验收工作作业指导书.doc

湖北华傲水利水电工程咨询中心湖北省长江干堤加固工程建设监理资料整理归档实施细则1总则1.1为确保本单位监理的湖北省长江干堤加固工程建设监理资料的真实、完整、齐全、准确、规范，根据湖北省长江干堤加固工程建设时间长、绝大多数单位工程未进行验收、资料整理标准不统一的实际情况，依据水利水电建设工程验收规程（SL2231999）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）、建设项目（工程）档案验收办法（国档发【1992】8号文）、水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定（水办【1997】275号文）、湖北省长江干堤加固工程档案验收管理办法（试行）（鄂水堤函【2002】315号文）、关于进一步做好长江堤防工程档案工作的通知（办档【2003】21号文）和关于作好我省长江干堤加固工程验收工作的通知（鄂水利堤函【2003】30号文）的要求，编制本细则。1.2适用范围适用于湖北省长江干堤加固工程验收工作，其它工程验收可参照执行。2工作职责2.1中心主任2.1.1全面负责本单位的验收工作，审定并批准本单位监理资料整理归档工作实施计划。2.1.2审核并批准监理工作报告。2.1.3 审查监理档案并批准各项目档案质量鉴定意见表。2.1.4审定并批准监理档案移交。2.2管理者代表协助中心主任管理验收工作，定期或不定期检查各部门验收工作的落实情况。2.3技术负责人2.3.1指导工程技术部开展验收工作。2.3.2审查各单位工程的监理报告和监理资料，并批准监理资料装订。2.4工程技术部2.4.1督促各监理处编制的资料整理计划落实情况。2.4.2代表本单位审查监理资料和监理报告。2.4.3统计本单位的验收情况。2.4.4指导各项目的验收工作。2.4.5督促各监理处的验收样板工作落实情况。2.4.6制作验收汇报材料的演示文稿。2.5信息部2.5.1收集和发布本单位堤防工程验收信息。2.5.2协助本单位监理资料的整编工作，负责监理资料和监理工作报告的印刷和装订工作。2.5.3负责本单位监理资料建档、立卷工作。2.6项目部（监理处）2.6.1现任总监（1）主持所监理工程监理资料整编工作。（2）主持作出工程验收的样板、示范工作（包括工程实物和相关资料）。（3）收集业主及主管部门的验收计划和要求，并结合实际编制详细验收计划（4）负责清理本监理处历年所监理项目的监理资料，统计单元、分部和单位工程数量、检测和抽检数量以及存在的问题，针对存在的问题提出完善计划，并负责落实。（5）负责联系、了解其他参建单位验收工作情况，确保工程有关数据符合要求，并对施工单位提供的验收资料提出明确要求，对建设、设计和运行管理单位提供的验收资料提出合理化建议。（6）主持编写、审查监理报告，并按规定审查其他参建单位的报告，对有多个施工单位的单位工程提出编写施工管理报告的要求，与建办商定责任方，并督促落实。（7）对先后有多个总监监理的工程项目，如果原任总监负责的项目资料存在的问题，现任总监负责找原任总监联系，并向原任总监提出需完善的意见。2.6.2原任总监（1）将原负责的监理资料移交给现任总监。（2）负责对现任总监提出的问题进行补正和完善。（3）协助现任总监审查、修改原监理报告。3工作程序3.1编制资料整理归档工作计划现任总监（以下简称总监）应根据湖北省长江干堤加固工程验收计划（附件14）并结合工程实际，按照资料整理归档工作流程图（附件15）编制详细的监理资料整理归档工作计划（以下简称工作计划），经工程技术部审查合格后报中心主任批准实施。工作计划应包括已批准的项目划分、各单位工程完成情况、拟合并验收（“打捆”）的意见、施工综合报告编制的单位、各类资料整理责任人及完成时间、资料移交时间、拟验收时间等。3.2资料的收集与整理3.2.1按已批准的项目划分文件统计单位工程资料完成情况。3.2.2 对于原已装订的监理资料按第4条的要求将监理资料和施工资料分开重新装订。总监应指导施工单位整理施工资料，同时按资料装订的套数估计资料复印和装订的费用，要求施工单位承担此项费用。3.2.3还未装订的监理资料应按照第4条的要求将监理资料和施工资料进行分类分册。3.3监理资料的审查与装订3.3.1总监负责已形成的监理资料和施工资料的初审，审查时应注意：（1）资料的分册是否符合监理资料目录的要求；（2）资料收集是否齐全、完整，如果确实没有监理资料目录的某一项，可以在监理资料目录中删除；（3）资料的内容是否填写准确、真实，比如资料的编号、数据、日期、单位工程的名称、参建单位的名称等。总监安排监理人员填写 工程项目划分及质量评定统计表（附件1）、 工程检测情况统计表（附件2）和 工程投资和工程量情况统计表（附件3）以及文件资料审批单（附件13）。3.3.2总监将完成初审的资料连同文件资料审批单一起交工程技术部，由工程技术部安排人员对资料进行审查，填写文件资料审批单。3.3.3总监负责组织人员根据工程技术部的审查意见进行修改和完善，并按资料封面格式（附件4）、监理资料封面格式（附件5，如果一个封面包括的内容很多，可以分册装订，但不允许将两个封面的内容进行合装）和施工封面格式（附件6，如果施工单位还有除封面规定内容的其它资料均应归档到综合类）设计好资料封面，并按第5条的要求设计资料的编号，且应在资料每页的右下脚标注页码。3.3.4工程技术部应负责对已修改的资料进行验证，在文件资料审批单上填写验证记录后交技术负责人审定。如果技术负责人发现有问题，总监负责组织人员进行再次修改；如果没有问题，技术负责人应在文件资料审批单签字批准复印。3.3.5资料在装订前，总监应负责填写卷内目录（附件9）和卷内备考表（附件10），且负责将装订的费用、装订的要求（份数、封面的颜色等，具体要求见湖北省长江干堤加固工程单位工程验收工作报告编写要求）和资料原件交信息部，填写资料移交清单（附件16）。3.3.6信息部负责资料的印刷、装订（6套），并将装订的资料归档。3.4监理报告的编写、审查与装订3.4.1总监负责组织人员按照湖北省长江干堤加固工程单位工程验收工作报告编写大纲的要求编写单位工程监理报告（原已批准装订的监理报告必须按此要求修改、印刷和装订），并将监理报告和电子文件交工程技术部。3.4.2工程技术部负责完成监理报告的初审，技术负责人负责对监理报告的审查，填写文件资料审批单。3.4.3总监负责根据审查意见进行修改和完善。3.4.4工程技术部负责对修改的监理报告进行验证，并将修改后的监理报告交中心主任审批，如果中心主任发现问题，总监负责进行修改，修改后的监理报告由中心主任批准印刷装订。3.4.5工程技术部应根据工程验收需要，将各个单位工程的监理报告编写成综合报告，并制作综合报告演示文稿。3.4.6信息部负责按照监理工作报告封面格式（附件7）和监理报告扉页格式（附件8）的要求打印监理报告，并负责监理报告的装订和归档。3.5工程档案的审查与验收3.5.1总监负责对由建办形成的档案资料（施工管理工作报告、建设管理报告、运行管理报告以及其它档案资料）进行审查和核对，确保数据符合要求。3.5.2档案资料的移交（1）总监负责形成监理资料目录，并填写资料交付记录（附件12）。（2）经中心主任批准后，总监负责将监理资料和监理报告向建办移交，并将由建办负责人签字的资料交付记录交信息部。3.5.3档案验收分为自查、初步验收、竣工验收三个阶段。3.5.3.1自查阶段自查阶段在分部工程验收合格的基层上，于单位工程验收时由建办组织，中心主任、工程技术负责人、档案管理人员、总监参与，主要是对本工程（项目）从外观、案卷内在质量、整个工程的完整和检索系统的编制情况进行一次彻底的清查。中心主任、技术负责人和工程技术部人员应组织对建办形成的档案资料进行审查，并填写湖北省长江干堤加固工程档案鉴定表（附件11），形成档案目录，经中心主任签字同意后由总监移交建办。3.5.3.2初步验收阶段档案初步验收在单位工程验收之后、竣工验收前进行，由档案初步验收小组负责，其主要任务是检查工程档案资料的内容是否达到完整、准确、系统的要求，案卷质量是否符合规范要求。（1）档案资料的完整性是指：依据长江堤防工程档案归档范围（第4条的要求），检查工程建设过程中各阶段形成的不同种类应该归档的文件、资料归档情况，各原件齐全。（2）档案资料的准确性是指：档案的内容真实反映项目（工程）竣工时实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。（3）档案资料的系统性是指：依据长江堤防工程档案项目编号和分类（第5条的要求），检查档案的整编是否按照其形成规律，保持了各部分之间的有机联系、分类科学、组卷合理、编号准确。3.5.3.3竣工验收阶段档案验收竣工验收由省河道局主持。4资料的分类4.1监理资料的分类4.1.1综合类（1）项目批文（包括项目划分批文）；（2）监理规划；（3）监理细则。4.1.2合同管理资料（1）施工承包合同书；（2）补充协议书；（3）其它合同（工程量）变更资料。4.1.3进度控制资料（1）开工通知及开工报审资料（2）进度计划调整；（3）要求赶工的监理通知；（4）工程延期申请及审批资料；（5）工期延误及延期的处理资料。4.1.4质量控制资料（1）项目划分及质量评定汇总表；（2）工程材料检测（抽检）资料；（3）中间产品（砼试块、砂浆试块等）检测及分析资料；（4）施工质量监理抽检资料；（5）质量缺陷及质量事故处理资料。4.1.5投资控制资料（1）工程投资计划；（2）工程款支付申请；（3）工程量支付审核记录；（4）工程款支付证书；（5）工程量复核资料；（6）工程量增减文件及设计变更资料；（7）索赔文件资料。4.1.6监理工作管理资料（1）监理合同；（2）监理处设立文件；（3）有关监理工作的规程规范目录；（4）收发文记录；（5）专题报告；（6）监理工程师通知单及回复；（7）会议记录及纪要；（8）监理工作联系单及往来函件（9）监理月报；（10）险情处理纪要；（11）监理日志；（可以不装订）（12）工程照片及声像资料。4.2施工资料的分类4.2.1综合类（1）开工申请及开工报告；（2）项目部成立文件；（3）施工组织设计；（4）施工计划、方案、工艺、进度；（5）设计技术要求及设计变更；（6）原材料及中间产品检测资料；（7）工程设备出厂资料、图纸说明书、验收、安装调试、性能鉴定、检查、检测资料；（8）施工机械设计性能及运行资料（9）往来函件；（10）会议记录；（11）施工大事记；（12）施工记录；（13）安全监测资料及报告；（14）其它重要施工文件。4.2.2施工质量评定资料分土方工程、交联建筑物、管理设施、通讯工程、堤身隐患处理、植树造林等类别。4.2.3竣工图；（蓝图，竣工图章符合要求）4.2.4声像资料（包括事故处理报告和事故处理的现场声像、照片材料）；4.2.5其它资料（1）遗留问题；（2）工作建议。5资料的编号5.1工程项目编号代号项目（堤段）名称00通用性文件、资料01荆江大堤加固工程02监利洪湖长江干堤加固工程03汉南至白庙长江干堤加固工程04武汉市长江干堤加固工程05咸宁长江干堤加固工程06黄广大堤加固工程07黄州区长孙堤加固工程08粑铺大堤加固工程09鄂州昌大堤加固工程10下百里洲江堤加固工程11黄冈长江干堤加固工程12阳新长江干堤加固工程13荆南长江干堤加固工程14黄石长江干堤加固工程15松滋江堤加固工程16南线大堤加固工程29汉江遥堤加固工程37荆南四河堤防加固工程5.2工程项目分类大 类属 类备 注代号名称代号名 称A综合0指导性文件、咨询意见、审查纪要批示、请示及批复、审批意见等1部、省级来信文件2建设管理文件对参建单位下发的文件3协议、合同、招投标文件省河道局签订的合同协议4其它来往文件5计划、总结等9其 它B建管0综合（工程管理报告、大事记、会议纪要等）1工程建设过程中的咨询、工程建设管理文件2工程建设征地、移民安置、移民补偿等3承包合同、协议建办签订的合同、协议、中标通知书4质量评定资料（分部工程、单位工程）；阶段验收、竣工验收等资料5工程结算、决算材料；审计及有关材料9其 它C设计0综合（可研报告、初设报告、专题报告）1检测资料2招标设计3施工设计（含设计变更）、技术说明4验收资料5往来文、涵 、传真等9其它续表大 类单位工程代号小 类备 注代号名称代号名 称D施工01020综合1土方工程开挖填筑、堤身加高培厚等2交叉联接、建筑工程涵闸整修、交通工程等3管理设施工程观测设施、生产生活设施等4通讯工程5堤身隐患处理锥探灌浆、基础处理等6植树造林7竣工验收8声像、实物档案照片、录音录像、磁盘光盘、印章等9其它（包括遗留问题、工作建议等）E监理01020综合1合同管理2进度控制3质量控制4投资控制5监理工作管理9其 它5.3资料的编号5.3.1长江堤防加固工程各类档案均依此表分类。5.3.2分类编号的顺序号：年度+项目（堤段）+大类+单位工程+属类（专业或分部工程）。5.3.3度年代号用阿拉伯数字表示，即长江堤防加固工程建设的第一个年度（1998-1999）代号为1；第二个年度（1999-2000）代号为2，以此类推，年度代号应加在项目代号为前。5.3.4编号示例例子1：综合类1 00 A 01、2、3 案卷流水号 指导性文件 大类代字（综合类） 省河道堤防建设管理局 年度代号（1998-1999年）说明：在整个堤防加固工程建设管理中形成的总的、不属于某个项目（堤段）的档案资料入此类，主要是省河道堤防建设管理局形成的。此类档案资料不分标段、项目（堤段），代号为00。例子2：建设管理类1 04 B 11、2、3 案卷流水号 属类代号（工程建设咨询） 大类代字（建设管理类） 项目（堤段）代号（武汉江堤） 年度代号（1998-1999年）说明：在工程建设管理中形成的工程档案入此类，主要是各项目建设管理办公室形成的档案资料。建设管理类档案不分到单位工程，只划分到各项目（堤段）。例子3：设计类1 04 C 2 1、2、3 案卷流水号 属类代号（招标设计） 大类代字（设计类） 项目（堤段）代号（武汉江堤） 年度代号（1998-1999年）说明：在项目工程设计过程中形成的工程档案入此类，设计类档案不分到单位工程，只划分到各项目（堤段）。例子4：施工类1 04 D 02 11、2、3 案卷流水号 小类代号（土方工程） 单位工程代号 大类代字（综合类） 项目（堤段）代号（武汉江堤） 年度代号（1998-1999年）说明：在项目工程施工中形成的工程档案入此类，施工类档案资料按项目（堤段）、单位工程、分部工程顺序进行分类，然后按文件材料的种类立卷归档。例子5：监理类1 04 E 02 11、2、3 案卷流水号 小类代号（合同管理） 单位工程代号 大类代字（监理类） 项目（堤段）代号（武汉江堤） 年度代号（1998-1999年）比如“212E0321”表示19992000年度阳新长江干堤加固工程第三单位工程的进度控制的第1本监理资料。6附件附件1： 工程项目划分及质量评定情况统计表附件2： 工程检测情况统计表附件3： 工程投资、工程量情况统计表附件4：资料封面格式附件5：监理资料封面格式附件6：施工资料封面格式附件7：监理工作报告封面格式附件8：监理工作报告扉页格式附件9：卷内目录附件10：卷内备考表附件11：湖北省长江干堤加固工程档案鉴定表附件12：资料交付记录附件13：文件资料审批单附件14：湖北省长江干堤加固工程验收计划附件15：资料报告资料归档工作流程图参考资料：科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）建设项目（工程）档案验收办法（国档发【1992】8号文）水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定（水办【1997】275号文）湖北省长江干堤加固工程档案验收管理办法（试行）（鄂水堤函【2002】315号文）关于进一步做好长江堤防工程档案工作的通知（办档【2003】21号文）关于作好我省长江干堤加固工程验收工作的通知（鄂水利堤函【2003】30号文）水利工程档案管理手册15附件1 工程项目划分及质量评定情况统计表单位工程分部工程单元工程备注编号名称编号名称监理评定监督复核单元个数评定个数施工自评监理复核合格优良合格优良合格优良优良率合格优良优良率33附件2 工程检测情况统计表单位工程名称： 编号：分部工程检测项目施工自检监理抽检备注编号名称总检测组数合格组数合格率总抽检组数合格组数合格率附件3 工程投资、工程量情况统计表单位工程名称： 编号：包括标段工程内容设计工程量合同工程量变更工程量申报工程量实际完成工程量合同投资实际完成投资实际支付投资备注附件4 资料封面格式右上角，4号仿宋体编号：E01工程名称1号楷体干堤加固工程单位工程名称1号楷体单位工程验收小0号黑 体工程建设监理资料1号楷体，上面空一格项目批文监理规划监理细则3号仿宋湖北华傲水利水电工程咨询中心年月附件5编号：E54干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料工程照片声像资料湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E53干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料监理月报监理日志湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E52干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料收发文记录专题报告监理工程师通知及回复会议记录及纪要监理工作联系单及往来函件湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E51干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料监理合同监理处设立文件监理使用的规程规范目录湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E41干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料工程投资计划工程款支付申请、审核签证工程量复核工程量变更文件索赔文件湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E31干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料项目划分及质量评定汇总表工程材料检测（抽检）中间产品检测及分析施工质量监理抽检质量缺陷及质量事故处理湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E21干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料开工通知及开工报审进度计划调整赶工的通知单延期申请及批复工期延误及处理湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E11干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料施工合同补充协议合同变更湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月编号：E01干堤加固工程单位工程验收工程建设监理资料项目批文监理规划监理细则湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月监理资料封面格式附件6编号：D01干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料开工报告项目部成立文件施工组织设计设计技术要求及设计变更公司二00三年月编号：D02干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料原材料检测资料往来函件会议记录公司二00三年月编号：D03干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料施工大事记施工记录公司二00三年月编号：D1干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料分部工程施工质量评定资料公司二00三年月编号：D2干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料分部工程施工质量评定资料公司二00三年月编号：D3干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料分部工程施工质量评定资料公司二00三年月编号：D71干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料竣工图公司二00三年月编号：D81干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料工程照片声像资料公司二00三年月编号：D91干堤加固工程单位工程验收施 工 资 料遗留问题工程建议公司二00三年月施工资料封面格式附件7 监理工作报告封面格式右上角，4号仿宋体工程验收资料之四工程名称，1号楷体干堤加固工程单位工程名称，1号楷体单位工程验收 小0号黑体工程建设监理工作报告封面用宗黄色纸3号仿宋湖北华傲水利水电工程咨询中心二00三年月附件8 监理工作报告扉页格式工程名称：（单位工程名称）批 准：审 查：校 核：编 写：项目总监：附件9卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注附件10卷内备考表说明：立卷人： 年 月 日 检查人：年 月 日附件11湖北省长江干堤加固工程档案鉴定表档案编号密级保管期限名称鉴定单位鉴定者鉴定日期年 月 日备注注：鉴定意见简述每份材料的形成过程、目的、作用，以及归档材料是否完整、准确、系统、齐全。附件12资 料 交 付 记 录质4.15-1 编 号： 版本/修改码：3/