安易财务软件运用中的有关问题及处理方法

安易财务软件运用中的有关问题及处理方法安徽省气象局财务结算中心从2003年6月起，正式启用“用友安易R9通用财务软件”网络版本，标志着结算中心会计电算化工作进入实质性的运转。经过一年多的实践，下面结合实际谈谈财务软件运行中应注意的问题及处理方法，供大家参考。1、注意防范计算机病毒计算机病毒具有破坏性、隐蔽性、潜伏性和传染性能造成系统无法运行，对数据或文件进行破坏，引起不可预测的严重后果。病毒的传播途径包括软盘、网络等。因此除电脑中安装杀毒软件外，同时要注意不要使用来路不明的软盘和光盘，禁止安装游戏光盘。2、规范会计凭证的录入在实际工作中，我们在编制某些凭证时，有的会计科目发生额既可以记在借方，也可以记在贷方。还有的经济业务在会计处理时，可以做两张或两张以上凭证，也可以只做一张凭证。但是，在使用安易软件录入凭证时，应该记在会计科目的借方就记在借方，不能记在贷方，应记在会计科目贷方的就不能记在借方。如果应该做两张凭证就要做两张，而不能只做一张凭证，否则就会产生错误，造成账表不符。因为，记账凭证输入是安易软件的主要财务原始数据来源，如果凭证不按规范要求编制，将会使报表系统中账务取数数据出现偏差。所以，在使用安易软件时，一定注意规范化地录制记账凭证。3、掌握自动转帐凭证设置功能，提高工作效率自动转账凭证虽不是一个必选项，但利用自动转帐功能无疑能提供极大的便利。在单位的会计业务中，常有固定对应关系的记帐凭证，且其数据来源于已输入系统的记帐凭证。如企业核算中每月均需结转的损益类科目，在月末所有收入、成本费用凭证输入、登记入帐后，须汇总结转至本年利润一类的科目，自动转帐凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动生成一张转帐凭证。事业单位年终结转事业结余也可进行自动转账凭证的定义。在使用该功能前须进行必要的设置，包括会计科目属性中自动转出、转出科目和转入科目，以及汇总数据的性质（余额、发生额），在设置时注意转出科目可设置多个，但转入科目只能设一个。月末或年末通过“期末处理”一“结转期间损益”或“期末自动转账”来完成此功能操作。4、加密中经常遇到的问题及解决方法（1)如何判断加密卡是否正确：启动安易加密服务程序AnyiServerexe，如果不能启动，则证明加密卡或驱动程序有问题。检查是否安装了正确的加密卡驱动程序并保证加密卡已安装在当前机器的并口（打印机端口）。（2）网络版本如何判断用户许可文件（AnyiKey.id）是否正确：启动安易加密服务程序（AnyiServer.exe），在“文件”菜单项上选择“输入用户加密码序列号”，输入您的正确的序列号。然后在“文件”菜单项上选择“指定使用许可认证文件AnyiKey.ID”重新指定其位置，如果不能正确显示购买的模块及用户数，则说明用户许可文件有错误。检查指定位置上AnyiKey.id文件和光盘上的文件的大小、日期是否一致，如不一致，则重新复制光盘上的文件到硬盘上。（3)进入账套时提示：找不到加密服务，你是否愿意将其作为试用版本使用：检查制定加密服务的机器名是否正确保存在windows目录下的AnyiClinet.ini文件内。网络版本检查网络是否畅通。5、年末统一结账及建新账的方法（1）年末结账方法：使用标准的结账方法，企业单位结12期账前，事业单位结13期账前，需完成所有凭证编制、审核、记账、报表编制、核对的工作，数据准确无误后执行期末处理一“结账”操作，不可不结账就做下一年度的业务。（2）建立新账方法：使用标准的结账方法结账后，即自动产生下一年度新帐，以下一年度时间登陆帐务系统既可以对下一年度进行操作。6、账务系统常见问题（1）记账凭证套打时，不能按照要求格式打印：这是因为纸张设置不对，可通过“文件”-“打印”-“打印设置”-“套打设置”中总体设置、表外项、表内项等分别进行设置。注意套打格式选“安易标准凭证套打纸”。（2)在进行凭证打印时，第二张凭证向下移动：是因为打印凭证设置的高度大于纸高，可选择自定义纸张（如自定义为：纸宽2400纸高1145，单位是0.1毫米）进行调整即可。（3）凭证打印时希望“单位名称”能打到标题“记账凭证”四个字的上方：通过选择“自定义凭证打印格式”调整表外项的左边界和上边界即可实现。（4）输入凭证中只能看到科目代码，不显示科目名称：有几个原因可以造成这种情况：a、该科目已被删除；b、操作员没有数据权限。（5）从“账表”中比较明细账、多栏账时，发现多栏账中缺少凭证：这是由于在格式中的展开科目中没有选择凭证中相关的科目而造成的，只需重新定义格式即可。（6）新增科目方法：可通过“建立科目”中增加科目代码和名称。另外在编制记账凭证选择科目时点“编辑”也可以，注意新增科目时必须选择“增加”。（7）选择了“包含未记账凭证”，查看明细账时，发现没有年初余额：这需要在“年初余额录入”保存退出时，选择导出到预记账库。7、报表系统常见问题（1）为保证打印的会计报表整齐、美观，在设置纸张时，可通过“页面设置”中提供的“水平居中”、“垂直居中”的选项，进行自动居中设置。（2）打印报表时，列宽不能自动根据数据大小进行调整。如：打印报表的某单元格金00额是182000元，如果不够列宽时，00报表只显示82000元，打印输出的也就是8200000元。这时只需点击“格式”下“最适合列宽”即可输出完整的数据。（3）报表卸出的方法。卸出数据时，如果需要卸出所有报表，只需在“本单位代码”中选00本公司，再卸出即可。如果选所有表，选全部表页，只能卸出第一张表。因此在卸出数据时，注意“指定单位代码”的选择。（4）在格式页进行修改公式后，提示指定会计期间不存在：系统默认表页是1999年的，需插入一张表页才是当前会计期的表页。（5）如何设置报表第13会计期：进入报表系统，通过“属性”中“自定义”设置13个会计期，注意把第13会计期调整为12月31日到下年的1月1日。8、打印工资系统常见问题（1）打印工资发放表时不想要千分位：只需在“帐套参数”里的“打印时输出数字千分位”选项去掉即可。（2）在打印工资发放表时，最后一页“总计数等于页小计”，而总计数应为所有页的合计数：这是由于在操作时选择“只打印最后一页”时所出的结果，该页的合计与页小计应该相同。（3）需要打印同一部门不同工资类别的工资发放表：根据需求设置不同的职员类型，但同一部门的职员工资类别都设为同一个即可。（4）打印工资条时，相关字段前总有“部门信息”、“职员信息”、“自定义项目”等标识，如何不显示：在账套参数中，将“双层表头工资表”选项去掉即可。使用安易软件，对于每一个操作人员来说，无论是系统管理员，还是其他操作人员，都要求全面了解并熟练掌握会计业务知识和处理方法及工作流程。否则，会给你的工作带来不便。如凭证输入操