古脊椎所综合档案信息管理办法(I).doc

附件1:古脊椎所综合档案信息管理办法根据中华人民共和国档案法、中国科学院各类档案建档规范的要求，为使我所档案管理工作进一步制度化、规范化，提高档案资源的利用率，特制定本管理办法。一、 总则（一）、我所档案工作采取由主管档案工作管理的所领导统筹领导，综合处全面负责档案管理工作的开展，综合档案室人员具体负责档案工作业务管理，文书档案、科研课题档案、会计档案、仪器设备档案、基建档案、声像档案等各部门兼职档案人员承担、完成档案预立卷工作，形成全所由上至下职责明确、管理有序的档案管理运行网络。（二）、为保障我所各类档案的完整、准确和便于利用，档案工作要做到依法治档。1、文书档案工作执行文书处理部门立卷制度。2、科研课题档案、仪器设备档案、基建档案工作实行建档工作和 “三参加”、“四同步”管理，即：档案人员参加科研课题、基建项目验收及设备开箱验收工作；下达计划同时提出归档要求，检查计划进度同时检查建档情况，验收、鉴定成果同时验收归档材料，上报成果和科技人员考核晋级，档案部门同时出具专题归档情况材料。全所职工要认真学习并严格执行中华人民共和国档案法等法律、法规和制度，增强法制观念和档案意识，自觉保护我所的档案资源，维护我所的档案权益。二、档案工作岗位责任制（一）、主管档案工作的所领导职责1、组织贯彻国家和中国科学院有关档案工作的方针、政策和法规。2、把档案工作列入研究所工作计划，定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题，为档案工作提供保证和条件。（二）、综合处负责人职责1、负责将综合档案室工作列入本部门长远规划和工作计划，并定期检查落实。2、负责检查综合档案室的基本建设，不断改善基础设施，提高管理手段，使之适应工作要求。（三）、综合档案室职责1、负责组织监督、指导、检查各类档案预立卷部门的收集、整理、预立卷及归档工作。2、完成各类档案的接收、完善、保管和利用、统计工作。（四）、各兼职档案人员职责：1、贯彻执行有关档案工作的条例、规定和办法2、做好档案材料的形成、积累、整理和归档等工作3、负责本部门归档材料保管期限进行初步划分工作4、严格执行国家保密制度，确保档案安全5、积极参与档案文件汇编及档案信息编纂工作 （五）、文书处理部门职责1、将文书档案工作列入本部门工作计划，执行文书处理部门预立卷制度2、按照文书处理部门预立卷制度的要求，设立兼职文书档案人员，专门负责本部门文书材料的收集、整理、分类、预定归档材料保管期限、立卷，在次年六月底以前向综合档案室移交。（六）、科研课题管理、承担部门职责1、科研课题管理部门（1） 制定单位的科研管理工作制度，应对科研课题建档工作提出要求。（2） 组织管理各类科研课题，应要求承担任务的课题组完成科研课题建档工作。（3） 按科研课题形成积累有关的管理性文件，课题结束后整理关交综合档案室。（4） 在科研课题任务进行验收鉴定前，组织科研课题档案验收。2、研究室主任的职责（1）把建立科研档案列为研究室的工作内容，提出要求，定期检查，做到各课题组形成积累科研文件材料的工作与科研进程同步。（2）研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、系统、准确、确定保管期限和密级，并签署意见。3、各课题组（1）科研课题或项目负责人指定兼职档案员负责收集本课题或项目的档案材料，在课题或项目结束之后，及时整理，向综合档案人员移交归档。（2） 科研人员或负责人将本人形成的研究资料向课题组或项目移交。 三、归档范围凡在公务活动中形成的、能反映事物全过程的、不同载体的，有保存价值的文件材料均需按类归档（接收）。（一）、文书档案1、综合管理类，2、党群工作类，3、科研管理类，4、外事工作类，5、人事工作类，6、教育工作类，7、财务与资产管理类，8、基建、行政与后勤工作类，9、所属企业类具体归档范围见古脊椎所文书材料归档范围及保管期限表（二）、科研课题档案具体归档范围见古脊椎所科研课题档案材料归档范围及保管期限表（三）、基建档案具体归档范围按照中国科学院基建档案建档案规范（科发办字200647号）执行（四）、科研仪器设备档案具体归档范围按照中国科学院仪器设备档案建档案规范（科发办字2006106号）执行（五）、会计档案1、综合报表，2、帐簿，3、凭单，4、工资表具体归档范围按照中国科学院会计档案建档规范（科发办字2006106号）执行（六）、著名人物档案具体归档范围按照中国科学院著名人物档案建档规范（科发办字2006106号）执行（七）、声像档案具体归档范围按照中国科学院声像档案建档规范（科发办字2006137号）执行四、档案的归档、接收制度（一）、文书档案归档、接收办法：1、各部门的兼职档案人员应有足够的时间从事予立卷工作，工作中形成的档案材料归研究所所有，任何人不得据为己有。 2、接收范围：本单位在工作中形成的具有保存价值的档案，包括综合管理类、党群工作类、科研管理类、外事工作类、人事工作类、教育工作类、财务与资产管理类、基建、行政与后勤工作类、所属企业类等各类工作、各种形式和载体的档案。3、接收要求：部门兼职档案人员应注意日常文件的收集和积累，特别是一些没有编号的上报材料、表格、统计等，按照综合档案室要求，定期向综合档案室移交。4、对应归档的文件材料要收集齐全完整，其中来文和复文、请示与批复、正本和副本、转发与原件不得拆散。5、接收时间：部门兼职档案人员在每年第二季度向所综合档案室移交上年度的档案。接收时，双方应认真进行检查、核对、清点，履行签字手续。移交清单一式二份，双方手中各存一份。 （二）、科研课题档案归档、接收办法：按照中国科学院科研课题建档规范要求，科研课题档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理部门和课题组形成、积累。科研课题文件的形成应从课题的预研、开题、研究过程到结题，随时收集、整理。 科研课题档案建档流程：1、 科技处将新开课题及时通知综合处档案；2、 综合处档案请课题负责人填写科研课题档案立项登记表，由课题组长指定专人担任兼职档案员；3、 综合处档案向科技处、课题负责人发放课题积累袋；4、 综合档案定期指导、检查科技处、课题组兼职档案员科研课题文件的形成、积累情况；5、 课题任务结束、进行验收或鉴定前，科技处向综合档案室发科研课题档案预验收通知单；6、 综合档案向科技处、课题组下达科研课题档案预验收检查通知，查看结题前档案文件收集情况，并将结果反馈回科技处；7、 综合档案室参与科研课题验收鉴定会，正式检查档案是否完整、准确、系统；8、 课题结束后请课题组长组织立卷归档工作，提出科研课题档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级，填写科研课题档案归档说明书；9、 科研课题在通过验收或鉴定后，综合处档案下达课题档案归档通知，按照归档手续要求，请科技处、课题组在三个月之内立卷归档完毕。课题结束后，课题组如不按期移交档案，则不能进行鉴定，不能进行成果登记，不能申报成果奖。（三）、财务档案归档、接收办法：凡在研究所会计核算活动中形成的，记录和反映本研究所经济业务活动的重要材料和凭据均属于归档范围。负责会计核算材料的收集、分类、整理、立卷等建档工作，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管1年后，移交本单位综合档案室统一保管。财务部门保管期满后的会计档案，应在每年第二季度前交接至综合档案室。（四）基建档案归档、接收办法：基建项目档案必须经过分类整理、案卷质量应符合中国科学院基建档案建档规范的要求。在通过竣工验收后一个月之内，向综合档案室移交，移交档案时，应编制清单，并办理交接手续。（五）、科研仪器设备档案归档、接收办法：科研仪器设备档案在归档前由综合档案室人员按照中国科学院科研仪器设备档案建档规范的要求审查其归档材料的完整性和组卷、分类的合理性，在设备验收完毕投入使用后的2个月内由设备管理部门的兼职档案员负责填写设备档案移交目录，并通过单位负责人审查后向综合档案室移交。（六）、著名人物档案归档、接收办法：凡名人在工作、学习和生活中形成的，真实反映其一生经历和贡献的、具有查考、利用价值的各种文字、声像等形式的文件材料均应收集归档。每年第一季度由综合档案室接收有关部门及兼职档案员初步整理的名人档案。（七）、声像档案归档、接收办法：在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档。声像材料形成部门（或人）负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。综合档案室负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。五、档案的管理和利用（统计）1、 全所职工和各部门都应当重视档案归档工作。归档工作的绩效将作为对职工考核、晋级的一项依据，作为对各部门考评的一项内容。2、综合档案室人员应根据管理的档案性质采取与之相适应的分类方法，按分类要求对接收来的档案材料进行管理、分类、编目、立卷、登记。档案柜（上架）要有规律，便于查找。各类档案要定期检查、清点，为每年统计工作提供数据。各类档案要定期进行鉴定。对已失去查考和利用价值的档案，按有关规定处理。综合档案部门要定期组织档案宣传、咨询、编研、统计汇编等工作，反馈档案利用效果保管档案的目的是为了查考和利用，综合档案室应建立适应工作需要的档案查询方法，提供完善、方便的档案查询工具。附件2:古脊椎所全宗档案分类方案及管理方法1文书档案我所文书档案分为案卷级（从建所2001年）和件盒级（2002年以后）两种建档方式，案卷级建档依据中国科学院科研单位文书材料归档范围及保管期限表（89办字039号），分为十二类，包括综合管理类、科研管理类、外事管理类，人事管理类，教育工作类，财务工作类，保卫、技术安全类，技术条件（物资）工作类，行政后勤服务类，基建管理类，科技开发类，党团群工作类，采用年度问题分类法，按永久、长期、短期排序，即1958-01-001，1958-02-001，依次类推。件盒级建档依据中国科学院文书档案建档规范（科发办字【2006】106号），分为九类，包括综合管理类，党群工作类，科研管理类，外事工作类，人事工作类、教育工作类，财务与资产管理类，基建、行政与后勤工作类，所各企业类。采用年度问题保管期限的方法进行分类，即2004-01-Y01，2004-01-C01，2004-01-D01。案卷级如： 1958 01 01 案卷号（综合管理类01号） 问题（如：综合管理类） 表示年度件盒级如： 2004 01 Y1 案卷号（综合管理类永久01号卷） 问题（如：综合管理类） 表示年度2科研课题档案依据中国科学院科研课题档案建档规范（科发办字200647号），为便于档案管理和利用，古脊椎所的科研档案共分五类，即古脊椎动物学、人类学、地层学与历史地质学、研究生毕业论文及其他；每类包括若干子分类。科研课题档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如： 0102 001 01 案卷卷号（第001个课题第01卷）本分类中的课题序号（本分类中第001个课题）研究所科研课题分类号（古脊椎动物学鱼类）3基建档案依据中国科学院基本建设项目档案建档规范（科发办字【2006】47号），按照基建档案工程性质分类，即J01为科研办公用房、J02为居住用房、J03辅助工程、J04为园区、J05为其他。按照综合管理、主体工程、辅助工作、监理文件、会计档案、声像档案分别组卷。基建档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如： J01 01 01 案卷卷号（第01个基建项目第01卷） 本分类中的基建项目序号（本分类中第01个基建项目） 研究所基建档案分类号（科研办公用房类）4设备档案（50万元以上设备）依据中国科学院科研仪器设备档案建档规范（科发办字【2006】106号），按照科研仪器设备档案按仪器设备性质分类，即S01分析仪器、S02核仪器、S03气体压缩机、S04制冷空调设备、S05电子计算机及其外围设备、S06其他，每类包括若干子分类。科研仪器设备档案的档号编写为：研究所分类号+案卷顺序号（为本分类中的课题序号加案卷卷号）。如: S01 001 01 案卷卷号（第01套仪器设备第01卷） 本分类中的仪器设备序号（本分类中第01套仪器设备）研究所仪器设备档案分类号（分析仪器类）5财务档案我所财务档案依据1984年财政部和国家档案局颁发的会计档案管理办法，分为综合报表类、账薄类、凭单类、工资册，采用年度问题分类法。如： 1990 C01 001 案卷号（综合报表类001卷） 问题（如综合报表类） 表示年度6著名人物档案依据中国科学院文书档案建档规范（科发办字【2006】106号），分为01生平传记、02音像、03证书、04信件、05手稿、06著作、07新闻报道、08逝世后形成的材料、09其它，采用问题年度分类法。如： P01 1970 01 案卷号（生平传记类01卷） 表示年度问题（如裴文中生平传记类）7声像档案依据中国科学院声像档案建档规范（科发办字【2006】137号），分为重要会议和主要活动形成的声像材料、参观考察活动中形成的声像材料、重要科研业务活动中形成的声像材料、主要基建和重大工程项目过程的声像材料、有关人物的声像材料、各种重大事件、责任和灾害事故中形成的声像材料、其他具有长久保存价值的声像材料，采用载体类别年度保管实体顺序号。照片档案如： Z01 1970 01 案卷号（生平传记类01卷） 表示年度 表示为照片（含光盘）类其他载体声像档案如： S01 1970 01 案卷号（录像带（含光盘）类01卷） 表示年度 表示为录像带（含光盘）类附件3:古脊椎所档案整理制度根据中华人民共和国档案法的规定，中国科学院全面贯彻档案管理工作标准的要求，所综合档案室对各类档案实行统一管理。为使档案整理工作更加制度化、规范化，特制定本档案整理制度。一、 接收：综合档案室按照研究所的归档范围，文书档案在次年6月底前完成向各部门兼职档案人员接收预立卷材料工作，具体接收、归档手续按照中国科学院文书档案建档规范执行。科研课题在通过验收、鉴定后均应在两个月内立卷归档，综合档案室按照中国科学院科研课题档案建规范的有关规定向科技处及课题组兼职档案人员办理档案验收、接收、归档手续，于三个月内完成归档工作。 二、 分类原则：文书档案按年度问题保管期限分类。科研档案按研究所学科分类。三、 整理：1 文书档案遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。保管期限分为永久、长期、短期三种。归档文件以“件”为整理单位。2 科研课题档案遵循科研课题文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。四、 排列卷（盒）内文件：按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。五、 审卷（盒）调整案卷在装订、编目前，立卷部门应会同档案人员对案卷质量进行审查，不符合要求的案卷要进行调整：要求卷内文件齐全，无重份及无保存价值的文件；卷内文件问题集中、排列有序；题目确切、精练；保存价值与保管期限相符。六、 卷（盒）内文件编号、登记卷内文件目录和填写卷末备考表1、卷内文件不论大小页都要逐张按顺序编号。编号位置在右上角2、每卷（盒）要登记卷内文件目录3、案卷（盒）整理人，在卷（盒）末备考表填写需要说明的问题并签名七、 案卷装订步骤与不装订卷盒的整理案卷是档案管理的最基本单位，有两种形式，一种是装订案卷，另一种是以单份文件集合放入卷盒保存的不装订卷盒。 八、 填写案卷封面和卷脊用钢笔或水笔按要求填写封面和卷脊。九、 案卷排列、编写案卷目录和归档文件材料立卷后既为归档。为方便查找，在保持案卷间有机联系的基础上进行系统排列。附件4:古脊椎所科研课题档案管理规定科研档案是研究所科技人员辛勤劳动的结晶，是珍贵的科技信息资源和国家的宝贵财富，是检验科研工作质量、鉴定科研成果、考核科技人员的科学依据之一，是科研管理工作的重要组成部分。为完整、准确、系统保存和科学地管理好我所在科研活动中所形成的科研文件材料，以“国家档案法”为准则，根据我单位的具体情况特制定档案管理办法。一 科研档案工作的基本要求（一）、凡在科研技术活动中形成的具有保存价值的文字、声像等记录形成的科研文件材料均属科研档案。（二）、在职务内完成的科研项目其归属权属于单位的知识产权，课题结束后应定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（三）、科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是每个科技人员的职责，必须认真对待，科技档案是科研工作的重要记载方式，。各课题组或研究人员应将其纳入科研工作环节之中。（四）、科研档案工作必须与课题管理和成果管理等工作紧密结合，实行科研工作和建档工作“四同步”管理。1、下达计划任务与提出科研任务文件材料的归档要求同步；2、检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；3、验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案材料同步；4、上报登记和评审奖励科技成果，以及科技人员提职考核与档案部门出示课题归档情况证明材料同步。（五）、科研档案管理人员要不断提高自身业务水平，努力掌握先进的管理手段，积极开发档案信息资源。二 科研档案归档范围、密级、保管期限及分类（一）.归档范围古脊椎所目前科研方向主要以基础研究为主的研究课题。科研档案归档材料分为：课题申请、课题计划、年度工作进展情况、课题总结、成果申报和奖励等阶段。详见归档范围表。（二）科研档案密级分为：“机密、秘密、内部、公开”4级。（三）科研档案期限分为：永久（50年）、长期（30年）、短期（15年）。根据古脊椎所科研档案现状，获院和其它部委各类奖的项目，保管期限均定为永久。由院和其它部委下达的重大、重点项目，由国家基金委资助的科研项目及博士论文，保管期限均定为长期；硕士论文、前期研究课题和中间完成项目保管期限均定为短期。古脊椎所科技档案分类表所分类国家分类01 古脊椎动物学HA 675 古脊椎动物学0101 无颚类 6751 无颚类0102 鱼类 6752 鱼类0103 两栖类 6753 两栖类0104 爬行类 6754 爬行类0105 鸟类 6755 鸟类0106 哺乳动物类 6756 哺乳动物类0107 综合类0108 其他（以上类别中未涵盖的科研课题档案及不能归入课题档案的研究材料）02 人类学HA 848 人类学0201 古人类学 8482 古人类学0202 今人类学 0203 旧石器考古学HP1941 中国史前考古（不含外国）0204 综合类0205 其他（以上类别中未涵盖的科研课题档案及不能归入课题档案的研究材料）03 地层学与历史地质学HA 6611 地层学与历史地质学04 研究生论文（硕士、博士、博士后）0401 硕士毕业论文0402 博士毕业论文0403 博士后论文0404 其他05 其他 三 科研档案管理的职责范围（一）科技处职责范围1以国家档案法为准则，以中国科学院科研档案建档规范为标准，结合本所具体情况在制定科研管理工作制度时对科研课题建档工作提出要求。2组织管理各类科研课题，应要求承但任务的课题组完成科研课题建档工作。3按科研课题形成积累有关的管理性文件，课题结束后整理送交综合档案室。4指导并参与科研课题档案的鉴定和密级的确定等工作。5将每年新开课题和结题清单及时提供给综合档案室，并协助督促、检查科研课题建档工作。6在科研课题任务结束、进行验收或鉴定前，组织科研课题档案预验收。（二）综合档案室1根据中国档案分类法科学研究档案分类表，结合学科、专业等情况，组织编制本单位科研档案分类表。2制发科研课题文件积累袋，并随课题的进展，定期指导、检查科学课题文件的形成、积累和立卷归档工作。3参与科研课题验收鉴定会，检查档案是否完整、准确、系统。（三）.课题组长1布置科研课题建档工作，指定兼职档案员。2课题结束组织立卷归档工作，做到归档质量符合规范要求。3提出科研课题档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级，填写科研课题档案归档说明书。4督促科研人员在课题结束二个月内将科研材料及时归档，如不按时归档将不能重新开题立项，不允许申报科研成果。 5与外单位合作完成的课题，由主要完成单位保存一份完整的原始材料，合作单位保存本单位课题完成后全部内容的复印件。（四）科技人员1按照归档要求建立本人课题文件的预立卷，课题结束后交兼职档案员。2各科研人员在课题结束后或离开课题岗位时，应将本人课题文件清理、移交后方可办理手续。3研究生在结束课题工作或毕业答辩后应在一个月内，将本人研究课题的全部材料及论文经导师审查后按时归档。四科研档案的管理、借阅和利用（一）.科研档案的管理1档案部门对接收的科技档案要及时登记、分类和编目，同时要按有关规定划分保管期限及密级。2已归档的科技档案材料需要补充改正时，必须经项目负责人同意后方能修改，不得私自任意改动。3对归档的材料要按保管期限定期进行检查，对到期限的科技档案 经学术委员会鉴定后要进行销毁注册。（二）.科研档案的借阅1查阅他人的科技档案材料需经业务处主管领导批准，需要的材料只能在档案室查阅。2外单位人员查阅时须凭所在单位介绍信，由主管领导批准后方可查阅。未经许可不得摘录、照相和复制。（三）.科研档案的开发利用积极开展科技档案的开发利用工作，使科研档案面向科研、面向社会、为科技进步、经济建设和社会发展服务。附件5:古脊椎所科研课题档案预立卷制度科研档案材料的完整与否，直接影响归档案卷的质量及其推广利用。为了使科研人员将研究过程中的材料系统、完整、及时地收集、整理、归档，确保科研档案的质量。根据本单位的具体情况制定如下制度：一、研究课题在开题报告、基金申请或签定合同后，科研档案管理人员应及时对该课题人员进行预立卷指导，首先发给档案积累袋和实验记录本，并告知应归档材料的范围。二、明确课题专门科研档案管理人员，其职责是负责本课题研究过程中所形成的一系列文件和科研材料。三、在做好预立卷工作的同时，向科研人员宣传有关研究项目（或课题）归档的一些法规和知识，加强科研人员对科研档案归档工作的意识。四、科研档案管理人员要经常与项目（或课题）组成员进行沟通与交流，检查并指导科研人员做好项目的预立卷工作，应告诉研究人员尽量保存原件材料，发现问题及时纠正。五、在项目（或课题）进展期间，应让研究人员按照科研档案归档要求，积极做好预立卷。在课题结束一定期限内按时归档。不及时归档的项目（或课题）要按奖惩制度实施，奖惩要分明。附件6:古脊椎所文书档案鉴定、销毁规定第一条为更好地保管有价值的档案，有效地解决档案的数量与质量，根据中国科学院文书档案建档规范、古脊椎所文书归档范围及保管期限表的有关规定，制订本办法。第二条鉴定即档案价值鉴定。是档案管理部门按照一定原则、标准和方法，判定档案价值、确定保管期限、剔除无价值档案，予以销毁的一项档案业务工作。一般由档案管理部门负责。第三条根据国家档案局机关档案工作业务建设规范规定，机关档案价值鉴定工作，必须在研究所主管负责人的领导下，由档案部门和文书部门的有关人员共同组成鉴定小组，鉴定工作结束后，提出工作报告。档案室对已无保存价值的档案进行鉴定处理，需征求有关部门意见，并经主管领导机关批准。第四条档案价值鉴定工作，一般由档案管理部门组织定期进行，也可同档案整理工作同时进行。在案卷编立中，利用审阅案卷进行鉴定价值，在调整案卷、修改案卷题名时亦可结合进行档案价值鉴定工作。第五条档案价值鉴定工作原则：必须从国家与研究所的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案价值。第六条档案价值分析方法，采用经验性描述分析法。（1）分析文件内容，凡具有科学研究和实际查证意义的文件为重大或较大保管价值。（2）分析文件来源、时间、形成（文种），文件来源以本单位为主，时间以距今越远（早）、越为珍贵、数量少、价值大；形式多以重要的文种、音像为重点（一般通知、通报、简报、函价值次之）。分析文件的权威性、有效性、外形特征、可利用性。第七条档案价值分析中，对无把握文件材料可采取“弹性”处理方法，即在目录备注栏注明“缓销”。第八条对于保管期限介于（即可长，又可短期）“两可”之间的则采取“就高不就低”方法处理。第九条鉴定价值的基本方法：1. 根据鉴定档案价值的原则和标准进行。参照档案保管期限表逐条套定对照。2. 要求鉴定人员逐件、逐页审查档案。不得以标题定论。第十条研究所现行文件属不归范围的文处理工作：现行机关文件中，无保存价值的文件材料，以主管部门为主，档案室协办，共同进行。需将其预销毁的文件材料进行分类登记，送部门负责人审批后，一并送交档案室集中监销处理。根据保密规定，严禁挪为他用，更不得擅自出售处理，否则后果自负。第十一条鉴定工作中，对无价值保存的档案，需登记清册（销毁清册表由档案室提供）。销毁清册同报告送主管机关或领导审批，一式两份（档案室、主管部门领导各一份，审批文存档）。第十二条销毁档案方法：预销档案，在未批准前须单独保管，批准后亦可造纸厂监销，也可自行焚毁，并指派两人以上进行监销，至档案确已销毁结束，监销人应分别在销毁清册上注明“已销毁”字样与销毁日期，并签字以示负责。第十三条自规定批准之日起实施。 附件7:古脊椎所科研课题档案鉴定、销毁制度科研档案具有一定的时效性，为了对档案材料的实用价值和保存意义进行核查，档案管理人员应定期对档案材料进行鉴定、销毁，以保证案卷质量和存放价值。鉴定、销毁方案如下：一 档案管理人员应将保管期限满20年的档案进行鉴定，对科研工作有直接或潜在效益、或有利用价值的档案应重新制定归档期限，而对一些已失去时效的档案可征求责任者的意见保存有价值的部分，销毁其余部分的材料。二 档案管理人员应书写书面报告，说明鉴定或销毁档案材料的原因，征得主管领导批准后实行鉴定或销毁。三 鉴定或销毁档案应由组成专门小组进行，档案人员作为经手人参加，主管领导应在鉴定、销毁报告书上签署意见并签名。四 科研档案材料鉴定表一式二份，一份与销毁报告装订成册，备档查阅。另一份存入延长保管期限的案卷内，并在备考表中注明。附件8:古脊椎所综合档案管理工作考察办法为了把我所综合档案工作的入科学、现代化的轨道、全面提高文书、科研、基建、财会档案的质量，并使我所综合档案工作更好地适应研究所建设与发展的需要，特制定本综合档案工作考察办法。一、考核范围在所文书、科研、基建、财会工作部门及其相关部门，专（兼）职档案管理人员及相关人员。二、考核内容1先进部门领导重视，把档案工作列入在部门工作的议事日程，经常管理检查，做好文件材料完整齐全。配备兼职管理人员，任务落实到人。按照本所综合档案室的归档要求，认真做好平时归卷和年终归档工作入库归档率达到90%。2先进个人 热爱档案工作、实事求是、积极主动。 对本部门工作中形成的文件资料进行认真登记，并按文件资料的时限要求，及时送到有关部门和领导签字处理。 对已办理完毕的各种文件资料及时收集、整理、保管、按归类目要求，做好平时收集归档工作，并按规定时间向综档室交归档，其连续入库归档率为98/100以上。3不合格者 不重视档案管理，造成档案管理混乱，档案归档率成完整率未达标者。 严重违反档案管理有关条例，造成严重后果人员。三、奖励办法1档案管理工作考核与所的年度总结考核工作同步进行，2考核工作由综合档案目标管理领导小组主持。由综合档案室根据档案工作实际情况提出先进部门和先进个人初步名单，由档案目标管理领导小组确定正式候选人并报所领导会议批准。3研究所对先进部门和先进个人予以适当奖励。附件9:古脊椎所档案管理奖惩制度根据中华人民共和国档案法和中国科学院各类档案建档规范的要求，结合我所档案工作的实际状况，特制定以下档案工作奖惩制度。一、 档案工作要按照档案法的具体要求和本单位的实际情况，在主管所领导的指导下，积极有效地开展工作。所领导要定期检查和指导该项工作。二、档案工作人员要严格执行档案法中具体的规定，认真负责的完成任务。三、全所人员要积极配合和支持档案管理人员的工作，对档案工作应当予以重视。四、各职能部门及档案相关人员必须平时做到资料的收集整理和预立卷工作。五、研究人员在科研活动中形成的资料和成果要完整的移交给档案管理人员，把归档情况与本人的年终考核、职称晋升结合起来加以评价。六、管理部门的档案工作不仅仅是要列入部门的计划和工作人员的岗位责任制度，还要与年终总结的考核成绩挂钩。总之，对于档案工作中成绩突出的要给予适当的奖励，对于档案工作中不能很好完成任务或造成失误的要给予必要的经济处罚。附件10:古脊椎所综合档案室借阅制度 为了加强各类档案的管理，积极主动地提供利用，根据中国科学院科研档案、文书档案、财务档案、基建档案、仪器设备档案等的建档范围要求，制定本所档案借阅规定：一、档案借阅人员必须遵守本室规定，听从管理人员的指导，确保档案室的整洁。二、 档案管理人员只接待因工作需要查阅有关资料的人员，私人查阅恕不接待。三、 因工作需要查阅档案者，只能查阅与本部门工作有关的档案。四、 需跨部门查阅有关档案者，经被查阅部门领导签字同意后，办理查阅手续。五、