质量文件管理暂行规定.doc

中Xxxx股份有限公司 质量文件管理暂行规定 编号: xxxx-20xx 共 5 页 第 1 页 1 目的和适用范围 保证公司制定的质量文件（以下简称“文件”）统一、协调和规范化。 适用于公司各单位起草的公司质量文件。 2 相关文件GB/T6583 质量管理和质量保证 术语商业秘密保密制度3 术语 程序 为进行某项活动所规定的途径。4 职责41 各职能部门负责起草文件，组织相关部门评审、会签，并负责复制、发放文件。42 总工办质量管理室（待设），对文件进行规范性审查，确定文件编号及版本号并负责文件的归档、建帐、回收、销毁等管理。43 上级主管领导负责文件批准。5 工作程序51 文件的编写要求511 文件编写部门精心组织并按本规定编写文件。文件起草人对文件的正确性、可操作性和符合本规定的要求负责。512 编写时应做到该说到的要说到，说到的一定要做到。 不要将不切合实际的做法写入，一定要注意文件的可操作性。513 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法。514 对已有管理制度规定中实用的办法可直接引用，必须写明文件名。52 文件的格式及内容要求521 文件的格式a封面。文件的封面按本文件的封面规定。封面上的文件编号规定： 封面上的文件编号与文件“表头”中的编号要求相同；封面上的版本号规定： 按英文大写字母A、B、C 顺序，每修订一次顺延用一个字母表示； Xxxx 股份有限公司 质量文件管理暂行规定 编号: xxxx-20xx 共 5 页 第 页 封面上的审核签字规定： 封面上的审核签字为文件起草单位的负责人。b版面。文件的版面按A4幅面210mmX297mm。 c表头。文件的表头按本文件表头规定。522 文件的字号和字体a封面中“文件名称”为3号黑体字；b封面其它部分、表头栏内和每章标题的文字采用4号黑体字；c文件的其它部份为4号宋体字。 523 文件的终结线文件条文结束后，在版面的中间划一条粗实线做为终结线，其长度约为版面宽度的四分之一。524 文件内容的编排文件内容的编排一般依次是：目的和适用范围、相关文件、术语、职责、工作程序、质量记录。a目的和适用范围。 目的和适用范围简要说明为什么开展此项活动，适用那些方面，对某些不适用场合也可作出说明；b相关文件。 相关文件指引用的标准和使用本文件涉及到的其它文件；c术语。 术语指本文件中涉及到的并需要说明的术语或名词。即使现行标准中已有定义的术语，对那些不易令人理解或不熟知的术语也应写明；d职责。 职责指明确实施本文件，涉及到的各部门的分工、权限，落实到部门；e工作程序。 工作程序部分是文件的主体，按活动顺序一步一步列出该活动的流程，规定活动的输入、输出内容，明确应做什么，由谁做，何时做，怎样做，形成什么记录； f质量记录。 质量记录是指实施本文件所产生的报告或记录表式。525 文件条文的编排a 文件条文的编排按本文件的格式；b 文件条款号以三位数字为限，若有更具体的内容区分，则以小写英文字母作为区别。53 文件的审批531 文件的评审a 文件草稿完成后，编制人将文件草稿送至本部门负责人审核。起草部门领导负责对文件的目的性、适用性、可操作性、经济性以及是否符合国家或公司有关规定方面的审核。 Xxxx 股份有限公司 质量文件管理暂行规定 编号: xxxx-20xx 共 5 页 第 3 页部门名称 经营计划部 研发体系 销售部 生产部 供应部 品质部部门代码 J Y X S G P b 部门负责人审核后，若有必要，该部门组织相关部门进行评审。c 相关部门负责对文件与相关制度衔接方面的审核。 d 各评审部门把审核意见填写在文件评审表（见附录A）中，要求评审部门在23个工作日内将文件评审表返回。e 起草部门综合各方评审意见，与评审部门沟通，修改原文。如需再次评审仍执行上述评审循环。532 文件的批准 a 文件起草部门组织文件会签。文件起草人在文件封面“编制”处签字，文件起草单位负责人在文件封面“审核”处签字。 由起草部门向上级主管领导报批，并在封面“批准”处签字。54 经报批后的文件，由总工办按本规定给出文件编号及版本号。文件编号按下述规定： 文件编写时间： 用文件编制时的年代号表示； 文件顺序号： 用阿拉伯数字表示，自001始； 文件类别： 质量体系程序文件用“QD