文秘写作之“总结”的特征、例析与写作要领

文秘写作之“总结”的特征、例析与写作要领“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、主要文种中许多文种无法相比的，它不亚于“通知”、“报告”与“请示”。一、“总结”的特征“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。（一）“总结”与“计划”是一前一后、相辅相成的一对文种。今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提；今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基础。（二）“总结”不同于“报告”。它不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了，对问题的认识趋向立体化。一般工作报告在表述方式上大量使用叙述，情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，对事实、情况的直接叙述只占少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。一般工作报告，无论是专题的还是综合性的，其行文的方向都是上行的，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属中性行文。（三）“总结”的种类，从内容上看，有专题性和综合性两种。从结构形式上看，又包括以下五种：1“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，即“基本情况概述”“主要做法”（或称“主要经验”、“主要做法和经验”、“经验与体会”、“经验与教训”等）“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头小，中间大”，即“凤头猪肚豹尾”。2“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种形态。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项的表述这一成果取得的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾，三言两语、一带而过，属表态性的。3“条款并列”式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。4“正反对比”式。把情况特别是经验与教训糅在一起，归纳成几大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。5“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明，步步深入、顺理成章。二、例文讲析例文，专题性工作总结：省一九年抗灾救灾工作总结去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快。一、受灾基本情况（省略）二、抗灾救灾情况（省略）三、今后抗灾救灾的打算和建议（省略）省救灾协调小组一九年月日这份专题性的工作总结，采用的是层层递进的结构形式。开头先讲明这一工作的原委、背景及总的估价，然后分作三个层次，从救灾到如何抗灾救灾，再讲今后的想法，逻辑严密，顺理成章，形成一个完善的整体。例文二，综合性工作总结：（1）条款并列式三个月总结（一九四六年十月一日）（正文略，详见毛泽东选集第四卷12051210页）三个月总结（以下简称总结）是由并列的19个条款组成。表面上看似乎各自独立、互不相干，实际上它们之间存在着十分密切的内在联系。第l条是全文的开端，开宗明义地表明：“我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。”这是贯穿始终、统帅全文的一条静脉。它既是三个月同蒋介石作战经验的高度概括总结，又是今后数月作战的基本要求，是总结的纲。第218条，是总结的主体部分，包括三个月作战的成果、经验与教训。第19条是“兜底”，即“结束语”，要求“实行全党紧张的动员和精心计划的作战，从根本上转变军事形势。各地必须依照上述各项方针坚决实施，力争军事形势的根本转变。”这与第1条相互照应、头尾衔接。特别值得一提的是一头一尾才只有130个字，简明扼要、言简意赅。（2）正反对比式八路军抗战两年来的经验教训（一九三九年七月七日）（正文略，详见朱德选集第69页）八路军抗战两年来的经验教训（以下简称经验教训）内容精练、形式完善、寓意深刻。例文以提问的形式做开端，引人关注。设问，公文在谋篇上进行修辞的一个重要手段，它是直接向阅者发问，即首先提出一个问题，以引起阅者注意，然后再作出回答。这样安排总结的开头，显得主旨突出、笔法生动。经验教训的主体部分，采用正反对比的手法，按照主次为序，分别讲了“团结一致”、“动员民众”和“采用灵活战略战术”三大问题。在讲每个问题时，不是这里摆情况，那里列做法，也不是这里讲经验，别处说教训，更不是把情况、经验、教训切成几大块，而是把情况、经验、教训糅在一起，从事实与道理的结合上、从正面与反面的对比中逐一做出“立体式”的回答。文内使用六个“凡是”，形成了三大对比，突出了三条经验教训，这种特殊的结构形式，相对我们最常见的“三大块”结构来讲，显然有着观点鲜明、道理深刻的优点。三、写作要领（一）找出规律，突出重点总结的目的，在于立足当前、面向未来，以使对今后工作的认识更加明确、行动更加自觉、步伐更加稳健有力。为此，就必须通过总结找出工作中带有规律性的东西，即能够揭示事物本质、内在联系和指导价值的东西。所以，写“总结”应切忌“流水账”。所谓“流水账”，即不分主次、不讲轻重、事无巨细、面面俱到，眉毛胡子一把抓，西瓜芝麻一起端。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体说，就是把工作中的基本经验、主要做法，贯彻党的方针政策上的成功之处，指导工作开展的得力之法，推动事业顺利进行的关键所在总结提炼出来。只有这样的“总结”才是积累智慧的“宝库”，达到认识彼岸的“桥梁”。那种“千年模样一个样”的“通用总结”（即每到年底，把上一年的“总结”找出来，改改日子、换换数字、开头增加点新的提法，以此应付上级机关）理应加以杜绝。（二）“功夫下在平时”写“总结”最根本的一条是丰富地占有材料，“巧妇难为无米之炊”。要想解决这个问题，只靠要写“总结”时才去现翻材料、现给下级打电话要数字、要例子是不行的，而是把材料积累的功夫真正下到平时。比如对党和国家在方针、政策上一些重大的、最新的提法；上级组织有关本部门、本系统工作的一些新要求；本机关每一位领导有关工作上的一些新的意图、见解、评论、想法，特别是他们走着溜着、随时随地随口而出的一些零零碎碎的想法、看法，一定要记在心中；以上这些是“上头”。还要掌握“下头”，机关内部及下面基层单位出现的工作新动向、新苗头，以及典型人、事，特别是群众中出现的一些对工作精辟的见解、评价及含义深刻的“火花”式的语言。积累的方法是处处留心，看到、听到就记，越记越丰富、越记越熟悉，既有上情、又有下情，这“情”就是写“总结”的养料，有了丰富的养料就“如虎添翼”，写起“总结”随手拈来、轻车熟路，否则，现抱“佛脚”，“先搭架子后填肉”，这种临时拼凑、填充起来的“总结”，势必言之无物、空话连篇。（三）“磨刀不误砍柴工”撰写“总结”时，不可急于求成，匆忙动笔。而应在占有大量材料的基础上，认真分析研究，进行思维加工，将零散的、感性的材料，通过归纳、分析，使其上升到系统、理发的高度，明确结论、确立观点。然后，列个提纲，做个书面“设计”，再下笔写作。前者由于经过较为充分的思考，材料选得精、观点确立准、结构思路清，这样写出的“总结”一般不会出现较大的返工；后者由于匆忙上阵，缺乏充分思考，所以常会出现大返工，事倍而功半，反倒耽误了时间。所以说，“七分想，三分写”是快速成文的一条经验，俗话说“磨刀不误砍柴工”就是这个道理。（四）不要“十步九回头”当按照提纲正式动笔写作，一开始不要过多考虑文字技巧，俗话讲“抛砖引玉”、“难能可贵的第一稿”，要以“小卒子过河直攻向前”的精神，跑步把初稿铺出来。就如同盖大楼，先把四框垒起来，然后再修修补补、抹灰压缝。写“总结”也是在“冲”出初稿之后，再进行修改、推敲、润色，使之成文。总之，千万不要写写停停、停停改改、改乱了撕掉、撕完了再写，如此边写、边停、边改，“十步九回头”，既浪费时光，又容易引起情绪上的烦躁，打乱了预想的安排。总之，起草初稿如“冲锋”，尽量一气呵成