大理学院学籍档案管理办法(拟稿).doc

保山学院学籍档案管理办法第一条 为做好学生学籍档案的收集和归档工作，更好的为学生学籍管理、学校管理和社会需要服务，根据大理学院学生学籍管理实施办法的相关要求特制定本办法。第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在教育教学过程中直接形成的与学籍有关的具有保存价值的各种形式的文字材料。内容包括：1新生录检表（永久）；2学籍卡（永久）；3学籍变动情况及奖惩材料（30年）；4. 学生参加各种竞赛获奖名单、成绩、证书（奖杯）等复印件（影印件）（省部级以上的为永久，其他的30年）；5. 优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书文件材料（省部级以上的为永久，一般的30年）；6. 学生典型试卷（30年）；7. 本科生优秀学士论文及评语（30年）；8. 毕业生资格审查名册、集体及毕业生个人照片（永久）；9. 学生毕业证书、学位证书或结业证书发放名册（永久）；10. 其他具有保存价值的材料。第三条 归档材料要求（一）总要求：遵循文件、材料形成的规律和特点，以班为单位分装，便于查找和管理。(二) 具体要求：1.归档的文件、材料的种类、份数以及页数均应齐全完整。2.学生试卷要求认真批改后按学校要求统一装订存档，试卷批改要求准确无误，如有涂改或不清楚之处，应有任课老师签名。3.学籍变异情况的原始记录，应由学生自已填写申请表，并由学生家长及相关部门负责人及院领导签字。第四条 学籍档案保管制度1.学籍档案由教务处安排专人统一管理。2.管理人员在收到档案材料时，必须认真检查，核实原始材料的规范性和完整性。3.学籍档案存放应放入专柜，排列整齐，便于查找。4.学籍档案保管应采取防盗、防火、防光、防潮、防鼠、防虫、防污染等安全措施，同时还应做到无丢失、无差错。5.每学期进行学籍档案的检查，发现问题及时采取措施，消除隐患。6.毕业班离校后，应及时将学籍档案移交学院档案室永久保存。第五条 学籍档案利用制度1.班主任、教师如要查阅学生学籍档案，应办理登记手续，由教务处长批准，并与学籍管理人员共同查阅，不得外借。2.学生一律不得查阅学籍档案。3.查阅人员必须遵守学籍档案管理的有关规定，爱护档案、资料，不得在卷宗资料上划圈、划线条、做记号、涂改，更不得抽、拆、损坏。4.确有需要借阅学生学籍档案的，需经主管院长批准，方可外借。借出的学籍档案一般应于当天归还，以防损坏、丢失。5.在收回学籍档案时，管理人员应检查案卷，当面核对，注销登记。第六条 学籍档案管理工作职责教务处为学籍档案管理的职能机构，配置档案专柜及有关设施，并设一名专职学籍管理人员，各二级学院应同时安排相应的学籍管理人员。1.教务处学籍管理人员岗位职责：（1）统一管理全校学生的学籍档案，做好服务工作。（2）收集、整理、保管好档案材料，做到存放有序，便于查找，为教学、管理提供便利。（3）定期对档案进行检查，及时统计学生的学籍异动情况，并报送相关部门。（4）及时移交毕业班的学籍档案至学校档案室永久保存。（5）努力学习档案业务知识，不断提高工作效率和工作质量，以确保工作任务的顺利完成。2. 二级学院学籍管理人员岗位职责：（1）收集、整理、保管本学院学生的学籍档案材料，做到存放有序，便于查找。（2）配合教务处定期对档案进