中文电子表格Excel2000知识要点.doc

中文电子表格Excel 2000知识要点一、 Excel 2000是Office 2000办公软件系统中的一个重要组成部分，是一个创建、编辑和维护电子表格的应用软件，同时还具有对表格进行统计计算和数据分析的功能。二、 Excel 2000的主要功能：1、创建和编辑表格；2、数据管理；3、报表图形化；4、对象的链接与嵌入（OLE）；5、Web查询。三、 Excel的启动：1、选择开始菜单下的程序项中的Microsoft Excel命令；2、双击桌面上的Excel 2000快捷方式图标；3、双击一个Excel文件。四、 Excel的退出：1、单击标题栏右端的关闭按钮；2、单击文件菜单中的退出命令；3、双击控制菜单图标；4、快捷键Alt+F4；5、在任务栏中对应的任务按钮处按鼠标右键，选择关闭命令；6、用组合键Ctrl+Alt+Del，使用任务管理器来结束任务。五、 Excel窗口的组成： 1、标题栏：显示应用程序及当前工作簿文件名。 2、菜单栏：与Word 2000几乎相同，只是第7项是数据，而Word 2000第7项是表格。 3、工具栏：工具栏可通过视图菜单中的工具栏命令或右键单击工具栏空白处来显示或隐藏，另外，还可通过工具栏右侧的“其他按钮”来添加或删除按钮。 4、编辑栏：用来输入或编辑单元格的值或公式。其最左侧是名字引用框（名称框），右侧的区域是编辑区，在向当前单元格输入数据时，编辑栏中间会出现三个按钮，用于对数据的取消、确认和公式编辑。 5、状态栏：位于窗口的底部，用于显示当前命令或操作的有关信息。有三种状态：1）就绪：表示Excel准备接受命令或数据；2）输入：表示可以输入数据（如双击一个空白单元格时）；3）编辑：表示可以修改数据（如双击一个非空白单元格时）。 6、工作簿窗口：是Excel的最主要部分，是Excel的工作区，由工作表、工作表标签、标题栏、行号和列标等组成。在工作簿窗口中最多可以包含255张工作表，其中一个高亮标签（工作表名有下划线）的是正在编辑的工作表。单击工作簿窗口的最大化按钮，工作簿窗口将与Excel窗口合二为一，工作簿窗口的标题将合并到Excel窗口的标题栏，最大（小）化按钮及关闭按钮出现在Excel窗口的菜单栏右侧，而且最大化按钮变成还原按钮，此时若单击它可恢复原样。六、 基本概念： 1、工作簿：是指Excel中用来保存并处理工作数据的文件，它的扩展名是.XLS。 2、工作表：是指Excel中直接处理的二维表格。 3、单元格：是指Excel工作表中行列交汇处的区域。它是构成工作表的最基本元件，是用来填写数据的地方，也是进行各种操作的最基本的单位。 4、行号与列标：工作表的行号和列标用以标明表中单元格的地址。其中，行号用阿拉伯数字来表示，由1到65536；列标用大写英文字母表示，从A、B、CAA、AB、AC来标识，一直排到IV，共256列。 5、单元格地址：由列标+行号构成，每个单元格都有自己唯一的地址，也就是该单元格的名称。单元格地址分为相对地址和绝对地址两种，另外还有混合地址。 相对地址，即相对地址引用或相对引用，是指把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置或用一个公式填入选定的一个范围时，公式中的单元格地址会根据情况而改变。如：A1、B10、AB100等。 绝对地址，即绝对地址引用或绝对引用，是指把一个含有单元格地址引用的公式复制到一个新的位置或用一个公式填入选定的一个范围时，公式中的单元格地址不会根据情况而改变。如：$A$1、$B$10、$AB$100等。 混合地址，即混合地址引用或混合引用，是指在一个引用中既有相对，也有绝对引用。 如：$A1、B$10等。 另外，跨工作表的单元格地址引用的一般形式为： 工作簿文件名工作表名！单元格地址 当前工作簿的各个工作表单元格地址可以省略工作簿文件名，当前工作表单元格的地址可以省略工作表名。 三维引用：引用同一工作簿中多个工作表上的相同单元格或单元格区域中数据的方法称为三维引用。如：=SUM（Sheet1:Sheet6!A1） （三维求和） 6、全表选择按钮：单击它可选定全表。 7、工作表标签队列：单击某工作表的标签，则该表成为当前活动的工作表。 8、标签分割框：拖动它可以改变工作表队列的长度。 9、水平分割框与垂直分割框：可将窗口分成两个部分或四个部分。七、 工作簿的操作： 1、建立工作簿：1）打开Excel时，自动建立Book1.xls；2）单击常用工具栏的新建按钮；3）单击文件菜单的新建命令（或使用组合键Ctrl+N） 2、保存工作簿（将工作簿以文件形式保存到外存）：1）单击常用工具栏的保存按钮；2）单击文件菜单中的保存命令（或使用组合键Ctrl+S）；3）可使用文件菜单中的另存为命令将工作簿换名保存。另外，在保存文件时，可加密码保护。 3、打开工作簿：1）单击常用工具栏的打开按钮；2）单击文件菜单中的打开命令（或使用组合键Ctrl+O）；3）单击文件菜单底部的工作簿文件，可打开最近操作过的文档；4）在磁盘上，双击一个工作簿文件。 4、关闭工作簿：1）单击工作簿窗口右上角的关闭按钮；2）单击文件菜单中的关闭命令；3）双击控制菜单图标；4）使用组合键Ctrl+F4。八、 工作表的建立和编辑： 1、工作表的插入：新工作簿中有3张工作表，默认名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3，若想插入工作表，可以1）单击插入菜单中的工作表命令；2）右键单击工作表标签，选择插入命令，然后再选择工作表。插入的工作表位于当前工作表之前。 2、选择工作表：单击工作表标签，则该工作表成为当前工作表，也叫活动工作表，其名字以白底显示，且有下划线。若想选择多个相邻的工作表，可使用Shift键组合选择，若选择多个不相邻的工作表，使用Ctrl键组合选择。 3、工作表重命名：1）双击工作表标签名，然后输入新名；2）鼠标右键单击工作表标签名，选择重命名命令，然后输入新名。 4、删除工作表：1）单击编辑菜单中的删除工作表命令；2）鼠标右键单击工作表标签名，选择删除命令。（注意，删除是永久性的，不能恢复，并且工作簿中至少要有一张工作表，不能全部删除）。 5、工作表的移动和复制：单击要移动（复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（按Ctrl键拖动）工作表标签到目标位置即可。若要在不同的工作簿之间移动或复制工作表，还可以使用编辑菜单中的移动或复制工作表命令。 6、单元格指针的移动：方向键Ctrl+，快速移动；Ctrl+PgDn（PgUp），移至下一张（上一张）工作表；Ctrl+Home，移至A1单元格，Ctrl+End，移至文档末尾。 7、单元格区域的选定： 1）单个单元格的选定：鼠标单击选择；在名称框中输入单元格地址，然后按Enter键。2）连续的单元格区域选定：用鼠标拖曳；单击左上角单元格，按住Shift键，再单击右下角单元格；在名称框中输入单元格区域，再按Enter键；使用编辑菜单中的定位命令。3）不连续的单元格区域的选定：按住Ctrl键，依次选定各个单元格区域。 8、单元格及单元格区域的命名：选定单元格及单元格区域，然后在名称框中输入名字，再按Enter键即可。 9、选定一行（列）或多行（列）：利用鼠标拖动或单击行号、列标拖动实现。 10、选中整个工作表：单击全表选择按钮 11、复制与移动单元格数据：1）使用复制、剪切及粘贴命令实现；2）选定单元格，将鼠标移到边框处，按住Ctrl键拖动到目标位置（直接拖动是移动）即可。 12、清除单元格数据：单元格数据包含数据内容、格式和批注三部分。1）若在选中单元格后，按Delete键，会清除单元格的数据内容；2）使用编辑菜单中的清除命令，可以选择清除全部、格式、内容或批注。 13、插入与删除单元格：使用插入菜单中的单元格命令可以插入单元格，使用编辑菜单中的删除命令可以删除单元格，另外，也可以选择某单元格后按右键，从弹出的快捷菜单中选择插入或删除。注意：删除单元格与清除单元格不一样，清除单元格只清除数据，不影响单元格本身，而删除单元格是连数据和单元格一起删除。 14、查找与替换：与Word 2000类似。九、 工作表的数据输入：单击目标单元格，使之成为当前单元格，然后就可以输入数据了。输入后数据存入当前单元格的方法：1）按箭头键，移至其它单元格；2）单击编辑栏中的“”按钮；3）按Enter键，此时下方方相邻单元格成为当前单元格。取消输入数据的方法：1）按Esc键；2）单击编辑栏中的“”按钮。 1、输入字符串：字符串也叫文本，不能参加运算，默认的对齐方式为左对齐。若输入的字符串超过单元格宽度时，可能出现两种情况情况：1）若右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格，成为宽单元格；2）若右侧单元格有内容，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示。 有些数值是无须计算的代码，如电话号码、邮政编码等，往往把它们处理为数字字符串，为了与数值相区别，先输入单引号，然后再输入字符串，对齐方式也是左对齐。 2、输入数值：输入的数值是可以参加运算的，默认形式为常规表示法，右对齐。当长度超过11位时，自动转换成科学计数法表示。若单元格宽度小，容纳不下数值时，就会出现“#”的错误信息。数值形式：10，-1.23，（123），1.23E-2，￥1,234,567。 3、输入日期和时间：日期在Excel系统内部是用1900年1月1日起至该日期的天数存储的，时间是以该时间在24小时中所占的比例来存储的，默认为右对齐。若单元格宽度小，容纳不下数据时，就会出现“#”的错误信息。示例：06/5/24，2006-5-24，2006年5月24日，24-May-06，10：20，5：10 PM，2006-5-24 9：15 AM，下午3时30分。若单元格首次输入的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，以后再输入数值仍然换算成日期。十、 工作表数据的复制和填充：对于相邻单元格中要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用Excel的智能填充功能实现快速输入。 1、填充相同数据：对日期、时间数据，按住Ctrl键拖动当前单元格填充句柄，所到之处均填充该单元格的内容，对字符串或纯数值数据应直接拖动填充句柄。 2、填充递增数据：对日期、时间数据，直接拖动单元格填充句柄，所到之处均填充递增数据，对数值型数据则需按住Ctrl键。（这也属智能填充） 3、填充已定义的序列数据：首先要熟悉Excel提供了哪些已定义的序列，然后在某一单元格中输入序列中的一个值，直接拖动单元格填充句柄，所到之处均填充序列中的数据。 另外，也可以自定义序列，单击工具菜单中的选项命令，选择自定义序列，添加一个序列数据，以后就可以按上面的方式来填充序列数据了。 4、智能填充：除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（等差、等比等）进行智能填充。方法：在某一单元格中输入初始值，然后选定要填充的区域，单编辑菜单中的填充命令下的序列项，填入相应值，单击确定即可。十一、公式与函数的使用：公式就是利用表格中的数值进行计算的表达式，函数是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本和逻辑等运算，与直接使用公式相比，使用函数进行计算的速度更快。 1、Excel的公式是由单元格或单元格区域中的数值用运算符和圆括号连接起来的，其中还可加入函数，一般形式为：=表达式。运算符包括算术运算符、关系运算符、字符运算符、引用运算符等，如：-，%，*，/，+，-，&，=，=，等。 2、Excel中有若干自带的函数。方法：先选定单元格，然后在编辑栏输入公式，或利用常用工具栏中的“粘贴函数”fx来完成，另外，若要求和，还可使用自动求和工具来实现，该工具还可直接进行二维求和。必须掌握的函数有：SUM（ ），Average（ ），MAX（ ），MIN（ ），COUNT（ ）。 3、复制公式：形式类似，其中的单元格地址有规律变化的公式不必重复输入，而应采用复制公式的方法，其中的单元格地址的变化由系统去推算。一般来说，在复制公式时，首先要比较源单元格与目标单元格行列的变化情况，然后将所复制的公式也进行相应的变化，但要注意绝对地址在复制时保持不变。十二、工作表的格式化：用于设置文本的对齐方式、字体字形字号、边框、底纹及颜色等。1、 数字显示格式的设定：若单元格中从未输入过数据，则该单元格为常规格式，输入数据时，Excel会自动判断并格式化。在Excel内部，数字、日期和时间都是以纯数字存储的。数字的格式可以更改：1）选定单元格或单元格区域，单击鼠标右键，选择设置单元格格式项，从弹出的对话框中选择数字选项卡，即可更改数据格式。2）用格式工具栏中相应按钮可以设置货币样式、百分比样式、千位分隔样式、增加小数位数、减少小数位数。2、 日期时间格式化：选定单元格或单元格区域，单击鼠标右键，选择设置单元格格式项，从弹出的对话框中选择数字选项卡，即可更改数据格式。3、 字符格式化：1）利用格式工具栏中的相应按钮；2）使用单元格格式对话框。4、 标题居中：1）用格式工具栏中的合并及居中按钮；2）在单元格格式对话框中设置水平及垂直对齐方式。注意：合并及居中是将选定的单元格区域先合并，再将文字设为居中，文字存储在单元格区域左上角的第一个单元格中，而跨列居中并不合并单元格区域，而是直接将文字设为居中，文字仍然存储在原有单元格中。5、 改变行高与列宽：1）用鼠标直接拖动来调整；2）选中单元格或单元格区域后，右击鼠标，选择行高或列宽，然后输入值即可；3）使用格式菜单中的列下的列宽命令或行下的行高命令实现。6、 边框、底纹（图案）：利用单元格格式对话框中的相应方法来实现。7、 自动套用格式：使用格式菜单中的自动套用格式命令来实现。8、 格式刷的使用：用于复制单元格区域的格式。十三、工作簿数据的保护：1、 保护工作簿：选择工具菜单中的保护项下的保护工作簿命令。2、 保护工作表：选择工具菜单中的保护项下的保护工作表命令。3、 保护单元格：先保护工作表，然后使用单元格格式对话框中的保护选项卡中的锁定或隐藏项来实现。4、 隐藏或取消隐藏工作簿：选择窗口菜单中的隐藏或取消隐藏命令。5、 隐藏或取消隐藏工作表：使用格式菜单中的工作表项下的隐藏或取消隐藏命令实现。6、 隐藏或取消隐藏行（列）：首先选定要隐藏的行（列），选择格式菜单下的行（列）中的隐藏命令实现，取消隐藏时，先在名称框中输入该行或列的某单元格地址，然后选择格式菜单中的行（列）下的取消隐藏命令实现。十四、工作表的数据管理：1、 数据库管理：Excel提供了简单的数据库管理功能，一张工作表构成一个最简单的数据库，表中的第一行各列的列标题称为字段，每一行称为记录。建立数据库的步骤：首先建立数据表的字段结构，然后单击数据菜单中的记录单命令，即可对数据表中的记录进行追加、插入、修改、查找或删除。2、 数据排序：排序功能可以对工作表中的记录进行排序，排序的依据字段称为关键字，记录按这个关键字的升序或降序排序，关键字（Key）可以不止一个，最多三个，分别叫主关键字、次要关键字、第三关键字。若关键字不止一个，在排序时，首先依据主关键字排序，若值相同时，再按次要关键字排序，若又相同，则按第三关键字排序。排序时，若某记录相应字段值为空，则排在最后。排序方法：1）单击某一单元格，再单击工具栏中的升序或降序按钮实现相应字段的排序；2）使用数据菜单中的排序命令来实现，可以选择多个关键字。另外，还可以对数据表的部分记录进行排序，先选定后排序。3、 数据筛选：对数据进行筛选，就是在工作表中查询满足一定条件的记录；查询的条件是用户自行设定的，查询的结果会迅速反映在工作表中。数据筛选共有两种方式：自动筛选和高级筛选。自动筛选的筛选条件可以是一个，也可以用自定义指定两个条件，但只能针对一个字段，如果筛选条件涉及多个字段，需要分两次实现；而高级筛选涉及的字段可以是多个，可以一次实现复杂的筛选。自动筛选的方法是使用数据菜单下的筛选项中的自动筛选命令，此时数据表的每个字段名旁边出现了下拉按钮，从下拉列表中可以选择某个值或用自定义设置筛选条件，来实现自动筛选。高级筛选需预先在工作表数据区域旁边的空白处设置一个条件区域，然后使用数据菜单下的筛选项中的高级筛选命令，选择数据区域及条件区域，让计算机根据这些条件筛选出相关的记录。注意：在输入“与”关系的条件时必须出现在同一行，“或”关系的条件不能出现在同一行。4、 数据分类汇总：分类汇总是分析数据表的常用方法，用于根据某一字段分类，对某些数值型字段进行汇总。操作方法如下：首先需要对分类字段进行排序，然后选择数据菜单中的分类汇总命令，在出现的对话框中选择分类字段、汇总方式及汇总项，再单击确定按钮即可。在分类汇总表的左侧出现了摘要按钮，摘要按钮出现的行就是汇总数据所在的行，单击该按钮，可以折叠隐藏该类数据，只显示该类数据的汇总结果。另外，单击左侧上方的，只显示总的汇总结果；单击左侧上方的，显示总的汇总结果和分类汇总结果，单击左侧上方的，显示全部数据和汇总结果。5、 数据透视表：可以快速处理数据间的关系，它可以按行或按列来查看数据的汇总结果。操作步骤如下：首先选定数据区域或区域中任一单元格，然后单击数据菜单中的数据透视表命令，根据数据透视表向导，依次设置各选项，得到最后的透视表。十五、页面设置：1）单击文件菜单中的页面设置命令；2）单击打印预览窗口上方的设置按钮。1、 设置页面：可以设置纸张大小、方向、起始页码及缩放比例等。2、 设置页边距：单击打印预览窗口的页边距按钮，可以用拖动页边界线的方法调整页边