如何自主实施信息化管理.doc

如何自主实施信息化管理本文讲解一种新的企业信息化模式，包括实现原理、适用范围、功能用法、经验心得等，可作为传统模式的有益补充，适合企业管理人员、信息化实施人员、开发人员等阅读。1、 传统模式的弊端企业实施信息化管理，传统的方式有2种，一是购买成品软件，其优点是上手容易、价格适中，缺点是功能固定、灵活性不足，要找到适合自己的并不容易；二是重新开发，这需要专业的开发团队，成本高、时间长、维护量大，一般企业负担不起。传统方式的最大隐患还不在于灵活性，而在于可扩展性，即实施过后业务又变化了怎么办。大家知道，每个企业的业务范围与作业流程不是固定不变的，随着时间的推移会根据情况做调整，有可能要增加新模块，有可能要撤消旧模块，也有可能要变更作业流程等。传统模式下这些都不好办，成品软件根本无法扩展调整，除非厂家的版本升级碰巧与您的变化相符，而重新开发的只能请他们再次开发，代价巨大。总之，受制于人。2、 自主实施的原理所谓自主实施，就是利用快速开发平台自己实施信息化。具体来说，无论您想管理什么样的信息，在平台里建一个这样的表即可。比如，您想管理客户信息，建一个客户信息表；之后，您又想管理订单、报修等，接着建订单信息表、报修记录表即可依此类推。建表后，平台自动生成后台数据库及前台操作界面，可以使用了。表结构确定好后，可根据需要进一步设置统计报表，可给其他用户开账号、设置权限，还可以设置打印模板、自动提醒等外围功能，从而搭建起完善的信息管理系统。平台采用直观简单的操作界面，无需电脑专业知识，无需编程，普通用户就可设置这些。用户无需借助其它工具，全在平台里完成，也就是：在设计区里做设置、在普通操作区里使用，即刻实施、即刻见效。自主实施的最大优点是，能完全按自己的需要做，需要哪个模块就建表，不需要就不建，平台自身能容纳管理各种业务数据，不是固定死的；以后业务变化了，也可随时增减，非常灵活。另一个优点是，它让信息化的过程相对容易些。由于模块可以随时增加，您可以从部分重点领域着手，待完成了再增加其它模块，因此能逐步实施、逐步扩展；而传统方式下，您一开始就必须想得很周全、很详细，这其实是一件很难的事情。总之，自主实施能让您自己做主，自己想管什么就设什么。自主实施的缺点是，您需要根据业务需要自己建表、建字段，但也不会太难，一套中等规模的信息化系统（例如，含有3大管理模块、10个数据表）， 1个普通用户通常1周左右即可完成。3、 平台适用范围由于数据表、统计报表、角色权限、业务流程等都可按自己的需要自定义，因此平台不限定适用的行业范围。小到个人的记账记事，大到企事业单位的客户信息、项目信息、销售订单、售后报修、出库入库、固定资产、人事薪资、办公信息、收费付费.等各种信息，全都能管理。平台采用 B/S 架构，既可单机使用，又可在局域网、互联网上多用户使用；不仅支持电脑访问，而且支持手机、iPad 等移动设备，因此也适用于移动办公，以及各种信息的互通共享等。至于不适用的领域，由于它侧重于将信息组成数据库供用户访问，因此它不适用于单纯的信息加工转换、文件编辑、图形图象处理、游戏娱乐等。4、 如何建立使用环境平台采用 B/S 结构，只需选一台机器作为服务器安装本平台软件，一般用户的电脑、手机等无需任何安装，通过浏览器即可访问。平台架构如下图所示：有2种方式获得使用环境：（1）在线使用最省事的使用方式是直接在线使用，也就是访问厂家服务器上已经安装好的平台，网址：/hcgis/logingis.asp，进入页面后 Click 申请帐号、填写申请信息，提交后几秒钟就会收到登录网址、帐号、密码，就可以使用了。省得您还要下载、安装、配置等步骤，而且无论在公司、在家、在出差，只要能上网就能用。（2）下载使用确需下载使用的用户，您需要选择一台电脑作为服务器安装本平台。首先在服务器上安装好IIS，再下载平台安装包，然后在服务器上安装即可。用户的电脑、手机等无需任何安装，只要与服务器间的网络是通的，就可以通过浏览器访问。平台安装包下载地址：/hcgis/home/download.htm如何安装：Click 安装包中的 Setup.exe 启动安装程序，按其指示逐步安装即可。如何在服务器上登录：安装后，在服务器上打开浏览器，输入网址 http:/localhost/hcgis，即可进入登录页面，最初的用户名、密码都是admin。如何从其它地方登录：在其它机器上打开浏览器，将网址http:/localhost/hcgis中的“localhost”替换成服务器的机器名或 IP 地址，输入该网址，即可进入登录页面。手机上使用也是这样，使用浏览器访问。5、 如何创建数据表平台的精髓就是能让普通用户自由建表，平台安装好后，最初可能没有任何数据表，您根据自己的需要建表即可。建表的位置位于系统管理（即设计区）中，如下图所示：建表后，您需要继续为数据表设置字段，也就是数据表的表头。例如，下图的客户报修记录表，就设置了工单号、报修日期、客户编号、客户名称、联系电话等字段： 6、 如何录入、查询、排序等建表后，平台自动生成后台数据库及前台操作界面，无需任何编程，就可以使用了，即刻设计即刻见效。录入数据的位置位于“数据表”（即普通操作区），如下图所示：可按任意条件查询已录入的数据，支持模糊查询；Click 标题栏的字段可进行排序，如下图所示：7、 如何实现下拉框输入有些数据适合采用下拉框的形式输入，例如，性别中的男、女，行政区划中的北京市、天津市、上海市.等。平台支持下拉框式的数据。实现过程是：首先在系统管理中设置好这些下拉框基础数据，如下图所示：再将数据表中字段的数据类型设置为下拉框，并选择该选项字典，如下图所示：录入数据时，该字段就是下拉框的形式了，如下图所示：8、 如何实现附件上传、下载只需把字段的数据类型设置为附件，即可上传各种电子文挡，如：产品图片、合同文本、传真图片、发票单据等，附件能使您的信息库更加丰富、完整。例如，某公司的办公费用申请审批，可设置成附带费用明细、票据照片等附件，如下图所示：录入数据时，该字段就可以选择本地的Excel文件、图片文件等，就可以上传至服务器了，如下图所示：审批者浏览该记录时，Click文件名即可查看或下载这些附件，如下图所示：9、 如何设置计算公式数据表中的字段可设置计算公式，通过计算而获得字段值。例如：客户报修记录表中的字段“收费总额”应根据“上门费”、“服务费”求和得出，设置方法如下图所示：平台不仅支持简单的加减乘除四则运算，而且还支持条件计算，如下图所示：此外，还支持文字串拼接、日期推算、日期间隔计算等，并且支持多层次计算，如下图所示：各种公式的计算过程都是全自动的，无需人为刷新等。10、 表间关联平台允许创建多个数据表，表与表之间可以是相互独立的，也可以建立关联关系，实现所谓的表中表效果，从而建立起层次化的信息结构。如下图所示：表与表之间建立关系后，可以在主表中设置引用字段，汇总子表的数值型数据；也可以在子表中设置引用字段，引用主表的数据。引用字段能随对方的修改而自动更新。11、 如何设置用户账号平台属于网络版软件，允许多个用户同时登录使用，您作为系统管理员有权给其他用户开设登录账号，有权设置其操作权限。设置好后，将平台的网址、用户名及密码告诉他，他就可以登录使用了。设置用户账号的位置，如下图所示：12、 如何设置角色权限平台具有完善的权限控制，不同类型人员可访问哪些表、可作哪些操作都可控制，控制粒度细化到记录、细化到字段。设置角色权限的位置，如下图所示：每个角色含哪些用户，授予哪些增、删、改及查看权限，均可分别设定。如下图所示：13、 如何设置统计报表一般软件只有固定的几种报表，本平台可根据需要自己设置统计报表，充分满足各种统计需要。有 4 种报表：分类明细表、分类统计表、透视分析表、固定格式报表。设置统计报表的位置如下图所示：14、 如何设置表单模板将数据套入固定格式的模板文件，可形成带真实数据的派工单、合同、审批表等文档。例如，某公司派工单是 Excel 格式的，大部分内容是预先设计好的、固定的，仅客户名称、联系电话、报修日期等实际数据留空。以前这些数据由人工填写，利用本系统后可将数据自动填入模板，形成带真实数据的派工单，大大提高方便性、准确性。设置表单模板的位置，如下图所示：15、 如何自动提醒模板平台具有自动提醒功能，支持 Email通知、内部短信、手机短信 3 种提醒方式；设置好提醒模板后，一旦出现符合条件的操作与数据，平台就会自动按照模板生成信件并发送出去，无需人工干预。如下图所示：按照提醒时机的不同，模板分2种，一是用户操作引起的提醒，即把记录的增、删、改操作作为提醒时机。例如，在客户报修管理中，可以设置成每当录入新的报修工单时给维修师发送提醒信，如下图所示：另一种时间到期引起的提醒，即先预定好提醒时间，平台会随时检测当前系统时间，时间一到就提醒。这种提醒方式还可预定多种提醒频度，包括：一次性提醒、每小时提醒、每日提醒、每周提醒、每月提醒、每年提醒（如生日提醒）。例如，在客户报修管理中，可设置成在“预定维修时间”的前一天提醒维修师，防止他忘了。这样，只要客服人员将确定好的预约时间输入进去，平台就会到时自动提醒。如下图所示：16、 如何设置业务流程平台可自定义业务流程，可任意设定流程所需环节，以及各环节的用户与操作权限。如再配合自动提醒功能，即可实现逐级自动提醒，让您的业务流程更顺畅。设置业务流程的原理、步骤如下图所示：设置业务流程实例-办公费用申请：17、 如何导入导出数据平台提供方便的数据处理工具，包括：数据导入、数据导出、数据复制、批量修改等。其中，数据导入是指，您的现有数据无需再次输入，可直接导入到本系统中，让您由其它系统轻松转换到本系统；数据导出是指，系统中的数据可导出成 Excel、Word、HTML 文档，以便作另外的处理。数据处理工具的位置如下图所示：18、 如何查阅操作日志平台拥有详尽的操作日志可供查询。用户何时何地（IP地址）登录，作了哪些操作均逐一记录在案，可供查询；每一条记录的每一次数据处理也都有记录，一旦出现疑问您可完整了解该记录的处理过程。如下图所示：19、 如何手动备份及全自动备份平台提供专用的备份程序 Backup.exe，方便您做备份。备份程序的位置：服务器开始所有程序华创软件备份数据。第一次启动备份程序后，您应该先设置备份的目标位置，再Click“开始备份”按钮，即可将本系统的所有资料备份出来，如下图所示：建议将数据备份到其它物理位置，如移动硬盘、U盘等，防止服务器坏掉时连同备份也坏掉。利用 windows 自身的任务计划功能，可定期自动运行备份程序，从而实现全自动定期备份，如下图所示：20、 开发流程与经验心得快速开发流程：开发经验与心得：利用本平台，我们已经为数千家企业成功实施了各种管理方案，有些体会与心得，与大家分享：（1） 要不要预设模板？本平台用途广泛，无论要管理什么，建表即可。预设模板仅仅是一些用途举例，供您借鉴而已。真正开始搭建，一般建议用空白模板，白纸一张往往更好写字。预设模板貌似有现成东西、能沿用，但往往要先理清现有关系、拆除改造，反而更复杂。这就像开发房地产，空地一块搞建设往往比旧城区容易些。当然啦，如果您的需求与预设模板高度匹配，也欢迎用它做基础再构建。 （2） 为什么鼓励用户自己实施？本平台能让普通用户搭建自己的管理软件，自己实施能让您真正掌握一种信息化工具，以后业务变化时自己就能扩展调整。打个通俗比喻，我们希望您学会开车，而不是帮您开一趟车。 （3） 实施步骤很重要，第 1 步：确定要管理哪些信息；第 2 步：建表，自己单独试用，看能否把事情记清楚，并不断完善表结构，先过自己这一关；第 3 步：给其他人开帐号并设置权限，大家一起使用；第 4 步：数据统计分析、打印输出、自动提醒等。按步骤来，不要颠倒，欲速则不达。 （4） 不清楚就马上问：遇到问题时，可参考网上视频教程、手册资料等，但无需过多研究，不清楚就问，自己琢磨一小时的东西，平台技术人员也许一分钟就解决。 （5） 需要几个人设计实施？由于实施过程比较简