专题公文写作格式规范.ppt

1,王凤敏,主讲人,河南省政法管理干部学院,公文写作格式规范,2,第一专题 公文写作格式规范,第一节 前言 第二节 行政公文格式规范,3,第一节 前言,一、“公文”概念 二、公文的渊源 三、“公文格式规范”概念,4,一、“公文”概念,公文？ 公务文书，公务文件。 历史上也称为“官文”。 各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中产生并使用的具有法律效力和规范体式的公务文书。,5,第一节 前言,一、公文的概念 二、公文的渊源 三、公文格式规范概念,6,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,7,（一）先秦时期,1.甲骨文我国现存最早的实体公文 作者：巫觋（秘书）。 内容：国家大事（公务）。 格式：前辞、问辞、占辞、验辞。 2.尚书我国现存最早的公文汇编 记载年代：虞、夏、商、周。 内容体例：典、谟、训、诰、誓、命。,8,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,9,（二）秦汉时期,1.秦： （1）“车同轨，书同文” 公文通行无阻 （2）李斯 制定了公文程式，对公文写作作了一系列规定，“避讳”制度、“抬头”制度、“用印”制度。,10,（二）秦汉时期,2.汉： “汉袭秦制” 皇帝对下臣：制、诏、敕、策下行文 臣下对皇帝：章、奏、表、议上行文,11,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,12,（三）三国两晋南北朝时期,1.曹丕典论论文： “盖文章，经国之大业。” 2.刘勰文心雕龙：写作理论 全书论及文种59种，其中44种是应用文 。,13,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,14,（四）隋唐宋元明清,隋文帝诏令：“公私文翰，并宜实录”； 李谔革文华书：“屏黜轻浮，遏止华伪。 公文的实用性，文风的朴实性。 八股文（文体规范）,15,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,16,（五）辛亥革命及民国时期,1912年南京临时政府颁布了第一个公文程式条例，废除几千年来的公文体式，确立了新的体式。公文用语废除文言，改用白话。,17,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,18,（六）新中国成立以后,1951年，政务院召开全国秘书长会议，颁布公文处理暂行办法。 1981、1987、1993年国办三次修订。 2000年再次修订以后，8月24日改由国务院颁布国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理格式、公家行政机关公文处理格式释义 。,19,二、公文的渊源,（一）先秦时期 （二）秦汉时期 （三）三国两晋南北朝时期 （四）隋唐宋元明清 （五）辛亥革命及民国时期 （六）新中国成立以后,20,结论： 从有文字开始，就有了公文。历朝历代都极为重视公文的制作。在公文的产生和使用过程当中，“自然”和“人为”两种因素共同形成了公文的各种规范语言规范、内容结构规范、文面格式规范。这说明这些规范是合理的、必要的。 公文语言规范： 准确、简要、严密、得体、庄重 公文内容结构规范 公文的文面格式规范（ “统一着装”）,21,第一节 前言,一、“公文”概念 二、公文的渊源 三、“公文格式规范”概念,22,三、“公文格式规范”概念,（一）行政公文格式规范 国家标准 （二）其他公文格式规范 事务文书计划、总结、述职报告、讲话稿、调查报告等。 礼仪文书开幕词、闭幕词、祝辞等。 其他专业文书财经文书、商业文书等。 无法定的统一格式规范,23,第一专题 公文写作格式规范,第一节 前言 第二节 行政公文格式规范（国家标准）,24,第二节 行政公文格式规范,行政公文格式规范国家标准涉及的文件 行政公文格式规范（国家标准）,25,行政公文格式规范国家标准涉及的文件,1.国务院国家行政机关公文处理办法 2.国务院办公厅秘书局国家行政机关公文处理格式 3.国务院办公厅秘书局公家行政机关公文处理格式释义 ,26,第二节 行政公文格式规范,行政公文格式规范国家标准涉及的文件 行政公文格式规范（国家标准）,27,第二节 行政公文的格式规范（国家标准）,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,28,1.范围,本标准格式适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关单位可参照执行。,29,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,30,2.定义（概念）,2.1字 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 2.2行 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。公文标题以2号字高度加2号字高度78倍的距离为一基准行。,31,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,32,3.公文用纸幅面及版面尺寸,3.1公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用国际通用的A4型 ，成品幅面尺寸为210mm297mm。 3.2公文页边与版心尺寸,33,34,3.公文用纸幅面及版面尺寸,3.1公文用纸幅面尺寸 3.2公文页边与版心尺寸 天头（上白边）宽37mm1mm 地脚（下白边）宽35mm1mm 订口（左白边）宽28mm1mm 翻口（右白边）宽26mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,35,36,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,37,4.文中图文的颜色,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。,38,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,39,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求 5.3印制要求 5.4装订要求,40,5.1排版规格,正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面22行，每行28个字。,41,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求 5.3印制要求 5.4装订要求,42,5.2制版要求,版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差（指页面及版心尺寸）不超过1mm。,43,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求 5.3印制要求 5.4装订要求,44,5.3印制要求,双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。,45,5.排版规格与印刷装订要求,5.1排版规格 5.2制版要求 5.3印制要求 5.4装订要求,46,5.4装订要求,左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品四角成90，无毛茬或缺损。,47,第二节 行政公文的格式规范,本格式涉及8个内容 1.范围 2.定义 3.公文用纸幅面及版面尺寸 4.文中图文的颜色 5.排版规格与印刷装订要求,6.公文中各要素标识规则 7. 页码 8. 公文的特定格式,48,6.公文中各要素标识规则,6.1 眉首 6.2 主体 6.3 版记,49,50,51,6.1 眉首（ 8个内容）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,52,53,54,6.1.1 公文份数序号,公文份数序号？ 有关文件要求 编份数序号的目的？ 分数序号的标识方法？,55,公文份数序号？ 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 有关文件要求 办法：“绝密”、“机密”公文必须标明份数序号。 格式释义：如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。 格式释义：发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。,56,6.1.1 公文份数序号,公文份数序号？ 有关文件要求 编份数序号的目的？ 分数序号的标识方法？,57,编份数序号的目的？ 准确掌握公文的印制份数、分发范围以及分发对象，以便文件需要收回保管或销毁的时候，可以掌握是否有遗漏或丢失。 分数序号的标识方法？ 格式释义：份数序号用阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行（如图）。根据公文的份数决定编几位，但至少不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的。,58,59,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,60,61,62,6.1.2 秘密等级和保密期限,有关规定 保密法、国家保密局关于国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定以及国家行政机关公文处理办法要求，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。 标识方法 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,63,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,64,65,66,6.1.3 紧急程度,紧急程度？ 对公文送达和办理时限的要求。 有关文件要求 标识方法,67,有关文件要求 办法：紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急。 格式释义：“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。 标识方法 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。如图。,68,69,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,70,6.1.4 批示域,格式：下行文、平行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,71,72,73,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,74,75,76, 6.1.5 发文机关标识,“发文机关标识”概念 发文机关标识是指公文的文头。 发文机关标识的构成 由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成。 格式释义 标识方法 联合行文,77,格式释义： 发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称由该机关的上级机关规定。 标识方法 用红色小标宋体字标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但应小于22 mm15mm（高宽）。 联合行文 应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,78,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,79,80,81,6.1.6 发文字号,发文字号？ 发文机关以年为单位编排的发文顺序号。 发文字号的构成及标识方法 其他相关要求（4个）,82,发文字号的构成及标识方法,由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 如图。,83,84,6.1.6 发文字号,发文字号？ 发文字号的构成及标识方法 其他相关要求（4个） 联合行文的文件，只写主办机关一家的发文字号。,85,86,发文字号的相关要求（4个）,机关代字有分类功能。例如河南省人民政府文件的发文字号：豫政（以省政府名义发布重要政策，部署重要工作，对重大问题作出决定、命令、通知，批转省辖市、省政府部门的重要文件等）、豫政文（上行文以及对省辖市、省政府部门的批复、通知事项等）、豫政函（平行文）、豫政任（任免干部）、豫政土（土地问题的审批意见以及土地权属争议处理决定）、豫政阅（省府领导讲话，省府秘书长、副秘书长主持召开的有关会议纪要，各地、各部门的工作经验、调查报告及有指导意义的工作报告）。,87,发文字号的相关要求（4个）,序号是发文的流水号，按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。 年份应用六角括号“”括起。六角括号不是数学公式的中括号，因为引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，例如“河南省人民政府关于的通知（豫政200923号）”，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。,88,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,89,90,91,6.1.7 签发人,签发人？ 代表机关核准并签发文稿的人，也就是对文件负责的人。 相关要求（2个） 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,92,6.1.7 签发人,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,93,94,6.1 眉首（ 8个内容 p71）,6.1.1 公文份数序号 6.1.2 秘密等级和保密期限 6.1.3 紧急程度 6.1.4 批示域,6.1.5 发文机关标识 6.1.6 发文字号 6.1.7 签发人 6.1.8 红色反线,95,96,97,6.公文中各要素标识规则,6.1 眉首 6.2 主体 6.3 版记,98,99,100,101,102,103,6.2 主体（ 7个内容）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,104,105,106,6.2.1公文标题,格式：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 办法：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 发文机关名称+事由+文种,107,6.2 主体（ 7个内容）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,108,109,110,6.2.2主送机关,主送机关? 公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 标识方法？ 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,111,112,6.2 主体（ 7个内容）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,113,114,115,116,117,118,6.2.3公文正文,正文的位置 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 正文的重要标识要求 公文首页和末页均必须显示正文。,119,120,121,6.2 主体（ 7个内容 p73）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,122,123,124,125,6.2.4附件说明,附件？ 附件说明？ 附件说明的标识方法 标注附件说明的目的,126,附件公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。这就是附件。 附件说明对附件名称、件数进行的简要说明。,127,6.2.4附件说明,附件？ 附件说明？ 附件说明的标识方法 标注附件说明的目的,128,在正文下空1行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 （如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,129,130,6.2.4附件说明,附件？ 附件说明？ 附件说明的标识方法 标注附件说明的目的,131,公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后、生效标识之前标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。 如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。,132,6.2 主体（ 7个内容 p73）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,133,134,135,136,6.2.5成文时间, 成文时间（成文日期）？ 成文时间是公文生效的时间，不是草拟的时间。 成文日期的确定 成文日期以负责人签发的日期为准；经会议批准的文件，以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准；几个机关联合发文的，以最后一个领导人签发的日期为准。 成文日期的标识方法及相关要求,137,用汉字书写，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定“零”要写成“”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“”比较协调。 由于印章一般要盖在成文日期上，所以，成文日期要依印章的位置而定。,138,139,140,141,6.2 主体（ 7个内容）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,142,143,144,145,6.2.6印章,印章的两种套法中套、下套 单一机关发文的印章 两个机关联合发文的印章 多个机关联合发文的印章,146,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。如图。,147,148,149,当联合行文需加盖3个或3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并将印章加盖其上。主办机关印章在前，每排最多排3个，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 如图。,150,151,6.2 主体（ 7个内容 p73）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明,6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,152,153,154,155,6.2.7附注,附注？ 一些需要附带说明的事项。 附注的标识方法 用3号仿宋字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 特别要求 办法第三章 第五条：“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,156,6.2 主体（ 7个内容）,6.2.1公文标题 6.2.2主送机关 6.2.3公文正文 6.2.4附件说明 6.2.5成文时间 6.2.6印章 6.2.7附注,157,6.公文中各要素标识规则,6.1 眉首 6.2 主体 6.3 版记,158,159,160,161,6.3 版记,6.3.1主题词 （如图） 6.3.2抄送（如图） 6.3.3印发机关和印发时间（如图） 6.3.4版记中的反线及位置（如图）,162,163,6.3.1主题词,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,164,6.3 版记,6.3.1主题词 （如图） 6.3.2抄送（如图） 6.3.3印发机关和印发时间（如图） 6.3.4版记中的反线及位置（如图）,165,166,6.3.2抄送,公文如有抄送机关，在主题词下1行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关按照党、政、军、群的顺序排列。如主送机关移至主题词