吉林住房保障档案管理办法.doc

吉林省住房保障档案管理办法（意见征求稿）第一章 总 则第一条 为加强住房保障档案管理，发挥档案资料在实施住房保障制度中的作用，提高住房保障规范化、标准化、科学化管理水平，根据中华人民共和国档案法、住房保障档案管理办法及其他住房保障相关规定，结合我省住房保障工作实际，制定本办法。第二条 本办法适用于全省范围内住房保障档案的管理。本办法所称住房保障档案是指在住房保障管理工作过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文档等各种载体文件材料，包括廉租住房、公共租赁住房保障对象、建设项目、房源（包括分配和使用管理）等方面形成的档案。第三条 住房保障档案应当真实完整记录住房保障实施情况，全面客观反映住房保障管理状况。第四条 省住房城乡建设部门负责全省住房保障档案管理工作。市、县住房城乡建设（住房保障）主管部门负责本行政区域内的住房保障档案管理工作。第五条 市、县住房城乡建设（住房保障）主管部门应当根据住房保障档案管理工作需要，明确档案管理机构，配备专门的档案管理人员，配备符合相关标准的专用库房和设施设备，统筹安排档案管理经费，满足档案管理工作需要。第六条 住房保障档案管理人员应当认真履行工作职责，具备档案业务专业知识和技能，执行住房保障档案管理政策和技术规范，遵守档案保密规定，保证档案信息安全。第二章 归档范围第七条住房保障档案分为住房保障对象档案、建设项目档案和房源档案。纸质档案应当同步建立电子档案。各类住房保障档案应当彼此关联，相互印证。第八条 保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料。收集归档范围包括：（一）申请材料。包括申请书（申请表），申请人的基本情况（包括身份证复印件、户口簿复印件等）、住房状况（包括自有住房产权证或租赁住房合同等）和收入、财产状况等相关证明材料。新就业人员申请公共租赁住房还需提供劳动用工合同和社保缴费证明等证明材料。（二）审核材料。包括审核表，住房城乡建设（住房保障）、民政部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录。（三）实施保障材料。包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、按份共有产权廉租住房购买合同、租赁补贴协议及公示公告等相关材料。（四）动态管理材料。包括保障对象的住房、收入、财产状况等动态变化情况年度申报材料，对保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等的年度核查材料，不良信用记录及违规行为查处材料，变更或者终止保障通知书等动态变更材料。第九条 建设项目档案指保障性住房项目从立项、规划、设计、审批、施工到竣工验收、交付使用过程中形成的档案材料。收集归档范围包括：（一）相关审批资料：省发展改革部门对保障性住房项目初步设计或实施方案的评审意见和批复文件、年度计划、建设用地批准书或土地划拨决定书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、地方政府财政部门资金来源证明文件、项目招标文件、中标通知书、建设工程质量监督手续、建筑工程施工许可证。（二）相关合同文件：勘察设计合同、建设工程施工合同、建筑劳务分包合同、建设工程监理合同、项目建设委托合同、通过购买方式筹集廉租住房的购买合同（协议）。（三）工程档案资料：工程地质勘察报告、施工图审查文件、项目总平面布置图（廉租住房、公共租赁住房栋号、位置标注清楚）、项目全套施工图纸（竣工后应为全套竣工图纸）、竣工验收备案文件、保修文件、使用说明文件、工程预（决）算书。（四）其他相关资料：住房保障规划、年度建设计划、各种会议纪要、工作总结、统计报表以及项目实施过程中需要记录的文字、声像材料等。第十条 房源档案指保障性住房分配和使用管理过程中形成的档案材料。收集归档范围包括：（一）房源基本情况材料。包括住房保障的房屋来源（建设、购买、租赁）和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料。（二）房源分配过程材料。包括批次分配方案（包括房源情况、参与分配条件、分配价格、分配方式、分配程序及相关要求等）、审查合格的待分配对象名单、轮候顺序名单、批次分配现场的音像资料或其他记录分配过程的资料、批次分配的保障对象名单及结果公示等相关材料。（三）房源使用情况材料。包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购买人、购买价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住通知书、终止保障通知书、退出交接手续等情况记录材料。（四）房源管理情况材料。包括物业管理方案、分配入住清单、物业维修资金使用等材料。（五）租赁补贴发放材料。包括年度廉租住房租赁补贴发放标准材料、批次租赁补贴发放清单、发放租赁补贴银行清单等材料。第十一条 住房保障电子档案收集归档范围为住房保障纸质档案形成的电子文档和住房保障管理信息系统生成的电子文档（包括文本、图形、影像、声音、超媒体链接程序文件等）。电子档案应当与相应的纸质档案内容保持一致。第三章 归档管理第十二条 住房保障档案管理要与保障对象申请审查、实施保障和项目建设、房源分配、使用管理同步进行。应当在工作实施过程中同步进行相关资料的积累、整理、审核及归档工作。归档的档案资料要保证资料的完整性、真实性，做到内容齐全、目录完整、字迹清楚、图面整洁、影像清晰。 第十三条 住房保障对象档案、建设项目档案和房源档案按照归档文件整理规则（DA/T22-2000）、城建档案业务管理规范（CJJ/T158-2011）等相关规定整理立卷。电子档案按照电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）等相关规定归档管理。第十四条 住房保障对象档案按照“一户一档”的原则立卷归档，应当在申请人获得住房保障后3个月内完成归档。住房保障对象年度核查材料、动态变更材料等，应当定期归入原档。如根据工作需要单独立卷归档，应当与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。第十五条 建设项目档案按照“一项目一档”的原则立卷归档，应当在项目竣工后3个月内完成归档。第十六条 房源分配档案按照“一批次一档”的原则立卷归档，应当在每个批次房源分配结束后3个月内完成归档。 房源使用管理档案按照“一套一档”的原则立卷归档，建立保障性住房的基本情况、使用管理情况登记表格，应当在房屋分配使用后3个月内完成归档。成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。住房保障房源使用管理情况的动态变更材料应当定期归入原档。如根据工作需要单独立卷归档，应当与原档的案卷号建立对应关系，便于检索查阅。第十七条 租赁补贴发放档案按照“一年度一档”的原则立卷归档，在发放租赁补贴结束后3个月内完成归档。第十八条 住房保障文书档案资料、会计档案资料及其他具有保存价值的档案资料，应当按照相应档案管理规定及时立卷归档。第十九条 住房保障档案管理机构应当对归档的档案材料进行查验，确保其符合档案管理要求；定期对已归档的档案进行检查，发现档案毁损或丢失的按规定采取补救措施。依据有关规定应当立卷归档的材料，必须按规定整理、立卷、归档管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。第二十条 住房保障档案管理机构应当对住房保障档案进行编目，编制不同种类档案相互关联的的检索工具，建立档案信息检索与管理系统，做好档案的接收、保管、利用、移交等情况的详细记录，做到保管妥善、存放有序、查找方便。第二十一条 住房保障对象的纸质档案保管期限，在住房保障期间顺延至终止住房保障后为长期；建设项目、房源的纸质档案保管期限为永久；住房保障电子档案保管期限为永久。第二十二条 住房保障档案可以依据有关规定，向市、县城建档案馆移交。具体办法另行制定。第二十三条 住房保障档案管理机构应当依据有关规定，定期开展档案鉴定销毁工作。禁止擅自销毁处理档案。第四章 信息利用第二十四条 市、县住房城乡建设（住房保障）主管部门应当依法建立住房保障档案信息利用制度，利用住房保障档案信息，为住房保障申请、审核、分配、核查、退出等管理工作服务，为房屋管理、保修维修提供依据，为住房保障管理信息系统建设提供支持。第二十五条 市、县住房城乡建设（住房保障）主管部门应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度，规范公开和查询行为，依法保护住房保障对象的合法权益。第二十六条 住房保障档案信息公开、利用和查询中涉及国家秘密、个人隐私和商业秘密的，应当严格执行有关保密规定。查询、利用所获得的档案信息不得对外泄露或者散布，不得不正当使用。第五章 监督管理第二十七条 各级住房城乡建设（住房保障）主管部门应当严格履行职责，对住房保障档案管理工作进行监督检查，对违法违规行为责令限期整改。第二十八条 在住房保障档案管理活动中，有违反本规定及档案管理违法违纪行为处分规定（监察部等部门令第30号）等相关规定行为的，由县级以上住房城乡建设（住房保障）主管部门、有关主管部门依据相