“会议”及“会议纪要编写”有关规定.doc

洛阳金诚建设监理有限公司“会议”及“会议纪要编写”有关规定 洛 阳 金 诚 建 设 监 理 有 限 公 司 JCGL-15-2004“会议”及“会议纪要编写”有关规定2004-03-10发布 2004-03-10实施批 准： 编 制： 王光立“会议”及“会议纪要编写”有关规定1、目的为使“会议”、“会议纪要”制度化、规范化，不断提高监理工作水平，满足顾客要求和公司发展要求，制定本规定。2、范围适用于公司所有项目监理部。3、职责3.1第一次工地会议，由建设单位主持召开。监理部负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要，组织与各方在会议纪要上签认，以及会议纪要的发放。必要时，应提前和与会各方沟通会议内容，以便准备。3.2工地例会（监理例会）、专题会议总监（代表）或由总监委派专业监理工程师组织并主持召开；同时负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要，组织与会各方在会议纪要上签认，以及会议纪要的发放。3.3安全文明施工检查会议 总监（代表）或安全员负责组织并主持召开，同时负责组织会议签到、会议记录、起草会议纪要，组织与会各方在会议纪要上签认，以及会议纪要的发放。3.4总监（代表）认为需要公司领导参加的会议，由总监（代表）于会前向公司报告相关情况，由公司决定。3.5参加由甲方或其它单位组织召开会议的人员，应做好会议记录，会议内容应及时向相关人员传达并落实。4、程序4.1会议种类第一次工地会议；工地例会（监理例会）；专题会议；安全文明施工检查会议；其它会议；（如业主召开的会议等）监理部内部工作会议；a.内部工作例会；b.工地例会专题会议等会议召开前内部准备和统一认识会议；c.内部专题会议；（如专业会签会，监理备忘录等）d.公司召开的内部工作会议；本规定仅对上述、类会议做出规定，、两种可参考本规定执行。4.2会议程序及内容见附表1会议程序及内容4.3会议及其纪要的重要性a.会议及其纪要是做好监理工作的重要手段；b.会议纪要是建设工程监理规范（GB50319-2000）规定的28种监理资料之一，是监理工作重要依据之一，是归档监理资料之一；c.会议纪要中的一些“决议”是合同的组成部分；d.会议纪要是参建各方行为的依据之一。4.4“会议纪要”编写基本规则会议纪要编写依据：a.会议记录；b.与会各方达成共识的事项；c.有关法律、法规、标准、规范、设计文件和合同约定。会议纪要主要内容应是“会议决议”。决议就是会议议定的事项，应逐条写明确，并落实到单位、负责人，明确工作内容和工作标准以及时限要求。若会议决议对原设计和合同 有重大修改时，应另行按有关程序进行（工程变更）。鉴于会议纪要的重要性，会议纪要应内容真实、用语准确、简洁，篇幅不宜太长，条理清楚，重点突出，责任明确，便于检查落实；不能以会议记录代替会议纪要。权威人士发言，需要时应经整理后写入纪要；会议纪要应写明时间、地点、主持人姓名、参加人姓名、单位（职务）；时限要求应具体，避免使用“尽快”、“抓紧”等词；会议纪要应有与会各方代表的签认；会议纪要编写，应有编审制度，原稿上应有编制人、审核人签署（纪要必须经总监审核）；及时发放和管理。4.5会议纪要格式（见附表2）共分五栏，第一栏：标题栏；第二栏：时间地点、参加人员栏；第三栏：主要内容栏；第四栏：会签栏；第五栏：整理发放单位栏。5、引用文件建设工程监理规范GB50319-2000监理资料管理、归档办法JCGL-01-2004- 6 -附表1会议程序及内容 会议程序第一次工地会议工地例会专题会议安全文明施工检查会议时间工程项目开工前召开每周一次（需要时可增减）及时召开（遵守时限要求）每周一次（需要时可增减）会议签到（参加人员）参加单位及人员：建设单位（指挥部全体）承包单位（项目部全体）监理单位（监理部全体）参加单位及人员：建设单位（主要人员）承包单位（项目经理、技术负责人等主要人员）监理单位（总临（代表）及主要人员）需要时可邀请相关单位参加单位及人员：建设单位（相关人员）承包单位（相关人员）监理单位（相关人员）需要时可邀请相关单位参加单位及人员：建设单位（相关人员）承包单位（安全负责人等）监理单位（安全员或总监）需要时可邀请相关单位会议内容（作会议记录）见规范GB50319-2000，第5.2.10款。安全文明生产，每会必讲，警钟长鸣。其它事项。（重点要讲明监理工作的方式、方法、程序及要求，以便各方配合）见规范GB50319-2000，第5.3.2款。安全文明生产，每会必讲，警钟长鸣。（注意落实上次例会决议事项的完成情况）对一些工程中的重大问题以及不宜在监理例会上解决的问题，可根据需要随时召开由相关人员参加的专题会议。如：设计交底、图纸会审；施工组织设计、施工方案等相关问题的研究；材料、设备供应的协调；复杂问题的研讨；重大质量事故分析处理；工程延误协调；费用索赔协调；其它。施工现场安全、文明施工情况及工程质量隐患的安全问题。（注：可与工地例会合并，记录可写到例会纪要中。）会议纪要监理部整理发放监理部整理发放监理部整理发放监理部整理发放各方签认签认签认签认签认附表2第一栏编号： 会议纪要第二栏时 间：地 点：主持人：参加单位及人员：（凡第一次参加会议者还应写明职务）第三栏会议主要内容及议决事项：开头语（需要时）11.11.222.1注：每周例会纪要的“会议主要内容及议决事项”内容： 1质量；2. 进度；3