证】，在出现的事务类型窗口中选择暂估冲回（如图13），可生成冲回上月暂估的凭证；再进入图13的界面，选择外购入库，可生成外购入库的凭证。本业务关键性提示：注意生成凭证的顺序，即先生成暂估冲回的凭证，再生成外购入库的凭证，否则系统将出现“凭证生成错误”的提示。七、 采购费用分配业务的操作流程：1、正式操作前应具备的条件：由供应部门转来合规的采购费用发票费用对象明确、费用金额计算准确2、操作步骤：（本业务分两步）第一步录入金额调整单：进入【物流管理】【存货管理】【凭证管理】【期初余额调整】，在条件查询界面中录入相应条件（如图17），进入金额调整序时簿界面后点击，进入金额调整单录入界面，在此界面中依次填列的下列栏目： 和选择业务日期和编号、录入相应的仓库，物料编码、调整金额计算所得费用金额录入，填制上述栏目后点击保存并审核该单据。（如图18）本步骤规范化要求：仓库录入准确无误，及时审核单据。第二步生成凭证：进入【存货核算】【凭证管理】【生成凭证】，在出现的事务类型窗口中选择期初余额调整（如图19），在单据序时簿中选择对应的金额调整单（当调整单为多笔时，可按汇总生成凭证），点击按单或汇总生成凭证（如图20），即可生成金额凭证，经手工调整为如下分录（如图21）： 借：原材料/包装物 应交税金应交增值税（进项税）运费抵税 贷：应付帐款XX/内部银行存款本步骤关键性提示：修改凭证时税金摘要栏必须注明相应税金类别（运费抵税摘要 7 ）图17 图18 图19图20 图21八、 特殊业务的操作流程：（拆分、合并单据；对等核销、反核销）拆分单据：1、正式操作前应具备的条件：机制入库单存在由供应部转来的发票数量少于入库单的数量2、操作步骤：（本业务分两步）第一步查询入库单：进入【物流管理】【采购管理】【入库】【入库单查询】，在条件查询界面中录入相应条件（如图4）进入外购入库序时簿界面；第二步拆分单据：第一步界面中定义相应入库单，编辑拆分单据（如图22），进入编辑单据界面在外购入库单中拆分数量栏录入所需数量，后点击确定即可拆分出子单。（如图23）本步骤规范化要求：拆分数量录入准确无误；尤其注意保留母单即必须针对所拆出的单据做凭证，以勉以后再需拆分单据时不能实现。 图22 图23合并单据规范化要求：必须选择拆分子单进行合并操作，步骤同“拆分单据”对等核销：1、正式操作前应具备的条件：发现上月的机制入库单存在确认有对等核销操作的必要2、操作步骤：（本业务分两步）第一步查询被核销单：进入【物流管理】【采购管理】【入库】【入库单