《档案管理培训》PPT课件.ppt

档案管理,目录,一、档案的定义,二、档案的分类,三、为什么要进行档案管理,四、如何进行档案管理,五、档案管理相关文件,一、档案的定义,中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”,一、档案的定义,档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性,档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料，档案是已经办理完毕的文件,档案是再现历史真实面貌的原始文献。,基本含义,1、档案是直接形成的历史纪录。,2、档案来源于文件,3、档案的本质属性,二、我司档案的分类,公司文件,外来文件,体系文件（质量手册、环境手册、程序文件、作业指导书、记录表单）、样品投产相关资料（定型资料、样品及风险单资料）、基本制度、业务制度、公司批文等等。,法律法规，供应商相关文件，客户相关文件，外部检测及审核机构相关资料，社区资料，与相关方签订的合同，政府批文等等。,公司,供应商,客户,公司档案分类,三、为什么要进行档案管理,档案记忆着公司的发展历程，没有档案，公司的经验和知识就不能延续。档案是公司文化的载体，可以说公司的发展是建立在档案的基础之上。,档案的建立则使各项生产活动有序开展，使我们的工作有章可循,有利于提高生产效率。,公司发展过程中难免会有人员的更替，如果没有档案，一切都要重头开始，公司的文化就没有办法传承下去。,档案是公司发展的基础,档案使公司各项活动有章可循,档案使公司文化得以传承,档案的作用,三、为什么要进行档案管理,部位岗位没有文件指导，无章可循,文件资料常有丢失，回收困难,文件资料查找困难，工作效率低下,我司档案管理的现状,四、如何进行档案管理,收发有登记,取放有专人,借阅有手续,存放有专柜,四、如何进行档案管理,借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。未经过文件管理员允许不能把文件带走，不允许拆卷和在文件上乱写乱画。 文件的发放、回收、递送、保管、借阅要进行编号登记，严格履行签字手续。 保管文件，要按不同种类分别登记、编号或按原有的顺序号排列。,四、如何进行档案管理,文件管理员要经常检查文件的阅读和保管情况，及时解决存在的问题。 对多余、重复、超过保存期限和无价值的文件，管理员要定期清理登记，经领导确认销毁时，才能办理销毁手续，管理员不得擅自销毁文件。 文件管理员要对所管理的文件进行保密，不得将文件内容任意泄露。,四、如何进行档案管理,文件点收文件归档时，依如下原则点收： 1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应立即追查归入。 2.文件如经抽取部分者，应有管理部门文员的签字确认。 3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 5.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一,四、如何进行档案管理,档案分类 1.档案应按部门组织、文件内容、业务项目等因素进行分类。先以部门区分，部门之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.同一类文件以装订于同一文件夹为原则，如文件较多，一个文件夹不够时，可分两个以上的文件夹装订，并设“卷次”编号(第1卷,第2卷)，以便查找。 3.每一档夹封面内页应设“文件目录”，案件归档时依序编号、登录，并以每一本文件一个“文件目录”编号为原则。,四、如何进行档案管理,档案名称及编号 1.档案各级分类应赋予一名称，名称应简明扼要，以能充分表示文件内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2.各级分类、卷次及目录的编号，均以阿拉伯数字表示； 3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类用数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增加时，随时进行增补。,四、如何进行档案管理,归档与档案清理 1.归档文件，应按目录顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并在相应页面上标出与目录对应的页码，以便查阅。 2.档夹的背脊应标明档夹内所含文件的分类编号及名称， 文件夹应按公司6S制度标识清楚.以便查档。 3、文件管理员应随时擦拭档案架/文件柜，维护档案清洁。,五、我司档案管理相关文件,程序文件,文件控制程序 记录控制程序,管理规定,作业指导书,样品及资料发放回收管理规定 临时文