汇总报表软件操作常见问题.doc

附件2：汇总报表软件操作常见问题1、 问：安装汇总报表软件时，安装路径(文件夹)可以修改吗？答：安装的默认文件夹为“D:农业部乡企局汇总报表2011版” 是可以修改的。办法：修改盘符或者修改文件夹都行，就是不能安装到根目录(文件夹)下; 如“C:”；“D:”；“E:”这样不行。如“C:汇总报表”，“D:报表”,“E:汇总2011”这样可以。2、 问：我电脑桌面上汇总报表软件的快捷方式没有了，怎么办？答：好办，自己可以重新创建汇总报表的快捷方式。办法：从“我的电脑”或者“资源管理器”进入到系统安装的文件夹，如：“D:农业部乡企局汇总报表2011版”，找到“hzbb.exe”文件，选中该文件，单击鼠标右键，有“发送到桌面快捷方式”功能。3、 问：软件运行时提示“找不到相应的模块”？答：这是因为在计算机系统注册表中注册的类别被修改了，也有可能是重新安装操作系统造成的。办法：单击汇总报表【帮助】菜单下的【类别注册】可以解决。注：重新安装本软件也可以解决；有一种特殊情况是：必须用计算机管理员的身份安装汇总报表软件，才能成功。4、 问：在打开报表文件时提示“打开文件失败”？答：是因为【系统选项】中数据路径(文件夹)不正确。原因是移动了数据路径，或安装后调整了路径。办法：到【系统设置】菜单中的【系统选项】，单击“数据路径”后面的按钮（有的情况需要手工先修改一下默认的路径，再点击后面的按钮），打开对话框，找到目前系统的安装文件夹，“确定”就可以。 注：如果安装的文件夹中没有了“格式表”文件夹，就只好重新安装软件或从其它地方复制，才能解决这个问题。5、 问：我看到的表样不是最新的表样格式怎么办？答：是因为新的软件和老的软件安装在一个文件夹下了，以前打开过这个年度的报表。办法：到【数据】菜单执行【刷新表样】功能，可解决。6、 问：我打开报表表样看到的是张空白表怎么办？答：是因为报表格式没有初始化好或者表格被破坏了。办法：到【数据】菜单执行【刷新表样】功能，可解决。7、 问：我打开报表表样看到表样明显的不完整怎么办？答：是因为报表格式没有初始化好或者表格被破坏了。办法：到【数据】菜单执行【刷新表样】功能，可解决。8、 问：我不小心把几个单元格变成了一个单元格，数值看不见了？答：是因为你拖动了鼠标把几个单元格组合在了一起。办法：选中这个大单元格，点击【表格】菜单执行【取消组合】功能。 如果就是当时发生的，执行【编辑】菜单的【撤销】功能也可解决。9、 问：在报表格式中没有了表格线，有什么影响？答：没有什么影响，就是对视觉看着不舒服一些，对计算和汇总没有任何影响。办法：选中没有格线的单元格，单击单元格式工具栏上的【画线】按钮；或者将有格线的单元格复制，粘贴到没有格线的单元后再修改数据。10、 问：我的报表格式里有很多的“0”，怎么办？答：是因为有的表格单元没有被设置成“0”值不显示。办法：选中这几个单元格，单击专用工具面栏的【0显示】按钮。11、 问：我自己可以调整报表格式里的小数位数吗？答：可以，表格里的小数位数可以随时增加和减少。办法：选中这几个单元格，单击单元格式工具栏上的【小数位增加】或【小数位减少】按钮。可控制小数位。12、 问：我自己可以在单元格里编辑自己的公式吗？答：可以，单元格里的计算公式自己可以设置。办法：选中这个单元格，按键盘上的等号“=”，就进入了公式的编辑状态，你自己可以输入合法的符合语法的计算公式。13、 问：我自己可以调整报表的打印格式吗？答：可以，希望自己学会调整表列宽度或表行的高度来满足打印。办法：要知道“行标”和“列标”在哪，将鼠标放到两个行标之间，鼠标就会变成上下都有箭头的黑色形状，按住鼠标左键，可拉动行高；将鼠标放到两个列标之间，鼠标就会变成左右都有箭头的黑色形状，按住鼠标左键，可拉动列宽；在打印预览中有【页面设置】选项，也可以对报表的打印进行调整。系统默认是A4的打印纸。14、 问：在汇总表中我自己可以增加表页吗？答：不可以，汇总表中的表页都是和汇总单位注册表中的单位对应的。办法：可以到【汇总单位注册】表中增加自己想加入的单位，在打开汇总表新增的单位会自动加上。15、 问：在【企业基本信息】表中我自己可以增加表页吗？答：不可以，【企业基本信息】的页方式和行方式是固定的。办法：可以通过专用工具面栏上的【增单位】或【删单位】来对企业名单进行增减处理。只能是在“行方式”中增加行或者减少行，而不能增加页。切记！16、 问：在【汇总单位注册】表中单位属性可以修改吗？答：可以，【汇总单位注册】中的单位属性可以自由修改。办法：单击单位属性列的对应单元格，会出现下拉框的选择项，只能选择“汇总”或“基层”，空白或输入其它内容无效。17、 问：在【汇总单位注册】表中的其它辅助信息可以空白吗？答：可以。办法：这些辅助信息只是为了显示在报表的表样底部，为打印准备的，如果不是为了打印存档，可以不输入，有的单位还需要领导盖章才能存档，就更不需要输入名字了。18、 问：进入【数据处理】有基层表、汇总表、资料表、过录表等选项，搞不明白都是些什么表？答：这个必须要弄明白，都是需要你处理的表。解释：基层表：也就是企业上报来的表，由乡镇或街道输入的表；基层表不用上报，除非上级有要求；汇总表：就是我们报表制度上批复的报表，是需要我们处理的表，每个使用级别的用户都需要和汇总表打交道；如果你是乡镇或街道的用户，通过【取数】功能可以从基层表取数汇总；汇总表需要上报给上级部门。资料表：是一些不规则的报表，如一览表，各地区所有汇总单位的经济情况一览表，资料表的数据可以来源于汇总表，也可以来源于基层表，也可以自己手工输入；需要上报给上级部门。过录表：过录表根据用户的习惯，分出横向和纵向两种排列组合方式，数据来源于汇总表，只要汇总表有更新数据，过录表会自动更新，过录表是为了使用者本级的分析用。不用上报。19、 问：我是乡镇级用户，汇总表从基层表取数时数据不对？答：主要是因为“企业基本信息”表没有填制完整。办法：回到“企业基本信息”表，把企业的注册类型、行业分类、是否是规模企业、工业行业分类、是否属于园区的企业等，都设置齐全，汇总表取数就不会有问题了。20、 问：我已经修改了“企业基本信息”，汇总表取数还是不对？答：因为你虽然修改了“企业基本信息”表，但基层表还没有改变。办法：你修改了“企业基本信息”表后，一定要打开企业的基层表，这样“企业基本信息”中的内容才会替换基层表中基本信息，再到汇总表取数，就没有问题了。所以大家最好是先把“企业基本信息”表处理好，再到基层表输入数据，这样取数就不会发生问题了。21、 问：为什么把“企业基本信息”和基层表分成两张表？答：因为一张“企业基本信息”表，将要对应年报的基层表，还有月报的基层表，并且还有财务的三张表。原因：“企业基本信息”是可以独立的，一次填写清楚后基本上是不需要改动了，可以增加和减少企业，而基层表只要输入数字就行了，指标的修改，不会影响企业的基本信息，这样一个企业的基本信息库就是固定的。 另外，每个基层表也包含企业的基本信息，这主要是为基层表单独应用时，保证信息的完整。22、 问：系统选项中报表选择不太明白是怎么回事？答：报表选择中分财务表和统计表，可单选，多选，不能不选。解释：这是根据用户实际情况分的类别，如果你只做统计表，就选择统计表，财务表请不要打对勾“”，这样你就看不见多余的财务表； 相反，如果你只做财务表，就选择财务表，统计表请不要打对勾“”，这样你就看不见多余的统计表；一个人两活都干，就都打上对勾“”。23、 问：系统选项中有【自定义表装入】是怎么回事？答：这是为报表爱好者留出的功能。解释：有些对本报表系统熟悉的用户，希望自己设计的报表也能加入到本系统，这样便于上下级表样统一，便于汇总。本功能实现了用户能够自定义的这个要求。 24、 问：汇总报表数据输入后，需要每天进行备份吗？答：没必要每天都备份，如果汇总报表不是安装到系统盘，数据是不会丢失的。25、 问：我已经备份了数据，第二天需要数据恢复吗？答：不需要！备份是为了安全考虑，而数据恢复是在数据丢失的情况下才需要做的。26、 问：那种备份方式比较好？答：建议把整个安装文件夹（D:农业部乡企局汇总报表2011版）全部复制粘贴到其它的存储设备上，如优盘，移动硬盘等！ 27、 问：我在单位的工作没有做完，可以到家里接着做吗？答：当然可以，这样本软件才能发挥最大的效用。方法：将单位电脑上的整个安装文件夹，比如：“D:农业部乡企局汇总报表2011版”；(大约30M左右)全部复制粘贴到优盘上，把优盘带回家，把同样的文件复制到家里的电脑上，最好不要改变路径！ 也就是说单位的电脑上有 “D:农业部乡企局汇总报表2011版”文件夹；家里的电脑上也有 “D:农业部乡企局汇总报表2011版”文件夹；用同样的方法把家里电脑的内容待到单位；家里的电脑上可能需要重新发送一个快捷方式到最面。28、 问：我年底比较忙，可不可以两个人分两个电脑做一项工作？答：当然可以，这样本软件才能发挥更大的效用。方法：两个人的计算机分别安装上本汇总报表软件；两个计算机上“汇总单位注册”表上的名单要一致；两个人要协商，是按表分配工作(你做两张表，我做两张表)，还是按汇总单位分配工作(你做前10个单位的表，我做后10个单位的表)；都做好了，可以通过“生成上报文件”把一个电脑上的数据读出；再到另一个电脑做“接收报送文件”，把数据接收过来。需要注意的就是“生成上报文件”的时候，要特别注意，不是自己做的表或不是自己输入数据的汇总单位，不要在生成的上报文件中出现，否则在“接收报送文件”的时候，会冲掉另一个电脑上对应的数据。切记！29、 问：我的报表数据汇总完了，不打印出来就能给领导看吗？答：完全可以，不用打印出来就可以给领导看。方法：我们怎样把汇总结果给领导看呢，因为领导不了解我们的汇总报表系统，所以不能让领导操作我们的系统。在专用工具栏上有个【输出】按钮，可以把数据输出成Excel格式的文件，Excel文件大家基本上都能打开。在报表的【文件】菜单还有其它格式的输出功能，会满足大家的各种需要。 30、 问：我有电子版的企业信息，可以直接复制吗？答：完全可以，企业基本信息的行方式就是完成这项工作的。方法：打开“企业基本信息”表，点击“行方式”页签，看到行方式的格式，可以先追加表的行数，和要复制的企业数相等。再把电子版的企业信息复制，粘贴到“企业基本信息”表的行方式。也可以不增加行而直接复制粘贴。复制粘贴的时候一定要注意表列内容，不要串列，可以分列复制粘贴。31、 问：汇总报表的数据可以和Exce数据相互复制吗？答：完全可以，只要是格式和数据区一致，直接复制粘贴就行。32、 问：我在输入数据的时候，不想有自动计算功能，有办法吗？答：有办法，是否进行自动计算，可以有自己决定。办法：点击【表格】菜单的【工具选项】，在出现的窗口面板中将“自动表内计算”复选框的对勾“”取消，依据这个选项就可以控制报表内的自动计算功能。 这个选项不会影响快捷按钮“计算”的功能实现。33、 问：【工具选项】还有什么需要了解的吗？答：有许多控制界面的功能，都可以在【工具选项】中找到。解释：点击【表格】菜单的【工具选项】，在这个窗口面板中有“专用工具栏”“单元格式工具栏”“常用工具栏”显示和不显示的选项，还有行标、列标、页签、滚动条、鼠标右键菜单的设置选项，需要根据自己的爱好设置。34、 问：2011版的汇总报表与2010版用什么区别吗？答：除了根据报表制度修改软件报表的格式外，在软件的结构上也有所改变。区别：a.核心技术不同 2011版用的是组件5.0，2010版用的3.3。用3.3设计的报表表样用5.0能打开，用5.0设计的报表表样用3.3打不开，打开看到的是一张空白表。b.增加了列排序、筛选功能，【帮助】菜单的“操作说明”有举例。c.表格显示的效果不同，打印的输出方式有多种选择。d.表列限制，最多256列，超过256列的表不能显示全。e.增加了过录表的分析功能，增加了本年，上年，比值三栏。f.在“生成上报文件”中增加了【上传邮箱】功能。直接发送。g.在“接收报送文件”中增加了【邮箱下载】功能。直接下载。h.新版比老版少了两层的文件夹；35、 问：2010版生成的上报文件，用2011版的软件直接接收吗？答：不能！ 两个版本的上报接收有了很大的改变。办法：可以打开2010版的报表，用复制粘贴的方法，将数据区的数据粘贴到2011版相应的报表。36、 问：如何把2010年已经有的数据复制到新版下？答：2010年的数据，只要汇总表的数据就可以了；办法：首先要找到报表的存放位置。 2010版的存放位置为“D:汇总报表2010数据2010年报汇总表年报”； 2011版的存放位置为“D:农业部乡企局汇总报表2011版数据2010年报”； 第一层的路径要根据实际安装的情况确定，如老版的“D:汇总报表2010”或新版的“D:农业部乡企局汇总报表2011版”都要根据当时安装的情况定。 第二层，第三层，第四层，等都是固定的路径（文件夹）；新版的比老版少了两层。新版的汇总表表名为(5个文件)：“乡镇企业主要经济指标表.cll”;“乡镇企业主要经济指标表附报资料.cll”;“乡镇规模工业企业生产销售情况表.cll”;“乡镇企业固定资产投资情况表.cll”;“休闲农业基本情况表.cll”;老版的汇总表文件多只拷贝4个文件就可以了，因为休闲农业基本情况表的格式和内容和新版的完全不一样，就不用拷贝了：“乡镇企业主要经济指标表.cll”;“乡镇企业主要经济指标表附报资料.cll”; “乡镇2000万元以上工业企业生产销售情况表.cll”; “乡镇企业