金算盘财务软件说明书.doc

金算盘财务软件说明书软件安装、启动与退出n 运行环境金算盘企业管理软件是一个纯32位的软件，运行环境要求如下。1、硬件环境工作站：586/166以上微机，128M以上内存，VGA以上显示器， 500M以上硬盘剩余空间。服务器：Intel P4微机或专用服务器，256M以上内存，VGA以上显示器，1G以上硬盘剩余空间。打印机：中、英文Windows9XNT2000XP操作系统支持的各种打印机。2、软件环境工作站：中、英文Windows 9X及以上操作系统，IE6.0及以上浏览器；如果用户使用的是财务专业版或业务专业版，工作站需进行Microsoft SQL Server 2000的Client安装。服务器：中、英文Windows 9X操作系统支持的各种网络操作系统，如Windows NT/2000/XP等；如果用户使用的是财务专业版或业务专业版，服务器需安装Microsoft SQL Server 2000数据库管理系统。n 安装1、将光盘放入驱动器，安装程序自动运行（也可运行光盘根目录下的Setup.bat文件），出现“安装金算盘软件”窗口。2、单击“下一步”按钮，出现“软件许可协议”对话框。请用户仔细阅读本软件许可协议，若不同意，请在对话框中单击“否”按钮，退出安装；若同意本软件许可协议，请单击“是”按钮继续安装。3、当用户在“软件许可协议”对话框中选择“是”，系统出现“用户信息”对话框。输入用户姓名及公司名称即可。4、单击“下一步”按钮，出现“选择安装类型”对话框。系统提供“典型安装”、“服务器典型安装”和“安装部件注册”三种类型。典型安装：单机用户版的安装方式。服务器安装：网络版的安装方式。安装部件注册：注册系统运行所需要的ActiveX部件。通常情况下，系统安装完毕后会自动进行注册，您可以随时利用该功能单独进行注册。加密狗安装：进行加密狗驱动程序的安装。4、选择安装类型，并确定安装目录。若要更改安装目录，请单击“浏览”按钮，出现“选择文件夹”对话框。选择新的驱动器和路径，然后单击“确定”按钮。5、选择安装组件，系统提供七个选项：财务基础版、财务标准版、财务基础版、业务基础版、业务标准版、业务专业版和电子表。请根据你购买的版本型号勾选对应的组件。6、单击“下一步”按钮，出现“选择程序文件夹”对话框。确定金算盘企业管理软件6f在“开始”菜单中的运行位置和软件名称（一般不用特别指定）。7、单击“下一步”按钮，出现“开始复制文件”对话框。该窗口中列出了上述各个步骤所进行的设置，如果需要调整，单击“上一步”回到相应窗口进行修改。8、安装加密狗驱动。9、单击“下一步”按钮，开始复制系统文件，直到完成全部安装。注意：网络用户的安装：服务器安装好后，只需在工作站上运行服务器共享出的一个setup.exe文件即可完成工作站的安装。通过这种方式安装，系统会自动获取加密狗地址；在工作站上通过光盘安装也是可以的，只不过这种方式就需要手工添加加密狗地址，操作过程会麻烦一些。n 启动金算盘软件1、双击屏幕上的快捷方式图标。2、在“开始”“程序”里找到金算盘企业管理软件，打开即可。n 退出有多种方式退出金算盘企业管理软件6f系统。1、单击主窗口标题栏右边的窗口关闭按钮； 2、按Alt+F4键；3、打开主窗口中的“文件”菜单，选择“退出”菜单项。需要特别注意的是，在关掉计算机之前，一定要确保金算盘企业管理软件6f已经正常退出，否则可能会破坏或丢失一些尚未保存的数据。账套管理n 新建账套开始正式使用本系统前，您需要先建立一个账套。以后就在属于自己的账套中，录入数据。每一个账套是一个相对独立的系统，互不干扰。所以一个单位可以建立多个账套。在建立账套以前，您应该清楚您单位所属行业、所使用的会计制度、所划分的会计周期，及确立的记账本位币。 1、打开“文件”主菜单，选择“新建账套”，进入“新建账套”向导窗口，输入账套名称（一般以单位名称命名）即可。2、单击“下一步”，进入“会计制度”页，选择本账套所适应的会计制度。3、单击“下一步”选择行业。4、单击“下一步”，在“科目设置”页选择是否生成预设科目。5、单击“下一步”，在“本位币”页内确定记账本位币的编号和名称。系统默认为人民币。6、单击“下一步”，在“会计年度”页内确定会计期间、会计年度和账套的启用日期。7、单击“下一步”，确定是否使用控制科目，并单击“完成”按钮，则新建账套建立成功。n 打开账套需要在某账套中，录入数据，查看凭证、账册时，您首先得打开这套账。1、打开“文件”主菜单，选择“打开账套”，便进入“打开账套”窗口。2、把光标移至您需要的账套上，然后单击“确定”，系统弹出“重新注册”对话框。3、录入需注册操作员名称及其口令，单击“确定”即可。n 关闭账套当您要打开另一账套，或者有事离开账套操作时，您应先关闭账套，然后再进行其它事情。1、打开“文件”主菜单，选择“关闭账套”，系统便弹出“确定关闭当前账套”的对话框。2、单击“确定”，即可关闭当前运行账套。系统画面便返回至最初进来时的主窗口界面。主窗口下的菜单，即主菜单，其中只有“文件”、“窗口”、“帮助”三项了。如单击“取消”按钮，则退出“关闭账套”命令。n 账套属性在系统中，我们把有关账套的基本信息，及一些需要进行归类的单位资料，全纳入“账套属性”卡片中。这张卡片的每一页都记载着不同的内容，反映不同的单位信息。接着，我们便从第一页开始介绍。1、打开“文件”主菜单，选择“账套属性”，出现“账套属性”窗口。2、在“用户档案”页中，保存建立账套单位的一些基本信息。直接编辑相关内容即可。3、在“开户行”和“收发地址”页中，输入本单位的开户行和收发地址，提示：此部分信息在处理某些单据时可以打印在单据上，尤其在有多个收发地址时会方便使用。4、在“会计期间”页中，用户可查看各个会计期间的起始日期和结束日期。当前会计期间是账套登录的期间；账套启用日期是账套建账的启用日期。在会计期间列表中，每个具体的期间，有不同的结账状态。无论该期间是否已结账，您都不能再修改该期间的开始或结束日期。5、在“特殊科目”页内设置特殊科目来指定系统自动生成凭证时所要采用的对应特定业务的会计科目。6、在“核算选项”页，确定系统的核算选项。核算选项属控制功能，影响一些功能的行为表现。填制单据选项：序时填制单据：指按时间先后顺序填制单据。单据号不可修改：若选择此项，则表示各种单据的编号只能由系统自动编制，不允许手工改动；若不选择此项，则表示各种单据编号可由系统自动编制，也可手工改动。 对账号必须录入：如果选中该条件，在凭证中输入具有应收应付性质的科目时，必须录入对账号，并且在进行往来核销时，系统强制只有相同对账号的应收应付数据才能进行核销。自动凭证修改选项：由各种业务单据自动生成的记账凭证可设置修改权限，系统提供“不允许修改”、“只允许修改编号和附单数”、“可修改所有内容”等三个选项。只有当上述“单据号不可修改”选项未被选择时，才可以进行此组设置。否则在“自动凭证修改选项”中只能选择“不允许修改”，其他两项将无效，处于灰色状态。收入凭证依据：收入凭证依据中包含：销售发票、销售单实现收入，发票实现税金、销售单据实现收入，作为生成收入凭证的依据。一旦系统生成过收入凭证，就不允许修改这个参数。7、在“备注”页内录入与本账套相关的信息，比如：输入建账的时间，建账人的名称等。n 数据备份 在会计原则中，有一个“谨慎性原则”。用计算机作账后，这一原则便又多了一层意义。即：定时定期做账务备份。1、在金算盘6f的安装目录中，双击AccountManage.exe文件，系统弹出“账套管理”对话框。2、在该对话框中选择需要备份的账套，单击“数据备份”按钮，系统出现“保存备份文件”对话框。3、指定存放备份文件的路径和文件名，即把账套的备份数据存放到何处，然后单击“确定”按钮，系统开始备份。备份完成后，系统将弹出相应提示。压缩备份：在备份的同时对账套进行压缩，以便缩小备份文件所占用的磁盘空间。n 数据恢复“数据恢复”是将已经备份的数据恢复到系统中，以便查看、修正系统的数据。1、在金算盘6f的安装目录中，双击AccountManage.exe文件，系统弹出“账套管理”对话框。2、单击“数据恢复”按钮，系统将弹出“打开备份文件”对话框，进入账套备份文件存放的目录，选择需要恢复的账套备份文件，单击打开按钮，系统开始进行账套恢复的操作。恢复完成后，系统将给予相应提示。n 账套整理在系统运行时，突然停电，造成数据的混乱。便需要对账套进行整理。1、单击 “文件”主菜单中的“账套整理”。2、在“账套整理”窗中，单击“确定”。n 账套结转账套结转，把一个账套中的数据转入另一个新建账套中。如果企业中的业务量相当大，那么为了保证数据安全，可在年末进行账套结转，把数据转入一个新账套中，继续使用。或者原来的账套因为某种原因，无法继续使用，也可进行账套结转，把数据结转到另一个账套中。1、选择“文件”菜单下的“账套结转”，出现“账套结转”对话框。2、确定结转后的账套名称及存放路径。3、指定结转日期后，系统将结转日期后的数据转入新的账套文件，结转日期前的数据作为新账套的期初数据转入。4、单击“确定”按钮即可。注意：录入的结转日期，其所在的会计期间应已结账。n 打印设置 当打开系统中某个菜单项时，从主菜单“列表”中单击“打印设置”，即可进入系统中的“打印设置”窗中： “页面”设置在页面中，需要设置缩放比例、每页行数及行高等：1、在缩放比例中，输入一个在10%到300%之间的比例数，根据该数据缩小或扩大显示内容。系统默认为100%，也可自由调整；同时可选择“最合适纸高”或“最合适纸宽”。2、设置每页行数，可由系统按默认行高，自动计算；也可在1到100行间指定每页行数。3、行跨度，在列表的打印中，为行高。它的可输入值为50%到300%。4、自行确定每隔几行打一条横线；其输入范围在1到20行之间。5、选择页末补空，比如，指定每页打20行，打印内容只需10行，如果选择了“页末补空”，那么系统还会把另10行显示出来。 注意： 最合适的纸宽：以选定纸张的宽度为最大限度，来缩放打印内容；最合适的纸高：以选定纸张的高度为最大限度，来缩放打印内容；自动计算每面行数：系统以默认值为行高，来计算纸张的可打印行数。 “纸张”设置在“纸张”页中，可进行如下的选择： 1、选择纸张大小：比如为A4纸还是B5纸，或其它。2、选择打印方向：有纵向和横向之分。 纵向打印为常用项。3、栏数：可输入1到4之间的整数值。当选择2时，系统会在一页中，显示两页的打印内容。比如，打印往来单位列表，需要4 页纸，这时，前两页，可并列排在第一页中。注意： 打印质量：打印质量争为高分辨别率、中分辨别率、低分辨别率。选择哪一种与联接的打印机有关。如果相联的打印机只支持一种，则“打印质量”不可选。 “页边距 ”设置在“页边距”页中，可对打印内容在纸张中的显示位置进行调整。1、设置页边距：上、下、左、右四边，您都可以自行调整。在纸张足够大时，可输入1到200之间的任意数值。2、选择装订位置：当报表打出来，需要装订时，可沿我们设置的装订线来装订。装订线的位置可在“边”上，也可在“顶”部。离报表的远近，也可自行调整。可输入1到达200的数值。 3、确定居中方式：水平居中，打印内容以纸张宽度来居中；垂直居中，打印内容以纸张高度来居中。“页眉页脚”设置页眉页脚的设置方式一样，只是在报表中的显示位置不同： 以页脚的设置为例，操作为： 1、在“页脚”的下拉菜单中，单击“自定义”。2、在“页脚”窗中，分别设置左、中、右三部分页脚。系统默认页脚为：左边：“用户名”，右边：打印时间。3、单击“确定”，页脚设置成功。 注意：1、可以同样的方式设置页眉。 2、系统默认的页眉为：左边：单位名称，右边：页码+总页数。 “字体”设置字体的设置分三部分：标题字体、页眉页脚字体、报表数据字体。除了对它们的字体进行设置外，还可以设置字的颜色。 比如：对标题的字体、及颜色进行设置，操作如下： 1、在“字体设置”中，选中“标题”；2、选中“字体”按钮，即可重新定义字体；3、再选中“颜色”，即可定义标题字的显示颜；4、在定义中，可单击“默认色”，系统便恢复到自定义前的字体颜色。修改表格线的颜色5、单击“表格线颜色”重新定义颜色；6、如果需要回到，修改前状态，可单击“默认值”。 n 打印打开“文件”主菜单，选择“打印”菜单项，出现“打印”对话框窗口。在“打印”窗口，您需确定下面的几个选项。在窗中，系统对每一个选项，都有默认值，如果认同，则可保持不变。即使更改也很简单，只需要在选项中作上选中标志“”或“”。输出到即把当前的列表或其它报表，打印输出到何地，是直接到打印机，并打出来；还是打印成另一个文件。一般情况下，系统默认选择打印到打印机上。打印机的选择范围，是您在WINDOWS 的“打印机设置”中，设定好的打印机。打印为一个文件，其文件格式，可为：EXCEL格式，WORD格式等。如果您把报表打印为一个EXCEL文件，那么您在EXCEL中便可直接打开它。 选择打印范围系统仍只提供两个选项，是“全部”打印，还是选择某页来打印？这里默认选项为“全部”。如果您能确定哪一面是需要的，那么以提高效率起见，您可选择“页”，然后，再录入具体的页数。是否打印副本打印副本，即在打印出本身的一套账表后，再打印第二套。副本一般默认为“1”，在您需要打印多套账表的时候，也可修改，然后，系统可能会以“逐份打印“的方式，打出来。注意：逐份打印：如果选定它，系统便会依页码的顺序打印，一套打印了再打另一套。如果，不选择它，系统指挥打印机，同时打印几套账表。如，第一页，同时打印出成三张，或多少张。 确定打印方式 打印纸的充分利用，可通过选择“双面打印”方式来体现。特别是打印的文件具有连续性时，如文章，“双面打印“方式，便可节约纸张。在选定了这种方式后，您还可继续选择先打印奇数页，还是先打印偶数页。系统中，“打印顺序1”为奇数页打印，“打印顺序2”为偶数页打印。注意： 如果“双面打印”未选中，系统默认为单面打印。预览击开“预览”按钮，可见列表的打印雏型。再进入其中的“设置”窗口，对打印显示作进一步调整，最后单击“打印”按钮，系统便开始打印列表。如下图中的预览：注意：单击：“设置”按钮，又回到“打印设置”中。n 打印单据除了在具体单据中的打印外，系统还提供了专门的单据打印功能。在这里，您可以对所有类型的单据进行选择性成批打印。成批打印，即一次性打印多张选中的单据。其操作步骤为： 从主菜单“文件”项中，调出“打印单据”功能。进入“打印记账凭证单据”列表中，选择需要打印的单据，单击“打印”按钮即可。在单据中有一个“待打印”标志，它是做什么用的？几乎所有的单据都有“待打印”选择框，选中此框后，可以暂时不进行打印，待所有需要打印的单据都作上待打印标记后，在“文件”菜单中选择“打印单据”，进入单据批量打印窗口。n 系统登录1、打开 “文件”主菜单，选择“系统登录”命令项。2、在“系统登录”窗中，录入注册日期、操作员、口令。3、单击“确定”。账务流程在“总分类账”中，将讲述如何填制一张凭证，如何复核凭证并记账，以及怎样进行期末结账。n 新增会计科目在填制凭证之前，首先建立所需要的科目和凭证类型。1、选择“系统初始化”模块，单击“会计科目”项进入“会计科目”列表窗口。“科目列表”窗中，已按您新建账套时所确定的行业，生成一套标准科目。这时，您只需新增一些明细科目，或企业中特殊需要的科目即可。2、在科目列表窗口中单击“编辑”按钮（或单击鼠标右键），在弹出菜单中选择“新增”，出现“新增科目”对话框。3、输入新增科目的编号、名称，并选择科目类别和性质；可根据核算和管理的要求，选择其他选项。4、如果要继续新增加，请单击“新增”按钮，如果操作完毕，请单击“确定”按钮保存新增加的科目并退出新增会计科目功能。n 新增凭证类型如果首次进入“凭证类型”中，可按如下方法确定凭证类型：1、选择“管理模式”模块，单击“凭证类型”项，系统弹出“记账凭证类型列表”窗口。2、在 “记账凭证类型”窗内，选择适合您具体情况的凭证类型。3、单击“确定”按钮，屏幕界面切换至“凭证类型列表”窗口。4、在该窗口内列出了刚才选定的凭证类型，并且还可单击“编辑”按钮，在弹出的菜单中选择相应的功能菜单项，对凭证进行新增、删除、修改等操作。n 填制凭证做好填制凭证的准备后，便可填制凭证了。1、选择“总账”模块，单击“凭证填制”项，出现“记账凭证”窗口。2、在出现的空白凭证中，凭证字号的两个框分别显示凭证类型编码，和凭证的顺序号。单击凭证字号参照按钮，选择凭证类型。3、凭证的日期，系统自动默认为当前的系统日期。4、光标定位到“附单据”处，录入该张凭证的原始凭证张数。5、输入摘要、科目及金额再单击“确定”按钮保存退出，或“下一张”按钮，保存并输入下一张凭证。n 修改凭证假如凭证填制好之后，才发现有误，可使用凭证修改功能。1、进入“记账凭证”窗口，在单据头单击鼠标右键，出现功能菜单，选择“凭证列表”项。2、在“凭证列表”窗口中，选中需修改的凭证，单击“编辑”按钮，选择“修改”菜单项，弹出该张记账凭证界面。3、将光标移至需修改处，重新录入正确的内容即可。n 删除凭证在“凭证列表”窗口中，您可能会想删掉某张凭证，可使用列表中的“删除”功能：1在列表中，选中您想删除的凭证。2单击 “编辑”按钮，选择“删除”项。n 凭证查找在“凭证列表”窗口中，如何进行凭证查找？ 1、单击“凭证列表”窗口上方的“查找”框，在下拉菜单中选择查找条件。例如：“凭证编号”。2、在“内容”中，录入所设定的查找条件的内容。 3、这时你会发现光标已定位到查找的凭证上。n 复核凭证手工中，凭证填制人在填制好凭证后，要传给凭证复核人（或审核人）进行复核，经过第二次检查，确认无误后，再把凭证登记到账簿中。 n 切换操作员 凭证的填制和复核不能为同以个人，所以复核凭证前首先切换操作员。1、单击“文件”主菜单，选择“系统登录”项。2、在“系统登录”窗中，另选择一名具有凭证复核权限的操作员。3再单击“确定”按钮。操作员切换便成功。n 凭证复核更改操作员后，进行凭证复核： 1、进入“凭证列表”窗口，选中需复核的凭证。2、单击“编辑”按钮，选择“复核”。3、该张凭证复核成功。在凭证列表的“复核”栏中标上该操作员的名称。注：在“编辑”菜单中选择“多张复核”，即可在一次操作中对多张凭证进行复核。n 凭证复核取消当需要取消对凭证的复核时，仍是在凭证列表中，把光标定位到要取消复核的凭证上，再单击“编辑”按钮中的“复核”。该张凭证的复核标志便取消。即“复核”栏中的复核人名称取消。 注意： 1、操作员应与该张凭证的复核人一致。2、可在“编辑”菜单中选择多张取消。n 凭证记账复核后的凭证，便可登记到明细账簿中。1、在“凭证列表”窗中，把光标定位到准备记账的凭证上。2、单击 “编辑”按钮，选择“记账”。3、在列表的“记账”栏中，当前操作员名称便写在其上。n 凭证记账取消当需要取消凭证记账时，仍在凭证列表中，把光标定位到要取消记账的凭证上，再单击“编辑”按钮中的“记账”。该张凭证的记账标志便取消。即“记账”栏中的记账人名称取消。 n 期末结账会计分期，是会计核算的基本前提之一。每期的期末结账，便是对该期间的经营成果进行总结。无论是手工做账，还是电脑做账，期末结账都是不可少的。1、选择“总账”模块，单击“期末结账”项。2、在“结账”窗中，把光标移至需结账的期间，选定待结账的月份，再单击“下一步”。3、进入 “结账报告”页内，可查询到本期为止你的资产总数，负债及权益总数，还可及时看到你在本期经营结果是盈利还是亏损。除此之外，报告中还统计本期凭证的总张数。4、如果确定当前会计期间内的经济业务已处理完毕，单击“下一步”，在“执行结账”页单击“完成”按钮。5、根据系统提示进行数据备份。把本期间的所有凭证，及账册，备份到默认的路径。然后单击“确定”，即完成结账。n 期末结账取消对已结账的月份可执行“取消结账”。 1、选择“系统管理”模块，单击“取消结账”图标，出现“取消结账”对话框。2在“结账期间”页中，单击需取消结账的月份。3单击“下一步”进入 “取消结账”页，单击“完成”按钮，即可取消指定月份的结账状态。损益结转期末，损益类科目的余额将全部结转到“本年利润”中，结转后，损益科目余额为零。这一过程即为会计上的损益结转。1、在“总账”模块中选择“损益结转”，出现损益结转向导。2、在“结转科目”页内，指定转入科目。（1）在“本年利润科目”栏中选择“本年利润”，也就是转入科目。（2）在“转出科目”栏中，系统自动列出所有损益类科目，不可增加或减少。只需在要结转的科目前作上选中标志即可。（3）系统设有三种“转出方向”，分别为：自动转出、借方转出、贷方转出。根据实际情况选择。3、单击“下一步”，选择凭证类型和凭证模版。4、单击“下一步”，选择凭证生成方式。系统给出两个选择：生成一张凭证、生成多张凭证。生成为一张凭证，所有的损益科目的结转都汇集在一张凭证上。生成为多张凭证，按不同的转出科目，划分一张凭证。 5、单击“下一步”，预览凭证，确认无误后，单击“完成”按钮，生成正式凭证。注意：当期末损益结转后，某损益科目又发生数据，只需把已生成的损益结转凭证记账，就可再次执行损益结转向导了。 期末结账无论是手工做账，还是电脑做账，在每个会计期末，都需要对本期的整个账务，画上一个句号。不同的是，传统的手工结账，是对每一本明细账、总账，用红线划分，用算盘得出本期合计，这样即繁琐，又无法确保合计数的完全正确；而在我们系统中的期末结账，您只需调出期末结账向导，按向导的提示一步一步操作，便可轻松结账。n 期末结账1、选择“总账”模块中的“期末结账”，出现结账向导窗口；2、在“结账期间”页，把光标移至需结账期间。注意：1、如果指定结账期间的前