三级秘书考试知识大汇总.doc

企业经营常识1、会计基本职能：核算(记帐，算帐和报帐)和监督2、会计要素：资产，负债，所有者权益，收入，费用，利润3、会计科目：资产类，负债类，所有者权益类，损益类4、会计核算方法7种：设置会计科目和账户，复式记帐，填制和审核凭证，登记账簿，成本计算，财产清查，编制会计报表。5、会计凭证：原始凭证和记账凭证。 考试大提供6、会计账簿：包括总账，明细账，日记账和其他辅助性账簿。7、出纳工作权限：现金管理，银行事务，货币结算8、税收的基本职能：筹集国家财政收入9、税收的基本原则：公平，效率，适度，法治原则。10、税收的基本特征：强制性，无偿性，固定性11、税制的3个基本要素：纳税人，征税对象，税率12、我国的税收征收程序主要有：税务登记制度，发票管理制度，纳税申报制度，税务稽查制度13、税收分类标准：(见课本261页5-8图表)14、我国现行的货币政策工具：存款准备金率，利率，再贴现，中央银行再货款，公开市场操作和贷款规模等。15、社会保险的主要项目有：养老社会保险，失业社会保险，医疗社会保险，工伤社会保险，生育社会保险等。16、股票的构成：面值，市值，股权，股息，红利17、股票的基本特征：时间性，价格波动性，投资风险性，流动性，有限清偿责任，无期性，权责性18、我国两个社会个人股证券交易所：上海，深圳19、以法律形式确认的金融机构体系包括：中央银行，商业银行，专业银行，非银行金融机构，外资银行。20、国际金融机构：(按地域)全球性(国际货币基金组织，世界银行)和区域性金融机构21、国际结算：贸易结算和非贸易结算22、国际结算方式：汇款结算方式，托收结算方式，信用证结算方式，保函结算方式。23、利息的计算方法：单利计算法，复利计算法24、汇率的表示方法：直接标价法，间接标价法，美元标价法企业公共关系知识1、企业公共关系基本特征：以社会公众为工作对象，以塑造形象为工作目标，以传播沟通为工作方式，以互惠互利为工作原则，以真实诚恳为工作信条，以注重长远为工作方针。2、企业公共关系的职能：信息管理，参谋决策，媒介宣传，协调沟通，促进销售职能。3、企业公共关系原则：真实信用，互惠互利，全员公关，为社会服务，科学指导，社会规范原则。4、企业公共关系的工作程序：调查，计划，方案实施，效果评估。5、企业形象的重要性：(良好的企业形象)有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖;有助于增强企业的凝聚力和吸引力;有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视;有助于企业在竞争中赢得优势。6、企业形象的塑造和维护：阐明企业当前策略;确定企业形象;制定沟通目标;拟定沟通计划，持续执行计划。7、企业公共关系危机的预防：预测分析，制定计划方案，加强危机训练，建立处理危急事件的关系网络。8、企业公共关系危机的处理：采取紧急措施;积极处置危机。企业的人事管理知识1、高性能团队所具备的条件：共同的愿景;队员间开放的交流;队员间的互相信任和尊重;高效的工作程序;团队里求同存异，队员做事共同的方法和工作流程。2、人事档案保管制度的基本内容：归档;核查;保卫保密;统计;转递制度。3、人事档案利用的手续：查阅;外借;出具证明的手续。 考试大整理4、人事档案利用的方式：查阅;外借;出具证明。5、人员招聘流程：计划-信息发布-测试-人事决策-职工入职-招聘报告6、人员招聘方式：笔试(论文式和测验式)，面试(模式化，非指导性，状况，压力)和心理测试7、人员公开招聘原则：公开，竞争，平等，能级，全面，择优原则。8，职工培训两个重要内容：培训需求分析，制定培训计划企业文化知识1、企业文化的结构：物质层，制度层和精神层(核心)2、企业文化精神层6方面：企业最高目标，企业哲学，企业精神，企业风气，企业道德，企业宗旨。3、企业文化制度层3方面：一般制度，特殊制度，企业风俗。4、企业文化的特征：独特性，普遍性，可塑性。5、企业文化的功能：激励，导向，约束，凝聚，稳定，辐射6、CIS(企业形象识别系统)3层次：企业理念识别(MI)，企业行为识别(BI)，企业视觉识别(VI)。7、CIS策划的原则：全方位推进;以公众为中心;实事求是;求异创新;两个效益兼顾。企业管理常识1、公司登记注册的两种程序：公司进行的申请登记注册程序;公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序/有时也包括第三种，即设立审批程序或审批程序。2、申请设立登记程序：有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。3、注册成立个人独资企业、合伙企业程序：五步骤4、现代企业制度概念：以完善的企业法人为基础，以公司制企业为主要形式的新型企业制度。5、现代企业制度的基本内容：现代企业法人制度;现代企业组织制度;现代企业管理制度6、现代企业制度的基本特征：产权清晰;权责明确;政企分开，管理科学7、企业融资的方式：内部融资和外部融资(股权融资和债务融资)8、企业年检常识：内资企业年检程序和外资企业年检程序一、 企业管理常识（一） 企业创办程序1企业登记申请程序:申请设立登记程序;申请变更登记程序;申请注销登记程序2.注册成立个人独资企业、合伙企业程序第一步：咨询后领取并填写名称预先核准申请书、制定（委托）书，同时准备相关材料。第二步：递交名称登记材料，领取名称登记受理通知书等待名称核准结果。第三步：按名称登记受理通知书确定的日期领取企业名称预先核准通知书，同时领取企业设立登记申请书，经营范围涉及前置审批的，办理相关审批手续。第四步：递交申请材料，材料齐全后领取受理通知书。第五步：按受理通知书确定的日期交纳登记费并领取执照。（二） 现代企业制度的基本内容和基本特征1. 现代企业制度的基本内容:现代企业制度的主要内容包括3个方面：现代企业法人制度、现代企业组织制度和现代企业管理制度。2. 现代企业制度的基本特征是：1.产权清晰；2.权责明确；3.政企分开；4.管理科学。（三） 企业融资: 在市场经济中，企业融资方式总的来说有内容融资和外部融资两种。随着技术的进步和生产规模的扩大，单纯依靠内部融资已经很难满足企业的资金需求。而外部融资已成为企业获取资金的重要方式。外部融资又可分为股权融资和债务融资。（四） 企业年检常识1. 内资企业年检程序（1）企业领取、报送年检报告书和其他有关资料。（2）登记主管机关受理审核年检材料。（3）登记主管机关加贴年检标记或加盖年检戳记。其中详细步骤：（1）企业领取、报送年检报告书和其他有关资料。企业领取年检报告书;年检报告书的填写要求;企业申报年检须提交的材料1）法人企业、个人独资及合伙企业需提交的材料a年检报告书。 b营业执照副本。c.资产负债表、损益表。 d经营范围中载明前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印件。2）非法人分支机构、营业单位需提交的材料a年检报告书。 b营业执照副本（外资分支机构无副本的提交正本）; c.加盖企业印章的隶属企业上一年度已年检的营业执照副本复印件或隶属机构主体资格证明复印书。d.经营范围中载前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印书。3）外国（地区）企业承包工程、承包经营管理、外国银行分行、外国保险公司分公司需提交的材料。 a.年检报告书。b营业执照副本（无副本的提交正本）。c.隶属机构的主题资格证明复印书。 d经营范围中有属于企业登记前置行政许可经营项目的，加盖企业印章的相关许可证件、批准文件复印件。（2）登记主管机关受理审核年检材料。（3）登记主管机关加贴年检标记或加盖年检戳记。登记主管机关对和准通过年检的企业，在其营业执照上贴当年度通过年检的标记或加盖年检的戳记。年检标记分“A级”和“B级”两种。对遵守工商企业登记管理法规胃口良好的企业定为“A级”，对有违反工商企业管理法规行为的企业定为“B级” 横向沟通和纵向沟通一、横向沟通：又称为平行沟通，体现为部门之间和员工之间的沟通横向沟通在组织中采取的形式有：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训。二、纵向沟通：包括自上而下、自下而上的两种沟通。下行沟通：是纵向沟通的主体。指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。上行沟通：是纵向沟通的关键。指自下而上由下属主动发送信息给上司的沟通形式。三、危机沟通 危机：是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。危机沟通的策略：1、依据危机影响确认沟通重点确定沟通重点的根据：哪些人在危机中遭到损失?哪些人与危机有直接联系?哪些人对危机特别关注?2、重点实施沟通的方法(对企业员工;对危机中的受害者;对新闻媒体分别采用不同的方式) 第一章第一节 会前筹备一 、会议方案的拟订（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议与会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行3.电话会议及视频会议（1）电话会议交流信息的特点1）电话会议:方便灵活，准备时间短，回复迅速缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。 为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。（2）视频会议1）视频会议的特点:声音和图像同时传送。不受空间的限制。节省时间、费用。交流效果较好。视频会议的交流不够深入广泛。2）视频会议信息工作的要求由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。二、会务筹备概述（一）会务筹备概述1.会务筹备情况检查的主要内容:（1）会议准备是否充分;（2）会议期间能否排除各种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况;（5）会场布置情况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容2.会务筹备情况检查结果的形式:可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。第三章第三节 文档管理一、档案利用 (一)档案利用的含义档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。（二）档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。（三）档案利用的工作程序1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案二、档案参考材料的编号（一）档案参考材料的含义档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。（二）档案参考资料档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性；问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。（三）编写档案参考资料的工作程序1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写三、电子档案管理（一）电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。（二）电子档案的特点有：非人工识读性；对电子技术和设备的依赖性；信息的可变性；信息与载体的可分离性；信息的可共享性；多种信息载体的集成性。（三）电子档案的种类1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：文本文件；数据文件；图形文件；图像文件；声音文件；多媒体文件；命令文件。2按照电子档案的功能划分，可分为：主文件；支持性文件；辅助性、工具性文件。3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。（四）电子档案管理的要求有：真实性；完整性；可读性。（五）电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用 第一章第二节会后落实一、会议总结工作的内容和要求（一）基础知识1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点： （1）检查会议目标的实现情况。（2）检查各个小组的分工执行情况。（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。（二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发 归档 组织全体工作人员进行总结。二、会议评估工作的内容和要求（一）基础知识1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。（2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面： 1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。（2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。（4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。（5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。3.会议评估工作的方法和要求（1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 汇总评估结果。（三）注意事项会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。（2）对决议实不力。（3）不对会议的成败得失进行总结。（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。（5）与会人员对会议感到不满第二章第二节 办公环境管理正确选择办公的模式（一）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。为此导致工作模式出现下列变化：在家工作；远程工作；虚拟办公室；临时办公桌；弹性时间；兼职工作；合同工作；交叉工作；项目团队。2.导致办公模式变化的原因:（1）办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益。（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。（3）高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。（4）企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。（5）企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。（二）选择不同办公模式的工作程序:（1）深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？是否有增加临时用工的需求？是否有可以不在公司场地完成工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术？）（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式.（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式。（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。二、合理进行办公室布局（一）基础知识1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：（1）开放式办公室。（2）封闭式办公室。2.合理进行办公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于员工的工作分配。（3）有利于工作顺利完成。3.不同办公室布局的设计要求来源：（1）空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。（2）开放式和封闭式办公室1）开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：不设个人专用办公室；组合工作间的材料丰富多样；办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。第二章第三节 办公室日常事务管理一、改进办公室日常事务工作（一）基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：重新安排：修改；替换；合并；精简。（二）工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义评价分析改进实施（三）工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：我们现在何处（现状）？应在何处（改进的目标）？如何到达该处（改进的方法）？二、处理突发事件（一）基础知识1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：火灾；伤害；疾病；炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则:（1）快速反应，控制事态发展;（2）以人为本，保护公众利益;（3）公开透明，真诚面对公众;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表:事故情况记录表通常记录下面的信息：事故日期；事故地点；事故涉及的人员；事故的证人；事故过程的概述；填写事故记录薄的人员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：（1）完成表格人员的姓名、身份。（2）事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。（3）发生事故的日期、地点。（4）事故的细节及对事故的看法，（5）进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。（6）必要时还要记录事故证人的姓名和职务。（7）填写表格的人员签名和日期。（二）处理突发事件的工作程序1.突发事件的预防措施:（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。（2）用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。（7）保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。2. 突发事件的应对措施是：（1）准备清除的书面紧急情况处理程序。（2）用这些紧急情况处理程序培训所有人员。（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。（5）明确员工在紧急情况下的职责。（6）保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。（8）保证定期检查和更新设备。3.处理突发事件的工作流程:（1）及早发现，马上报告，并保护好现场;（2）查找问题的原因;（3）成立临时指挥中心;（4）控制源头，釜底抽薪;（5）召开新闻发布会三、完成督促检查工作（一）基础知识1.督查工作的内容:（1）上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。（2）上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。（3）本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。（4）新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。（5）人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。（6）下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。（7）秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。3督查工作的原则有：（1）实事求是的原则；（2）主动性的原则；（3）分层次落实原则；（4）时效性原则；（5）督查与帮办相结合的原则。1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）书面督查；（2）电话督查；（3）专项督查；（4）会议督查；（5）调研督查。（一）工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核立卷归档第二章第四节 办公用品管理一、办公用品与设备的采购程序（一）基础知识1.获得设备使用权的方式:获得设备使用权主要有两种方式：一种是购买；一种是租用。2.政府采购:我国政府采购的主要方式有五种,即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。（二）采购工作程序:1.提出购买申请;2.审批，落实经费;3.招标，选择供应商;4.签订供货合同;5.货物入库;6.支付货款二、采购预算方案的制定（一）基础知识采购预算方案制定的原则有：（1）真实性原则；（2）重点性原则；（3）目标相关性原则；（4）经济合理性原则。（二）制定采购预算方案的工作程序1.确定预算的核算基数;2.进行市场调研;3.确定采购产品的种类及型号价格;4.编写预算方案;5.征求意见，完善方案（三）预算方法:在具体的预算编制过程中，有两种预算方法可供选择:1.传统预算法;2.零基预算法三、调配办公资源（一）基础知识1.办公资源范围:办公资源包括的范围比较广,包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。2.办公资源管理:办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理地调配与利用工作资源，提高办公资源的使用效率。（二）调配办公资源的工作程序:无论是使用人工还是计算机，办公资源管理的基本程序都是一致的，具体如下：(1)了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等。(2)对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理。(3)对办公资源建档，记录应用情况。(4)定期进行数据分析。第二章第五节 信息管理一、信息的开发（一）基础知识1.信息开发的特征:信息开发具有多次性。一般物质资源经过消耗就可能丧失其功效，而信息具有共享的特性，它可以存储，可以被多次传输利用，能够不断地补充、完善和扩散，还可以进行综合和归纳，成为可增值的资源。2.信息开发的类型有：有一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。3.信息开发的主要形式有：（1）剪报;(2）索引;（3）目录编制；（4）文摘;（5）信息资料册;（6）简讯;(7）调查报告。4.信息编写的类型:（1）动态型信息;（2）建议型信息;（3）经验型信息;（4）问题型信息;（5）预测型信息5.信息开发的要求:信息开发要注重调查研究，通过各种渠道全面、及时获取信息，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。（二）信息开发的工作程序:1.确定主题; 2.分析信息材料; 3.选择信息开发方法; 4.选择开发信息的形式;5.形成信息产品二、信息的利用（三）基础知识1信息利用的特点是：周期性、经常性、广泛性和时效性。2.信息利用的要求:（1）遵守信息法规。（2）维护信息安全。(3)最大限度地满足信息需求。(4)注意对日常信息的积累。（二）信息利用的工作程序1.熟悉信息的内容;2确定利用需求;3.确定信息利用服务途径;4.获取信息; 5.提供信息三、信息的反馈（一）基础知识1.信息反馈的目的:（1）检查输出信息的真实性；（2）对信息传递进行检验和调整；（3）为决策提供依据。2. 信息反馈的特点有：（1）针对性；（2）及时性；（3）连续性。3.信息反馈的形式:（1）正反馈和负反馈；（2）纵向反馈和横向反馈。（3）前反馈和后反馈。4. 信息反馈的要求:（1）信息反馈要准确真实。（2）尽量缩短信息反馈时间（3）信息反馈要广泛全面，多信源、多通道反馈。（二）信息反馈的工作程序:1.明确目标;2.获取信息反馈的方法;3获取反馈信息;4.加工分析反馈信息;5.传递反馈信息6.利用反馈信息第三章第一节 文书拟写一、通告（一）通告的概念通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。（二）通告与公告的区别通告与公告同为具有广泛告知性与约束力的公布性公文，但是，他们又具有明显的区别：1、使用范围不同；2、宣布事项不同3、制发者不同。（三）通告的类型:通告可以分为制约性通告与告知性通告二种类型。（四）通告的结构是：标题+正文+落款+成文日期二、通报（一）通报的概念通报是表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况的公文.通报时各级机关、企事业单位和团体经常使用的文种（二）通报的性质1、通报属于奖励与告诫性的公文;2、通报属于传达和告诫性的公文;3、通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用（三）通报的类型:通报可以分为表彰通报、批评通报和传达通报三种类型。（四）通报的结构是：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期（五）通知于通报的区别通知与通报均为知照性公文。通知带有一定指令性，其事项具体，是上级机关下达至下级机关的公文；而通报重在传达重要精神或者情况，以使有关单位和公众知晓，一般不具有指令性。通知重在告知人们执行什么任务或怎样做；通报则是为了提高人们的认识和开阔人们的视野，以便把工作做得更好。三、决定（一）决定的概念决定是对重要事项或者重大行动做出安排,奖励有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。（二）决定的特点（三）决定的类型根据决定的性质，决定可以分为：1、指挥性决定；2、知照性决定。（四）决定的结构：标题+主送机关+正文+（附件）+落款+成文日期（五）相关注意事项1.不可用“文种”作标题以文种“决定”作标题，省略发放机关与事由，不符合国务院对公文标题的书写要求。2.慎用“决定”应该针对发放机关内部的重大事项或行动发布决定。在使用中容易出现的问题是“小题大做”，即把本应写为“表彰通报”、“批评通报”的，写成“表彰决定”、“批评决定”。请注意，不应把一半事项随意升格为重大事项或重大行动，要把握好“度”。四、请批、批答函（一）请批、批答函的概念请批、批答函是请批与批答函的名称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。（二）请批、批答函的类型:1. 请批函。请批函是向有关主管部门请求批准的函。2. 批答函。批答函是有关主管部门批答请批事项的函。（三）请批、批答函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文日期五、计划（一）计划的概念计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书（二）计划的特点有：1.针对性2.预见性（三）计划的类型:1.按内容分，有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、科研计划、销售计划等。2.按范围分，有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等。3.按时间分，有长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。4.按性质和作用分，有综合性计划、专题性计划、指令性计划、指导性计划等。（四）计划的结构计划的结构有两种，如下：1文章式结构，其结构是：标题+正文+尾部。2.表格式结构，就是整个计划以表格的形式表述，适用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划。六、总结（一）总结的概念总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的知识，用以指导今后工作的事务性文书。第三章第二节 收发处理一、文书的审核是对文件草稿从内容到形式做得全面检查和修正工作。（二）文书审核的要求:1.审核中发现的问题必须逐一纠正。2.一般性问题可以直接修改。3.需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商。（三）审核文书的工作步骤:1.明确审核范围;2.确定是否需要行文;3.审核文书的内容;4.检查文字内容;5.检查文件体式6.检查文书在处理程序上是否妥善完备二、文书的拟办（一）文书的拟办的含义:文书拟办是针对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。（二）文书拟办的要求:1.熟悉有关政策和规定。2.熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况。3.熟悉办文程序和有关规定。4.拟办意见要符合政策规定和实际情况。5.拟办意见力求准确、及时、简洁。（三）文书拟办的工作步骤:1.明确拟办范围2.阅读文书内容3.提出拟办意见三、文书的承办（一）文书承办的含义文书承办是按时文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体算是文件的工作。（二）文书承办的要求:1.认真领会拟办、批办意见。2.文书的承办要区分轻重缓急。3.来文内容涉及以前的收文，要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考。 4.对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明。5.要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。（三）文书承办的工作步骤:1.了解文书内容;2.研究批办意见;3.进行具体办理四、文书的催办（一）文书催办的含义催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时处理。（二）文书催办的要求:1.催办中发现问题要及时汇报。2.要填写催办记录。（三）文书催办的工作程序:1.确定催办的范围;2.确定催办的方法3.进行催办录像答题一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板炒你，赌气泄密。（一）关于商务活动中的签字仪式注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。（二）宴请注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。（三）有关商务旅行注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。（四）有关沟通：可能员工家属来闹事1、秘书有无做到换位思考；耐心倾听；2、秘书有无做到日常接待，如倒水等；3、如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；4、秘书在接待过程中要注意保密工作；5、与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。6、对方提出一些要求，秘书要向上级请示；7、若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。8、领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定第四章 速记基础（一）速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。（二）速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。（三）速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。（四）现代技术无法取代速记计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。二、手写速记（一）汉字速记的概述汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师灵活运用借代的快写（二）双音节词略写法1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。2.双音节的单纯词，又叫“联绵词”。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。3.由两个意