公司发文管理规范.doc

保密等级I秘密 公文编号：HT-GM-001-V1.0公司发文管理规范一、 目的本规定是对公司发文进行规范化管理，明确公司发文的审批程序和权限，提高公司办公效率和质量，确保公司发文的严肃性、权威性、时效性，特制定本制度。二、 适用范围本规范所指公文，是指以公司名义或者以行政部名义发布的，以公司全体员工为受众的通知、通报、规章制度等下行公文。三、 公文分类1. 规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用【规定】。2. 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用【决定】。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用【决议】。3. 通知：转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用【通知】。4. 通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用【通报】。5. 请示、报告：向上级请求批示与批准，用【请示】。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用【报告】。四、 保密原则公司所有公文的拟定、发布均需要分为I、II、III三个等级，具体划分如下：1. I等级公文为秘密级，其查阅人为公司所有员工。2. II等级公文为机密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员、部门负责人及事件相关负责人；3. III等级文献为绝密级，其查阅人仅限公司董事会、高层决策者、高层管理人员及事件相关负责人；4. 凡无相关公文的查阅权限而擅自查阅者，公司有权与其解除劳动合同。五、 发文管理流程标准1. 由职能部门草拟初稿，如果文件内容涉及相关部门，草拟部门应与相关部门协商一致；并拟定会签人和签发人，如需抄送或抄报的，也需注明。完成后提交部门领导审核。2. 起草部门领导对文件进行审核，完成后提交相关部门，如文件不涉及相关部门，直接提交行政部。3. 涉及相关部门的，接到文件后根据实际情况进行会签(注)，完成后提交给其它相关部门会签。4. 起草部门内部发文由分管领导做最终审批；公司级发文须提交总经理做审批后签发。5. 总经理签发后，交由行政部编号。6. 行政部对文件进行编号、认真编排并整理样稿，完成后提交职能部门校对。7. 起草人员对已完成的样稿进行校对，发现错别字可修改，但不能修改文件内容，如发现有其它问题可向行政部提出。完成后提交行政部发布。8. 行政管理员将校对后的文件打印、盖章、发布。9. 对于已经发布的通知、通报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时向行政部反馈。须做修改的，按以上流程从本章第1条起，严格执行。10. 各部门严格执行公文条款并维护。注会签人：涉及部门的部门经理会签人职责：复核审查文件中的规定是否合理，是否有可操作性，协助配合该文件的起草部门制定更为完善合理的公文制度。权责部门输入流程图输出职能部门职能部门相关部门总经理/分管领导行政部 行政部各使用部门各使用部门各使用部门公文公文发文签批单公文发文签批单公文发文签批单公文公司公文签发目录公司公文总览表部门公文一览表公文公文起草/修订公文申请执行、维护编 号发放、存档公文执行无有无更改有审 批会 签征求意见公文公文发文签批单公文发文签批单公文发文签批单公文公文发文签批单公文六、 流程图七、 公文系统编号为保障公司各级管理公文在制定、发布、执行过程的有效性，统一公文的文档文号的制定规则。具体如下：1. 公司公文编号：HT -XX-XXX.Vx版本号（如：第一版“1.0”，第二版“2.0”.） 顺序号(用数字表示，001开始)职能部门代号(注)公司名号前缀注职能部门代号列表如下（以首位拼音或英文缩写表示）:职能部门英文部门简写公文代号公司层Gerneral ManagerGMGM行政部Admin. DepartmentADAD人力资源部Human Resources DepartmentHRHR财务部Accounting DepartmentACAC市场部Marketing DepartmentMDMD项目管理部Project Manager DepartmentPMPM销售部Sales DepartmentSDSD产品部Product DepartmentPDPD技术部Technolog DepartmentTDTD研发部Research & Development DepartmentR&DRD2. 文号举例：l 公司发文制度编号:HT-GM-001-V1.0系华拓公司层管理公文，顺序号001，第一版。公司公文附表编号：FM- XXXXX-VX- A附表顺序号（如：第一“A”，第二“B”.） 公文编号（含版本号）表单前缀表单举例：l 公司发文制度附表一发文签批单编号:FM-HTGM001-V1.0-A系华拓公司公司层管理公文HTGM001-V1.0版本的附表一。八、 附件附件一：发文格式样本；附件二：部门公文格式；附表：附表一：发文签批单（编号：FM-HTGM001-v1.0-A）附表二：公司公文签发目录（编号：FM-HTGM001-v1.0-B）附件一：发文格式样本保密等级XXX（居左，黑体，小四） 公文编号：HT-XX-001-V1.0 （居右，黑体，小四）xxxx管理规定（居中，黑体，小初）XXXXXXXXXXXXX公司（XXXX年X月）（居中，黑体，小二）文件正文（宋体，小四）XXXXXXXXXXXXXX公司XX部（居右，黑体，小三）附件二：发文格式样本关于XXXXXXX的通知（居中，黑体，二号）各分公司，各部门，全体人员：（居左，宋体，小三）文件正文（宋体，小三）特此通知。XXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日(居右，宋体，三号) 附表一：发文签批单（编号：FM-HTGM001-v1.0-A） 发文审批单发文日期： 年 月 日 文 件 名：文件编号：发文部门：拟 稿 人：发文范围：主送： 抄送： 保密等级：秘密 机密 绝