采购与催交管理作业指导书.doc

鄯善、兰州原油商业储备库建设工程 采购与催交管理作业指导书北京兴油兰州鄯善原油商业储备库PMC项目部采购与催交管理作业指导书SLCBK-PMC-ZY-0003/AA梁宝利杨保增版本日期文件状态编制人审核人批准人第 11 页 共 10 页目 录1.总则12.采购12.1物资采购的原则12.2物资采购招标工作22.3采购合同的管理73.货物催交93.1催交的任务93.2催交级别103.3货物催交工作内容103.4货物催交工作补救计划10北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程PMC项目部 采购与催交管理作业指导书1. 总则1.1 编制目的通过审查EPC承包商的采办程序文件、作业文件及参加必要的采办活动，规范EPC在物资采购、催交过程中的行为，对EPC承包商的采购、催交过程进行监督控制。1.2 适用范围本作业指导书适用于鄯善兰州原油商业储备库建设工程的物资采购、催交过程中的监督管理。1.3 编制依据鄯善原油商业储备库PMC合同协议书兰州原油商业储备库PMC合同协议书鄯善兰州原油商业储备库工程PMT项目管理手册鄯善兰州原油商业储备库工程PMC项目管理手册2. 采购2.1 物资采购的原则2.1.1 质量保证原则采购的货物必须保证质量，必须符合合同文件对货物的技术性能和项目工程的要求。2.1.2 安全保证原则采购的货物必须安全，在运输、安装、调试和使用过程中，要符合HSE要求，特别要保证人身和财产的绝对安全。2.1.3 进度保证原则采购货物的到货期必须符合工程进度计划，保证与工程项目相关各方面的进度要求一致，不因货物供应进度产生问题，而影响工程总进度，使项目工期延误。2.1.4 经济原则在保证货物质量前提下，货物必须遵守低成本、低价格、使用低消耗的原则，每种货物的购置费用，原则上不应超过计划安排的投资额。2.1.5 国产化原则货物采购要立足国内，除个别关键设备国内无法生产的以外，凡是国内能产生且能保证的，原则上就不应到国外采购。2.2 物资采购招标工作货物招标程序主要包括选择合格供货厂商、编制招标文件、发出招标文件和投标的接收、投标评审、实地考察、确定中标厂商和签定订货合同。2.2.1 采购方式的划分采购方式划分的基本原则：1）工程急用或临时、零星采购的国内和进口设备、材料，经PMT批准后，由PMC下达临时采办通知书，EPC采办部进行现场采购。特殊情况下，经PMT批准可执行单一货源采购。2）除上条情况外，其余国内和进口设备、材料原则上均应采用邀请招标的方式进行采购。2.2.2 选择合格供货商1）供货商资格审查。按照PMT规定的审查内容，在同类供货商中，进行综合比较，从中选择合格的供货商，并加以确定认可，办理工程项目入网证书。在评审过程中，对于以往在工程项目中有业务往来且实践表明充分合作的供货商可优先考虑。2）将初选合格的供货商有关资料存档，编入合格供货商名单，储存以供工程项目选用，即所谓的“长名单”。3）对已列入的初选合格供货商名单，要根据其变化情况定期进行测评，删除测评中认为不合格的供货商。对那些没进入“长名单”的供货商，由于技术业绩突出，经过比较评定，也可充实“长名单”。2.2.3 采办申请根据采办计划和项目进度，PMC督促承包商准备相应采购的采办申请、技术规格书、相应的数据表和工程请购单报PMC审查。采办申请文件应包括：1）工程请购单；2）邀请投标商清单；3）投标邀请函；4）投标人须知；5）货物需求一览表；6）交货进程表；7）业主批准的技术规格书；8）合同条款；9）合同格式；10）投标、履约保函格式等。2.2.4 投标商的投标管理2.2.4.1承包商推荐的邀请投标商清单（短名单）应在已有的合格供货厂商（长名单）中。根据拟采购货物的具体要求，选3-5个供货商。凡是响应招标文件要求的供货商，就可以按规定日期进行投标。倘若要向“长名单”以外的供货商询价，应按PMT规定审查内容进行资格审查，合格后报PMC审查和PMT审批，办理工程项目入网证书。2.2.4.2无论招标还是议标采购，每一类材料、设备至少选择3个投标者，以确保获得在商务和技术上都最具竞争力标书。当出现下列情况而致使承包商无法根据合格供货商名录进行采购时，PMC应要求承包商继续推荐合格供货商，审批办理入网手续。如果确实存在困难，承包商应书面形式向PMC推荐可选项、供货商或技术规定，PMC报请PMT批准，否则，不得继续实施采购活动。（1）列出的供货商没有投标（没有响应）和/或不能保证最少三个投标者。（2）要求的设备或材料不在任何一家供货商产品目录中。（3）列出的任何一家供货商不能满足技术规定和数据表供货的能力。2.2.4.3除现场采购材料和议标采购外，其余采购将采取邀请招标形式,投标采用密封标书。传真报价只适用于现场采购材料和议标采购。2.2.5 单一资源推荐及紧急采购2.2.5.1单一货源推荐需遵守以下准则：（1）承包商准备一份详细的清单-唯一资源论证资料，报PMC审查，PMC提出审查意见后，报请PMT批准。（2）单一资源供货商应从批准的合格供货商名录中选择。（3）没有PMT批准之前禁止进行单一资源招标活动。 2.2.5.2紧急采购的条件（1）工程急需的物资。（2）采办周期长保证不了工期要求的物资。（3）施工中设计变更造成设备/材料参数发生变化，且按正常采办程序保证不了工期要求的物资。（4）品种杂、批量少、非标准的物资。2.2.5.3紧急采购的商务过程（1）承包商以电子邮件或传真、电话的方式报请PMC，PMC审查拿出意见后报PMT批复。（2）PMT同意后，承包商根据PMT批准的技术规格书或技术要求，立刻在合格供货厂商名册中进行询价，按议标的方式货比三家或者进行单一货源采购，择优选择合格的供货商或生产厂家。经PMC审查后报请PMT批准后签订采购合同。2.2.6 招标文件管理招标文件可分为技术文件和商务文件两种。其主要包括下列内容：2.2.6.1询价函(RFQ)采购询价函(RFQ) ，即招标邀请函，根据采办申请书来提出。询价函(RFQ)是招标文件的总说明和对投标人的总要求。包括：拟招标采购产品名称、规格、数量、参考规范、图纸、数据、要求交货的日期，报价截止日期，报价书份数以及附件。询价函(RFQ)中应要求供货商报两年运行备件价格。附件即投标文件格式。2.2.6.2投标人须知投标人须知是对投标人的具体要求，PMC控制内容一般如下：（1）总则。阐明招标的目的，是询求提供招标货物的固定价，并请按照规定的投标截止日期，将完成的投标书送达询价函(RFQ)中所规定的地点。（2）符合招标文件的声明。投标人应向招标人声明，保证报价完全符合招标文件的要求并没有异议。如果投标人对招标文件及其附件中某些条款有异议时，应在报价偏差表中逐条列出。（3）技术说明。投标人推荐的货物应满足采购单中所阐明的技术要求。为了能对所推荐的货物有准确详细的了解，投标人应以足够的详细资料数据加以说明。（4）货物需求一览表及其附件。包括在该招标文件的货物需求一览表及其附件中的有关要求，必须填写完整并与投标书一起返回招标单位。（5）价格。投标书中的价格应为投标人负责货物生产制造和包装、发送到指定交货地点为止的不变价格（固定价），并应按供货一览表的要求分项列出。（6）投标费用。投标人不得以任何理由向招标人索取投标费用。（7）投标书的采用。招标人有权部分采用投标书中的内容或完全不采用。（8）投标有效期。投标有效期规定为投标截止日期之后多少天有效。（9）投标截止日期。投标人应在投标截止日期（以邮戳日期为准）以前提出报价。若在规定的截止日期不能提出报价而须延期时，必须将延期时间通知招标人，并征得同意。（10）招标文件澄清。对于招标文件如果投标人要求说明必须以书面形式提出，招标人应予以书面答复同时不表明问题来源通知其他投标人。2.2.6.3采购的产品名称、数量，即供货一览表。为了防止报价漏项，有利于投标评审，投标人要填写供货一览表，填写货物名称、数量、单价、交货期、交货地址、发送地点等。中标后，供货一览表应作为合同文件的组成部分。2.2.6.4技术规格书及技术数据表要详细说明拟采购的货物设计意图、标准规范、特殊功能要求，以及应注意的事项。如设备采购，要说明用途、性能、大小、材质、结构、操作条件、辅件、维护要求等，都要提供详细的技术数据。2.2.6.5图纸图纸是重要技术性文件，投标文件中必须提供设备、材料等详细的齐全的图纸，其中包括总图、安装图、备品备件图等。2.2.6.6合同条件以及包装、运输检验要求。2.2.6.7投标文件格式要求包括下列内容：（1）投标函；（2）投标报价一览表；（3）投标分项报价表；（4）货物说明一览表（5）技术规格偏离表（6）商务条款偏离表；（7）投标保证金保函；（8）法人授权书；（9）资格证明文件；（10）履约保证金保函。所有物资采购合同，均须符合工程承包合同对货物的质量要求和工程进度需要的安排。货物采购合同的订立要以工程承包合同为依据，并且与其他工程建设事项互相衔接。2.2.7 采购合同评审及报批EPC承包商应组织设计部的技术专家和采办工程师或者聘请技术、商务、经济、法律等专家进行技术标和商务标的评审。并且评估供货商的财务能力和售后服务质量，评审结果报PMC，PMC拿出意见后，报请PMT批准。评标应考虑以下方面：1）技术符合性；2）设计能力或执行设计能力；3）制造加工能力和工艺水平；4）质量控制能力；5）制造进度控制能力；6）供货周期；7）报价有效期；8）每一个独立部件的单价及总价；9）报价货币和兑换汇率；10）支付期和付款日程表；11）发货地点和FOB价格或CIF价格；12）预计的海运费率/内陆运输运费；13）根据通用参考点报价或商谈交货日程表；14）验收/例外条款和条件；15）设备调试、开车指导及售后技术服务能力；16）两年操作备件价格；17）供货商的偿付能力和工作量；18）质量保证能力；确定的报价要求按人民币或者美元计价。如果标书中有其他货币，要求转换成人民币或者美元进行标书评价，标书评价的兑换率应以投标截止日的中国人民银行报出的兑换率为准。2.2.8 签订采购合同及注意的问题评审结果批准后，承包商应准备采购合同并将每份没有标价的采购合同交给PMC供其审核，并且在每份采购合同的文头上都要有业主名称、项目地点、合同号和其他必须的内容，供货商的电话号码、传真、联系人姓名和职务都应清楚地标在采购合同里。根据众多货物的不同特点，可采取多种方式签订合同1）对于重要的设备，最好与一个总厂厂商签订合同，不要分散签订，这样有利于管理。2）对于长时间使用的大宗材料，最好能与几家供货厂商签订连续供货和定期结算的供货合同，以防止独家供货时，厂商一旦出现问题会造成延期供货。3）对于零星物资供应也要引起足够重视。常常因为施工现场为某些零星的少量物资短缺而不得不临时局部停工，会打乱整个施工计划。4）在执行订货合同过程中，PMC采办工程师要密切注意合同履行进展情况，及时提醒承包商做出调整和补充定货。由于本工程项目的货物供应可能要签订的采购合同较多，其中可能有某些合同由于各种原因造成延误、变更，甚至违约、终止等情况，发现情况，PMC采办工程师应及时提醒EPC承包商采办部及时作出反映，采取补救措施。2.2.9 采购合同变更采购合同通常在下列情况下需要变更：1）修改采购合同价值；2）技术要求或订货标准发生了修改（设计变更）；3）影响采购合同合法性的任何商业更改；4）运输要求的更改。变更采购合同，承包商需把每个没有标价的修改件都发给PMC一份，由PMC审核后报PMT批准，采购合同变更应包括足够的支持文件，以证明采购合同变更的有效性。2.3 采购合同的管理2.3.1 货物种类要具体化。采购中的各种货物，应在合同中予以明确和具体化，详细写明各种货物的品种、型号、规格、等级、数量等。还要写明货物不符合合同规定时买方提出异议的时间。2.3.2 质量要求。采购合同对主件和附件均应有明确的质量要求和确定的质量标准。2.3.3 时间要求。确定供货商对货物质量责任的期限。2.3.4 价格条款。在价格条款中，要写明付款总额、付款方式、付款次数、付款时间、付款币种、以及延期付款时利息的计算方法。2.3.5 交货条款。交货条款包括明确交货的单位、交货方式、运输方式、到货地点、提货人、交（提）货期限等内容。（1）交货方式：是指一次交货，还是分期分批交货；是供货商送货或是由供货商代办托运，还是承包商自提。合同条款应明确（2）运输方式。根据各种运输工具的特点，结合货物的特殊性和数量、路程的远近、供应任务的缓急等因素协商选择合理的运输方式和运输工具并在合同条款中明确。（3）合同条款应明确规定到货地点，即合同履行地。交货期限，即货物由供货商转移给承包商的具体时间。合同中的交（提）货限期，应写明年份和月份。实际交（提）货日期早于或迟于合同规定期限的，即视为提前或逾期交（提）货，有关当事人应承担相应的责任。2.3.6 验收条款。2.3.6.1验收内容：验收是指按合同规定的标准和方法对货物的名称、品种、规格、型号、数量、质量、包装等进行检测和测试，以确定是否与合同相符。如果验收不合格，那么承包商有权拒付货款，要求供货商修理、更换或退货等。2.3.6.2验收根据：根据合同、发货单、装箱单、产品合格证、化验单以及其他凭证，或者国家标准、行业（部）标准、封存的样品等。2.3.6.3验收标准：根据质量条款所确定的技术指标和质量要求确定。如果质量标准是国家标准、行业（部）标准、企业标准，那么就分别按国家标准、行业（部）标准、企业标准验收；如果质量标准是双方当事人确定的其他标准，就按确定的其他标准验收，供货商应附产品合格证或质量保证书及必要的技术资料；如果质量标准以样品为依据的，双方要共同封存样品，分别保管，按封存的样品进行验收。2.3.6.4验收期限：即确定双方责任的时间界限。如果在验收期限内发现货物质量、数量等问题，就要视情况由供货商或承运方负责；如果验收期限过后发现问题，则由承包商负责。2.3.6.5验收地点：即供货商和承包商双方行使权利和履行义务的空间界限，所以合同一定要写明是在承包商所在地验收，还是在供货商所在地验收。还是在双方约定的其他地点为验收地。2.3.7 结算条款：合同中应明确规定货款的结算方法和结算时间，并注明双方的开户银行和帐户名称、帐号。2.3.8 违约责任2.3.8.1 供货商违约责任：（1）供货商不能交货的，应向承包商偿付违约金，偿付比例可在订立合同时商定，并载入合同条款。（2）逾期交货，按合同中有关延期交货的规定，计算违约金。提前交货的，多交的货物和品种、型号、规格、质量不符合合同规定的货物，供货商应承担承包商在代保管期内实际支付的保管、保养等费用。（3）承包商按供货商通知的时间、地点前往提货而未提到时，供货商应负逾期交货的违约责任，并承担承包商因此而支付的实际费用。（4）货物的规格、品种、质量不符合合同规定的，如果同意让步接受，应当按质论价，由供货商负责修理、调换或退货，并承担修理、调换、退货所支付的实际费用。不能修理或调换的，按不能交货处理。在交售货物中掺杂使假、以次充好的，承包商有权拒收，供货商同时应向承包商偿付相应的违约金。（5）产品包装不符合合同规定，必须返修重新包装的，供货商应当负责返修或重新包装，并承担因此支付的费用。因包装不符合规定造成货物损坏或者丢失的，供货商应当负责赔偿。（6）货物错发到货地点或接货单位（人），造成逾期交货的，应偿付逾期交货的违约金。未经需方同意，擅自改变运输路线和运输工具的，应当承担由此增加的费用。2.3.8.2承包商的违约责任：（1）中途退货或无故拒收货物，应偿付违约金、赔偿金，并承担供货商由此支付的费用和赔偿金由此造成的损失。具体赔偿比例可在签订合同时商定。（2）未按合同规定的时间和要求提供应交的技术资料或包装物的，除交货日期得以顺延外，按照延期付款的规定，向供货商支付违约金，并赔偿由此造成的损失。如果不能提供技术资料和包装物的，按中途退货处理。（3）自提货物未按供货商通知的日期或合同规定的日期提货的，比照中国人民银行有关延期付款的规定，支付违约金，并承担供货商在此期间所支付的保管费、保养费。（4）未按合同规定的日期付款的，比照中国人民银行延期付款的规定支付供货商违约金。在此期间如遇国家规定的价格上涨的，承担由此而多支付的费用。（5）错填或临时变更到货地点又没提前通知供货商的，承担由此而多支付的费用。（6）在合同规定的验收期限内，未进行验收或验收后在规定的期限内，未提出异议，即视为默认。对于提出质量异议或因其他原因提出拒收的一般货物，在代保管期内，必须按原包装妥善保管、保养，不得动用，一经动用即视为接收，应按