恒创天寓资产信息管理系统-使用手册.doc

恒创天寓资产信息管理系统 Information technology-Software asset management 使用手册天津恒创伟业科技有限公司2012年5月4日关于本手册版权声明 天津恒创伟业科技有限公司2012版权所有，保留一切权利，本文件出现的任何文字叙述、插图、照片、方法、过程等内容，除另有特别注明，版权均属天津恒创伟业科技有限公司（以下简称恒创伟业）所有，受到有关产权及版权法保护。未经恒创伟业许可不可擅自拷贝、传播、复制、泄漏或者复写本文档的全部或部分内容。信息更新 本文档只用于为最终操作员提供信息，并且随时可由恒创伟业更改或撤回。免责条款 根据适用法律的许可范围，恒创天寓“原样”提供本文档而不承担任何形式担保，包括（但不限于）任何隐含的适销性，特殊目的适用性和无侵害性。在任何情况下，恒创伟业都不会队最终操作员或任何第三方因根据说明文档使用造成的任何直接或间接损失或损坏负责，即使恒创伟业明确得知这些损失或损坏，这些损坏包括（但不限于）利润损失、业务中断、信誉或数据丢失。目录关于本手册2目录31.简介71-1 公司简介71-2系统简介92.系统工作环境93.系统的基本操作93-1 登录系统83-2 认识工作窗口103-3认识功能模块103-4 配置基础参数113-5 配置网络143-6使用授权143-7 退出系统144.系统设置144-1 重新登录144-2 修改密码144-3 操作员管理154-4 单位资料164-5 资产分类164-6 基础资料管理165.数据维护185-1 数据备份185-2 数据恢复185-3 资产导入186.资产管理196-1 折旧核算196-2 变更查询196-3 借出查询206-4 归还查询216-5 转移查询226-6 维修查询236-7 清理查询237.统计报表247-1 部门资产设备台账247-2 个人资产设备台账247-3 资产分类分析表257-4 资产构成统计表267-5 资产设备领用单267-6 部门资产总汇统计277-7 固定资产标签288.低值易耗298-1 低值易耗品清单298-2 易耗品分类308-3 供应商管理318-4 选项管理318-5 出入库登记单318-6 出入库查询328-7 出入库总汇338-8 数据清理与结转339.文件管理379-1文件的基本操作389-2文件的搜索399-3文件管理系统的设置40附录48打印机参数设置48常见问题491. 简介1-1 公司简介天津恒创伟业科技有限公司作为一家注册资金500万元、拥有ISO9001认证系证书、获系统集成资质的高新技术企业、致力于在教育软件的研发与销售、电脑投影机代理、网络技术服务、系统集成工程和实用新型硬件产品的研究。公司以“持之以恒、求实创新”作为经营理念，从创立伊始，就充分重视技术的“创新”和产品质量、销售服务的“求实”，并将这种理念融入公司的每一步发展当中。公司的经营哲学是“客户和合作伙伴的成功，就是我们的成功”。公司力争与同行业的合作伙伴信息共享、利益共享；公司坚持让操作员“花最少的钱，办最多的事”。正是基于合作伙伴和操作员对我们的信任和支持，公司得到了长足的发展。如今，天津恒创公司科技有限公司的合作伙伴遍及全国，学校操作员仅在天津本地就达到1000多所。 在“中小学信息技术教室配置招标项目”中连续两年成功中标；用一年的时间从创业地点搬到公司自有产权的办公房产；从“网点”品牌教育软件的热销到“恒创”品牌的机房改造、网络工程、实用新型硬件产品的异军突起，更标志着公司的跨越式发展已经进入一个更高更新的阶段！期待更多合作伙伴和操作员的加盟！天津恒创伟业科技有限公司地址：天津市南开区三潭路194号电话真机13820265397网址：E-mail：1-2.系统简介本系统主要设置了“资产管理”、“数据维护”、“统计报表”、“低值易耗”、“文件管理”等五个功能模块，涵盖了资产全生命周期管理的整个过程。五个模块并列于该系统的首页，点击其中任何一个模块，系统便会进入该功能区所在主界面。2.系统的工作环境1、硬件要求：设备运行正常，并配备有打印设备2、适用操作系统：windows2003/xp3、基础软件：Office2003及以上版本，.NET Framework3.54、安装软件：首先，安装.net Framework3.5，服务器端需要多安装SQL2005数据库软件，而客户端则直接安装资产管理软件。（注：在安装SQL2005是客户要自行设置sa密码，为之后的服务器端安装数据库之用） 3.系统的基本操作3-1 登陆系统 服务器端启动，要首先先启动恒创天寓资产信息管理服务终端，在服务终端启动后，在启动恒创天寓资产信息管理系统，即可看见登陆界面，而客户端直接启动恒创天寓资产信息管理系统即可。在完成上述操作后进入如见则会出现下图界面。3-2认识工作窗口在进入资产管理软件之后出现的界面，这个是资产管理的主界面，可看见主界面上有系统设置，数据维护，资产管理，统计报表，低值易耗和文件管理功能，在下面是资产管理中，经常用到的操作，比如资产的增加，变更，清理，借出，归还，维修，转移，查询，导出，打印等，如图3-3认识功能模块1资产管理：资产信息管理模块是集合了公司资深资产管理软件专家知识、多行业多性质企业的成功实践经验，以及采用IT领域最新技术基础上打造而成的一个模块。该模块主要包括：资产的增加，资产的变更，资产的清理，资产的借出，资产的归还，资产的转移，资产的维修，资产的查找，资产的数据导出，资产的打印等内容。 2、数据维护：数据维护模块是针对当前资产信息安全，信息的完整性，便于及时备份而设计的一个模块。该模块主要包括：数据备份，数据恢复，资产导入。3统计报表：统计报表模块是针对需要对当前资产进行统计，以及对资产的领用而设计的一个模块，该模块主要内容包括：部门资产设备台账，个人资产设备台账，资产分类分析表，资产构成统计表， 资产设备领用单，部门资产总汇统计，固定值产标签。4低值易耗：低值易耗模块是针对当前各个企业中对于低值易耗品的集中管理而设计的一个模块，该模块主要内容包括：基础选项设置，供应商设置，低值易耗品分类，入库登记表，出库登记表，出入库登记总汇，低值易耗清单，出入库单据查询，出入库单据打印，数据清理与库存结转。5文件管理：文件管理管理模块是在便于企业安全的管理相关企业文档而设计的一个模块，该模块提供了：文件目录的增加、删除。修改，操作员权限分配，添加文件属性，文件的搜索。3-4配置基础参数第一次进入系统后需要先进入系统设置，进行操作员权限设置，基础资料管理设置，同时填写单位资料，需点击系统设置，弹出的下拉菜单点击其中的操作员管理设置操作员权限，单位资料填写客户的单位资料，基础资料管理设置基础的资产参数，如下图示。该图显示的是操作员管理界面，该界面左边显示当前系统中已经创建的操作员的名称，及描述。选中其中一个操作员，双击选中，一个操作员，会在右边显示出该操作员的用户名，密码以及对该用户的描述，下放是可以选择给已经选择用户分配管理资产的类型和对资产可以进行的相关操作。其中最右侧有一个勾选框，上面写着账户具有用户管理权限，这里要说明的就是这选项开启后，该用户即可给其他用户赋予权限，推荐为了方便权限管理建议尽量不要启动该功能。该图所示的是单位资料，其中第一行需要注意是一定要填写正确的，该信息会作为打印的各种单据的抬头。该图所示，是资产管理中资产的属性所需要用到的一些基本单位或者基本资料，左边是资产属性的类型，点击其中一个即在中间显示出该类型中所包含的属性，点击右边的增加即可增加新的属性，而上移和下移功能键是可以调整属性的顺序，删除当前项目，是可以删除当前选中的属性。全部复位是可以让所有的基础参数回到初始状态，最后修改完成后要点保存。（注：每次设置完基础参数后切记要点保存）3-5 配置网络在服务器端完成上述操作后，点击windows的开始菜单，在所有程序中，找到其中的SQL Server 2005中的SQL Server Configuration Manager，点击进入后，在程序界面的左边有SQL Server 2005 网络配置，双击打开点击进入其中的MSSQLSERVER的协议，在右侧有TCP/IP，右键启动后，双击进入，在其中设置服务器IP，设置完成后，将其设置为已启动。之后，启动恒创天寓资产信息管理服务终端，在数据管理中点击安装数据库，这时提示要输入sa密码，输入密码后点击安装，之后会显示数据库安装成功，至此服务器端软件设置结束。在客户端第一次启动时会要求输入服务器的IP地址以及sa密码，输入后点击保存后退出，重启程序若连接成功便可看见登陆界面。（注：连接成功后就无需再次输入）如图所示3-6使用授权在服务器端启动软件之前要先插入本公司给予的加密盘，才可进入启动软件。3-7 退出系统点击主界面中的退出或者直接点击界面右上角的X都可直接退出程序。如图 4.系统设置4-1 重新登录重新登录功能，点击后会立即退出当前登录的账户，直接跳转到登陆界面。4-2修改密码修改当前已登录操作员的密码。如图4-3操作员管理 在操作员管理中可以增加操作员，修改操作员，以及删除操作员，以及禁用账户，还具备给其中某个操作员赋予可以给其他某个操作员赋予权限的功能，在界面的左侧显示已有的操作员的操作员名 ，以及描述等，中间是可以选择赋予操作员可以管理的范围的选择，在设置完成后点击保存即可。4-4单位资料单位资料中单位的简称一定要填写正确，这是为之后的打印报表等提供的。4-5 资产分类资产分类是对客户资产构成的框架进行设置，其可以每一层可以无限扩展，资产分类在之后的资产增加等操作中作为基础的参数存在。需要在分类中创建一个项目分类，首先需要需要选中所有分类，点击右侧的添加项目，即可在所有分类中添加项目，其次，需要在新建的项目中再添加项目，则点击右侧的添加子项目功能键进行添加，如需要对项目名称进行修改，则需先选中需要修改的项目，再点击右侧的重命名功能键，即可重命名，或者直接慢速双击需要修改的项目也可重命名，若需要删除项目，则点击右侧的删除功能键即可删除所选项目。注意，在进行所有资产分类之后一定要记住点保存。4-6基础资料管理 基础资料管理是在为资产的基础资料设置基础参数，为以后方便查询。在界面左下角有使用部门/保管人员，点击进入，在这里设置各个部门的人员以及填写各个人员的详细的个人信息。5数据维护5-1 数据备份该功能用以备份当前包括资产信息，低值易耗品和文件管理的信息，以及系统基础参数设置，选中右侧按钮即可在电脑中选择需要将备份文件保存的路径。路径添加完成后，点击开始备份，即刻开始备份，在备份完成后会弹出提示。如图5-2 数据恢复该功能用以在丢失数据或者软件故障修复后使用备份文件恢复到故障前的数据。和备份一样点击右侧的按钮，选择需要使用的恢复文件的路径。如图5-3 资产导入该功能可以通过EXCL文件将资产信息导入系统，但需要注意导入的EXCL文件的每一列的列名及顺序需要和软件的每一列的顺序及列名一致否则无法导入。如图6.资产管理6-1 折旧核算可以方便的查询折旧信息，以及导出查询到的这就信息，还具有折旧明细表，折旧总汇表，点击功能会自动进入打印预览，方便打印。从左侧开始，折旧日期可以选择需要查询出某天的折旧信息，点击查询功能键即可开始查询。自动核算功能可以将你选中的资产自动的进行折旧核算，之后如需要将查找出来的折旧核算信息进行保存，则可以点击保存折旧数据，即可将折旧数据保存起来，如需要将数据导出，则点击导出功能键，系统会将折旧信息以EXCL表格的形式导出。如需要查看折旧资产的详细信息，就点击折旧明细表，如需要查看所有的折旧信息，则点击折旧总汇表，点击折旧明细表之和总汇表后则会自动显示打印预览，方便用户打印如图6-2变更查询用于方便查询出变更的资产，同时还有打印列表，以及打印凭证功能，可以方便的将变更资产的信息打印出来。点击查询键可以进行变更的数据查询，需要查看所有的全部的变更数据可以点击全部功能键即可显示出当前所有的变更信息，如需要删除变更数据则可以选择删除功能键进行删除。如需要导出信息时可以点击导出功能键，系统可以讲数据以EXCL表的形式导出。如需要将查询后的数据打印出来，可以点击打印列表功能，即可直接进入打印预览功能，自动排版，如用户需要自行更改打印效果等设置，可以点击打印参数设置，自行进行修改，如需要打印变更的凭证，则选择打印变更凭证功能同样系统也会自动显示出打印预览，方便用户打印如图6-3借出查询该功能可以方便的查询资产的借出，以及自动提醒资产过期，和变更查询一样可以打印出借出资产的信息列表，和凭证。和变更查询一样，点击查询即可查询出相应的借出信息，点击全部功能键即可显示出所有的借出信息，如需要删除，则选择删除功能键对选中的信息项进行删除，如需要将查询后的数据进行导出则点击导出功能键，系统会自动以EXCL表的形式将数据导出，点击过期提醒功能键系统会自动显示出那些借出资产已过期的信息。如需要将查询出的资产更改为归还，则点击归还功能键，则系统会将该资产信息更改为归还。如用户需要将查询出的借出资产信息打印出来则选择打印列表，即可直接进入打印预览，方便用户打印，如用户需要给已经借出的资产打印凭证，则点击打印凭证，系统会自动生成打印预览，为用户自动排好版供用户使用。如图6-4归还查询该功能同借出和归还查询一样可以方便操作员查找出归还的资产信息，以及方便的打印出查询后的归还资产的信息列表以及凭证。，点击查询即可查询出相应的归还信息，点击全部功能键即可显示出所有的归还信息，如需要删除，则选择删除功能键对选中的信息项进行删除，如需要将查询后的数据进行导出则点击导出功能键，系统会自动以EXCL表的形式将数据导出，如用户需要将查询出的归还资产信息打印出来则选择打印列表，即可直接进入打印预览，方便用户打印，如用户需要给已经归还的资产打印凭证，则点击打印凭证，系统会自动生成打印预览，为用户自动排好版供用户使用如图6-5转移查询该功能同借出和归还查询一样可以方便操作员查找出转移的资产信息，以及方便的打印出查询后的转移资产的信息列表以及凭证。点击查询即可查询出相应的转移信息，点击全部功能键即可显示出所有的转移信息，如需要删除，则选择删除功能键对选中的信息项进行删除，如需要将查询后的数据进行导出则点击导出功能键，系统会自动以EXCL表的形式将数据导出如用户需要将查询出的转移资产信息打印出来则选择打印列表，即可直接进入打印预览，方便用户打印，如用户需要给已经转移的资产打印凭证，则点击打印凭证，系统会自动生成打印预览，为用户自动排好版供用户使用如图如图6-6 维修查询该功能同借出和归还查询一样可以方便操作员查找出维修的资产信息，以及方便的打印出查询后的维修资产的信息列表以及凭证。点击查询即可查询出相应的维修信息，点击全部功能键即可显示出所有的维修信息，如需要删除，则选择删除功能键对选中的信息项进行删除，如需要将查询后的数据进行导出则点击导出功能键，系统会自动以EXCL表的形式将数据导出如用户需要将查询出的维修资产信息打印出来则选择打印列表，即可直接进入打印预览，方便用户打印，如用户需要给已经维修的资产打印凭证，则点击打印凭证，系统会自动生成打印预览，为用户自动排好版供用户使用如图6-7 清理查询该功能同借出和归还查询一样可以方便操作员查找出清理的资产信息，以及方便的打印出查询后的清理资产的信息列表以及凭证。点击查询即可查询出相应的清理信息，点击全部功能键即可显示出所有的清理信息，如需要删除，则选择删除功能键对选中的信息项进行删除，如需要将查询后的数据进行导出则点击导出功能键，系统会自动以EXCL表的形式将数据导出如用户需要将查询出的清理资产信息打印出来则选择打印列表，即可直接进入打印预览，方便用户打印，如用户需要给已经清理的资产打印凭证，则点击打印凭证，系统会自动生成打印预览，为用户自动排好版供用户使用如图如图7统计报表7-1 部门资产设备台账该功能可以选择各个部门的资产设备台账，并直接显示为打印预览。双击需要选择的部门，系统则自动以打印预览的形式将该部门资产设备台账显示出来，若直接双击根目录中的使用部门，则系统会直接自动显示打印预览出所有部门的资产设备台账。7-2 个人资产设备台账该功能可以选择各个部门中每个人的资产设备台账，并直接显示为打印预览。双击需要查看的部门，系统会自动进入打印预览，显示出相应个人资产设备台账，方便用户直接打印，若直接双击根目录保管人员，则系统会直接打印预览显示出所有人的个人资产设备台账。7-3 资产分类分析表该功能直接显示为打印预览。如图7-4 资产构成统计表该功能直接显示为打印预览。如图7-5 资产设备领用单该功能可以再资产设备表中双击选中需要领用的资产设备，即可立即进入打印预览。在选中需要打印设备领用单的设备是，可以单击其中的资产设备选项对其进行修改，在点击预览，即可进如资产设备领用单的打印预览。如图7-6 部门资产总汇统计该功能可以自动合计出各个部门的资产总和，同时提供EXCL导出以及打印。点击导出EXCEL功能键，系统会自动将以下各个部门的资产总汇以EXCEL表的形式进行导出，如需直接进行打印，则可以直接点击打印预览，直接进入打印预览进行打印。如图7-7 固定资产标签该功能可以给每个资产打印出标签，同时还可以对标签所打印的资料进行选择，还可以选择打印标签的大小，方便操作员对资产进行管理。在界面的左侧是可以选择需要在固定资产标签中打出来的选项，右边可以点击打印预览功能键直接进入打印预览，在退出功能键下方对打印标签的大小长宽进行设置。8.低值易耗8-1 低值易耗品清单该功能可以方便操作员对低值易耗品进行增加，修改，复制，删除和低值易耗品进行分类，查找，以及对其进行数据导出，打印。需要在左侧低值易耗品分类中添加低值易耗品德数据信息，则点击增加按钮，会弹出低值易耗品所需要填写的信息，其中有产品编号，产品名称，产品供应商，以及库存的上限和下限，以及对该产品的备注。如需要对低值易耗品的数据进行修改则点击修改功能键既可以对选中的低值易耗品进行修改。如需要将低值易耗品的信息进行复制则可以点击复制功能键，如需要对低值易耗品的信息进行删除则可以点击删除功能键即可进行删除操作，如需要将低值易耗品的数据信息导出则点击导出功能键系统会将这些数据以EXCEL表的形式将数据导出。如图8-2 易耗品分类该功能用于对低值易耗品进行分类，便于之后对其进行查找，方便操作员管理。选中所有分类，点击右边添加项目的功能键，即可建立的低值易耗品分类，若需要在该项目中再细分低值易耗品的分类，则点击右侧的添加子项目功能键即可添加了子项目，选中需要重命名的项目，点击右侧的重命名键可以对选中项目进行重命名，或者慢速双击需要重命名的项目也可以重命名，选中需要删除的项目分类，点击右侧的删除键即可对项目分类进行删除操作，在完成所有设置之后切记要点击保存。如图8-3 供应商管理该功能用于添加供应商，点击功能按钮可以对供应商进行增加、修改、删除，可以使低值易耗品的资料更加丰富。点击客户分类下拉框可以对不同的客户类型进行筛选，在其旁边可以输入任意字符，点击回车进行查询操作，在界面下方会显示出查找的列表，点击功能按钮会弹出增加，修改，删除功能，是可以对供应商进行的操作功能。如图8-4 选项管理该功能用于对一些基础参数进行设置方便之后录入低值易耗品的信息时使用。该界面左侧显示的是在低值易耗中低值易耗品一些常用的属性，点击其中一个属性，会在界面的中间显示出该属性包括的一些单位数据，在添加输入框中添加数据，点击添加，便向属性中添加了数据，在完成了这些属性设置后注意一定要点击保存按钮。如图8-5 出入库登记单该功能方便操作员进行出入库低值易耗品的登记。界面左侧显示的由系统自动生成的单据编号，该选框是深色的代表该数据时无法修改的，在其右边是对出库如期和出库类型信息的填写，第二行，是要填写领用人的信息和领用部门的信息，其中领用人的信息有下拉菜单，可以方便用户添加领用人，第三行是对此次出入库操作的备注，在备注的下面有增行和删行的操作，这是便于对下方出入库物品的行数进行增加和删除的操作。在增行和删行按钮的下面是此次出入库物品的清单显示，在清单的下方是显示制单人信息和出入库物品的数量合计和金额合计。其中添加物品时，需要双击物品名称即可进入低值易耗品清单中进行物品的选择，选择后可以再出入库界面中的列表中直接修改相关数据。注意，由深色表明的区域都是数据无法修改的区域。如图8-6 出入库查询该功能方便对出入库的单据进行管理。首先界面左上角可以选择查看单据的类型是出库的还是入库的，在其下面可以选择出入库的日期可以选择一个日期的范围。在下面就是单据的编号，和制单人的信息。在右边可以选择查看登录状态中选择已登帐或未登帐，在领用人中可以再下拉菜单中选择需要查看的人，在出库类型中选择出库的种类，在领用部门中需填写相应的信息。在界面中间是单据的列表，在列表的上面是对列表的操作，有新增出库单，点击该功能可以自动建立一个出库单据，点击修改单据可以对单据列表中的数据进行修改，点击删除单据可以讲下面单据列表中的单据删除，如需要将单据打印出来则需要点击打印单据，系统会自动排版进入打印预览方便用户打印，在打印单据的旁边有登帐按钮，点击登帐便可立即登帐，在登帐的右侧有个刷新功能键，该功能键可以刷新下面的单据列表。在单据别表下面显示的是选中单据中的物品。如图8-7 出入库总汇方便操作员对出入库的低值易耗品进行管理，在出入库总汇中，可以选择一个时间段进行查看，点击右侧的刷新功能可以实时的刷新下面的物品列表，如用户需要打印则点击打印按钮，系统会自动进入打印预览界面方便用户打印。如图8-8 数据清理与结转该功能操作员对数据进行清理，在界面左侧，可以勾选删除所有单据，或者删除所有物品信息，或者删除供应商，同时还配有对数据进行结转，可以再界面的右侧选择结转日期，其中推荐在结转前首先进行数据的备份，因为注意结转后的数据将无法更改修改。9.文件管理9-1文件的基本操作文件管理，可以方便的让操作员管理不同类型的文档，如合同文件，技术资料，商务资料，图片资料等企业或学校文档，操作员可以自行将文件分类，文件增加，编辑，删除，十分方便。首先用户需要在目录中添加分组，则需要先选中需要增加分组的文件夹，右键，选中右键菜单中的增加分组，即可如图增加了分组，在右键功能菜单中还有删除功能键方便用户实时的删除分组。如用户需要给某个分组中添加文件则可以点击界面中的增加功能键，即弹出需要在本地增加的文件，选中文件后可以再界面中间的文件属性栏中对文件进行属性设置方便之后的查找，如需要对文件的属性进行编辑，则需要选择主界面中的编辑按钮，即可在界面中间对文件的属性进行修改，如用户需要删除某个文件则找到这个文件，并选中，点击界面中的删除按钮即可进行删除操作。注意才点击编辑后增加删除功能键为白色，即不可用，注意在修改完文件属性之后切记要点击保存键保存.9-2文件的搜索在文件管理中，配备了完善的文件搜索功能，其中包括无限增加搜索条件，多种搜索字段方式，以及搜索条件之间的关系设置，方便操作员查找文件。在该界面中左侧显示的是文件搜索所需要用到的条件，以及需要搜索的方式，在右侧显示有包含和并且按钮，这个是用来表示当有两个以上的搜索条件是是可以选择这些条件是包含关系或或者关系，切记在选择了搜索条件后一定要点增加条件，才可以讲需要查询的条件增加在中间的复选框中，在增加条件旁边有个删除条件，选中需要删除的条件，单击删除条件可以将已经加入的搜索条件再删除掉。在全部选好后点击搜索按钮即可搜索管理如图9-3文件管理系统的设置在主菜单中，设置一栏中，含有操作员设置，修改密码，自定义项。如图点击操作员设置会出现操作员权限界面，在这里是为访问文件管理的操作员设置权限的，左侧是显示系统中的操作员，操作员可以在这里选择要授权的操作员，中间是选中操作员的操作员名 密码等设置，其中下面有一个功能叫“账户具有操作员管理权限”，该功能的意思是到赋予该操