岗位说明书编制办法.doc

山东铝业公司岗位说明书编制办法（试行）第一章 岗位说明书的编制内容第一条 单位名称单位名称填写到二级单位或部室。第二条 岗位基本信息一、岗位名称各单位要按照四个岗位系列，对照中华人民共和国职业分类大典，结合单位实际进行填写，一般情况下，具有领导职能的岗位名称的命名方法为：部门名称+职务。如，财务部部长，XX班班长；管理科室科级层面负责人的岗位名称，公司机关部室中的科室要规范为“主管（主任）、主管助理（助理）”，不再体现科长、副科长称谓（对二级单位中的科室暂不要求），对填写岗位名称时遇到的特殊情况，请及时与公司人事部联系。二、岗位编码 岗位编代码由公司统一编制，请暂不填写。三、所在部门所在部门系指本岗位所在的单位名称。如水泥厂厂长岗位，所在部门为“水泥厂”；水泥厂人事科科长岗位，所在部门为“人事科”；工程有限公司建筑二公司木工班木工岗位，所在部门为“建筑二公司木工班”，不能只填“建筑二公司”或“木工班”。四、岗位等级 以岗位评价归级确定的岗位等级为准，待岗位归级后填写。五、岗位定员 根据岗位职责和工作要求，按照精简高效的原则，由各单位提出科学的岗位定员，公司人事部进行审定。六、岗位类别 根据中国铝业公司关于统一岗位划分的试行意见（见山铝人字200461号）的规定，填写管理、工程技术、生产操作和服务四个系列。七、适用工时制度、工作班制 适用工时制度主要分为标准工时制综合计算工时制、不定时工时制三类;工作班制为常白班、常夜班、两班倒、三班倒等。标准工时工作制是指：现行法律、法规规定的在正常情况下实行的工作时间，即日工作时间为8小时，周工作时间为40小时。 不定时工作制是指：由于职责、范围、工作性质的限制或某些工作由于工作任务不定时，劳动时间和工作量无法固定而不能实行标准工时制度的员工所实行的工时制度。对符合下列条件之一的岗位，实行不定时工作制：公司中高层管理岗位；从事新产品研制开发的工程技术岗位；从事公司重大基本建设、技术改造工程设计、工程预算的中高级专业技术岗位；小车司机、市场营销及供应岗位；需要实行不定时工作制的其他岗位。综合计算工时工作制是指：由于工作性质特殊或设备需要连续运行的部分岗位、工种的员工；因工作性质需连续作业的员工；工作受季节和自然条件等限制的行业的部分员工，采用的以周、月、季、年等为周期综合计算工作时间的一种工时制度，其平均日工作时间和平均周工作时间与法定标准工作时间基本相同。对符合下列条件之一的岗位，实行综合计算工时制： 汽车运输中因工作性质特殊，需连续作业的岗位； 建筑等行业中受季节和自然条件限制的岗位； 因受生产工艺和设备维修时限等因素制约，需在一定时间内不间断作业的设备检修、维修岗位; 浴池、餐饮、门卫、矿区看管等岗位;需要实行综合计算工时工作制的其他岗位。第三条 岗位工作概述岗位工作概述是指本岗位存在的目的和意义，填写工作的基本内容和特征，要求用最简练的语言进行描述。第四条 主要岗位职责与考核指标一、职责要项（一）职责要项的内容，主要包括：1、根据“上级岗位”岗位说明书中的工作内容分解落实到本岗位需要完成的具体工作项目和内容；2、本岗位必备工作内容，应包括对“下级岗位”工作内容和职责的督促落实；对“下级岗位”制定相应的量化考核标准并检查实施；完成或组织所属岗位员工完成上级交办的临时工作。（二）撰写岗位职责的要求岗位职责要简洁、明了，让每个人，即使是没见过这种工作的人，也可以看懂并知道做什么、如何做以及这样做的原因。为了实现这一要求，撰写岗位职责时要求： 1、用主动性的功能动词描述职责和任务。职务层级不同，管理的权限就不一样，因此在描述其职责任务时使用的功能性动词应有所区别。为了便于岗位说明书的编写, 现将领导决策层、管理层及专业执行层的常用动词附后，以供编写人员参考。2、使用专业术语尽可能避免含义模糊的术语，用一些可以明确表达工作步骤的术语组成短语。3、尽可能从数量上进行描述。4、注意岗位工作职责的排序，其最简单的方法是按时间顺序，或者按产品制作过程排列，以便以一种逻辑的、可以理解的方式表达工作。二、权责根据工作实际，可从“具体负责、管理控制”中选择填写。其中具体负责就是指具体经办或操作的工作；管控就是指需要直接管理或控制的工作。二、绩效考核指标绩效考核指标主要是指本岗位工作达到何种标准可保证基本工作要求，填写要求是：（一）能够涵盖本岗位应完成的工作任务和应达到的标准。（二）尽量用量化指标描述，要写清晰指标应达到的标准或范围（动态考核的指标）；对一些无法衡量的工作行为，写明要求达到的程度。（三）要能够与上级岗位的考核指标相衔接。（四）要与“职责要项”密切联系，但不必一一对应。（五）关键绩效考核指标由上级主管确定。（六）填写时关键绩效考核指标在前。第五条 工作工具与使用设备请列出本岗位工作期间经常使用的机械、设备或工作工具的名称和数量。第六条 工作联系工作联系填写时将公司内部联系和公司外部联系分开填写。一、联系的对象联系的对象指工作中需要进行沟通的有关部门或岗位。二、联系的频率联系的频率最好能明确填写，如每年几次、每月几次、每周几次等，若不能明确可按持续（每天都要联系）、频繁（每周都要联系）、经常（每月都要联系）、偶尔（每年能联系几次）填写。三、联系的方式联系的方式要明确填写，如用报表（文件、信函等）进行书面联系、面对面进行谈判（请示、信息交流等）、使用电话进行沟通等。四、联系的性质可根据实际填写一般性信息交流、谈判（为达成一致与他人协商，需要较为复杂的谈判技巧，沟通过程较艰难）或战略性沟通（特指公司中、高层管理人员之间或与公司外部进行的关系公司发展战略的谈判）。第七条 任职要求本单元规定对在本岗位就职人员应具备的基本条件（最低要求）。一、学历根据本岗位工作职责要求，在本岗位就职人员应具备的最低正规学历。二、专业专业性要求较强岗位一定要填写，专业性不很强岗位可以填写“不限”或“无要求”。三、职业技术资格本单元是指本岗位上岗人员应具备和取得的相关专业技术、职业技能等级资格。四、工作经验指能够正常履行本岗位工作职责所应具备的本行业、本专业工作经验或专业工作年限。五、必备的知识与技能 必备的知识与技能是指在本岗位就职员工所应具备的特定技能和其它知识，如外语、计算机以及文字能力、语言表达能力、组织能力、沟通协调能力、公关能力等。如社会已开展认证或鉴定的，一般要注明应达到的等级和取得何种证书。六、素质要求在撰写这个方面的内容时，需要考虑工作岗位的基本要求。可从以下几个方面进行填写： 1、需要掌握的政策法规。描述时可以分为：了解、掌握、熟悉、精通4个等级。如，对于人事管理人员应该要求其熟悉涉及人力资源管理方面的法律与政策。 2、需要掌握的工作规章，如，企业管理制度、技术操作规程、工作流程等内容。3、个人品质。个人品质主要是指职务（岗位）对任职者身体素质、心智能力的要求。其内容包括：一是能力的描写，如独立判断能力、决策能力、计划/规划能力、组织协调能力、人事管理能力、指导能力、控制能力、预算编制与决算能力等；二是个人心理特质的要求。如正直、纪律性、韧性、主动性、自信、服务意识、人际理解、灵活性、诚实、责任感、保密意识等；三是身体素质等其他素质要求。七、其他要求 本单元描述本岗位工作对任职员工的性别、年龄等特殊需求。1、性别 是指特殊岗位工作对拟上岗人员的性别要求。如只适用男性工作就填写“男”；如只适用女性工作就填写“女”；如男性最好，女性亦可，就填写“男女”；如女性最好，男性亦可就填写“男女”；如无性别要求就填写“男=女”。2、年龄 是有特定要求的工作岗位对拟上岗人员的最宽年龄要求。无年龄要求的岗位可以不写。3、性别、年龄之外的其他要求，如党群口有关岗位对政治面貌的要求等。第八条 工作环境工作环境主要描述岗位工作环境中能够对员工心理、身体发生特殊作用的影响因素。一、工作场所 填写本岗位工作所处的物理环境，要明确填写如“以办公室工作为主，不需要到基层”、“有30%以上时间在生产作业现场”、“需经常到生产现场，室外作业为主”、“长期野外作业”等。二、职业风险或安全风险可根据实际不填（没有）或填写程度较小、程度中等或很大。三、危害源种类 根据国家职业安全卫生法规的相关规定，主要包括噪声、粉尘、有害气体、震动、电磁辐射、高空、高温等对员工身体会造成伤害的因素，要明确标明具体类型。四、危害频率 分别用持续（每天）、频繁（每周）、经常（每月）、偶尔（每年几次）描述。第九条 组织关系组织关系主要描述本岗位任职员工为完成本岗位工作职责需要发生的纵、横业务关系。纵向关系(上级岗位名称、直接下属岗位名称和人数)是指上下级关系；横向关系(有工作联系的同级岗位名称)是指同一上级岗位领导下的有工作联系的同级岗位。第十条 拟定者、上级主管、批准人及拟定时间一、拟定者签名、上级主管签名 上级主管为本岗位的直接上级。二、批准人签名 一般员工岗位说明书的批准人，应为车间科室的负责人；车间科室负责人以上岗位说明书的批准人，为上一级的直接负责人。三、拟订日期 填写批准通过的时间。第二章 岗位说明书的编制规则第十条 岗位说明书的编制要求岗位说明书的编制内容必须以国家有关法律法规和本单位现行规章为基础，并以本单位现行岗位职责、岗位工作要求等相关文件为依据进行编写、修订。以下情况发生时，要进行岗位说明书的编制或修订，新编制或修订的岗位说明书应及时报送公司人事部备案。1、 当新的工作产生的时候;2、 当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时；3、 由于企业战略调整使工作内容、性质发生变化时；4、 本单位有关规章制度重新修订，对工作要求发生变化时。第十一条 编制岗位说明书的流程一、召开部门讨论会。主要任务是明确部门职责、梳理部门业务流程、明确部门岗位设置、优化人职匹配、确定岗位数目和岗位职责。各部室可按上述要求自行组织讨论会，各单位人事部门要组织好本单位各科室、车间的讨论会。二、负责人与岗位任职者面谈。主要任务是双方就工作职责和考核指标达成一致。面谈可以分级授权进行。三、初拟岗位说明书。主要任务是形成岗位说明书草案。岗位说明书一般由岗位任职者自己填写。四、审核、批准。主要任务是经过审核、修改，形成完整、信息真实的文档材料。岗位说明书应由本岗位的直接上级主管审核、部门（车间、科室）负责人批准。五、人事部门存档，并实行动态优化。第十二条 岗位说明书编制修订权责一、公司人事部负责提出岗位说明书编制修订的基本要求、使用办法以及涉及统一标准的管理问题。二、公司各部室中科室负责人岗位说明书的编制及修订由部门负责人负责组织，各单位科室与车间主要负责人岗位说明书的编制及修订由人事部门牵头组织进行，岗位说明书一般应由本岗位人员初拟，各单位、部门负责人批准，报人事部门审核备案。三、各单位、部门党政正职岗位说明书由公司人事部牵头组织进行，由本人初拟，报公司审核批准后，转人事部备案；各单位、部门党政副职岗位说明书由本人初拟，党政正职审核批准，报人事部备案。四、各单位车间科室负责人以下岗位的岗位说明书由本单位人事部门组织进行，由各岗位的员工初拟，由各单位车间科室负责人审定批准，报公司人事部备案。各单位也可根据实际，组织一批熟悉业务、办事公道、责任感强、善于沟通的人员，组成岗位说明书撰写小组，对有关生产操作岗位进行集中、统一初拟，并就初稿的内容与岗位的任职者进行沟通、达成一致，经本岗位上级主管审核、车间（科室）负责人审批后，报人事部备案。五、各单位岗位说明书应根据本单位的发展、员工结构的变动以及本单位实际工作需要及时修订、完善和补充，修订周期一般不长于三年。附：常 用 动 词（1）领导决策层决策功能决定、裁决对公司事务的最终决定权和裁决权例：决定公司投资发展新项目；决定公司高层管理人员的报酬等管理功能 组织计划主持主持召开高层管理人员会议等重要会议制定制定公司远期、中长期、近期发展计划、战略、目标确定确定公司年度发展计划、目标 指挥控制指导指导下属完成目标任务听取定期听取工作总结汇报提出提出改进建议督导督导副总的工作协调协调各个副总之间、公司内外部关系 人事政策授权授权给公司副总权力委派在出差期间委派有关人员完成有关工作签发签发文件处置对公司人员处置权检查、考核检查或考核副总工作完成情况业务功能审阅定期审阅公司财务报表和其它重要文件审批审批年度财务收支预算与年度利润分配方案批准批准下属人员工作计划、人员安置录用签署签署对外上报、印发的各种报表、文件、资料执行功能贯彻执行贯彻执行国家的方针政策和各项规章制度完成完成上级有关部门指示任务（2）管理层管理功能 组织计划拟订拟订分管业务部门年度工作计划；拟订本部门工作计划提交向上级领导提交年度工作方案制订制订分管业务部门规章制度主管主管业务的工作 指挥控制听取听取下属工作汇报督促督促下属认真完成任务布置向下属人员布置工作任务协调协调分管各部门及系统内各部门之间的关系监督监督下属人员完成任务 人事行政考核考核下属/分管部门的工作表现和日常表现评估正确公正评估下属人员分配根据需要分配人员/奖励宣布宣布有关人事决定/公司政策业务功能开展根据公司规定开展业务考查考查方案