质量记录保存期限规定.doc

湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号ADSY0012三级文件版 号A/0质量记录保存期限 生效日期2011.8.1 第 5 页共5页1 目的 为了证明本企业的各项质量活动达到了合同要求和体系要求，并证明对合同中提出的质量要求予以满足的程度。2 适用范围 凡本企业对提供质量管理体系符合要求的证据均属范围内。3 名词定义 质量记录：证明满足质量体系要求所提出供的客观性证据的文件。4 管理重点 4.1 各部面建立和执行有关质量记录的标识、收集、编制目录、归档、储存、防护、借阅、和处理的控制。 4.2 各部门依质量记录保存期保存，超过期限的由各部门整理、编制目录后交品质部休存或销毁。 4.3 保存期限指365天为一年。如保存期一年，2010年2月4日的资料，则在2011年2月3日为一年，在2011年2月5日则超过保存期。 4.4 保存期限内的有效数据须分类存放、且易查、易取。 4.5 这保存期限的质量记录由品质部回收后，由品质部分类是否超过保存期，对已超过期限的记录依文件与数据流程处理。符号“”代表销毁部门。 4.6 品质部以保存各部门质量记录的正本为原则，复印本则为过期后由品质部直接申请报废。 4.7 部门数据更新时，由所在部门向相关部门发送新的数据，并将旧版回收并盖作废章作废。 4.8 品质部回收资料的时间，按本规定回收和处理。5 本规定，由管理者代表签发之日起执行。6 记录期限表名 称管理部财务营销/国贸技术品质物资生产售后备注档案人力资源后勤体系文件规章制度+文件申请表至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版原稿文件在档案室存留1年Email+Fax1年视情况保存1 年1 年1 年1年1年合 同合同终结后1年1年1年长 期合同终结后半年原稿留营销部/国贸部存档用户反馈信息1年1年产品检验凭证2年2年关键件留存品质部档案室供货方资质、供货资料2年至合作终止至合作终止原件留档案室供货方评审记录2年至换版至换版原件留档案室采购单半年3个月送货单+对账单对账后1个月对账后1个月对账后1个月客户来访会议记录+客户评鉴资料2年名 称管理部财务营销/国贸技术品质物资生产售后备注档案人力资源后勤生产月计划表至计划完成后3个月报废单半年产品领、发、补、退、入库单同成本归批1个月至完批1 个月仓库领料单分可归批和不可归批，不可归批存半年设计审查会议记录5年2年产品项目会议记录5年2年产品开发、修改通知单半年结束后1年结束后1年产品图样换版后半年至换版至换版技术部档案销毁旧版或封存并标识实验报告、测试报告、确认报告10年3年技术档案室存原稿仪器、工具、量具履历表至使用期限至使用期限至使用期限仪器、量具检测和维修报告1年加工设备档案长期长期加工设备档案存技术档案室名 称管理部财务营销/国贸技术品质物资生产售后备注档案人力资源后勤内部联络单1年1年1年1年1年1年1年1年1年1年原件留档案室，各部门对原稿存1年公司行政文件2年公司管理文件至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版至换版原件留档案室保存教育培训计划半年半年使用说明书至更新内审数据+外审数据，会议记录等5年审核