公司内部邮件的教程.ppt

常用的电子邮件收发软件有：,Outlook Express Microsoft Office Outlook 2003/2007 Fox mail 下边我们以Outlook Express为例做基本的设置说明,一、首先打开电脑中的Outlook Express： 开始菜单所以程序双击打开“Outlook Express”,二、打开后首先要创建自己的邮件信息：（步骤如下） 工具 账户添加邮件,以次按照提示输入自己的邮件信息：,注意：选择（POP3）服务器 POP 即为 Post Office Protocol 的简称，是一种电子邮局传输协议，而 POP3 是它的第三个版本，是规定了怎样将个人计算机连接到 Internet 的邮件服务器和下载电子邮件的电子协议。它是 Internet 电子邮件的第一个离线协议标准。,账户设置到此完成，这时我们会发现账户邮件选项中已添加了,三、检查邮件的基本设置： 邮件属性进入基本设置界面：（如下图） 常规设置：检查邮件账户和邮件地址,检查邮件的基本设置： 连接和安全选项保持默认设置：,检查邮件的基本设置：服务器设置,注意事项 1.服务器选择：POP3 2.检查接收和发送邮件 3.检查邮件账户名 4.勾选我的服务器要求身份验证，否则发送邮件时会报错如下图,注意事项： 1.服务器端口号： 发送邮件（SMTP）：25（默认） 接收邮件（POP3）：995 勾选次服务器要求安全连接 2.服务器超时和发送（保持默认设置） 3.传送选项：可以根据实际情况自行设置（若自己及时处理邮件，此项可不勾选，尽量不要保存无关紧要的邮件，减少服务器公共空间的占用） 注： POP用于将邮件从邮件服务器上下载到自己的主机上 SMTP用于邮件在邮件服务器间互传,邮箱的基本设置以完成，希望能给大家的工作带来便利！,检查邮件的基本设置：高级设置,伴随这邮件的使用，我们也会面临一个无法避免的问题“垃圾邮件”。尤其是用163、126、新浪、雅虎、QQ等网站提供的个人免费邮箱时，相信大家都深有感触，经常会收到一些团购、广告等对我们没有用处的垃圾邮件。但总的来说利远远大与弊，邮件还是给我的工作带来了很大的便捷，相信以后邮件的应用会更加广泛！,垃圾邮件和正常邮件的区分：,垃圾邮件（spam）现在还没有一个非常严格的定义。一般来说，凡是未经用户许可就强行发送到用户的邮箱中的任何电子邮件。事实上，在企业使用企业邮箱当中，反垃圾邮件产品往往错误地盯住合法的电子邮件。大多数反垃圾邮件专家承认，所有的反垃圾邮件工具偶尔都会把合法的电子邮件标记为垃圾邮件，并且从收件人的查看窗口中删除这个信息。这种现象称作“错报”。同医学上的误诊一样，错报给人们带来了更多的不方便。合法的电子邮件永远不能发送到指定的收件人很容易引起混乱、愤怒、浪费时间、伤害感情、漏掉重要信息。更重要的是这样会使企业交易不能完成。在抵押和银行等某些行业的业务特别容易受到错报的伤害，因为有许多垃圾邮件信息与抵押和金融有关的计划有关。因此，许多使用反垃圾邮件技术的企业都会遇到至少有一些合法的信息被不正确的分类为垃圾邮件的现象。既然各种垃圾邮件过滤器和反垃圾邮件的技术会导致“错报”的现象发生，那是否反垃圾邮件就没有存在的必要性了呢？专家认为企业最安全有效地方法是反垃圾邮件技术与用户手工结合处理邮件，这样既能抵挡住大部分垃圾邮件，又能保证企业的有效邮件收发正常。 首先，关键是选择一个附带安全有效反垃圾邮件的企业邮箱。,1,其次，根据企业可以采取以下措施减少丢失合法的电子邮件： 客户化过滤器，大约所有的反垃圾邮件应用程序都允许管理员调整系统设置以最大限度地提高效率。然而，垃圾邮件过滤器的调整更像是一种艺术，而不是一种科学。重要的是要考虑引起反垃圾邮件过滤器把合法电子邮件标记为垃圾邮件的一些词汇和条件。要最大限度地提高垃圾邮件过滤器的效率，需要做许多工作来调整这个垃圾邮件过滤器。 使用白名单功能，白名单允许来自可信赖的发件人的电子邮件直接通过垃圾邮件过滤器，即使其电子邮件违反过滤器的设置也允许通过。寻找一个允许用户自己建立和管理白名单的反垃圾邮件过滤器，然后向人们演示如何使用这个有价值的功能。 保护员工的电子邮件地址，如果你的员工的电子邮件地址不在网络上到处传播的话，你就不会收到那样多的垃圾邮件。垃圾邮件机器人能够在网络上搜集电子邮件地址并且把这些地址转给垃圾邮件制造者。要制定一个公司政策，禁止员工把包含公司域名的电子邮件地址发布到网络公告栏、社交网络和类似的网站。有些企业把这种做法提高到更高的水平，从企业网站中取消所有的员工的地址，把网页观看者的咨询转到“info .”、“support.”等具体的和通用的地址。 鼓励最终用户检查垃圾邮件文件夹，大多数反垃圾邮件应用程序都把标记为垃圾邮件的电子邮件放在一个名为“垃圾邮件”的文件夹。提醒员工，如果预计发过来的重要的电子邮件没有收到，赶快检查一下垃圾邮件信箱也许是一个好主意。,2,养成良好的邮件使用习惯，才能更好的发挥邮件的作业，为我们的工作提供最大的便利！,那什么才是良好的邮件使用习惯？ 一、尽量避免自己的公司邮箱在网络上到处传播。 二、每天及时查收、处理邮件。 三、定期的删除无关紧要的邮件。 四、对可疑附件，先用杀毒软件扫描在下载打开。 五、及时升级电脑的杀毒软件，并定期进行病毒扫描。,特殊邮件：,在实际的工作中为了提升公司的形象和信誉度，往往有些公司内部邮箱必须在网络中流通：如公司的网站、大型招聘网站等。 我们可以针对这些在网络中流通的邮件做具体的邮件过滤规则设置。,如公司招聘用的邮箱每天都会接收大量的邮件（如下图）： 针对相应的邮件可以做具体的邮件规则：,创建邮件规则： 一、收件箱（右键）选择新建文件夹,根据所收邮件的特征来命名：（如：所收邮件很多主题是错误回弹信息，为了方便查看这里命名：错误回弹） 我们会发现收件箱下边多了一个错误回弹收件箱,创建邮件规则： 二、先点击收件箱然后选择工具栏上的邮件在选择从邮件创建规则,新建邮件规则：（如图） 1、选择规则条件：根据所收邮件的特征，勾选发件人或者主题等选项。 2、选择规则操作：这里选项移动到指定文件夹（可以选择将它负责到指定文件夹或者删除等其它选项示情况而定）,新建邮件规则： 3、规则描述：点击蓝色包含字体在键入特定文字中添加所收邮件的特征点。（这里添加：错误回弹）,新建邮件规则： 3、规则描述：点击蓝色指定的“，在移动表中选择之前新建的文件夹。（这里我们选择错误回弹收件箱）,新建邮件规则： 4、规则名称：可以按默认的名称，也可以自己修改名称。 然后点击确定。,新建邮件规则： 规则已经添加成功，最后我们要去启动规则后才会生效,将规则应用到收件箱： 步骤：工具邮件规则邮件,将规则应用到收件箱： 刚创建的规则如下图可见：点击：立即应用 (当然也可以根据自己的需要在