乾龙物流综合管理平台主流程操作.doc

业务操作手册乾龙物流综合管理平台一期主要实现集团管控和规范物流园租赁业务操作流程，包括物流园所有租赁业务，园区收入和支出管理等。主页面：主流程：1. 基本信息3. 创建合同2. 创建订单4. 资源交付5. 客户能耗导入7. 收款8. 核销6. 对帐单一， 物业管理：物业管理包括资源管理，能耗，资源交付，资产，投诉和人事管理。1. 资源管理：包括资源层级关系和资源基本信息1.1 资源层级关系点击“物业管理”“资源管理”“资源层级管理”，系统右边出现以下类似界面，像以下深圳园区包括仓储，信息中心，写字楼，货代市场，配套间和司机公寓等租赁业务，操作功能：新增，保存，删除；备注：层级关系树在系统上线时由客服经理或系统管理员创建，创建后尽量不要做删除操作；层级关系树的节点信息里包括资源编号，资源名称，业务分类等，业务分类信息主要用于出租率统计报表和用于与华南城收入分成比例的设置；1.2 资源基本信息点击“物业管理”“资源管理”“资源基本信息”，系统右边出现类似“资源层级管理”的界面，然后点击右上角“查询”后出现以下界面；操作功能：新增，删除，查询，重置备注：如果要增加某一个租赁资源，首先选择“层级关系树“里的某一个节点，然后点击”新增“按钮”,比如要增加仓储一个租赁区域CC25B，请参考以下图；星号表示的都是必填项信息项备注资源编号资源名称一般根据层级关系树节点编码 + 其它有意义的序列号和字母；比如CC25B是否资源默认为是，如果选择“否”，那在创建租赁订单将看不到这资源计租面积出租率报表主要以该面积数字计算出租率；资源状态包括闲置，无效和其他，只有闲置才可以出租资源状态包括闲置，无效和其他，只有闲置才可以出租基础价格类型，基础价格基础价格类型：包括固定和非固定，如果是固定，那该资源每月的租赁金额就是一个固定值；如果是非固定，该资源每月的租赁金额是基础价格*计租面积管理费类型管理费价格管理费类型：包括固定和非固定，如果是固定，那该资源每月的管理费金额就是一个固定值；如果是非固定，该资源每月的租赁金额是管理费价格*计租面积资源类型包括自用，包租和散租。如果选择自用，该资源将不能租赁；包租：指整个资源由某一个客户租用；散租：指该资源可以由多个客户一起租用；散租对账单系统没有做控制，包租对账单系统严格根据合同规则进行创建，对账单帐月日期不能重复；租赁状态待租，预定，已租，无效和其他；待租：表示该资源是可以租赁；预定：表示该资源已经被某个下订单，但合同还没审批；已租：表示该资源的合同已经审批；业务分类主要用于出租率统计报表和计算与华南城收入分成统计方式面积和席位，主要用于出租率统计方式电费类型包括元/度和元/平方米；如果是元/平方米，表示该资源还需要分摊电费；电费系数根据电费类型是元/平方米，该资源分摊电费为电费系数乘以计租面积2. 能耗管理：包括水电表管理，客户能耗，客户能耗查询，园区能耗；2.1 水电表管理点击“物业管理”“能耗管理”“水电表管理”，系统右边出现以下界面操作功能：新增，查询，重置备注：信息项备注表号实际水电表上的唯一编号最大读数有些电表读数有最大值，如果有必须要填写，跟计算电表读数时有关系类型包括水表和电表状态已使用和未使用；如果该表与某个资源绑定，那状态为已使用；只有在未使用状态下才可以修改2.2 客户能耗点击“物业管理”“能耗管理”“客户能耗”，系统右边出现以下界面：操作功能：模板下载，审批，导入，作废，查询，重置;操作功能备注模板下载刚开始使用时，一般先下载模板：年月：格式 2015-11-1 表示该表读数是属于2015年11月的；能耗类型：水费或电费表号：实际的编号，该编号必须先在水电表管理里新增，否则无法导入；期末读数：本次抄表的读数审批只有审批后，对账单才会计算该笔水电费导入将模板填写完的水电表读数导入系统内作废如果某条读数有问题，可以通过作废删除备注：客户能耗一般是每月底或客户退租时候电工负责抄表，为了增加工作效率，系统是采用批量导入操作的方式.2.3园区能耗点击“物业管理”“能耗管理”“园区能耗”，系统右边出现以下界面:操作功能：添加，提交审批，查询，重置备注：园区能耗是记录每月整个园区的所有费用支出，对园区来说属于支出；信息项备注类型包括水费，电费，电梯维保，卫生费，清运费等金额每笔实际发生的金额开始时间结束时间该费用发生属于哪个时间段应付项目工资，能耗，维修，销售，资产申请和服务收款方记录付给哪家收款单位状态新建，审批中，退回，批准；通过园区的每笔支出都需要园区负责人审批，只有状态是批准后，该笔支出会记录到支出报表和财务应付记录3. 资源交付：在客户开始入驻时，物业管理员负责记录客户租赁资源对应的水电表号和水电表期初读数以及其它交给客户的设备清单点击“物业管理”“资源交付”，系统右边出现以下界面操作功能：交付，退租水电表操作功能备注交付将该客户资源与水电表绑定记录期初读数，并上传设备清单附件退租水电表将该客户资源与水电表解除关系，并记录期末读数备注：点击“交付”，出现以下界面，选择客户名称和资源名称，上传附件然后点击“保存”，保存成功后再点击“添加水电表”,选择类型，表号和输入读数后保存。资源交付清单里就看到该客户记录，状态为“已交付”。 二， 订单管理：订单管理包括客户管理，订单操作，合同管理，对账单管理，价格体系：1. 客户管理：包括客户基本信息和客户洽谈信息查询；1.1 客户资料点击“订单管理”“客户管理”“客户资料”，系统右边出现以下界面操作功能：新增，洽谈，查询，重置备注：点击“新增”，出现以下界面信息项备注客户编号为了方便记录，一般根据客户名称的拼音字母客户等级A,B,C,D, 一般选择A合作意向无意向，意向预订，意向下单一般选择意向下单责任人默认是当前系统的操作人，一般表示该客户跟进人，系统规定只有当前操作和责任人才有权限更改该客户信息；联系人信息记录联系人姓名，手机和座机企业信息名称和地址必须要填写，在账单展示里有体现招商也可以根据与客户交谈或拜访里登记交谈内容和日期，点击“洽谈”后记录客户需求和洽谈日期，以便领导查看。2. 订单操作：包括物业租赁订单，设备租赁订单，物流服务订单，行政订单和销售订单；2.1 物业租赁订单点击“订单管理”“订单操作”“物业租赁订单”，系统右边出现以下界面操作功能：新建，退订，生成对帐单，散租创建，查询，重置操作功能备注新建新增一张租赁订单，在新增前先录入客户资料和资源等基本信息，新建订单提交后，订单里的对应资源状态变为预订退订在订单的合同未生成前，可以做退订操作，以方便释放资源，将资源状态变为待租生成对帐单客服定期或客户退租的时，通过手动生成对帐单与客户结算，这要针对包租的资源散租创建由于散租的结算比较复杂，还需要人工计算，所以散租客户的账单通过“散租创建”生成，客服录入实际发生的收入金额备注：点击“新建”，出现以下界面信息项备注租赁方式包租和散租，客服根据租赁区域的资源类型进行选择租赁对象根据租赁方式系统展示相应包租或散租的待租状态的资源；选择某一个资源后，资源的基础信息将一起展示比如价格类型，基础价格和计租面积等期初定金根据实际情况录入收到客户的定金期初押金录入合同里的押金金额价格体系如果客户需要折扣或享受什么优惠，招商或运营先创建价格体系，然后客服选择该客户的价格体系；如果没有就为空，不需要填写成交价格系统根据资源的基础价格和价格体系自动默认为成交价格，客服还可以根据实际情况进行修改设置规则有些客户租期比较长，而且中间会有价格的变化，在租赁订单保存后，客服再次打开该订单进行设置每个时间段的租赁价格；如果起租日期和结束日期内价格一直没变，就不需要设置规则；订单状态新建：订单的初始状态；已提交：表示订单已审批，无法修改；已成交：表示该订单的合同已经完成审批；申请退订：客户已经退订，但财务还没核销定金或押金；已退订：表示订单作废；申请退租：表示该订单申请退租，但水电表还没有解绑；待结算：表示该订单申请退租，水电表已经解绑并释放资源；已退租：表示该订单申请退租后已创建期末账单，且该账单已审批完；2.2 设备租赁订单点击“订单管理”“订单操作”“设备租赁订单”，系统右边出现以下界面操作功能：新建，批量新增，成交，归还，作废，查询，重置操作功能备注批量新增针对客户同时租赁价格相同的多个设备，成交在订单成交后为有效订单，不能修改归还设备回归后，录入归还日期和具体金额，然后生成应收作废只有在新建或成交状态下才能作废备注：点击“新建”，出现以下界面信息项备注资源选择空闲或客户自己的资源资产选择待租状态下的资产租赁方式按天或按月 按月：以30天基准，不过15天，按15天算，过了15天未满30天，按30天算租赁资产单价；录入租赁价格付款类型现金：直接生成应收，如果客户没有租赁资源，最好选择一个特殊资源，表示现金收入；月结：生成对帐单时，包含这记录2.3 物流服务订单点击“订单管理”“订单操作”“物流服务订单”，系统右边出现以下界面操作功能：新建，成交，作废，查询，重置操作功能备注成交表示该订单有效，生成应收和应付已结算表示该订单或对应的对账单已经收款核销作废在对账单生产之前，可以作废备注：点击“新建”，出现以下信息项备注资源选择该客户订单里对应的资源，系统闲置的资源或散租资源服务类型包括快递，运输，出库装卸费，入库装卸费，搬运费，其他服务日期该服务发生的日期，如果是月结，该服务对账单生成的期间收费金额实际发生的收入金额，在应收和收入报表体现支出金额实际发生的支出金额，在应付和支出报表体现付款类型现金：客户直接交款月结：该发生金额体现在对账单里应付项目如果有支出，选择“应付项目”，在财务应付管理里体现；收款方表示公司付款对象订单状态新建：订单初始状态，订单内容可以修改未成交：提交后订单不能修改已成交：表示确定订单收入或支出已结算：财务已收款已作废：订单无效，财务已收款或已生成对帐单就不能作废2.4 行政订单点击“订单管理”“订单操作”“行政订单”，系统右边出现以下界面操作功能：新增，提交，作废，查询，重置操作功能备注提交表示该订单有效，生成应收和应付作废订单无效备注：点击“新增“，出现以下界面信息项备注资源名称选择该客户订单里对应的资源，系统闲置的资源或散租资源应收项目该笔收入属于哪个类型收入金额实际发生的收入应付项目该笔支出属于哪个类型工资，能耗，维修，销售，资产申请，服务应付金额实际发生的支出收款方表示公司付款对象订单状态新建：订单初始状态，订单内容可以修改提交：表示确定订单收入或支出已结算：财务已收款已作废：订单无效，财务已收款或已生成对帐单就不能作废3. 合同管理：点击“订单管理”“合同管理”，系统右边出现以下界面操作功能：新建，提交审批，申请退租，增补合同，录入合同编号，查询，重置操作功能备注新建新增合同提交审批合同填写完后提交领导审批，表示合同正在审批中，不能修改申请退租在合同里某一个资源或全部资源要退租或将要到期，需要先做“申请退租”增补合同如果需要重新生成合同，通过“增补合同”进行修改合同内容录入合同编号录入实际合同编号备注：点击“新建”，出现以下信息项备注甲方选择乾龙或华南城乙方选择客户合同文件可以上传线下纸质的合同扫描文件租金自增规则目前只是记录合同订单添加：选择该客户已提交的订单；删除：删除某一个在合同里的订单；状态新建：合同初始状态审批中：合同已提交审批，但还没批准批准：合同审批流程已全部走完退回：合同没批准终止：合同批准前，订单做了退订已失效：订单到期后合同自动变为已失效4. 对账单管理；点击“订单管理”“对账单管理”，系统右边出现以下界面操作功能：打印，自动生成，作废，强制作废，提交审批，合并打印，查询，重置操作功能备注打印根据格式生成对帐单，然后发给客户核对自动生成系统根据规则自动生成还未生成的对账单，主要针对包租作废如果要撤销对帐单，在审批前可以作废强制作废在审批后和财务核销前，如果发现账单有问题，可以做强制作废提交审批对帐单生成后，提交给客服经理和园区负责人进行审批合并打印如果一个客户有多个资源，可以合并打印对帐单后提交给客户核对备注：点击“打印”，出现以下信息项备注账单表头来自合同的甲方，一般是乾龙或华南城对帐单状态有效和无效：作废后为无效审批状态新建：对帐单初始状态审批中：对帐单正在审批批准：对帐单已完成审批退回：对帐单在审批过程中被退回帐月期间表示该对帐单是针对哪个时间段范围结算费用的承制人对帐单打印人核销状态未核销：初始状态核销：表示财务已收款和核销5. 价格体系；点击“订单管理”“价格体系”，系统右边出现以下界面操作功能：新增，提交审批，失效，查询，重置备注：点击“新建”，出现以下界面 信息项备注价格体系名称输入有意义的名称即可开始日期：结束日期：该价格体系应用在哪个时间段类型折扣：资源价格按一定折扣打折价格：资源价格按设定的价格执行折扣比例指定价格如果类型是折扣，输入比例；如果类型是价格，输入指定价格客户列表选择哪些客户享受这价格体系资源列表选择哪些资源享受该价格体系三， 财务管理：1. 收款单管理：收入录入，核销，作废和合并等操作点击“财务管理”“收款单”，系统右边出现以下界面操作功能：录入，核销，类型转换，作废，取消核销，合并操作功能备注录入收到钱后录入收款记录核销选中某一条收款记录，然后选择该客户对应的应收（定金，押金，对账单，设备租赁，物流服务，行政订单等）；只有同一种收款类别才可以核销类型转换收款类别相互转换作废在核销之前可以作废该收款单取消核销在收款单核销后，如果有问题，必须做取消核销合并将多条同类别的收款单进行合并成一条备注：点击“录入”，出现以下信息项备注客户名称选择交款的客户名称收款单类型收款和付款收款方式银行，现金，内部转账和刷卡收款类别其他：来自其他收入的单据定金，押金：来自物业租赁订单预收：如果有多余的款项可以暂转为预收租金：来自对账单总金额实际收款金额费用说明一般