印章管理作业指导书.doc

印章管理作业指导书1.0目的为使公司的印章在规范、受控状态下使用；并对部分印章实施授权管理，完善印章管理程序，维护公司的利益，防范印章使用风险，特制定本规定。2.0范围适用于重庆紫苑实业(集团)有限公司的印章管理工作。3.0类型本规定所涉及的印章包括： 3.1 需要使用公司公章、法人章、公司负责人印章、财务专用章、发票专用章、合同专用章及其他业务印章； 3.2 日常工作中，为规范书写方式或避免过多的重复劳动使用的印章。4.0职责 4.1 行政部受总经理委托，负责印章的日常管理工作，由总经理对其中的部分印章实施授权管理，授权部门的责任人必须按授权合同上的条款履行职责； 4.2 行政部负责本程序文件的编制、贯彻,实施过程中的协调、监督和解释工作。5.0内容 5.1 管理范围 5.1.1 公司公章、法人章、公司负责人印章、财务专用章、发票专用章、合同专用章及其他业务印章，由行政部统一刻制； 5.1.2 行政部设专人负责接受各部门的用印申请，经总经理签字同意后，实行盖章； 5.1.3 印章管理人应审核签字手续情况，认为无异议后予以盖章。5.2 刻章申请和批准 5.2.1 印章刻制审批流程：需求部、司填写印章刻制申请单分管领导签字行政部经理审核总经理审批； 5.2.2 印章刻制申请批准后，行政部负责到规定机构办理，印章形状、规格和材质选用等按有关规定执行。5.3印章启用和登记5.3.1 新印章使用前要做好戳记并留样保存；5.3.2 新印章启用由行政部发布启用通知，表明印章名称、使用范围、保管部门、保管责任人等。启用新印章的同时由行政部对停用的旧印章进行封存，并在管理台帐上载明封存或销毁信息；如无旧印章则无需说明；5.3.3 行政部对公司范围内所有印章应建立管理台帐（印章登记卡），载明印章名称、枚数、启用日期、保管部门、保管人、图样等信息。5.4印章领用和保管5.4.1 行政部印章刻制完成后,由申报部门验收、确认后交至总经理处，经总经理批准并签署授权管理合同后方可领用；5.4.2 法人章由总经理保管，公司公章、公司负责人印章、合同专用章由行政部负责日常管理，财务专用章、发票专用章由财务部负责保管；5.4.3 部门章由各部门领用后归口管理；5.4.4 保管人员必需为公司正式员工，报总经理审批合格后方可具有印章保管权限；5.4.5 总经理与授权人签署印章授权管理合同，同时进行印章的交接即形成授权人正式接收保管责任。5.5印章的使用5.5.1 对有些已经签署了总经理或授权委托人意见的文件资料，可直接在印章使用登记本登记后用印。用印登记本内容包括日期、编号、用印文件名、对方公司名、金额、份数、印章名称、用印人等。5.5.2 因开具收入证明、任职证明等文件需要用章，则同样在印章使用登记本进行登记，由印章管理人负责加盖印章。5.5.3 公司各级人员使用印章须填写用印审批单或记录印章使用登记本，将其与所需印的文件一并逐级上报，经相关人员审批后方可交印章保管人盖章。5.5.4 用印后该用印审批单作为用印凭据由印章保管人留存，每年年底整理后交由档案室归档。5.5.5 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。5.5.6 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。5.5.7 印章保管人应妥善保管印章，印章不用时应存放在保险柜内。印章原则上不许带出公司，特殊情况确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章外带使用申请表，载明事项，经行政部经理、总经理批准后由两人以上的正式员工共同携带使用；如审批人外出，印章保管人可以电话方式请示，经同意后方可外带，但事后三天内仍需补办手续。5.6印章的转移5.6.1 印章保管人因人事异动不再履行保管职责时，需填写印章移交清单，办理印章移交，清单内容包括：印章名称、移交人、接收人、移交时间、图样等信息；5.6.2 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。5.7印章的变更5.7.1 公司在完成工商变更和注销手续后，相应的印章亦作变更工作；5.7.2 公司部门印章的变更和注销，必须由印章保管部门报总经理批准，行政部备案后方可实施。5.8印章的废止5.8.1 公司变动或公司名称改变；5.8.2 公司在完成注销手续后，相应的印章亦作废止工作；5.8.3 印章遗失、被窃、废止后，依法公告作废，并将此公告存档保管。5.9用印责任5.9.1 需审批事项，印章保管人根据审批结果盖印；不需审批事项按照实际情况盖印；5.9.2 各印章保管人员应严格履行盖章审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规定的，不予盖章；5.9.3 不允许在空白信笺、介绍信、合同文本上盖章；5.9.4 印章保管人必须妥善保管印章，印章如不慎遗失或被盗，必须立即上报总经理，依法公告作废，并将此公告存档保管，如属被盗情况应及时向公安机关报案；5.9.5 任何人员必须严格依照本规定的程序使用印章，未经本规定的程序不得擅自使用；5.9.6 违反本规定的，对第一次违纪者予以500元罚款处分，第二次违纪者予以终止劳动合同处分，情节严重的，移送司法机关处理。5.10 授权管理：对授权管理的印章必须签署授权管理合同。6.0相关文件无7.0质量记录印章刻制申请单用印审批单印章登记卡印章使