合同管理暂行办法修改版.doc

朝阳办字201341号关于朝阳煤业下发合同管理暂行办法的通 知各部室、各施工单位、监理单位：为适应公司经营发展的新形势，进一步健全合同管理体系，规范合同管理流程，预防法律风险，促进公司稳定、健康和持续发展，经公司研究对合同管理暂行办法部分条款进行了修订，现予下发，请遵照执行，同时废止了201231号下发的合同管理暂行办法。附件：山西晋煤集团泽州天安朝阳煤业有限公司合同管理暂行办法（此页无正文）山西晋煤集团泽州天安朝阳煤业有限公司二0一三年七月十五日附件山西晋煤集团泽州天安朝阳煤业有限公司合同管理暂行办法（第一次修订版） 第一章 总则 第一条 为了加强法律监督，防范法律风险，规范山西晋煤集团泽州天安朝阳煤业有限公司（以下简称公司）合同管理，根据中华人民共和国合同法及天安公司合同管理暂行办法，结合本公司实际制定本办法。第二条 本办法所称合同，是指我公司与平等主体的自然人、法人、其他组织、设立、变更、终止民事权利义务关系（不含身份关系）的协议。第三条 本办法适用于公司的合同管理。 第四条 合同管理应当遵循以下工作原则： 一、依据国家法律法规和公司有关规定管理、审核合同; 二、依法维护公司合法权益； 三、归口统一管理，分级分部门负责。 第五条 合同管理目标 一、确保合同的合法性，避免合同纠纷； 二、审核备案率100%； 三、全面履行合同义务。第二章 合同管理机构设置及职责 第六条 公司成立合同管理领导组: 组长：董事长 副组长:公司其他领导 成员：综合管理办公室、计划财务部、基建调度管理部、安全管理部、技术管理部、机电管理部等部门领导组职责：负责审批管理业务范围内的合同；负责协调、决策合同管理过程中的重大问题。领导组下设办公室，办公室设在综合管理办公室，主任由综合办主任兼职，负责合同的日常管理工作。第七条 合同管理部门及合同管理人员履行的工作职责： 一、宣传贯彻执行国家合同法律、法规，制定合同管理制度； 二、参与合同谈判、起草工作； 三、参与矿招投标工作； 四、监督、检查、考核和指导合同的签订、履行； 五、负责合同审核、备案及合同档案的整理归档工作； 六、负责办理授权委托事项； 七、参与解决合同纠纷； 八、其他需要办理的法律事务。 第八条 公司各相关业务部室应当共同对合同进行审核，对合同中的经济、技术等业务内容的真实性、可行性以及合法性负责。 （一） 合同承办部门负责对合同的具体条款进行审核。 （二） 计划财务部负责合同的付款结算、审计工作。 （三） 基建调度部负责对合同中工程项目专业性条款进行审核。 （四） 安全管理部负责对合同中涉及安全生产、安全责任等条款进行审核。 （五） 机电管理部负责对合同中机电项目专业性条款进行审核。 （六） 技术管理部负责对合同中涉及到的相关专业性条款进行审核。第三章 合同专用章的管理 第九条 合同专用章原则上不得携带外出。确因工作需要携带合同专用章到异地使用的，须经公司法定代表人批准，并办理借出及使用登记手续。 第十条 合同承办部门配合综合管理办公室建立合同专用章用印登记台账，以合同专用章用印登记表（附件1）的形式对用印情况进行登记并备查。 第十一条 因公司名称变更、开户行变更或其他原因需要变更合同专用章有关内容的，应对原合同专用章进行废止，并按本办法规定程序重新申请刻制合同专用章。 第四章 合同的审查与签订 第十二条 签订合同前，合同承办部室必须进行市场调研，调查对方主体资格、资质、资信等情况。 第十三条 合同承办部室确定合作主体后，应当就合作主要条件、合同相关内容等组织进行商务谈判，谈判过程应当申请天安公司法律事务部人员全程参与，并由专人负责对谈判内容进行记录，每次谈判结束后，参与谈判的人员应当在谈判记录上签字确认。 第十四条 合同承办部门必须采用书面形式订立合同，但同时具备下列两种情况的可以不签订书面合同： 一、能够“即时清结”的合同关系； 二、标的额或单项业务额不超过2万元的合同关系。 第十五条 合同文本应使用工商行政管理部门监制的或天安公司法律事务部统一制定的合同示范文本。 第十六条 公司各部室承办100万以下的建设工程合同、50万以下的设备及采购合同、10万元以下的中介机构技术服务合同，需执行下列审核流程： （一）、合同承办部室对合同文本进行初审后，填写朝阳煤业有限公司相关业务朝阳煤业合同审批卡（附件2），须经承办部室负责人签字，附带以下相关资料，按审批卡流程逐级审批。 1、合同相关资料包括： (1)、合同谈判记录、纪要文件、初审情况或招标文件、投标文件、中标通知书; (2)、有关合同项目的计划及其来源文件、可行性研究报告、项目建议书及上级批文； (3)、对方营业执照、经营资格证、生产许可证、煤矿安全标志、产品质量检验合格证、注册商标证、产品说明书、资质证书等具有证明效力的复印件； (4)、签约人的法人授权委托书及身份证明； (5)、政府部门批复及相关文件。 2、计划财务部根据公司的生产、经营计划审核合同，确保合同的需求性、真实性及合同与计划的一致性。3、建设工程类合同须经基建调度部和安全管理部对合同中专业性条款、安全责任条款等进行审核。4、机电管理部、技术管理部对合同中涉及到机电、技术等专业性条款进行审核。 （二）、合同承办部室将经职能部门签署意见后的合同文本及相关资料，报天安公司法律事务部派驻法律顾问审核并签署意见，最后呈报公司法定代表人签字后加盖合同专用章（单份合同文本达二页以上的需加盖骑缝章）。（三）、存档备案：1、合同存档资料应包括：(1)、合同谈判记录、纪要文件、初审情况或招标文件、投标文件、中标通知书及第十六条第一款第1项规定的资料等;(2)、有关合同项目的计划及其来源文件、可行性研究报告、项目建议书及上级批文；(3)、对方营业执照、经营资格证、生产许可证、煤矿安全标志、产品质量检验合格证、注册商标证、产品说明书、资质证书等具有证明效力的复印件； (4)、签约人的法人授权委托书及身份证明；(5)、政府部门批复及相关文件。2、上述资料统一装订后，原件由综合办公室留存，复印件由计划财务部留存一份作为付款依据，天安法律事务部备案复印件一份。 第十七条 公司各部门承办的100万以上的建设工程合同、50万以上的设备及采购合同、10万元以上的中介机构技术服务的重大合同或法律关系较为复杂的合同，需执行下列审批流程： （一）、天安公司派驻的法律顾问要全程参与市场调研、商务谈判、合同文本起草等事项; （二）、公司合同承办管理部门（人员）对合同文本进行初审后，填写合同审批卡（附件3），合同审批卡须经公司负责人签字后，附带合同相关资料（参见上述部室经办合同附带资料），上报天安公司法律事务部审核； （三）、天安法律事务部审核后由审核人员签署法律意见，并加盖合同审核章，报天安公司业务分管领导批示，最后报公司总法律顾问审核并签署意见， 公司合同承办人员履行合同签字盖章手续。 第十八条 建设工程、设备采购订立合同时，应当在合同中约定质保金，质保金金额一般为合同标的额的5%-10%。 第十九条 合同承办部室应当严格执行本办法的规定，按照要求履行合同审核程序，不得将必须经天安公司审核的合同化整为零或者以其他方式规避审核流程，禁止先履行后签约的行为。第四章 合同的履行、变更、解除及争议解决 第二十条 公司综合管理办公室应建立合同登记台账，对合同订立、履行、结算、备案等情况进行详细记录。 第二十一条 合同承办部室发现对方履行义务不符合约定，应当及时汇报并通知对方，根据公司意见采取相应措施。 第二十二条 公司计划财务部根据生效合同文本对外付款。无合同、合同未正式生效、收款单位与合同对方当事人名称、账号不一致的，计划财务部不得对外付款。 第二十三条 合同订立后，依照法律规定或合同约定，需变更或解除合同时，合同承办部室应及时书面通知对方，并在合同约定或合理的期限内，与对方当事人协商，双方当事人协商一致后，所形成的有关变更或解除合同的文书（包括电报、图表和电子邮件等），也是合同的组成部分。 第二十四条 合同的变更或解除，其审批程序、权限与原合同相同。 第二十五条 因对方变更或解除合同行为给我公司造成经济损失的，合同承办部室应当提出书面索赔要求。第二十六条 合同发生纠纷后，承办部室应查明情况、收集证据，将有关证据材料报送天安公司法律事务部，由法律事务部协助协商解决，协商不成的，由承办部室协助天安公司法律事务部进行仲裁或诉讼。 第五章 合同的监督管理 第二十七条 合同管理实行承办部室负责制与审查会签责任制相结合的责任制度，合同承办部室负责人是合同业务的第一责任人。 第二十八条 合同审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，认真审查合同，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当追究其应当承担的责任。第二十九条 公司于每月29日前要将当月承办的合同的实际履行情况填写合同履行情况统计表（附表4）报天安法律事务部备案。第三十条 公司每月3日前以合同登记表（附件5）的形式将上月承办的所有合同报送天安公司法律事务部。 第三十一条 公司每季度末月填写合同汇总表和合同付款结算表（附件6），于次月3日前报天安公司法律事务部，半年及年终3日前以并报送合同管理工作总结。 第六章 附则第三十二条 本办法中“超过”、“以上”者包括本数，“不足”者不包括本数。第三十三条 合同编号由公司综合管理办公室负责，按有关规定进行统一编号登记。第三十四条 本办法经董事会通过后下发执行，同时废止2012年12月6 日31 号下发的朝阳煤业合同管理办法，本办法报天安公司法律事务部备案。第三十五条 第一次修订。附件： 1.合同专用章用印登记表 2.合同审核程序表 3.合同审批卡 4.合同签订履行情况表 5.合同登记表 6.合同汇总表 7.合同付款情况统计表附件2朝阳煤业合同审批卡合同承办部门： 送审日期： 年 月 日合同名称合同编号供货方（承包方）招投标方式招标 直接采购 询价比选 单一来源 其它合同金额（元）预付款： （ %）质保金： （ %）合同份数承办人承办部门 负责人相关业务部室审核年 月 日计财部审核年 月 日 综合办公室审核年 月 日 分管领导审核年 月 日 派驻法律顾问审核年 月 日 董事长审核年 月 日 备注（附带资料）附件2朝阳煤业有限公司其它合同审核程序表部门： 送审日期： 年 月 日合同名称合同编号使用部门合同金额资金来源是否招标供货方（承包方）业务主管部室审核意见综合办审核意见计划财务部审核意见 分管副矿长批示 天安法律事务部审核意见法定代表人批示备注（合同附带资料）（背面）填 表 说 明1、合同签订程序卡由合同承办部门（单位）填写、送审。2、“合同编号”应按以下要求制作：天安朝阳公司的合同编号为“TACY+部门（单位）字母简称-合同类别字母简称-年份+序号”构成。如天安朝阳煤业公司工程项目部2011年第3份为工程施工合同，应编号TACYGC-SG-2011003。部门（单位）字母简称为：综合办公室（ZH）、人力资源部（RL）、计划财务部（JC）、法律事务部（FL）、资源整合办（ZY）、生产调度部（SC）、安全管理部（AQ）、总工办（ZG）、工程项目部（GC）、通风管理部（TF）、招标办（ZB）、机电部（JD）。合同类别字母简称为：煤炭销售（MX）、销售（XS）、设备采购（SC）、配件采购（PC）、辅材采购（FC）、主材采购（ZC）、设备大修（SX）、工程施工（SG）、工程监理（JL）、工程设计（SJ）、工程勘察（KC）、工程总承包（GZ）、工程地测（DC）、供用电、水、气、热力（GD、GS、GQ、GR）、赠与（ZY）、借款（JK）、租赁（ZL）、融资租赁（RZ）、承揽（CL）、运输（YS）、技术（JS）、保管（BG）、仓储（CC）、委托（WT）、行纪（HJ）、其它（QT）。序号：均为三位数序号。3、“备注”栏列明报审合同时提供的材料。4、合同签订程序表原件由公司综合管理办公室留存。附件3： 合 同 审 批 卡合同承办单位： 送审日期： 年 月 日合同名称合同编号使用单位合同金额资金来源是否招标供货方承包方合同承办单位意见法律事务部审核意见 年 月 日业务分管领导批示 年 月 日总法律顾问审核意见 年 月 日备注（合同附带资料）附件6 合 同 汇 总 表单位（章）： 年 月 日合同类别本月合同签订年度累计全部合同重大合同全部合同重大合同份数金额（万元）份数金额（万元）份数金额（万元）份数金额（万元）合计备注：1、合同金额统计，应精确至小数点后两位数。2、按照合同法规定的合同类别填写，但买卖合同应当分为“采购”和“销售”两个小类，工程合同应分为“设计”、“施工”、“监理”、“勘察”、“地测”、“总承包”等小类。 3、“全部合同”指公司部室、子公司承办的所有合同；“重大合同”指公司部室、子公司100万元以上的工程合同、50万元以上的采购合同、10万元以上的技术服务合同。4、本表以书面版和电子版两种形式报送。负责人： 填报人： 电话： 19 附件5 合 同 登 记 表单位：（章） 年 月 日序号合同名称（产品或项目名称）合同编号买方（发包方、委托方）卖方（承包方、受托方）标的额（万元）签订日期履行期限履行情况备注单位名称法定代表人委托代理人经办人单位名称法定代表人委托代理人注：1、“履行情况”分为履行完毕、正在履行、未履行、变更、解除五种情况；遇有变更或解除时，应在“备注”中说明变更或解除原因；变更或解除原因分为不可抗力、自身违约、无效合同、违法合同、协商解决、对方违约等，如有其它原因请简要说明。2