文秘实习成果手册.doc

秘书办公室平面设计成果报告书专业技能实践活动第三小组二一一年七月四日目 录一、活动计划及任务分解略览-2二、平面图- 3三、设计思路详解- -411四、预算经费- -12五、活动总结-13 活动计划及任务分解略览结合秘书专业的综合性、实践性、适用性强的特点，并结合本组的课题要求，在课题指导老师的专业指导下，我组积极开展课题实践活动。具体安排如下：一、课题实践活动内容拟定办公室布置方案：长江学院，为新组建的民办高校。院长办公室初定秘书人员12人，现办公室三楼有100（1010m，三面为落地玻璃，位于东西横向建筑物的东首）办公室一间。二、课题实践活动要求 充分发挥本组成员的专业知识技能，了解办公室布置的相关具体要求，彰显出“现代感、艺术感、秩序感”的设计理念，使办公室布置更为科学化、合理化。三、课题实践活动阶段第一阶段：课题思路确定。根据“现代感、艺术感、秩序感”的设计理念，结合课题的具体内容，对办公室的空间进行了区域划分。第二阶段：方案信息采集。以实地考察和网络信息搜集为信息辅助，初步拟定布局图方案设计。第三阶段：区域具体布置。根据各区域的功能特点，结合专业的布局理论，以科学化、合理化的要求对各功能区进行了详细布置。第四阶段：成果形式展示。综合小组成员头脑风暴的思路，以文字稿、平面图、多媒体的多样化方式展示课题成果。平 面 图设计说明： 根据课题内容要求，三面为落地玻璃，依据科学的建筑设计学，设计了梁柱结构。确定北面为墙体结构，以满足办公室的采光要求。整个办公室为100（1010m）的空间，设计为树状结构的区域模式，划分出六大功能区域：接待区、接待休息区、文印区、小型会议区、主任办公区、秘书工作区，整体布局科学化、合理化。 根据人性化结构的要求，设计1.2米的主通道，既保证办公室人员的流通，最大程度地节省空间。设计思路详解一、设计理念现代感：现代办公室设计注重办公环境，采用共享空间开敞式设计，并将自然环境引入室内，绿化室内环境，给办公环境带来生机。现代人机学的出现，使办公设备在适合人机学的要求下日益完善，办公的科学化、自动化给人类工作带来了极大的方便。布局方案按照办公设备特定的功能与尺寸，充分展现了现代人机学的知识。 艺术感：现代办公室设计，不可一味地追求效益，设计各种美的造型。艺术感需要配合以和谐的颜色，配置以足够的灯光，让办公环境充满浓郁的文化气息，大大提高办公效率，增强办公人员的归属感。 秩序感 ：设计中的秩序，是指形的反复、形的节奏、形的完整和形的简洁。秩序在办公室设计中起着最为关键性的作用，要达到办公室设计中秩序的目的，所涉及的面也很广：如家具样式与色彩的统一；隔断高低尺寸与色彩材料的统一；合理的室内色调及人流的导向等。办公室设计运用秩序感的基本理论来创造安静、平和与整洁环境。低碳理念：设计应避免过去繁琐的细部装饰和过多过浓的色彩点缀，充分考虑其适用性和舒适性。同时，在设计工作中应融入环保观念，将自然环境引入室内，给办公环境带来一片生机。办公材质的选取要本着节约资源，避免污染的原则，规避化学材质对办公环境带来的危害。在办公过程中合理分配各种资源，做到低消耗，高效率。二、各功能区设计思路详解考虑到办公室分布的条理性和设计的科学性，我们将整个布局分成了六个功能块：接待区、接待休息区、文印区、小型会议区、主任办公区、秘书工作区。我们将北面做墙，东、南、西三面为落地玻璃，大门开在西南角。办公室布局呈树状结构，最大程度地利用空间。各区域的设计都包含低碳化、人性化的理念，充分利用了人机配合的最大指标。除了六个主要的功能区之外，在整室内空间正中央设置了一条1.2米主通道，确保了办公人员的流通。除了秘书工作区和接待区，其他的功能区都用隔板隔开，以使各功能区的作用充分体现出来。三、六大功能区的布局构思：（一） 接待区接待区充分展现学院的风采，进门就能看见“长江学院”的校徽和校训。接待区的作用是负责接待来访人员，发挥着办公室分流，过滤的重要职能。将接待区设置正对门口，采用开放的形式，便于及时接待有关来访人员，第一时间通知办公室主任相关事项，对于领导不想见的客人同样具有挡驾作用。接待区设有前台，前台设置两名接待秘书，配有电话机，接内线和外线；还需配有相关记录单或来访登记表，及时记录来访人员和电话，其内容和时间等。（二）接待休息区接待休息室设置在接待区后，依靠西面玻璃，长为3.2m。方便来访人员的等待和休息，设计为半开放式，东面入口处一侧用隔板隔开。正中央放置圆桌椅一套，立式饮水机一个。在接待室的东南角设有一个储物柜，存放零散物品。接待室内还摆放巴西木或者绿萝等绿色植物，能够让客人、办公人员感受到绿意，心情愉悦。需指出的是，为了更合理地节省和利用空间，接待区也兼具了办公人员休息的功能。在接待室的入口处放置一书报架，方便客人和员工在等待或休息时使用。（三）文印区文印室依靠西面玻璃和北面的墙，长为3.4m，宽为2.4m。文档区具有文件影印和档案存放功能。考虑到影印室的机器的工作噪声，所以将文印室设置在西北角，并且单独设立。考虑到机器工作的散热问题，北墙开窗，便于通风散热。在西面的玻璃一侧放置操作台，操作台上放置一台传真机，便于收发文件，还放有记录纸、笔，订书机等，便于文件装订和记录。同时在文档区内还放置碎纸机一台，注意的是碎纸后要及时清理碎纸，以防泄密。（四）小型会议区为便于办公室领导与办公人员之间的沟通交流，上级要求能够有效下达，特设置一个小型会议区。在文印室的旁边以隔板隔开，北面靠墙，属于半开放式，只设入口，入口在南面与主干道相通，方便办公室人员及时集合。小型会议室长为3.4m，宽为2.4m。内设会议长桌一张及八张椅子，会议桌竖向摆放，会议桌中央放有红掌、洋兰、大花蕙兰、仙客来等植物，起到清新空气，放松心情的作用。（5） 主任办公区主任办公室位于东北角，长4.4m，宽为3.4m，东面是落地玻璃便于采光，大门呈对角线，较进深。办公室南面采用玻璃隔墙，配置百叶窗，便于主任监督下属工作。主任办公室靠东面的落地玻璃放置一套办公桌椅，办公桌面朝南，办公桌椅的灵活设计方便主任办公。根据接电话的习惯，电话机放置于办公桌左侧。办公桌上还应放置电脑、文件夹、学校办公资料、笔、纸、台灯等。办公室东北角靠墙放置一个书橱，可摆放学校的大事记、组织沿革、学校日常活动安排与总结等重要文件，橱柜上方放吊篮等植物，增加生机。在办公室的西北方向横向放置一张沙发和茶几，便于主任接待重要客人，茶几上可放盆绿色植物、烟灰缸等物品，但须保持茶几的整洁有序。办公室还放置立式饮水机一台，方便主任喝水和招待客人。除此之外，主任办公室的墙角还须摆放绿萝等阔叶植物，有利于净化空气，缓解压力，使办公室生机盎然。（6） 秘书工作区秘书工作区采用开放式，秘书办公区靠西一侧用长1.2m，高1.8m的屏风将办公区和主干道隔开。秘书办公区分三块，统一由半开放式办公桌组合而成，保证了秘书办公区域的秩序感。在秘书办公区放置绿色植物，用于美化环境、吸收噪音、过滤空气。此外，需要注意的是，办公桌椅的选择应当符合人机适用原理。四、细节设计补充说明1.照明：办公室的照明宜设计在工作区两侧，采用荧光灯时宜使灯具纵轴与水平视线平行。灯管不宜置于办公区正上方，影响光线的发散，不利于提高工作效率。在难于确定工作位置时，可选用发光面积大，亮度低的双向蝙蝠翼式配光灯具。2. 方位：座位不能直对大门，由于大门为整个办公室的气流和能量出入口，座位正对着大门，容易影响一个人的潜意识、神精系统，造成脾气火爆或精神疲靡的情况。所以在进门处的办公桌做了宽12公分,高1.8m的屏风来隔离。3.办公桌椅：采用组合式的多功能升降桌椅。满足不同身高，不同生活习惯工作人员的办公需求。办公室桌椅采用棕色系列。白色等淡色系不耐脏，易积灰显脏；黑色等重色系易显得沉重压抑，影响工作心情。桌椅首选实木的，这都是用天然材质制作的，这些都是没有使用过多的粘合剂，环保系数最高，没有甲醛等有害成分影响办公室空气质量。5.地板：办公室铺地材料为地板，这样有利于防止大理石、水泥等带来的冷辐射，更有利于人体健康。6.玻璃 ：为了保持办公室温度适宜，避免阳光直射对办公室造成的光照过强影响，办公室的三面玻璃采用的是隔热玻璃，同时选取的玻璃材质尽量避免由于光照带来的光学污染。7.植物：在办公室内摆放一些抗污染的花草，能起到净化空气的作用。 适于室内种植的花草具有杀菌功能，如摆放一些盆栽：柑橘、迷迭香、香桃木、吊兰等，空气中的细菌和微生物就会大大减少。 能吸附有毒物质的植物：芦荟、吊兰、虎尾兰、一叶兰、龟背竹是天然的清道夫,可以清除空气中的有害物质。 8.百叶窗：百叶窗整体简洁利落，也可以美观节能，当完全收起来时，可以一览窗外景色，而且品质较好的百叶窗采用了具有一定隔热性能的材料，有效保持室内温度，达到节省能源的目的，另外百叶窗也可以简单自由调整角度，控制进入室内的光线。9.办公自动化设备：打印机、复印机、传真机、碎纸机等型号的选择，文件收发和影印工具要选择符合低耗材，高效率的原则。10.饮水机：配备消毒功能，接待的客人具有不确定性，人员较为繁杂，用后消毒保证健康卫生。11.器具：茶杯用玻璃杯为宜，一次性杯子用热水冲泡会有有毒物质释放，且随用随丢造成资源浪费，不利于环保节能的要求。12.文件柜：铁皮的文件柜轻，好看，但容易坏。木质的笨重，但质量好。铁质的有可能返潮，太潮湿不利于档案的长久保存。13.隔板：主任室与秘书工作区域的隔板为玻璃制材，装上百叶窗，拉上时，主任办公区相对隐秘；拉开时，便于领导可以随时观察办公人员的工作状况。14.通道：以整个办公区域的中间过道为主通道，符合人体视觉的舒适感。同时，符合人机工程学原理，便于人员的流通和疏散。15.空调：安装在建筑物的墙壁或屋顶时，必须是实心砖、混凝土或其强度等效的安装面。空调选择的是中央空调，在接待区、秘书工作区、主任办公室上方分别设置三台中央空调。16.休息区：休息区的灯光光线柔和，可以在休息区的墙上设上镜子，让员工可以时刻看到自己的衣帽是否整齐，端正自己形象。还有休息区要分时间段开放，为了保证工作效率，休息区只能在工作空闲，和上班中途休息才开放。17.插头：办公桌不靠墙布置的设置地插，根据实际使用情况考虑是否弹起式地插。每个办公区有数量较多的地面插头，方便电器的使用。18.消防器材：这是办公室必不可少的。在办公室要设置烟雾感应装置，并且在整个办公室的四个角落分别放置一台灭火器，保证办公室的安全，防治火灾。19.台灯：台灯的选型应适应工作性质，不宜选用有色玻璃漫射式的或纱罩装饰的工艺台灯。台灯的光源采用白炽灯或荧光灯，并且台灯的放置应在办公桌的左手边，防止光源照射带来的阴影。预算清单1.接待区： 5.小型会议区：接待台：800元 会议桌：1000元（含椅子）合计：800元 植物： 50元2.接待休息区： 壁画： 50元会客桌：500元 合计： 1100元植物： 50元2 6.主任办公区： 报纸架：130元 办公桌：1200元 收纳柜：250元 椅子： 120元 合计： 980元 台灯： 50元 3.秘书工作区： 电话： 30元 工作桌： 200元 电脑： 3000元 台式电脑：3000元 小型盆栽：80元 电话机： 30元5 废纸桶： 8元 文件夹： 8元30 沙发： 980元 仙人掌： 5元5 茶几： 280元 饮水机： 120元 档案柜： 260元 台灯： 50元11 合计： 6008元 屏风： 80元废纸桶： 8元10 中央空调：10000元合计： 4445元 地板： 105元/1004.文档区： 灭火器： 445元4 打印机：3800元 百叶窗： 24元/72 档案柜：260元 人工费： 120元/天30 废纸桶：8元2 合计： 27608元 复印机：2800元 操作台：300元 订书机：35元2碎纸机：155元合计： 7401元综上总预算：47342元活 动 总 结2011年6月25日，按照学校老师的安排，我们整个小组制定了自己的实习计划，并逐步认真实施。本次的期末秘书见习活动，对于我们即将走上工作岗位的学生来说意义重大，让我们对所学的文秘理论知识进行进一步的巩固和提高，达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。在活动中我们发现，秘书工作涉及的面非常的广，就像我们这次做的课题，就涉及了秘书常识、装修设计知识、财会知识等，而且在整个活动流程中，我们发现沟通协调，组织调配，语言