ZG-002(工程合同管理制度).doc

河南太极置业有限公司 文件编号：ZG002受控范围全体职员文件名称页 次第1页共5页发行状态书 面工程合同管理制度修订日期2004/12/24版 本1发行日期2004/12/251.目的为保障公司利益，维护公司信誉，实现工程合同签订与执行过程控制，结合公司实际情况，特制定本制度。2.原则依照中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国合同法、房屋建筑和市政基础设施工程招标投标管理办法等法律、法规的有关规定，遵循自愿公平、诚实信用原则，实施工程合同的洽谈、签订工作，并依照岗位责任管理原则进行工程合同管理。3.范围适用于工程施工合同、工程物资采供合同和涉及到工程建设方面的其它合同的管理。4.职责4.1公司各类工程合同由成本控制部统一管理，其它相关部门根据其职责参与管理。4.2成本控制部 4.2.1负责组织合同签订前的企业资信和业务调查、意向接触、商务谈判等工作。4.2.1.1根据合同标的，组织考察施工单位或承包单位的企业法人资格、资质、财务状况、安全许可、履约能力、企业信誉等方面的信息。4.2.1.2在合同洽谈过程中，应就合同标的的技术条款、合同税费、付款安排、法律效力等事项咨询相关部门人员。4.2.1.3在合同洽谈过程中，负责合同价款的议定。4.2.2按照有关审批程序和权限草拟、审核、审批和签署合同。4.2.3合同签订后，负责合同的编号，并及时送相关部门执行，送公司档案受控范围全体职员文件名称页 次第2页共5页发行状态书 面工程合同管理制度修订日期2004/12/24版 本1发行日期2004/12/25室归档。 4.2.4合同履行过程中，负责合同执行情况跟进、合同变更与合同争议初步处理意见的提出。4.2.5合同履行完毕后,负责组织合同执行情况的后评估。4.3财务部4.3.1.负责就合同资金使用的合理性、安全可靠性与结算票据条款提出建议和意见。4.3.2负责监督合同收付款的执行情况。4.3.3按合同付款时间和方式等做好资金安排。4.3.4每月末向成本控制部转送当月已签合同款支付情况汇总表。 4.4公司档案室负责工程合同资料的档案管理。 4.5合同执行部门4.5.1工程部负责工程施工、工程监理等合同的执行。4.5.2设计研发部负责工程设计类合同的执行。 4.5.3成本控制部负责工程物资采供合同的执行。5.内容5.1合同草拟5.1.1 合同的通用条款由成本控制部草拟，合同应具备以下主要条款：标的、数量和质量、价款及酬金、履行期限、地点、方式、双方合同的经办人、违约责任、合同争议解决方式等。5.1.2合同的专用条款(专业技术要求)由相关部门草拟。5.1.2.1工程施工专业条款等由工程部草拟。5.1.2.2设计专业条款等由设计研发部草拟。受控范围全体职员文件名称页 次第3页共5页发行状态书 面工程合同管理制度修订日期2004/12/24版 本1发行日期2004/12/255.1.2.3物资采供专业条款等由成本控制部草拟。 5.2合同审批与签订 5.2.1合同审批采用会签制。由专业工程师、业务主管部门经理、财务部经理、成本控制部经理、总工程师（或工程总监）、主管副总、法律顾问负责审核，并在合同评审表上签署意见。如发现重大错误、遗漏、不妥时应在合同评审表中明确，并提出修改意见，并由成本控制部联系合同的另方当事人就具体条款进行协商、谈判。各审核部门的审核意见要明确、具体，并对审核内容负责。5.2.2以上人员审核通过后，呈报总经理审批。合同审批的要件包括：招标申请、招标文件、考察报告、投标文件、开标、评标、定标的会议纪要、合同会签表等。5.2.3总经理审批后，成本控制部持批件及规范合同文本，到相关人员处加盖公司合同专用章。5.3合同履行与变更 5.3.1合同履行 5.3.1.1合同签订后，成本控制部于两日内将合同的任务分解落实到有关部门。合同生效前，不得实际履行合同；合同生效后，必须全面及时履行合同。 5.3.1.2在合同履行过程中，合同执行部门必须严格遵守合同条款，合理计划，有效组织实施，及时掌握合同执行情况，及时反映、协调、解决合同执行中出现的有关问题；成本控制部合同管理人员对合同的履行情况予以跟进，负责合同执行过程中争议的反映与处理。5.3.2 合同变更5.3.2.1合同在执行过程中，如需变更合同条款，按合同评审程序审批后予以变更，相关文本交成本控制部、财务部备案，交公司档案室存档。受控范围全体职员文件名称页 次第4页共5页发行状态书 面工程合同管理制度修订日期2004/12/24版 本1发行日期2004/12/255.3.2.2如因合同变更，使公司的合法权益受到损害时，由成本控制部与公司法律顾问及时采取有效措施或运用法律手段予以追偿。5.4合同争议处理 5.4.1成本控制部负责合同争议处理工作的统筹。合同在执行过程中发生争议时，执行部门应及时向成本控制部反馈争议的原因及具体情况，并迅速收集与争议有关的证据和材料。 5.4.2成本控制部根据收集的证据和资料，向公司领导出具书面报告，详细、全面地说明争议的原因，并提出处理意见。经总经理审批后，由公司法律顾问配合成本控制部处理。 5.5合同档案的管理与后评估5.5.1 合同由成本控制部、财务部、公司档案室各存一份原件。5.5.2成本控制部负责合同执行过程中发生的相关文本的处理，并送财务部、公司档案室备案。5.5.3成本控制部负责每月合同需支付资金计划量的报批、当月所签合同明细及执行情况的申报。5.5.4成本控制部负责组织合同的后评估。6.罚则6.1不按照本制度规定与要求执行的，对责任人处以200-500元罚款。6.2有下列情形之一者，视经济损失和情节轻重，给予相关责任人500-1000元罚款，并处以相应的行政处分。 6.2.1未按规定签订书面合同而用口头或简单便函协议代替，或者合同尚未生效即履行合同给公司造成经济损失者。 6.2.2违反本制度有关条款，订立无效合同、重大缺陷合同，造成公司经济损失者。受控范围全体职员文件名称页 次第5页共5页发行状态书 面工程合同管理制度修订日期2004/12/24版 本1发行日期2004/12/256.2.3发生合同争议不及时采取措施或隐瞒不报，给公司造成经济损失者。6.2.4因合同履约不及时，造成对方索赔，影响公司信誉者。6.2.5应追究对方违约责任而轻率放弃,致使公司