论文资料excel功能讲解课件

EXCEL常用功能操作讲解,课 程 目 录,基 本 概 念,表样概念.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,工作表,工作窗口,行与列,数据,工作表设置的基本操作,相关视图控制,行列格式的调整,数据输入和编辑的一些方法技巧,表样示例(工作表）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,工作表的基本操作 工作表的创建 设置当前工作表 同时选定多张工作表 工作表的复制、移动和删除 重命名工作表 显示和隐藏工作表,表样示例(工作表）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,工作窗口的视图控制 工作簿的多窗口显示 创建新窗口 重排窗口 并排比较 拆分窗口 冻结窗格,工作簿的多窗口显示,创建新窗口 “新建窗口”功能主要是为当前工作簿创建出新的窗口，当我们需要将同一工作簿中的不同工作表在EXCEL工作窗口中同时出现时，就可以使用这个功能。 在Excel工作窗口的菜单栏上依次单击“窗口” “新建窗口”即可为当前工作簿创建出新的窗口。原有的工作簿窗口和新的工作簿窗口都会相应地更改标题栏上的名称，例如原工作簿为“示例（工作窗口）”，在新建窗口后，原工作簿窗口标题变为“示例（工作窗口）：1”，新工作簿窗口标题名为“示例（工作窗口）：2”,表样示例（工作窗口）.xls,工作簿的多窗口显示,“重排窗口”命令 在EXCEL工作窗口菜单上依次单击“窗口” “重排窗口”，在弹出的“重排窗口”对话框中选择一种排列方式，如“平铺”，然后单击“确定”按钮，就可将当前EXCEL程序中所有的工作簿窗口“平铺”显示在工作窗口中，详看实例。,表样示例（工作窗口）.xls,工作簿的多窗口显示,并排比较 并排比较是一种特殊的重排窗口方式，但并排比较只能作用于两个工作簿窗口。 “同步滚动”功能是并排比较与单纯的重排窗口之间最大的功能上的区别，通过“并排比较”工具栏上的“同步滚动”按钮，可以打开或关闭该功能。 “重排窗口位置”按钮可以改变两个工作簿窗口的排列方式。,表样示例（工作窗口）.xls,拆分窗口,对于单个工作表来说，除了通过新建窗口的方法来显示工作表的不同位置之外，还可以通过“拆分窗口”的方法，在现有的工作表窗口中同时显示多个位置。 使用菜单命令拆分 拖动拆分条直接拆分 每个拆分得到的窗格都是独立的，用户可以根据自己的需要让它们显示同一个工作表不同位置的内容。 去除拆分条,表样示例（工作窗口）.xls,冻结窗格,对于比较复杂的大型表格，常常需要在滚动浏览表格时固定显示表头标题行（或标题列），使用“冻结窗格”命令可以方便地实现这种效果。 在菜单栏上依次单击“窗口” “冻结窗格” 详见示例,表样示例（冻结窗格）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,行与列的基本操作 选择行和列 设定行高和列宽 插入行与列 移动、复制和删除行与列 隐藏和显示行列,表样示例（行与列）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,在电子表格中输入和编辑数据 数据类型的简单认识 在单元格中输入数据 一些特殊数据的输入和显示 日期的输入和显示 为单元格添加批注 数据输入实用技巧 序列和填充,在电子表格中输入和编辑数据,数据类型的简单认识 在工作表上输入和编辑数据是使用Excel时最基本的操作项目之一。在单元格中可以输入和保存的数据包括4种基本类型：数值、日期、文本和公式。除此之外，还有“逻辑值”、“错误值”等一些特殊的数据类型。,表样示例（数据输入）.xls,在电子表格中输入和编辑数据,如何改变激活单元格的方向。 在菜单栏上依次单击“工具”“选项”，在弹出的选项对话框中选择“编辑选项卡”选项卡，其中“按Enter键后移动方向”的复选框默认处于勾选状态，我们可以在右侧的下拉框中选择键后活动单元格的移动方向，上下左右都可以。 如果用户不需要这样的特性，需要在输入结束后单元格仍停留在原位，则可以取消这个复选框的勾选。,表样示例（数据输入）.xls,一些特殊数据的输入和显示,在单元格中输入非常大或非常小的数值时，系统会在单元格中自动以科学计数法的形式来显示。,一些特殊数据的输入和显示,输入的数值外包含一对小括号时，括号不显示,一些特殊数据的输入和显示,输入末尾为“0”的小数时，末尾的“0”无法显示,一些特殊数据的输入和显示,身份证号、信用卡号、股票代码的输入和显示,日期的输入和显示,日期的类型。日期属于一种特殊的数值类型，只要以正确的格式输入，可以进行计算。 日期的输入方法。在年月日之间，通常用短横线“-”，“yyyy-mm-dd”或是斜线“/”做分隔符，“yyyy/mm/dd”，两者可以混用，例如输入“2008-8/1”和输入“2008/8-1”均可表示2008年8月1日。可以通过设置公式来计算两个日期之间间隔的天数。 有的同事习惯用“.”作为分隔符来输入日期，如“2005.5.6”这样输入的数据只会被Excel识别为文本而不是日期，导致无法参与各种运算。 统一：在输入日期时，用短横线“-”，或是斜线“/”做分隔符。,表样示例（数据输入）.xls,为单元格添加批注,添加批注的快捷方法 选定单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”命令 选定单元格，按组合键。 编辑批注的快捷方法 选定单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”命令 选定单元格，按组合键。 删除批注的方法 选定单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令,表样示例（数据输入）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,数据输入实用技巧,自动换行和强制换行 自动换行：使单元格中文字信息全部显示 具体操作：选中需要调整的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”项中，勾选“自动换行”复选框，单击“确定”完成操作。 强制换行：用户希望整个文本外观能够按照自己的意愿显示段落格式，要用 “强制换行”功能。 具体操作：当单元格处于编辑状态下时，在需要换行的位置使用组合键为文本强制换行。,表样示例（数据输入实用技巧）.xls,数据输入实用技巧,在多个单元格同时输入数据 同时选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需数据，在输入结束时，按组合键确认输入，此时就会在选定的所有单元格中出现相同的内容。,表样示例（数据输入实用技巧）.xls,数据输入实用技巧,分数输入 如果要输入的分数包含整数部分，如2又1/5，可在单元格输入“2 1/5”（整数部分和分数部分之间包含一个空格），然后按键确认，这样Excel就会将输入识别为分数形式的数值类型，在编辑栏中显示此数值为2.2，在单元格显示出分数形式，“2 1/5” 。 如果需要输入纯分数（不包含整数），在输入时必须以“0”作为这个分数的整数部分输入。如需输入3/5，则输入方式为“0 3/5”，这样就可以被系统识别为分数而不是日期值。 如果输入的分数分子大于分母，如“13/5”，Excel会自动进行进位换算，将分数显示为换算后的“整数+真分数”形式。 如果输入分数的分子和分母还包含大于1的公约数，如“2/24”，在输入单元格后，Excel会自动对其进行约分处理，转换为最简形式。,表样示例（数据输入实用技巧）.xls,数据输入实用技巧,输入指数上标 通过设置单元格格式的方法来改变指数在单元格中的显示。 例如，要在单元格中输入E-20,可在单元格中输入“E-20”,然后激活单元格的编辑模式，用鼠标选中文本中的“-20”部分，然后按组合键打开“单元格格式对话框”，在“特殊效果”区域中勾选“上标”复选框，然后单击“确定”按钮，即可在单元格中显示为“E-20”,表样示例（数据输入实用技巧）.xls,数据输入实用技巧,自动输入小数点 假设我们希望所有输入的数据最大保留3位小数，在菜单栏上依次单击“工具”“选项”，在弹出的选项对话框中选择“编辑”选项卡。在对话框中勾选“自动设置小数点位数”复选框，并在右侧的微调框内调整需要保留的小数位数，在此例中设为3，然后单击“确定”按钮完成设置。 这样设置好以后，用户在输入数据时只要将原数据发到1000倍输入，就会自动变为我们所需要的数据，免去了输入小数点的麻烦，如要输入15.4，就可以输入15400，单元格中显示为15.4，再如要输入“0，078”，用户可实际输入“78”，就可以再单元格内得到正确显示的数值。 注意：1、“自动设置小数点位数”的设置，并不能改变工作表中原有数据的小数位数。 2、此设置是Excel的系统选项设置，不仅对当前工作簿也对其他所有工作簿有效，并且在重新启动Excel后依然有效。所以，为了避免给其他工作中的输入带来错误，我们在使用过此项功能后，记住取消勾选此复选框。,表样示例（数据输入实用技巧）.xls,序列和填充,序列 常用到的序列数据类型： 文本型：如“甲、乙、丙癸”等 ； 数值型：如“1、3、5、719”等； 日期型：如“年月日”、“星期”。 序列类型： 连续型 非连续型：数据具备线性规律 自动填充功能 通过单元格拖放操作实现自动填充功能 双击填充柄完成自动填充 ，当数据填充的目标区域的相邻单元格存在数据时（中间没有空单元格），双击填充柄的操作可以替代拖动填充的方式。,表样示例（填充和序列）.xls,EXCEL数据编辑的功能和使用,整理电子表格中的数据 通过格式化提高数据可读性 自定义数字格式 单元格及区域的复制与粘贴 查找和替换 单元格的格式调整 打印,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,通过格式化提高数据可读性 格式化只是改变了数值的显示外观，但并没有改变数据的类型和特性，也不影响数值的各类运算。 使用工具栏调整数字格式。 使用“单元格格式”对话框应用数字格式。 在键盘上按组合键 单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（格式代码结构） 格式代码结构 正数；负数；零值；文本 大于条件值；小于条件值；等于条件值；文本 可以用“比较运算符+数值”的方式来表示条件值，在自定义格式代码中可以使用的比较运算符有大于号“”小于号“=”小于等于“”6种 在实际的代码应用中，用户最多只能在前两个区段中使用运算符代码表示条件值，在第三个区段自动以“除此以外”的情况作为其条件值。例如，下面例子中的格式代码在Excel中是不可接受的。 10.00;10.00;1.000; # 所以，使用包含条件值的格式代码结构也可以如下表示 条件值1；条件值2；同时不满足条件值1、2的数值；文本,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（格式代码结构） 在实际应用中，不必每次都严格按照4个区段的结构来编写格式代码，只写几个甚至1个区段都是被允许的。表中列出了少于4个区段的代码结构含义：,对于包含条件值的格式代码来说，区段可以少于4个，但最少不能少于2个，其代码结构含义如表所示：,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（格式代码结构） 除了特定的代码结构外，完成一个格式代码还需要了解自定义格式所使用的代码字符及其含义。,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（设置自定义格式） 创建自定义的数字格式 在“单元格格式”对话框右侧的“类型”文本框中填入新的数字格式的代码，然后在“类型”文本框中进行编辑修改。输入和编辑完成后，可以从“示例”处观察当前的格式代码是如何影响选定单元格中的数据的，如果满意，按键或单击“确定”按钮进行确认。 注意：如果用户所编写的格式代码符合Excel的规则要求，此时就会在自定义类型中新增用户所创建的自定义格式，同时被应用于当前所选定的单元格或区域上。如果用户所编写的格式代码不符合规则要求，Excel会弹出警告窗口提示错误。 用户所创建的自定义格式会保存在当前工作簿中，在当前工作簿中选中任意单元格后按组合键打开“单元格格式”对话框，均可在“数字”选项卡的自定义格式列表中找到已经创建的格式代码。,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（实用案例） 例一：用数字“0”和“1”代替“”、“”或是“男”、“女”的输入 步骤一：按组合键打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的自定义格式列表中创建的新的格式代码 =1“”;=0“” 或 “男“;“女“ 步骤二：单击“确定”按钮后，在单元格内输入“0”或“1”，观察单元格内的显示。 目的：简化输入操作,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,自定义数字格式（实用案例） 例二：以不同的数值单位显示 ，比如，以万为单位显示数值 步骤一：按组合键打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的自定义格式列表中创建的新的格式代码 0!.0, 说明：在这个代码中，利用自定义的“小数点”将原数值缩小1万倍显示。在数学上，数值缩小1万倍后，原数值小数点需向左移4位，利用添加自己定义的“小数点”则可以将数字显示得像被缩小后的效果。实际上这里的小数点并非真实意义上的小数点，而是用户自己创建的一个符号。为了和真正的小数点区别，需要在“.”之前加上“！”表示后面的小数点的字符性质。代码末尾的“0,”，表示被缩去的4位数字，其中“,”代表千位分隔符。缩去的4位数字只显示千位所在数字，其余部分四舍五入进位到千位显示。 步骤二：将原来没有单位符号的数值显示单位符号 0“万”0, 或 0!.00,“万元”,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,单元格及区域的复制 选中需要复制的单元格或区域，在键盘上按组合键 选中需要复制的单元格或区域，单击鼠标右键，选择复制 单元格及区域的剪切 选中需要剪切的单元格或区域，在键盘上按组合键 选中需要剪切的单元格或区域，单击鼠标右键，选择剪切 复制与剪切的区别在于： 复制不会影响选定的被复制的目标单元格或区域，而剪切则会清除所选定的目标单元格或区域的内容。 注意：我们在进行复制或剪切操作时，被复制或剪切的内容会被Excel自动保存在剪贴板中，当我们进行了超过两次的复制或剪切操作时，剪贴板会自动打开，以方便我们选取粘贴的对象。,整理电子表格中的数据,单元格及区域的粘贴（常用） 选定需要存放内容的新的目标区域，在键盘上按组合键 选定需要存放内容的新的目标区域，单击鼠标右键选择粘贴，或是在剪贴板上单击要粘贴的项目 单元格及区域的粘贴（选择性粘贴） 在执行完复制或剪切操作后，在粘贴目标单元格或区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，会弹出“选择性粘贴”对话框。 运算功能 跳过空单元格 转置 单元格及区域的粘贴（剪贴板）,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,通过拖放进行复制和移动 选中需要复制的目标单元格或区域 将鼠标移至区域边缘，当鼠标指针显示为黑色十字箭头时，按住鼠标左键 拖动鼠标，移至需要粘贴数据的目标位置后按住键，此时鼠标指针显示为带“+”的指针样式，此时松开鼠标左键，再松开键，即可完成复制操作 （如果先松开键，再松开鼠标左键，则完成剪切操作） 注意：鼠标拖放方式的复制和剪切只适用于连续的单元格区域，对非连续区域，此方法不可用。,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,使用填充功能进行复制 步骤一：同时选中需要复制的单元格以及目标单元格或区域 步骤二： 按组合键，完成填充复制。 或在菜单栏上依次单击“编辑”“填充”“向下填充” 同时在填充命令的扩展菜单中还包括了“向右填充”、“向上填充”“向左填充”3个命令，可针对不同的复制需要分别选择，其中，“向右填充”命令可以通过按组合键来替代。,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,查找和替换 查找：在菜单栏上依次单击“编辑”“查找”（或是按组合键，可以打开“查找和替换”对话框并定位到“查找”选项卡。 替换：在菜单栏上依次单击“编辑”“替换”（或是按组合键，可以打开“查找和替换”对话框并定位到“替换”选项卡。 通配符： * ：可代替任意数目的字符，可以是单个字符也可以是多个字符。 ？：可以代替任何单个字符 应用示例,表样示例（整理数据）.xls,整理电子表格中的数据,单元格格式的调整 单元格的文本格式的设置