函的用途、类别、格式、写法及范文解析

1 / 5 函的用途、类别、格式、写法及范文解析 十七、函 (一 )含义、功用和性质 & &是 &用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项&公文文体。 这里的 & &指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称 &函 &是正式文件，要单编发函号、按程序 制发、归档；与日常事务中的&函 &像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。 (二 )类别 1商洽、询问、请求批准的。 2知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。 3答复问题、回复请求的。 前两种是主动发出的，叫 &函 &后一种是受动答复的，叫 &函 & 2 / 5 (三 )格式和写法 & &写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要 得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。 1函头：印有 &头 &发函纸，单编发函号， &文字号 &加 & &。 2标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。 3上款：受函机关或领导人。 4正文： &函 &体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如 &大力协助为盼& &准予 &x 是荷 & &能同意 & &即函复 & &复& &早日函告 &等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。 &函 &头说明针对的来函，如 & &来函收悉 &有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项 的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用3 / 5 礼貌语词。 5下款：发函机关，年月日，公章。 6函尾：抄送机关。 (四 )草拟公函应注意的问题 1中心明确，不绕圈子。 2因由清楚，不讲空话。 3讲究礼貌，不来客套。 (五 )例文简析 例文 1： 关于拟派 &志赴香港培训的函 &委： 我部上海海 运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师 &香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。 妥否，请函示。 附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份 (复印件 ) & 一九八六年 & & 4 / 5 简析： 例文 l 是商洽工作请求批准的 &函 &因为 不相隶属而又是主管单位，所以用 & &正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写 &函示&电示 &可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。 例文 2(见下页 )： 国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函 各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅 (室 )，中央档案馆、中国第一、 第二历史档案馆： 1983 年 5 月 30 日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用 322(黑 )、 424(纯蓝 )油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用 322 黑油墨书写的文件，更适合复印和缩微摄影。 关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于 1983 年 12 月 9 日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。 5 / 5 附件： 1国家档案局关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的 报告； 2轻工业部一轻局第 22 号函。 (略 ) 国家档案局办公室轻工业部办公厅 1984 年元月 24 日 简析： 例文 2 是知照性发函，主动告知事项而不必复函的。标题三部、发函机关、事由和文种。上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位。正文，主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用