秘书工作实务作业汇总.doc

目 录办公室办公用品采购的流程图2办公用品发放的流程图3办公用品接收的流程图4收发邮件的流程图5留言单及电话拨出记录表6秘书事务所关于建设新课程的通知7宴请方案8住宿安排方案11业务服务部关于采访学校秘书的总结12文秘专业采访报告文件15调查问卷及问卷分析报告17秘书工作情景剧之会前筹备18办公室办公用品采购的流程图（一）采购人编制办公用品采购计划（二）提前一个月把计划上报主要领导（三）主要领导批准、签字（四）办公室办公用品采购量、采购日期、确认采购方式、填写采购申请表一、一般小物件办公用品可直接购买二、特殊办公用品、低值易耗品和通讯设备（五）采购物品清单、拟写询价函、选择供应商、确认供应商选择供应商：第一价格要合理；第二质量要有保证，交货要准时；第三要有较好的售后服务。 （六）入库、登记、检验、核对、确认收货保管好进货、存货、和发放的记录和资料。物品保管、储存要符合规定要求。固定在特定的时间发放，秘书要记好出货记录。包括（物品名称、编号、申领部门、发货人、物品数量等）制定严格的发放登记制度和有效节约制度（四）设立档案卡由秘书部门定期检查（如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿）（三）新人员由部门提出申请领取并列入领用卡，离职时将剩余文具一并交还。（二）限定人员使用，自第三次起以旧品替换新品。（一）据历史记录、经验、设定领用基准，随工作状况调整发放时间一、建立严格的发放登记制度，严格的审批手续办公用品发放的流程图办公用品接收的流程图六、秘书验货结束后，应填写进货单，加盖印章或签名，并转交财务结算或支付接收好的货物要按照规定存放好发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商五、订立物品发放制度、确定物品发放人四、更新库存余额二、通知采购部门，按照真实数量支付货款三、把货物详情输入到库存卡接受项中一、先用订货单和通知单核对交付货物的交货单及货物收发邮件的流程图收发邮件接收邮件邮局或其他外部途径投递签收分拣拆封处理送呈（转交）网络发来的电子邮件、传真检查计算机里的电子邮件和传真等设备，将最新信息及时反映给上级发送邮件已封口邮件及时送交邮局，办妥有机手续；如有必要，把邮件予以登记邮件需交给秘书办理并推送根据信件的重要程度；发送之前，请领导确认，把有关信件复印、存档写信封时，检查核对收信人的信息，确保准确无误检查邮寄标记（急件、挂号、机密等）是否准确所装文件材料是否齐全信纸横写格式用两折三分法电子邮件、传真发送电子邮件时应注意保密先准备好传真稿，使用式要增强保密意识留言单及电话拨出记录表秘书事务所关于建设新课程的通知文秘、人力专业的校友们：为了交流、总结课程运用情况，进一步提高学习效果，加强秘书课程对工作岗位的运用，经研究决定召开秘书工作实务新课程建设交流研讨会，现将有关事项通知如下：1、 会议内容：秘书工作实务新课程的建设2、 会议时间与地点：时间：2013年11月24日 上午九点地点：江苏信息职业技术学院会议室124063、 与会者人员名单秘书课程指导教师：江红、王永春 110级毕业生代表俩名 111级毕业生代表12名 121级在校生秘书专业全体人员宴请方案随着我校秘书事务所的成长，我们广州XX在各个省市的地位日渐突出，发展态势喜人。赢得了各个学校秘书事务所的参观与指导。特制定以下工作方案：一、 活动的目的参观秘书事务所，学习经验，为了更好的建设秘书事务所，互相交流合作。二、 活动的地点及时间地点：广州XX学校时间：2013年10月18日三、 宴请嘉宾无锡市江苏信息职业技术学院秘书事务所所长及所里干部姓名职务联系电话石雨虹秘书事务所所佳男业务部部伟山业务拓展部部丹丹助、 菜单冷菜、热菜、汤、主食、其他附：沈佳男：不吃鸭肉、兔肉、羊肉、韭菜;喜爱鸡肉、海鲜类石雨虹：喜欢海鲜、酸辣、鱼类、绿色食品），不吃三文鱼加芥末、韭菜、不吃过于油腻的（猪肉类）何丹丹：不吃甜的，喜欢酸辣的胡伟山：甜食、荤菜，不吃素、不吃生姜、蒜、香菜五、 桌次及席位安排本次宴会应安排俩桌，每桌8人。安排桌次的具体原则是：1、以远为上。当餐桌距离正门有远近之分时，以距门远着为上。2、居中为上。多张餐桌并列时，以居于中央者为上。排列席次的原则是：1、面门为上。2、主宾居右。3、主人方面的陪同员，尽可能与客人相互交叉，便于交谈，尽可能避免自己人坐在一起，冷落客人。 主人1主宾1 主宾2 主人2 主人3主宾3 主宾4 主人4六、 宴会接待的准备工作1、 了解掌握情况。宴会前应了解客人的风俗习惯，生活忌讳和特殊需要。2、 进行宴会厅的布置。充分展现我们的诚意。3、 认真审阅宴会菜单4、 确定各服务区域的负责人5、 安排好迎宾七、 宴会中个人的礼仪1、 仪表2、 仪容3、 宴会过程中的礼仪举止住宿安排方案根据此次接待工作的预算情况，并且充分尊重参观方的意愿，特制订以下住宿安排方案。一、 住宿地点安排经过多方协调，现将住宿地点确定为学校宿舍。具体房间分配如下： 参观方职位参观方个人习惯参观方住宿房号无锡秘书事务所所长通风的环境7226业务部部长光线好、阳光充足的环境7225业务拓展部部长喜欢光线充足的房间4111助理空气新鲜7228二、 住宿工作负责人员广州秘书事务所助理：张倩业务服务部关于采访学校秘书的总结商学院人力与文秘办公室江红老师：职业秘书是商业社会急需的一种职业，企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性，依靠秘书的协助，自己能更有效地从事经营和管理。秘书主要是为了领导的工作服务的，秘书的价值取决于秘书与领导者主辅配合的有效程度。能否发挥秘书的参谋职能是提高这种有效程度的关键，也决定了秘书工作的价值和秘书自身价值是否实现的重要途径。因此我们特别采访了学校的教学秘书王云平，聊一聊秘书的相关工作。采访人员：业务服务部全体成员被采访人：教学秘书王老师内部分工如下:录音和预约：陆平平 整理问题：张艳秋 采访人员：薛明君，梁小盼 记录人员：崔家佳，史孟可 总结整理：纪锐，郑晔采访内容如下：问：老师，您的职业生涯中经历了哪些过程？答：我原来是负责招生和学工方面的，后来由于岗位需要，做了一名教学秘书，也算是对自己的一种锻炼吧。做秘书也差不多一年了。问：您的日常工作内容有哪些？答：协助教学主任进行教学管理，处理一些日常事务，协调时间更好的进行教学安排。问：您认为秘书应该具备哪些素质与能力？答：秘书要具备一定的协调能力，工作一定要细心，要有强烈的时间观念和责任意识。问：您如何处理好上司以及同事之间的关系？答：秘书是领导的得力助手。要尽量避免之间的矛盾冲突，在一些事情上应提出建议，相互交流，注意态度。总之意见可以提出，但无条件服从上司。另外同事之间要相互理解相互帮助，和睦相处。问：您对当下秘书职业有什么更多自己的见解？答：首先必须个人定位准确，不要受外界的主流问题影响，要理性看待这种偏见。问：您觉得秘书在服务与管理之间爱你如何定位？答：管理与服务相契合。协助领导管理，在一些教学安排上该强制的时候就强制，可以调节满足的尽力调节，相互协调。总之做到二者合一，才能把工作做好。问：您对我们文秘121这一届的学生有什么好的建议？答：自己定位好自己，努力学好课本知识，注意调节好作息时间，养成良好的生活习惯，培养强烈的时间观念。从现在做起，锻炼自己，为以后就业打好坚实基础。通过对王老师的采访，我们明白了许多。作为秘书，首先要给自己一个准确的定位，要提高自身的综合素质，特别要搞好领导以及同事之间的关系，以便更好的工作。时间观念与责任意识尤其重要，我们必须从现在开始就要培养自己良好的生活习惯。秘书是一个特殊职业，我们不能马虎大意，一定要从平时抓起，把自己培养成新时代需要的人才。 秘书事务所业务服务部全体成员 2013年9月6日文秘专业采访报告文件字2013号 签发人：陆平平关于网络采访文秘专业校友的报告江老师：您好！为了更全面的了解书本上的知识，根据对俩位文秘专业的校友采访结果，现将主要情况报告如下：针对与许婷、崔胜男俩位学姐的交流，她们一致认为秘书是一种服务性的工作，是上司的辅助参谋。像许婷学姐所说：“不管是文秘专业也好，还是其他专业也好，学好基本的文化知识目前是最重要的”。的确，对我们目前而言学好文化知识是极其重要的，做任何工作都需要有一个端正的态度，要学会宽容。做秘书就是一个杂家，要博学。在我问她秘书人员在工作中遇到多领导下派任务该如何处置时，她回答道：“面对多个领导同时下达任务的时候，要学会分析哪个任务是最急最重要的，安排好先后次序后要跟领导们确认在哪个时候把结果给他行不行。任何工作都是需要多沟通，有效的沟通和及时的反馈也是非常重要的”。当我问她文秘专业的就业前景时，她回答说：“文秘专业的发展前景我不知道，但是人人可以做文秘，却不是人人都能做好文秘工作的，想做一个好的秘书，就需要多多修炼自身的素养，多学一些新鲜的知识，多向优秀的人学习，近朱者赤嘛。”我觉得她回答非常有道理，受益匪浅！崔胜男学姐她是做人力资源这方面工作的，她认为秘书简单来说就是一个公司的管家，管理一切杂事的工作人员。在与她们的交谈间，我获得了很多宝贵的财富，这是专业的文秘工作者们给我们的建议。在工作中，与同事相处也是一种学问。与她们交流后我深刻的感受到自己的不足，要把自己的角色定位好，才能做正确的事。特此报告 二O一三年九月六日调查问卷及问卷分析报告调查问卷：/jq/2988233.aspx第五题：校内超市有哪些吸引你的地方单选题 根据调查，由于调查成员不够全面，此份问卷由20名同学填写。就如问卷中第五题为例。从调查结果来看，100%的在校住宿生都认为在校园超市购物是因为“距离较近”的原因所吸引她们，而在校园超市内价格、质量及服务都没有吸引学生的地方。作为经营者，针对在校住宿生的求近心理，在发展距离近、便利的优势之外，既可以改善服务态度，也要适当的筛选进货商来保证产品的质量，保证能够享受该有的待遇。此外，经营者也可向在校住宿生提供售后服务，并定期进行收纳建议。吸引更多消费者，创造超市新绩效。秘书工作情景剧之会前筹备人物：梁小盼万和公司总经理 陆平平万和公司总经理秘书 张倩旁白地点：万和公司大楼旁白：秘书准备好公司新产品发布会的所需文件，然后向梁经理汇报工作。秘书首先走到经理办公室门口敲门。秘书轻敲门俩下“咚咚”此时经理正在处理文件，听见敲门声抬头。梁经理：请进。旁白：同时放下手中的文件，秘书得到允许后，推门进入。（动作：秘书走到经理办公桌前）梁经理：小陆，有什么事吗？请坐！陆秘书：梁总，这是关于新产品发布会的方案。按照你的吩咐，此次新产品的发布会将在上海举行，新产品发布会的相关事宜，我已在方案中仔细说明。梁经理：小陆，此次发布会的经费预算做好了没？陆秘书：已经做好了,预算报表已附加在方案内，请您查阅并签字。旁白：经理翻阅方案查看经费预算表梁经理：好的，就这么办。那么有关新产品发布会与会人员是否已经邀请？陆秘书：按照你的吩咐，我已经列出与会人员的邀请名单，请您查看是否需要修改？另外我已经做了一份邀请函，请您查看是否能够发出。梁经理：好的，稍后我会查看，确定好后我会通知你。另外一个小时后召开部门临时会议，你去安排一下。陆秘书：好的，还有其他的事需要处理吗？没有的话我现在就去。梁经理：没有其他的事了，你先去吧。旁白：秘书走出经理办公室，并关上门。秘书回到办公桌，查看会议室使用记录，确定一间406会议室一小时后可以使用。随后秘书走到部门办公室，口头通知部门成员。陆秘书：通知：50分钟后在406会议室召开部门临时会议，请大家准时参加。旁白：部门成员纷纷应答好的。之后秘书回到办公室，拿起设备故障单，前往406会议室。她首先打开