发文格式模版及说明.doc

初号小标宋体，红色标识文头部分福建祥鸿集团3号仿宋空2行祥集董20101号红色反线，156mm空2行2号小标宋体事由祥鸿集团关于的通知空1行正 文 部 分根据。 3 号 仿 宋一、。（一）。1、（1）。特此通知。空一行附件： 1.2.附件仅一件时，不写件号，附件名称后面不用标点符号，3号仿宋 上不压正文， 下压成文时间（福建祥鸿集团印章）二O一O年一月一日 3号仿宋体3号小标宋3号黑体文种类属词版 记 部 分类别词主题词：祥鸿通知3号仿宋主送：集团总裁室，集团办公室，集团各部门 抄送：集团各子公司 福建祥鸿集团 2010年1月1日印发版记可放在附件的最后4号仿宋共印XX份发文格式说明1、 文头部分（1） 文头：集团发文统一套用印有“福建祥鸿集团”红色字样的文头纸（页边距为左右各3cm ,上下各2.7cm），文头纸由集团办公室统一印制。（2） 发文字号（简称文号）：由“集团部门代字+年份+序号”组成，用3号仿宋体居中排放，其中年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不可编为01）；不可搭配虚字，如“第”、“字”。集团行政机关文件字号设置发文部门发文字号备注集团董事会祥集董20101号适用于以董事会名义颁布的有关行文集团股东会祥集股20101号适用于以股东会名义颁布的有关行文集团总裁办/办公室祥集办20101号适用于以总裁办名义颁布的，集团行政人事管理方面的上下行文集团对外单位祥集函20101号适用于集团向有关单位商洽工作、告知事项的平行文集团各子公司企业代字+年份+序号不得使用“祥集”字样，部门代字可参照集团规定，依此类推2、 正文部分（1） 标题：完整的标题由发文部门、事由、文种三部分组成。（2） 标题的事由部分习惯由介词“关于”和表达发文主要内容的词组组成，事由应当准确简练，概括出发文的主要内容，如“关于对张三同志的聘任通知”，标题字体用2号小标宋体居中。（3） 发文标题一般不加书名号，如果是批转性发文，就要对转原件的标题加书名号，如“关于转发纺织行业2010年发展规划的通知”。（4） 主送机关：是发文的主要对象，与抄报和抄送共同构成受文机关。主送机关是发文递送的对象，也是发文机关要求接受和处理、承办这份发文的机关。其位置在标题下空1行左侧顶格，使用3号仿宋体标明，其后加全角冒号“：”，主送机关名称可写全称或规范化简称、统称。注：集团内部使用、周知性发文，如公告、通告等，可不标识主送机关。（5） 正文：是发文的核心部分，正文由开头、主体、结语三个环节构成。开头交代发文的根据、目的和原因，说明文件的重要性，主体是交代发文事项和要求，应简明扼要、层次分明、文理通顺，注意内在的逻辑性、突出重点。结语因内容的不同而有所差异。有习惯用语式，如“特此通知”、“特此公告”，提出要求的，如“请遵照执行”、“请批示”、“请指示”等，正文用3号仿宋体，正文版式为每页22行，每行28个字符。 （6） 正文中的数字用阿拉伯数字，计量单位的标注要符合国家标准和国际惯例，如：吨、公斤等，在正文中引用其它发文时应先引标题，后用括号标注发文字号。（7） 正文中小标题序号和字体规范：标题等级格式字体举例一级标题中文一加顿号3号黑体一、二级标题中文一加括号3号楷体（一）三级标题阿拉伯数字1加顿号3号宋体1、四级标题阿拉伯数字1加括号不变体，同正文（1）（8） 附件：附件是随文而发的文件、材料，对正文起补充、说明和印证作用，附件因正文需要而设。在正文换页之后，版记之前，正文落款之前标注“附：”,字体用3号仿宋。当附件不只一个时，要写明件号，如“附件：1. ”，附件名称后不使用标点符号。（9） 发文机关：即落款、署名，是发文的法定部门，一般以全称或规范化简称写在文尾的右下侧，用3号仿宋体。（10） 发文时间：就是落款日期，应以领导人签发或会议通过的时间为准，如果是联合行文，以领导最后签发日期为准，时间用汉字标注，零写为“O”,如“二O一O年一月一日”，发文日期用3号仿宋体。（11） 印章：除会议纪要外的发文，都要加盖发文部门印章，联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章，印章应盖在年月日上方中间，要求“上不压正文，下压发文时间”。3、 版记部分（1） 主题词：说明发文内容核心的，要用能说明问题的、起关键作用的规范化名词或名词性词组来表述，选择顺序为“类别词类属词文种”，一般不超过5个。“主题词”三字用3号黑体，后加冒号，主题词内容用3号小标宋。（2） 主送和抄送：是指所发文所涉及的企业、部门，有的是需要协助办理的，有的是需要了解、知晓发文内容的，有的是为了备案的。要根据发文内容和部门的隶属关系及职权范围来确定，应当使用全称或者规范化简称，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。（3） 主送即收受公文，并对公文负主办或责任的部门。抄送是指收受公文需了解发文内容而不需承担主办或答复责任的企业或部门。（4） 主送和抄送的对象顺序为：先外、后内；先上级、再平级、后下级。对外发文的抄送顺序为 ：党委，人大，政府，政协，群团，民主党派，事业，企业，其他。注：发文不能抄送给个人，抄送给上级单位后，不能再抄送给上级单位的内设机构。（5） 抄报：抄送与抄报的区别是抄送用于平级和不相隶属的机关，抄报用于上级机关和其领导人。位置在主题词以下，版记两条黑线中间的区域，抄报与抄送同时使用时“抄报在上，抄送居下”。（6） 印制版记：是指对印制文件部门、印制时间、印制份数的说明，位于抄送机关