XZ-002档案管理制度.doc

编号LYS-B /02公司档案管理制度版本A/0页次第 10 页 共9页1、总则1.1为了加强本公司档案管理和利用工作，使档案更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、陕西省档案管理条例等有关法规，制定本管理制度。1.2 本管理制度适用于公司各部门及下属各企业。1.3 公司档案室是储存公司各部门、企业在各项管理工作、经营活动中形成的具有利用保存价值的文字、图表等不同形式的文件资料的中心，是公司工作的组成部分，是维护本公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。总经办应加强对公司档案工作的管理，维护多年档案资料的完整、准确与安全，积极提供档案资料为公司各项工作服务。1.4公司下属各单位的档案室是负责所在本公司档案材料的收集、分类、整理和送交工作的分中心。2、档案机构及职责2.1公司档案室建立在总经办的领导下，统一管理公司各种门类的档案资料，并肩负着指导公司各部门档案工作的责任。2.2公司各部门应配备适应档案工作需要的专、兼职档案人员，负责本部门平时在业务工作中形成的文件资料的收集和归档工作。2.3档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业知识和技能。2.4公司档案工作管理部门的职责2.4.1 贯彻执行国家有关档案的法律、法规和方针政策；2.4.2建立健全公司档案工作的规章制度；2.4.3负责确定公司档案归档范围和保管期限；2.4.4负责公司档案的收集、整理、编号、归档工作；2.4.5负责编制检索工具，积极提供档案为各项工作服务；2.4.6负责对公司档案工作进行协调、检查、评比与指导。 3、文件材料的形成与归档3.1公司所有的文件资料是公司各部门在工作、生产、经营活动中形成的，具有一定保存和利用价值，是公司的宝贵财富。各部门档案工作人员必须完整、准确、系统地管理好文件资料，定期向公司档案室移交。3.2 归档文件材料必须完整、准确、保持文件间有机联系，反映工作、业务活动全过程。3.3 公司基本建设项目在签订协议、合同时，应当明确各方在编制和移交竣工档案方面的责任，以及移交范围的要求和时间。3.4 归档范围3.4.1上级机关文件材料3.4.1.1上级主管单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；3.4.1.2上级主管单位颁发的属于本公司主管业务要贯彻执行的法规性文件；3.4.1.3 国家领导人、上级领导等视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；3.4.1.4上级主管单位转发给本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。 3.4.2应归档的本公司及直属各公司的文件材料；3.4.2.1本公司召开的代表会议、工作会议的全套文件以及音像资料；3.4.2.2本公司领导会议记录、纪要、专题会议材料；3.4.2.3本公司颁发（或与外单位联合颁发的）各种正式文件的签稿、印制本以及重要文件的修改稿；3.4.2.4本公司请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；3.4.2.5本公司与其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；3.4.2.6反映本公司业务活动的科学技术管理的专业文件材料；3.4.2.7本公司检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料；3.4.2.8本公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；3.4.2.9财务报表、凭证、帐薄、审计税务、预（决）算等文件材料；3.4.2.10公司内部机构在工作活动中形成的重要文件；3.4.2.11内容重要的来信、来访、领导批示和本公司处理来信来访形成的记录、摘要、调查处理报告，统计分析等材料；3.4.2.12领导人公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；3.4.2.13本公司批准的购置大中型设备的文件材料；3.4.2.14本公司直接管理的食品生产工艺、配料、专利证书等文件材料；3.4.2.15本公司成立、合并、撤销更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制等文件材料；3.4.2.16本公司指定的工作条例、章程、制度、机构与工作流程等材料；3.4.2.17历史沿革、大事记、年鉴、反映本公司重要活动事件的剪辑、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像等文件材料；3.4.2.18财产、物资、档案等交接清单；3.4.2.19编辑的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、标本；3.4.2.20与有关单位签定的各种合同、协议书；3.4.2.21本公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件；3.4.2.22各种普查工作中形成的文件。3.4.3 应归档的同级单位和非隶属单位文件材料3.4.3.1同级单位和非隶属单位颁发的非本公司主管业务执行的法则法规性文件； 3.4.3.2有关业务单位对本公司工作检查形成的重要文件；3.4.3.3同级单位和非隶属单位与本公司联系、协商工作的文件。3.5.1归档时间和要求3.5.1.1各项管理方面的文件材料，由文件产生部门于每年三月底之前对上一年度形成的归档文件材料进行整理立卷，并向公司档案室移交。3.5.1.2 食品、设备、重大事项等方面的文件材料，应在任务完成或竣工验收后六个月内，完成文件材料的组卷工作，由项目负责人审定签字后移交公司档案室。3.5.1.3 会计核算方面的文件材料，由会计部门整理立卷，保存一年后向公司档案室移交。如特殊情况，也可以分段归档。 3.5.1.4产权方面的文件材料，在工作完毕或文件正式生效后归档。3.5.1.5大事记录格式在每页右上角写“年月日、星期几、天气情况”；记录正文格式分会议类、接待类及其它类：会议类记录格式：时间：地点：参会人员：主持人：主要议题：（研究主题或重要事情及做出的决定或处理结果）提议人、提案内容、决议、责任人、完成期限、检查人、检查情况追踪。接待类记录格式：时间：地点：参与人：主持人：主要内容：（商谈事项及最终结果）其它类记录格式如：上报和下发的文件，要写明文件编号、主要内容、上报或下发的单位、签发人、拟稿人、打印份数、存档份数等。大事记由办公室主任、董事会秘书、行政助理记录，记录人在右下角签名。4、档案的管理和利用4.1档案的管理4.1.1档案管理部门要建立健全科学的档案登记、交接、归档、保密、利用、鉴定、销毁等管理制度，逐步实现档案管理现代化、规范化、标准化，严格实施档案室“六防”措施，确保档案的完整与安全。4.1.2公司各部门要按规定将应归档的文件材料，如期向公司档案室移交，任何人不得据为已有或者拒绝归档。4.1.3公司档案室对各部门移交来的各类材料要按要求及时整理、编号、归档。归档的案卷质量要符合国家标准。4.1.4公司各部门在向档案室移交文件资料时，必须进行严格登记造册，经交接双方和监交人核实，并在移交清册上签字，以防文件丢失。4.1.5档案管理部门要注重和加强档案及有关资料、信息的总目录、分类目录和检索工具的编研工作，及时有效地提供档案、资料、信息为各项工作服务。4.2 档案的分类4.2.1 按档案内容分类（1）文书档案代码：W（2）科技基建档案代码：K（3）财务档案代码：C（4）综合档案代码：Z4.3档案的编号4.3.1文书档案公司代码档案代码文件类别年代顺序号案卷流水号XXXXXXXXXXX案卷流水号文件类别、年代顺序号年代类别档案代码公司代码文件类别：N内部文件S收文F发文Z证书4.3.2 科技基建档案公司代码档案代码文件类别顺序号案卷水号XXXXXXXXXXX案卷流水号类别顺序号年代类别档案代码公司代码文件类别：Z证书W文件T图纸C资料4.3.3 财务档案公司代码档案代码类别年代顺序号案卷水号XXXXXXXXXXX案卷流水号类别、年代顺序号年代类别档案代码公司代码文件类别：W文件B报表4.3.4 综合档案公司代码档案代码类别顺序号案卷水号XXXXXXXXXXX案卷流水号类别顺序号年代类别档案代码公司代码类别： 1录相带、光盘2磁带3照片4印模5证书6纪念品4.4档案的查阅利用4.4.1档案室根据档案查阅审批表签署的内容提供档案。公司各部门人员只限于借阅自已业务范围内的档案，不得查阅与自已业务无关的档案。若需查阅其他业务部门文件，应请相关业务部门的人员到档案室帮忙查阅。4.4.2 查阅档案材料需按文件类别经各部门经理、业务主管或总监、董事长批准，一般只限在档案室内查阅，特殊情况需要借出的应确保档案安全完整，限期归还。（见档案查阅审批流程图）4.4.3借阅档案要做好登记,借出的档案未经批准不得摘抄、复制、修改、抽换。要保持档案卷宗完整无损、清洁整齐、防止泄露。4.5对在档案收集整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门与个人，公司将给予奖励；对造成档案损失和丢失的，公司要追究当事人责任。5、档案的保管年限5.1 档案的保管年限分永久、长期、短期三种。永久保管的档案，是记述和反映公司各部门主要职能活动和基本历史面貌的档案，具有长远查阅急用价值的档案，是任何情况下都要保存的档案。长期保管的档案，是在相当长的时期内，公司各部门进行工作、总结经验需要查阅利用的档案，保管期限为十五年至五十年。短期保管的档案，是在较短时期内，公司各部门需要查阅利用的档案，保管期限为十五年以下。对介于两种保管期限之间的档案，一时难以确定其保管期限的，则从长久保存；5.2保管年限的计算方法，是从立卷归档后的次年一月一日算起。5.3长期、短期保管的档案，期满后应进行鉴定，需要延长的，可继续保管；不需要延长的，经过鉴定批准销毁。可销可不销的暂时不销毁。6、档案的鉴定与处置6.1档案管理部门应按照国家规定的标准和程序，结合本公司实际情况，对归档文件进行鉴定；对失去保存价值的文件资料定期进行销毁。6.2档案室应在每年三季度，对失去保存价值的档案材料提供鉴定申请报告。鉴定委员会组织鉴定并将鉴定结果写出报告，造出销毁清单，报董事长批准后销毁。6.3销毁档案材料应在指定的造纸厂进行并有两人以上的监销。6.4销毁的档案应在案卷目录和流水登记薄上注销。严禁擅自销毁档案。6.6对产权变更的企业，应当保管好原企业的全部档案资料及其目录，不得分散、丢失。7、本管理制度适用于公司内部管理，并从签发之日起执行，解释权归公司总经办。8、附录8.1 档案查阅审批流程图8.2档案查阅审批表 8.3 借阅利用档案登记表档案查阅审批流程图审核部