报表管理用户手册.doc

报表用户手册 目 录文档约定3关于本手册4关于本手册的结构4第一部分 准备工作51如何使用本手册51.1如果您初次阅读本手册51.2如果您参加过系统应用培训51.3如果您具备系统应用基础51.4使用本手册注意事项52基本操作技能62.1【刷新】62.2【添加】62.3【删除】62.4【修改】72.5【导入/导出】72.6【预览/打印】73系统用户界面GUI11第二部分 业务引导124业务导引概述125业务操作导引125.1了解自定义函数125.2了解报表函数的使用125.3了解报表计算125.4了解报表管理125.5了解生成报表135.6了解报表上报135.7了解新建模板处理135.8了解模板管理13第三部分 系统业务操作手册146自定义函数147报表函数168报表计算209报表管理2110生成报表2511报表上报2712新建模板2713模板管理2814打开模板2915读入、输出30第四部分 附录31A服务支持说明31文档约定手册中出现该标志的地方表示需要用户引起高度重视的操作，操作不当可能会引发严重后果。手册中出现该标志的地方表示需要用户或操作人员打印输出的内容。手册中出现该标志的地方表示需要用户特别引起注意的内容。手册中出现该标志的地方表示可以进行查询分析操作。手册中出现该标志的地方表示需要用户仔细或反复阅读的章节。手册中出现该标志的地方表示向用户介绍的小技巧或是一些用户可以自己定义的配置。33关于本手册本手册介绍使用“行政事业单位财务管理系统”报表需要掌握的重要知识、技能，建议用户通读整本手册。手册详细介绍了报表系统的使用方法。对于手册中介绍不清楚的问题，或在实际管理维护中遇到的问题而手册介绍的内容不充分，请您根据手册“服务支持说明”章节指出的联系方式，向方正集团方正春元科技发展有限公司获取技术支持。关于本手册的结构本手册分为四部分内容，第一部分是准备工作，向用户介绍如何使用该手册，学习该手册涉及的一些基本概念，进行系统应用需要掌握的一些基本技能，向用户介绍系统的操作界面，通过该部分的学习用户将具备应用和操作该系统的基础知识和基础技能。第二部分是系统业务导引，向用户介绍系统提供的业务流程、业务功能和业务操作，指出这些业务流程、业务功能和业务操作所对应的章节，用户可以根据该部分指出的导引直接阅读具体业务对应的章节或直接阅读自己感兴趣的章节。第三部分是操作手册，该部分向用户详细介绍系统每一个业务流程、业务功能和业务操作的具体操作方法，是该手册中重点内容，需要用户仔细阅读，从而获得具体的业务处理的操作技能。第四部分是附录，向用户提供学习本手册所必须的一些参考附件，并介绍如何向方正集团方正春元科技发展有限公司反馈信息和获取服务支持。第一部分 准备工作1如何使用本手册1.1如果您初次阅读本手册如果您初次阅读本手册，请首先阅读第一部分，以便您能了解到进行系统应用所需的基本知识和基本操作技能，了解启用系统前需要做的初始化设置，了解系统用户界面，建立对系统的初步印象，然后再阅读后续章节。1.2如果您参加过系统应用培训如果您参加过由方正集团方正春元科技发展有限公司或方正集团方正春元科技发展有限公司授权的合作伙伴组织的用户培训，您可跳过第一部分直接阅读第二、第三或者第四部分内容。1.3如果您具备系统应用基础如果您具备系统应用基础，您可以参考第二部分“业务导引”提供的索引直接选择您所关注的内容阅读，本手册每章内容之间没有相互继承关系。如果您需要了解系统中模板管理、报表管理、生成报表、报表上报等使用方法，请直接阅读第三部分第6章内容。 1.4使用本手册注意事项n 为了能使您在阅读本手册时很快获得所需要的知识和技能，请您尽可能先阅读第二部分“业务导引”，可以使您在最快的时间内获得针对每一项业务或每一项应用的“索引”，每一项索引会告诉您完成该项业务或应用，您需要阅读哪些章节，避免您花更多的时间来翻阅手册。n 如您在使用系统过程中遇到一些问题，而本手册无法为您提供帮助，请您根据附录B（服务支持说明）提供的信息联系方正集团方正春元科技发展有限公司，以获取支持。n 如您在使用本手册的过程中发现其中有错误，我们真诚的期望能得到您的反馈，以便我们及时分析和更正错误。2基本操作技能在行政事业单位财务管理系统中，以下菜单经常见到，在这里统一作一介绍，如图2-1所示：图2-1常用操作菜单2.1【刷新】指在录入或修改数据完成后，点击【刷新】按钮，显示当前最新数据。2.2【添加】用于添加数据。2.3【删除】用于删除数据。在进行删除前，系统会提示是否确认删除。在删除时要谨慎操作，做好备份，以免丢失数据。2.4【修改】用于修改已有数据。2.5【导入/导出】用于将外部数据导入系统及将系统内数据导出，系统现支持的数据格式为XML和XLS。2.6【预览/打印】【预览】按钮用于打印数据的预览。选择数据表，点击【预览】按钮，弹出打印预览界面，如图22所示：图2-2打印预览界面界面上方会有一排打印工具栏，如图23所示：图2-3打印工具栏从左到右，按钮分别为：打印、页面设置、缩放/拖动、每页放置页数、显示比例和退出。（1）首先进行页面设置。单击按钮进入界面，如图24所示：图2-4页面设置打印内容第一页，选择打印内容：在此选择打印范围、缩放比例、是否打印行标列标、是否打印表格线等属性。第二页，打印机设置，如图25所示：图2-5页面设置打印机打印机设置主要包括纸张、方向、打印机选择等方面的设置，其中：打印机的选择：列出与计算机相连的所有打印机，选择其中一个，进行连接。纸张的选择：指定纸张的大小或者选择纸张来源。方向的选择：指定文档是按纸张短边（纵向）还是长边（横向）打印。第三页，页眉/页脚设置，如图26所示：页眉/页脚设置：可选择或输入页眉/页脚内容，并设置字体。图2-6页面设置页眉/页脚第四页，页边距设置：可设置页边距、居中方式、跨页拆分方式以及自定义纸张连打时的微调（Epson打印机专有），如图27所示：图2-7页面设置页边距第五页，表首/表尾设置，如图28所示：图2-8页面设置表首/表尾第六页，表页选项，如图29所示：图2-9页面设置表页选项（2）全部设定完毕后，点击【打印】按钮，进行打印即可。3系统用户界面GUI略。第二部分 业务引导4业务导引概述本手册专门围绕行政事业单位报表管理系统的应用，介绍以下几个方面的知识和技能：n 报表应用（第三部分第6章）5业务操作导引5.1了解自定义函数如您欲了解如何在报表系统中增加自定义函数，请直接阅读“第三部分第6章”。5.2了解报表函数的使用如您欲了解如何在报表单元格中进行函数设置，请直接阅读“第三部分第7章”。5.3了解报表计算如您欲了解如何在报表系统中计算报表，请直接阅读“第三部分第8章”。5.4了解报表管理如您欲了解如何在报表中进行报表管理，请直接阅读“第三部分第9章”。5.5了解生成报表如您欲了解如何在报表系统中根据模板自动生成报表，请直接阅读“第三部分第10章”。5.6了解报表上报如您欲了解如何在报表系统中进行报表上报，请直接阅读“第三部分第11章”。5.7了解新建模板处理如您欲了解如何在报表系统中进行新建模板，请直接阅读“第三部分第12章”。5.8了解模板管理如您欲了解如何在报表系统中进行模板管理，请直接阅读“第三部分第13章”。第三部分 系统业务操作手册6自定义函数选择【自定义函数】【自定义函数】，报表管理允许用户自定义添加、修改报表取值函数。关闭所有报表及模板后，选择自定义函数菜单，如图6-1所示：图6-1自定义函数系统中已提供了丰富的函数，用户还可以根据自己的需要，添加或修改已有的函数，如图6-2所示：图6-2自定义函数增加取值函数，点击【新增】按钮，如图6-3所示：图6-3自定义函数维护选择“函数类型”、填写“英文名称”、“中文名称”、选择“函数种类”、填写“函数说明”，并选择参数，点击【保存】按钮，在自定义函数维护的列表中就出现新增加的函数。如在使用中发现已有函数的设置不适合，可以点击【修改】按钮，对取值函数进行名称、类型、参数设置等的修改。对于使用不到的函数，可以用【删除】按钮进行删除。【导出】/【导入】按钮，可以对自定义函数进行备份及恢复。点击【导出】按钮，如图6-4所示： 图6-4自定义函数维护选择备份函数保存的位置，输入文件名，即可将自定义函数保存为XML文件。如系统出现问题，或欲在不同机器的预算单位报表系统间共享自定义函数，就可以用【导入】按钮，将函数XML文件导入系统。7报表函数进行报表制定时，对单元格进行取值函数的设定，方法如下：首先，新建报表，选定要设置函数的单元格，以选择报表的编制单位为例，如图7-1所示：图7-1项目支出决算表如上图，选定填写单位的单元格，然后点击表格上方公式输入按钮 ，弹出取数函数的对话框，如图7-2所示：图7-2录入函数在函数分类列表中，选择要素名称函数，如图7-3所示：图7-3选择要素名称函数在函数列表中选择取预算单位名称函数，如图7-4所示：图7-4选择预算单位名称在界面下方函数参数中，点击【参数设置】按钮，如图7-5和图7-6所示：图7-5参数设置图7-6设置参数双击预算单位后的空白框，在预算单位树中，选择本单位，并点击【确定】按钮，返回录入函数界面，如图7-7所示：图7-7选择本单位可以看到预算单位编码已写入函数参数的位置。点击录入函数界面中的【确定】按钮，回到报表界面，如图7-8所示：图7-8报表界面可以看到，在编制单位后的空格中，已出现了编制单位的名称。8报表计算在设定好报表取值函数后，对报表进行取值计算。选择公式重算当前表页，系统会自动算出当前表页的计算结果。选择公式重算全表或重算所有报表，则系统自动按照最新的公式，对所有表页进行重新计算。如图8-1所示，也可以点击工具条上的快捷按钮：图8-1表页取数【隐藏空行】：隐藏报表中某行公式取值全为0的行。含有“取单位名称”、“取日期”、“取制表人”的行除外。【隐藏空列】：隐藏报表中某列公式取值全为0的列。含有“取单位名称”、“取日期”、“取制表人”的列除外。【显示“计算错误”】：控制报表中公式或公式的基础数据编码有问题时是否显示“计算错误”字样。9报表管理用户登录报表系统，进入报表系统界面，默认打开一张空白报表，如图9-1所示：图9-1空白报表选择【文件】【报表管理】，系统会显示出所有报表，方便用户进行调用。而且在报表管理中用户也可对制定好的报表进行保存，以便再次调用，并可实现对报表的导入、导出、删除、修改等维护管理功能。如图9-2所示：图9-2报表管理在本界面中，可以进行的操作有：【打开】：打开任何一张报表，并进行修改、保存为模板等；【删除】：删除一张报表；【从账套导入】：从别的账套中导入已经定义好的报表格式。如图9-3所示：图9-3从别的账套导入报表首先，选择“账套”及“年度”，勾选要导入报表系统的表格，然后点击【导入】按钮，该张报表即导入报表管理界面。【导入】/【导出】：即将系统外*.cll格式的报表导入或将系统中的报表导出为*.cll文件。【更改名称】：即将已经保存的报表的名称进行修改，以便进行更好的记忆。首先选择一张报表，点击【更改名称】按钮，如图9-4，然后输入新的名称或者编号后，点击【确定】，即可。图9-4更改报表名称文件夹维护：窗口左方为文件夹目录，可以通过下面的图标按钮进行增加目录、编辑目录和删除目录。点击图标按钮弹出选择增加目录的类别菜单，点击【增加平级】弹出输入文件夹名称的窗口，如图9-5所示：图9-5文件夹名称输入输入后点击【确定】即可完成。注意：当文件夹里有报表时不能删除文件夹。更改报表所在文件夹：在报表列表中，右键要更改所在文件夹的报表，会弹出文件夹目录选择窗口，如图9-6所示：图9-6文件夹选择选择完成后点击【确定】即可完成。10生成报表选择【文件】【生成报表】，系统会根据选择的模板和月份自动生成月报表。生成报表窗口如图10-1所示：图10-1生成报表模板选择窗口选择要生成月报的模板点击【下一步】进入月份选择页，如图10-2所示：图10-2生成报表月份选择窗口选择要生成月报的月份、月报存放的文件夹，点击【生成报表】系统即可自动生成月报并保存到选择的文件夹内。11报表上报选择【文件】【报表上报】，系统会根据选择的报表上报到汇总报表系统。弹出报表上报窗口如图11-1所示：图11-1报表上报选择月份后，系统自动查询本月的待上报报表和已上报报表的报表名称。月份选择框包括1月至12月及非月报选项。选择待上报的报表后，点击【上报-】按钮后系统会自动上报。“上报时重算”为可选项，上传月报一般默认选择状态，可选择不重算；上传非月报时此选择项不可用，即不允许重算。选择已上报报表然后点击【-撤销上报】按钮，系统会自动撤销已上报的报表。12新建模板选择【文件】【新建模板】，系统会显示模板编辑窗体，如图12-1所示：图12-1新建模板窗口在此窗口中就可以增加公式等编辑模板了，编辑完成后点击上面的【保存】按钮即可保存模板。13模板管理选择【文件】【模板管理】，系统会显示出所有模板，并可实现对模板的导入、导出、删除、修改等维护管理功能。如图13-1所示：图13-1模板管理模板管理的操作请参见9章报表管理。14打开模板点击菜单“打开模板”弹出打开模板窗体，如图14-1所示：图14-1打开模板窗口选择要打开的模板点击【打开】或双击即可打开。15读入、输出读入Cell文件、Excel文件、文本文件到当前编辑报表。输出当前编辑报表到Cell文件、Excel文件、文本文件。第四部分 附录A服务支持说明发生以下情况：n 如您在使用系统过程中遇到一些问题，而本手册无法为您提供帮助。 n 对于手册中您觉得介绍不清楚的内容，或在实际应用中遇到的问题而手册介绍不充分。n 如您在使用本手册的过程中发现手册中有错误。n 系统在应用过程中发生问题，影响正常的业务运转。n 需要方正集团方正春元科技发展有限公司提